淺談信息技術(shù)在制造企業(yè)預(yù)算管理中的應(yīng)用

劉德英

【摘? 要】面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，越來越多的企業(yè)意識(shí)到預(yù)算的重要性。預(yù)算管理作為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)落地的一種手段，越來越受到企業(yè)的重視，尤其在制造業(yè)企業(yè)，但預(yù)算管理的成效離不開信息技術(shù)的支持。

【Abstract】In the face of increasingly fierce market competition， more and more enterprises realize the importance of budget. Budget management， as a means of landing the strategic goals of enterprises， has been paid more and more attention by enterprises， especially in manufacturing enterprises， but the effectiveness of budget management cannot be separated from the support of information technology.

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);預(yù)算管理;制造業(yè)

【Keywords】information technology; budget management; manufacturing

【中圖分類號(hào)】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）08-0182-02

1 引言

預(yù)算管理作為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和內(nèi)部管控的手段，被越來越多的企業(yè)接受和采納，尤其隨著信息技術(shù)水平的提高，越來越多的制造業(yè)企業(yè)將年度預(yù)算編制、預(yù)實(shí)分析等工作作為財(cái)務(wù)例行工作。由于制造業(yè)企業(yè)的預(yù)算編制工作量大，單純依靠財(cái)務(wù)人員的手工作業(yè)無法及時(shí)、有效地起到預(yù)算管理的作用，信息技術(shù)成為預(yù)算管理中的重要手段，甚至成為預(yù)算管理有效推進(jìn)的必備條件。以下結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)歷，就信息技術(shù)在預(yù)算管理中的重要性進(jìn)行分析和探討。

2 企業(yè)預(yù)算管理的現(xiàn)狀

目前，多數(shù)企業(yè)將預(yù)算編制、預(yù)算考核等作為一項(xiàng)年度例行工作在開展。有規(guī)模的企業(yè)都會(huì)成立預(yù)算編制委員會(huì)、預(yù)算評(píng)審委員會(huì)等組織，從啟動(dòng)預(yù)算到預(yù)算評(píng)審等工作力度比較重，但對(duì)中間的預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算考核工作力度相對(duì)較弱。一般情況下，僅針對(duì)較大的項(xiàng)目投資變化等才會(huì)經(jīng)過評(píng)審、預(yù)算調(diào)整，對(duì)預(yù)算的把控力度較弱。對(duì)職能部門多數(shù)控制其整體預(yù)算，對(duì)生產(chǎn)工序多數(shù)控制其單位加工費(fèi)。每月績(jī)效考核中，預(yù)算所占比重較低，導(dǎo)致各部門對(duì)預(yù)算的重視程度不夠，形式性較強(qiáng)，降低了預(yù)算在企業(yè)經(jīng)營中的作用，嚴(yán)重的甚至失去了做預(yù)算的初衷。

預(yù)算編制人員對(duì)預(yù)算的作用認(rèn)識(shí)不夠，不明確背后的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，預(yù)算管控的缺失、預(yù)算考核的弱化等導(dǎo)致各部門對(duì)預(yù)算認(rèn)識(shí)偏離。各企業(yè)管理者既然引入預(yù)算，相信初衷都是為更好地匹配資源以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，但應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核等的力度，提高預(yù)算管理成效，在此過程中需要信息技術(shù)的支撐。

3 信息技術(shù)在企業(yè)預(yù)算管理中的應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)在預(yù)算編制中的應(yīng)用

企業(yè)的預(yù)算能否真正有效執(zhí)行，預(yù)算編制工作是基礎(chǔ)，是前提。多數(shù)企業(yè)的預(yù)算編制基本采用“自下而上”與“自上而下”相結(jié)合的方式進(jìn)行，是一項(xiàng)全員參與、各部門協(xié)同的工作，據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，企業(yè)編制預(yù)算過程中，上下反復(fù)次數(shù)2次及以上的占比為73.6%（2次的42.3%，3次的22%，4次及以上的9.3%）[1]。預(yù)算編制在實(shí)務(wù)中過程繁雜，尤其是制造業(yè)企業(yè)一般涉及多工序、多個(gè)部門，環(huán)環(huán)相扣，變更其中的一個(gè)事項(xiàng)，幾乎所有的數(shù)據(jù)都需要翻新，手工操作不僅工作量大、時(shí)效性差，而且數(shù)據(jù)易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

針對(duì)處于穩(wěn)定期和成長(zhǎng)期的企業(yè)，可以借用信息技術(shù)，編制一套適應(yīng)本企業(yè)的預(yù)算程序，在預(yù)算編制時(shí)，借用信息技術(shù)將各項(xiàng)費(fèi)用的數(shù)據(jù)來源及各環(huán)節(jié)的邏輯關(guān)系進(jìn)行程序設(shè)置。信息技術(shù)的使用可以提高預(yù)算編制的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。在此過程中一定要保留好每項(xiàng)數(shù)據(jù)的預(yù)算依據(jù)，為后期預(yù)算執(zhí)行和差異分析等提供依據(jù)。另外，在預(yù)算調(diào)整或預(yù)算編制時(shí)，針對(duì)已申請(qǐng)未報(bào)銷的費(fèi)用，也可以通過信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，避免預(yù)算調(diào)整或預(yù)算編制時(shí)出現(xiàn)漏報(bào)、重報(bào)等情況。

