淺析高校科研檔案“卷”改“件”管理模式

鄭慧先 范智新

摘 要：自《歸檔文件整理規則》頒布以來，檔案管理人員圍繞科研檔案是否采用“卷”改“件”管理模式展開了深入的思考與熱烈的討論，得出了許多有益的觀點。本文在對傳統科研檔案以“卷”整理歸檔的弊端、優點進行分析的基礎上，提出了高校科研檔案“卷”改“件”的策略。推行科研檔案“卷”改“件”管理模式時機已成熟，勢在必行。

關鍵詞：科研檔案;管理模式;“卷”改“件”

1 問題的提出

科研檔案是科學研究的重要基礎和條件，通過對科研檔案的開發利用，會有效地推進科學研究的發展。科研檔案是在自然科學研究領域、生產技術等活動中所形成的一系列的科技性的文件和資料，包括圖紙、圖表、聲像等資料，是科研活動的原始記錄和真實反映[1 ]。科研檔案涉及的研究內容、技術手段和研究方法等，各個專業領域迥然不同，具有顯著的專業性、成套性、多樣性。進行科研檔案的優化管理，實現科研檔案價值利用的最大化，以促進和推動科學研究的發展，一直是學術界、檔案管理者研究與探索的目標。

2000年12月6日頒布實施、2015年修訂的《歸檔文件整理規則》，無疑對科研檔案管理工作的規范性、科學性具有現實的指導意義，同時也迎來了高校檔案整理工作的一個重大轉折。《規則》明確了以“卷”改“件”進行文件級管理的指導思想，強調了“簡化整理、深化檢索”的改革宗旨，把檔案管理人員從繁重的歸檔、整理工作中解放出來。改革的最終目的，就是要增強檔案的檢索、利用和服務的能力。經過十多年的摸索與創新性實踐，文書檔案目前已基本實現按“件”整理的模式[2 ]。而對科研檔案，多數還是按照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，對科研檔案進行按“卷”管理。對科研檔案以“卷”改“件”進行整理模式的改革，爭論不休，公說公有理，婆說婆有理。筆者作為長期從事科研檔案管理的人員，認為隨著社會進步，“互聯網+”時代的到來，遵循“簡化整理、深化檢索”新的檔案管理理念，科研檔案由“卷”改“件”進行文件級管理，已是箭在弦上。

2 傳統科研檔案以“卷”管理的弊端

檔案的本質是直接的、原始的歷史記錄。檔案整理中所謂的“卷”，是指在一個全宗內，由相互聯系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內的基本保管單位。而“件”的基本含義是以每份文件為一件。由于缺乏檔案數字化管理技術，為了保持科研檔案的完整性以及體現檔案的內在聯系，傳統的科研檔案往往以“卷”為單位進行管理。但是，隨著網絡信息技術和數字化的發展，以“卷”歸檔的科研檔案，已不能與時俱進地跟上科學研究發展的步伐，逐漸在檔案的服務、利用等方面體現出一些弊端。

2.1 不準確的案卷標題，妨礙科研檔案利用

科研檔案涉及的研究領域廣闊，專業門類眾多，而且通常會有多種學科交叉。而科研檔案管理人員所涉及的知識面有限，即使通過專業知識的培訓，也難于達到科研項目的深度與廣度。高校科研檔案管理人員多數非檔案專業出身，有些人整理檔案時機械地擬寫案卷標題，由于寫不好、概括不準確，也給檔案查找帶來了不便，達不到擬寫案卷標題的目的。

2.2 不及時立卷歸檔，造成科研檔案丟失

當前高校科研項目較多，從立項到結題的持續時間也不相同，而且展現科研成果的論文發表、專利授權以及科研獲獎的時間也不盡相同。而依據傳統的科研檔案的立“卷”管理規則，為確保科研檔案的完整性，通常需要將科研過程中產生的各類文件材料收集齊全后，方能立“卷”歸檔。而在這之前，各類文件常常分散在科研管理部門、科研項目負責人，甚至項目參與成員手中，極易造成應歸檔文件材料的遺失，最終達不到科研檔案系統性、完整性要求。

2.3 不利于借閱，陷入泄密、難于服務的困境

科研文件、資料整理歸檔的目的在于能更好地提供檢索、利用與服務。以往按“卷”整理的科研檔案，因包括了科研項目進行過程中產生的一組文件，檔案材料有相當的厚度。根據長期的檔案查閱利用的實踐經驗，即使檔案借閱者往往需要查看其中的一件或者少量檔案材料，也得把整卷檔案都調出，如果再有其他人借閱該案卷里的其它檔案材料，則需等歸還后才能再借閱。另外，若檔案材料太厚，在給利用者提供復印時，有時不得已還要把整理好的案卷拆開，這將會對檔案產生不必要的損壞。除此之外，當利用者借閱檔案時，也會看到不屬于借閱范圍的內容，極有可能導致科研項目的泄密，不利于知識產權的保護，產生不良影響。

