論新時期助力企業外事出訪管理提質增效的思路與對策

董恒宇

（四川航空股份有限公司，四川成都 610000）

0 引言

《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》提出，“加快構建以國內大循環為主體、國內國際雙循環相互促進的新發展格局，推進國家治理體系和治理能力現代化，實現經濟行穩致遠、社會安定和諧，為全面建設社會主義現代化國家開好局、起好步。”

打造新發展格局，要牢牢把握國內大循環這個“主體”，同時更好利用國內國際兩個市場、兩種資源，不斷培育我國參與國際合作和競爭的新優勢。作為國民經濟的細胞，企業是市場經濟活動的主要參與者，企業主動融入“雙循環”發展新格局，要在對外經營活動中占領高地，需要持續關注新時期外事工作面臨的新形勢、新要求，不斷調整外事管理思路，探索外事出訪管理提質增效的對策，助力企業涉外經貿活動持續健康發展。

1 企業外事出訪的概念

企業外事出訪是指企業因公務對外交往的需要，在獲得擁有外事審批權的管理單位批準后，派遣團組和人員出國（境）執行出訪任務，主要包括國際會議、學習交流、科技合作、經貿洽談、技術培訓等活動。企業外事出訪管理是企業內部管理的重要環節，科學規范開展企業外事出訪管理意義重大：

從企業內部管理角度來講，建設科學完善的外事出訪管理制度，是構建企業現代化治理體系的重要組成部分，企業通過綜合實施各類管理措施，可以高效保障業務部門的外事出訪任務，促進出訪取得實質性成效；通過綜合運用多種管理工具，可以幫助企業分析成本從而找準成本控制途徑，促進節省企業開支；通過有效識別各類風險，評估風險防控措施，強化人員安全意識，確保外事出訪合法合規。

從企業對外發展戰略來看，外事出訪管理能力體現了企業的國際化水平。持續培育外事出訪管理能力，不僅可以有效幫助企業拓展世界市場，還可以為企業日后的良性發展打下堅實基礎，提升企業的綜合競爭力，讓企業占有更多的市場份額。

2 企業外事出訪管理面臨的新形勢

2.1 國際形勢變化帶來新挑戰

經濟全球化是歷史潮流，國際形勢的發展變化對企業國際經營戰略布局、跨國經營效益、在外人員及財產安全等構成直接影響，因此，了解當前國際形勢，評估其對企業外事出訪管理的影響具有重要意義。例如，外事手續中最重要的環節之一“簽證”，常常成為一國的“外交手段”，國與國之間微妙的外交關系常常體現在簽證手續的辦理環節中，保證簽證等外事手續的合規合法，顯得尤為重要。

2.2 外事出訪管理內涵快速擴展

隨著企業廣泛、深度參與國際競爭，外事管理的內涵和外延在不斷擴展，綜觀當前我國企業涉外管理現狀和跨國公司國際化發展歷程，企業涉外管理可以大致分為以下三個層級（圖1），它們分別是：

圖1 外事管理三層次模型

從圖1可以看出，企業外事出訪管理體系服務于企業國際化戰略目標，企業應構建全局化、整體化、系統化的外事出訪管理體系，通過體系中各要素有機聯動促進工作效能最大化，為企業各類對外經貿交流活動提供有力支持。因此，企業外事出訪管理除關注人員資質審查、出訪手續辦理、證照日常管理等一般事務外，還應聚焦于機制效率、成本控制、風險防控、收益評估和人員安全等領域。

3 助力企業外事出訪管理提質增效的對策

3.1 突出“一盤棋”，統籌抓好制度建設

從管理控制角度來看，企業制度能有效控制下屬組織與成員的行為，是實現企業目標的一種基本手段。外事出訪具有較強的政治性、政策性，因此，企業必須注重發揮規章制度的剛性約束作用。企業要基于發展全局，從管理機制和實施程序兩個維度統籌設計外事出訪管理制度。一般而言，企業應對外事出訪的管理權限、審批程序、職責分工等進行規范化說明，并對涉及手續辦理、證照管控、文件留檔、紀律執行、信息發布、風險預防、糾正措施等實施程序予以明確，整體形成管理科學、運行規范、可操作性強的外事管理體系，使管理人員始終自覺按照特定規則工作，達到事先控制的目的。

