外貿單證操作流程探討

[摘 要]在履行外貿合同過程中，外貿單證工作是其關鍵，應當明確外貿單證操作流程，確保外貿單證工作的順利完成。外貿單證員應該能夠熟練掌握外貿單證操作流程，確保每一個流程的正確，避免在這其中出現問題，進而幫助外貿企業獲取更多經濟收益。文章就從訂艙、商檢、報關、產地證、出貨、提單確認、投保和寄清關資料八個方面來說明外貿單證操作流程及注意事項。

[關鍵詞]外貿單證;操作流程;訂艙

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.073

在外貿企業開展各項經濟活動時，單證員都在其中扮演著非常重要的角色，需要由單證員來履行合同。從一定程度上來講，外貿單證工作直接影響企業是否能夠順利的寄出獲取和獲取經濟收益。不同的結算方法會影響外貿單證的操作流程。因此，文章就以常見的結算方法為例，來闡述外貿單證操作流程。

1 外貿單證操作流程

1.1 訂艙

在客戶下單后，會在出貨的前一周訂艙，如果發現時間較為緊張，還需要再提前一周。外貿單證員要能夠準確了解公司的貨物何時能夠準備好，一般都是在貨物包裝完成時進行訂艙。[1]在訂艙過程中，會委托有關部門進行，并且單證員要與業務員及時交流，明確客戶是自己指定相應的貨代，還是由公司來尋找貨代。當前的訂艙分為兩種：電子和紙質。如果是電子訂艙，就直接在網頁上進行操作;如果是紙質訂艙，通過提交委托書就可以，委托書的格式可以由貨代來提供，也可以由企業自己決定。完成訂艙后，貨代會發出通知，然后接收貨代所提供的訂單號，由跟單員來根據實際情況對貨物預期到達時間、信息進行錄入，最后將進倉單發給工廠。

1.2 商檢

對于貨物的檢查報告，并非所有合同中都存在，如果是由相關法律規定，就必須要進行檢查。一些雖然不在法律規定內，但是出口商要求提供檢查報告，公司就需要進行檢查。[2]檢查可以自己進行，也可以由代理進行，當前很多公司都會選擇代理進行檢查。比如以出口竹木草制品為例，如果需要進行檢查的，就須提供檢查公司的信息、發票、合同等相關材料，在檢查完成后拿到通關單，為后續報關使用。

1.3 報關

報關同樣可以由公司自己進行，也可以委托。當前企業一般合作的都是自拉自報的貨代，所以一般也都由這些貨代來進行報關。在訂艙后會有一段時間要求，需要在這段時間內完成報關。[3]正常情況下截止日期都是開船前兩天。在報關過程中需要提供發票、合同等材料。如果是法律規定需要進行檢查的，還需要提供之前商檢所獲得的通關單，目前一般都是使用網絡電子委托報關。

1.4 產地證

對于產地證而言，是否申領需要由客戶自身的需求來決定。產地證有很多種類，比如原產地、區域性產地證等，這些可以到入境檢疫局辦理。一些客戶可能需要多種產地證，就需要根據客戶需求來為其提供。而且在這其中不管是哪一種產地證，都需要與進口商進行研究，如果是對產地證有特殊要求，在申領前就必須要說明。

1.5 出貨

在完成訂艙后，貨代會為單證員提供具體的貨物到達時間、拿集裝箱的單據和集裝箱地址。在單據中需要明確這次產品的具體規格、數量等相應內容，這直接影響是否能夠順利的出關。[4]對于尺寸的大小而言，影響到整個貨物的重量。對于出口貨物而言，其嘜頭由客戶提供就必須要將嘜頭打在裝箱單上，裝箱單上的封號要保證正確，避免影響后續的一系列工作。在出貨前，要對內容數量、規格等進行嚴格檢查，此外還要檢查包裝是否符合要求。如果是客戶指定貨代就需要由指定貨代在出貨當天提供ENS數據。在貨物出運后，應該將出貨信息告知客戶，并且將預期到達時間等相關信息發送給客戶，以便客戶能夠了解貨物在哪個時間段到達，如果是后付款，在到達后就需要提醒客戶及時付款。