3 科研檔案以“件”管理的優越性

3.1 隨時歸檔，避免檔案文件材料的遺失

采用由“卷”改“件”新的科研檔案整理歸檔模式，對科研活動中產生的文件材料隨時歸檔，不僅能降低文件材料整理歸檔的難度，也可防止文件材料的遺失，從而保證科研檔案的齊全性、完整性。

3.2 按“件”管理，便于統計上報

高校的檔案種類繁多，如果科研檔案還是進行傳統的以卷歸檔，則會導致統計的單位不一致，統計數據難于準確反映高校承擔科研項目的真實情況。因此，科研檔案按“件”歸檔，符合檔案數字化的發展趨勢，有利于統計工作的開展。

3.3 按“件”管理，提高檢索、利用效率

在現代數字化和網絡信息技術的支持下，科研檔案按“件”歸檔，只需在電腦中輸入需查找的文件材料的關鍵詞，進行搜索，便可查尋到所有相關的檔案材料，最后定位到所需要的文件即可。這樣，不僅簡化了工作程序，加快了檢索速度，方便了利用者，提高了信息服務的質量，而且增強了檔案材料的查準率、查全率，大大提高了檔案利用效率。

4 科研檔案以“件”管理的主要策略

4.1 糾正錯誤認識，推動科研檔案“卷”改“件”管理模式

科研檔案的原始記錄性是隨著科學研究過程而產生，是文件自然形成的，是客觀存在著的。與歸檔文件的整理方式完全無關，文件的原始記錄性更不會因“卷”改“件”而消失。以“件”為單位對檔案進行歸檔整理，是一種思維習慣的改變，是一種整理方式的調整，是一種著錄形式的轉變，僅僅是既定的管理、存儲習慣的改變。相對于科研檔案的內涵而言，這些外部因素并不會導致科研檔案的根本屬性發生質的變化[3 ]。在如今網絡信息技術高度發展的時代，技術上不存在不可逾越的障礙，在理論上并不違反歸檔整理規則和檔案保管原則。

4.2 解放思想，靈活處理科研檔案的“卷”改“件”

科研檔案“卷”改“件”的歸檔模式是依據《規則》而進行的一項文件材料歸檔方式的改革與創新，目的就是為了在檔案管理中，更有利于簡化管理，更有利于科研檔案的收集、整理、歸檔、保存、檢索、利用和服務。在思想上一定要摒棄傳統科研檔案管理中的陳規陋習，在操作方式上一定要避免死板、僵化、一刀切的處理方式，根據科研檔案不同的個性特點而靈活進行處理。科研檔案以“件”管理模式中的件，可以是單份文件，也可以是多份文件的組合件。

4.3 做實科研檔案的“卷”改“件”，服務于科研檔案的檢索與利用

在科研檔案“卷”改“件”整理歸檔的具體操作中，雖然不用立卷，但仍可依據分類規則的要求，對歸檔文件材料進行分類、排序，內容相關或一個項目的文件材料還是會分類排列在一起。這樣，通過關鍵字進行檢索時，就可以查找出所有相關檔案材料，實現科研檔案的文件級整理、保管和利用，又便于成套檢索利用。

4.4 充分依靠數字化技術，確保以“件”管理的科研檔案的內在聯系

科研檔案“卷”改“件”的最大顧慮，是造成對科研檔案成套性的破壞。為了防止這一問題，應采取兩個方面的措施。一是在歸檔時注意檢查成套科研檔案中各“件”材料題名的關鍵詞的一致性。二是在進行文件材料排列編號時，注重成套文件材料的關聯性和連續性。與此同時，基于互聯網與數字化技術的檔案管理系統功能日趨完善和規范，計算機終端不僅可以直接檢索到單個的件，而且還可以進行批量檢索，這樣可檢索出有成套性特點的科研檔案。

對于科研檔案的管理，大多還是依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行管理，而本文提出的科研檔案“卷”改“件”的管理模式，是依據《規則》而進行的創新型檔案整理管理模式。這種模式僅僅是檔案歸檔整理方式的改變，不會改變檔案文件的基本屬性。科研檔案以“件”歸檔的模式可從根本上解決傳統檔案以“卷”歸檔的弊端，在科研檔案的收集、整理、保存、檢索與利用等方面展現顯著的優勢，充分體現“簡化整理，深化檢索”的檔案管理新的理念。隨著數字化和網絡信息技術的發展，科研檔案的“卷”改“件”管理模式，在操作和技術上已無任何障礙，必將更好地推動科研檔案的管理與利用，促進高校科學研究的發展。

參考文獻：

[1]李欣燁.做好科技檔案管理工作研究[J].辦公室業，2020（03）：83—84.

[2]劉國能.卷論——卷、立卷、文書處理部門立卷[J].檔案學研究，2010（4）：9—12.

[3]吳嵐.檔案實施按件歸檔的思考與探討[J].文教資料，2010（33）：185—187.

作者簡介：鄭慧先、范智新，華中科技大學檔案館。