從工作效能角度而言，境外業務的不斷延伸對外事手續辦理效率及響應速度提出了更高的要求，企業外事管理部門應思考提高工作效率的對策。例如，利用企業內部資源擴充工作力量，在出訪任務較多的部門選拔經辦員，對其實施職責范圍內的專業培訓，使其熟練掌握規范化的操作細則、紀律要求和證照安全保管方式等，熟練參與到所在部門的外事事務中。在此基礎上，企業外事部門做好統籌管理，以點帶面，通過發揮外事管理職能綜合實施對各業務部門的有效督導和監察，從整體上實現企業外事工作高效開展。

3.2 突出“實效性”，主動思考降本增效

企業開展外事活動，必須要將成本因素考慮進去。因此，企業外事工作要以總量把控、保障重點、嚴審細核、節儉高效為原則，爭取團組“量少質優”。實現降本增效，首先要細化申報內容，要求各出訪部門因事定人，從業務性質、出訪目的、預期成效等幾個方面，綜合評估并申請具備實質內容的出訪任務；其次是強化審批力度，企業外事部門要對任務的出訪目的、出訪內容、日程飽滿度、費用預算、預期成果等進行綜合分析，評估任務的必要性，對團組人數及在外停留天數進行核定；最后是優化出訪團組，例如針對同一時間段前往同一區域執行相近任務的團組，應探討并團的可能性，從而精簡出訪規模，提升出訪實效。出訪后，還要按照 “三個對標”把好審核關，即：審核該團組實際出訪天數是否對標批準天數、實際行程是否對標預期計劃、出訪成果是否對標預期成績，檢驗實際出訪成效。

3.3 突出“專業化”，提升風險防控能力

提升風險防控能力是企業建立專業化外事出訪管理體系的基本要求。企業在緊推涉外業務建設的同時，還必須要充分提高外事風險識別能力，制定風險防控措施。一是要隨時關注和掌握政府管理單位及相關使領館政策動態，確保派遣出訪的團組審批程序及辦理手續完整，使企業一切外事活動符合政策規定；二是要嚴格開展出訪前教育，重點就停留天數、出訪目的地、涉外保密、證照安全、人身安全、禮儀形象及個人言論等進行全面系統的宣貫教育，明確人員責任；三是對相關行程風險進行提示，如出行前應充分考慮因天氣、機場臨時管控等可能影響航班正常的各類因素，從而提前優化行程，確保按計劃完成出訪任務；最后，通過及時發布目的地外事風險預警信息及我國駐外使領館緊急聯系方式等，努力確保人員在外安全。

3.4 突出“信息化”，實現數據精準管控

一是發揮信息系統的優勢。現代信息管理系統對培育企業在市場競爭中的優勢發揮著至關重要的作用，探討企業外事出訪管理的信息系統建設，對實現企業外事出訪數據精準管控有著重要意義。例如，企業可以通過及時、準確地保存各類出訪數據，實現對各類數據的分類、匯總、分析，從而清晰地展示企業外事出訪活動發展軌跡，也為判斷今后工作開展方向提供參照。具體來講，企業可以通過比較分析不同類別出訪團組的成本和收益，探索優化出訪團組結構的辦法。

二是熟練使用各類辦公軟件。可以通過使用各類符合工作需求的辦公軟件，實現對外事出訪工作的精確高效管控。例如，出訪量較大的企業，可通過辦公軟件制作工作臺賬，將團組的出訪類型、出訪人員、出訪人數、簽證信息、證照歸還、總結提交及重要環節對應的時間節點等做好登記，既可以發揮工作檢查單的作用，實現閉環管理，也有利于發現流程較長的環節，有針對性改進工作方式，提高辦理效率。此外，還可利用辦公軟件實現境內外工作人員在線共同辦公及資料共享等，實時探討工作方案，提升解決問題的能力。