1.6 確認提單

在貨物發出后，貨代會將貨單的具體情況提供給單證員，單證員在這其中就需要針對內容來進行核對，如果在這其中發現錯誤，要及時和貨代進行溝通，比如對于Shipper、Consignee等內容都需要進行核對。[5]對于一些客戶有特殊要求，就需要在提單上出現HS code的時候，將客戶的要求錄入。在明確提單后，要將具體情況與貨代進行溝通，支付相關費用后就能夠拿到最終的提單。一些客戶或選擇電放的方法來獲取貨單，單證員就可以在這其中將掃描件發送給客戶。在完成后需要與客戶溝通，讓客戶及時接收貨物，避免因為長期不提取而產生額外費用。

1.7 投保

單證員在收取到運輸公司所發出的配艙回單后，需要向保險公司進行投保。保險公司在了解具體情況，保證無問題后為其提供保單，一些公司也會直接與貨代進行溝通，讓貨代來投保。

1.8 寄清關資料

對于在清關時所使用的發票與國內的發票會有所不同，如果客戶在這其中有額外要求，就應該根據客戶的需求來做好發票，打印公章后和相關的資料共同寄出。[6]一般情況下，清關所涉及的材料有保險單、產地證、發票等內容。在這其中還需要明確保單和提單的抬頭是否正確。在寄出清關資料后，合同內容基本完成，單證員可以通過相關網站來了解貨物的信息，然后將貨物運輸情況告知給客戶，讓客戶能夠滿意。

2 外貿單證操作注意事項

作為外貿單證員，首先，要了解產品信息。自身要具備專業素養，企業在這其中也需要注意這一點，這樣才能夠減少損失的產生。對于外貿單證員應該從生產車間開始了解，對貨物包裝、規格等都應該熟練掌握。此外，還應該明確產品制作時間、費用等，因為在與客戶交流時，客戶可能會提到這些問題。其次，應該熟悉產品報價，以及回復郵件。因為報價能夠直接體現產品，在這其中涉及貨物的規格、尺寸等，外貿單證員要能夠根據客戶的實際情況來滿足客戶的需求，確保為客戶提供滿意的產品。而在這其中對于數量而言，不僅要能夠根據客戶要求的材質來進行，而且還需要適當調整數量，如果客戶無法給出具體數量，外貿單證員要能夠為客戶提供一個參考。與此同時，外貿單證員還要能夠準確地回復郵件，提高自身的工作效率，使客戶滿意。最后，在客戶確定產品后，會要求寄樣，這也是外貿交易中較為常見的一種情況。所以，外貿單證員應明確自身公司是否能夠滿足客戶的要求，如若不能要如實告知，這樣客戶在收到貨物的時候也能夠滿意。

3 結論

總而言之，對于外貿單證操作流程而言，要能夠保證每一個環節的工作質量，從訂艙到最后的寄清關材料都應該引起外貿單證員的注意，必須要采取正確的方法保證貨物的及時寄出，達到客戶的要求，這也為企業的發展提供幫助，讓企業能夠獲取更多的經濟收益。

參考文獻：

[1]張燕芳.基于工作過程的項目化課程改革研究與實踐——以《外貿單證》課程為例[J].中國教育信息化，2020（10）：50-52.

[2]伏星.基于校企合作的高職外貿單證教學改革探索[J].今日財富（中國知識產權），2020（1）：168.

[3]何云英，曾艷.基于任務型教學法的外貿單證制作實務課程教學研究[J].校園英語，2019（45）：35-36.

[4]吳愛棟.基于工作過程的外貿單證實務課程教學改革與實踐研究[J].發明與創新（職業教育），2019（9）：48.

[5]魏雪超.新商科理念下的《外貿單證與跟單實務》課程研究[J].知識文庫，2019（12）：34，36.

[6]程文吉.外貿單證操作流程解析[J].現代營銷（下旬刊），2018（10）：178.

[作者簡介]任榮（1982—），女，漢族，山東平原人，本科，中學一級教師，研究方向：外貿單證。