若企業(yè)經(jīng)營情況不穩(wěn)定，尤其是初創(chuàng)性企業(yè)，可根據(jù)自身情況選擇是否使用信息程序進(jìn)行預(yù)算編制，若沒有合適的條件，可借助Excel中的公式等進(jìn)行預(yù)算編制，但在此過程中也一定要保留好預(yù)算的依據(jù)，并將最終稿反饋給各部門做最終確認(rèn)，否則會(huì)對(duì)后期的預(yù)算執(zhí)行和差異分析等帶來較大阻力。

3.2 信息技術(shù)在日常費(fèi)用預(yù)算管控中的應(yīng)用

多數(shù)制造業(yè)企業(yè)實(shí)際日常預(yù)算管控執(zhí)行時(shí)由于沒有完善的制度流程且沒有配套的信息化程序跟蹤，預(yù)算管控的維度和力度與最初想要的效果差異較大，預(yù)算成效大打折扣。

費(fèi)用預(yù)算管控維度到費(fèi)用項(xiàng)目，按照“無預(yù)算不花費(fèi)”“先申請(qǐng)后花費(fèi)”“花費(fèi)額不得超出申請(qǐng)額”等理念，同一筆費(fèi)用預(yù)算管控一般分2步：費(fèi)用申請(qǐng)審批流程、費(fèi)用報(bào)銷審批流程。費(fèi)用報(bào)銷審批流程中需關(guān)聯(lián)費(fèi)用申請(qǐng)審批流程，對(duì)于報(bào)銷額超過申請(qǐng)額的不予報(bào)銷。企業(yè)每一類型的費(fèi)用均按照上述2種模式進(jìn)行，在此過程中，每一種流程需要根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)經(jīng)過不同的部門和不同職務(wù)人員的審批，不僅達(dá)到了預(yù)算管控的目的，同時(shí)也提升了企業(yè)內(nèi)部控制能力。

以上過程需要企業(yè)有對(duì)應(yīng)的流程制度，運(yùn)用信息語言將紙質(zhì)流程制度程序化，對(duì)于需要付款等可和對(duì)應(yīng)的資金平臺(tái)對(duì)接，提高企業(yè)資源的整合能力。

為解決流程多、流程長(zhǎng)等問題，流程設(shè)計(jì)中會(huì)根據(jù)金額的大小、是否歸屬項(xiàng)目預(yù)算、是否是特殊事項(xiàng)等進(jìn)行差異化處理，縮短流程，另外也會(huì)借助信息化手段，對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)間進(jìn)行限制，避免申請(qǐng)人逐個(gè)打電話催促等情況發(fā)生，對(duì)于超時(shí)處理的，信息程序會(huì)進(jìn)行反饋登記，參與績(jī)效考核。

若沒有信息化的流程平臺(tái)設(shè)計(jì)和運(yùn)轉(zhuǎn)，無論哪個(gè)企業(yè)都無法真正將每筆費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制和差異分析。若進(jìn)行線下紙制審批，多數(shù)時(shí)間都花費(fèi)在簽字的路上，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)各項(xiàng)事項(xiàng)效率低下，不利于企業(yè)的健康、持續(xù)運(yùn)營。

3.3 信息技術(shù)在專項(xiàng)預(yù)算管控中的應(yīng)用

費(fèi)用的預(yù)算控制除做到總額控制外，還需要對(duì)突出的事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)控制，如業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制。無論古今中外，與他人溝通交流、相互促進(jìn)才能得以發(fā)展，正常的招待也是必不可少的。控制招待費(fèi)講究的是適宜和適當(dāng)。

業(yè)務(wù)招待費(fèi)包含日常酒席招待和禮品贈(zèng)送。若要做好控制，首先需要有量化的制度，如陪同人數(shù)與招待人數(shù)要量化，單人費(fèi)用要有最高額限制，每次費(fèi)用要有最高額限制，確定合理的單次費(fèi)用額，額度以內(nèi)簡(jiǎn)化招待申請(qǐng)、招待費(fèi)用報(bào)銷，超過額度，需向更高層級(jí)管理層審批，每次招待申請(qǐng)需有招待事由。如實(shí)際需要招待，但部門對(duì)應(yīng)月份的招待費(fèi)用已使用完畢，無論金額多少，是否超出單次最高限額，均需走預(yù)算請(qǐng)示，否則不予報(bào)銷。定期對(duì)招待費(fèi)用進(jìn)行預(yù)實(shí)差異分析，根據(jù)事由、招待人數(shù)、招待周期等進(jìn)行分析，判定相關(guān)招待是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，針對(duì)有關(guān)的、重要的，后期會(huì)加大頻次的可做好登記，為后期預(yù)算調(diào)整和編制作好數(shù)據(jù)積累。另外，招待費(fèi)用中涉及的酒水等，若有需要已單獨(dú)進(jìn)行采購的，招待過程中使用的，相關(guān)的限額費(fèi)用需考慮，避免費(fèi)用額外增多的現(xiàn)象發(fā)生。

以上相關(guān)的數(shù)據(jù)需用信息化程序?qū)⒅贫冗M(jìn)行線上設(shè)計(jì)，且每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)要設(shè)置對(duì)應(yīng)的時(shí)間要求，提高業(yè)務(wù)時(shí)效性，也便于后期分析取數(shù)。

3.4 信息技術(shù)在預(yù)算考核中的應(yīng)用

預(yù)算考核是各部門績(jī)效考核的一部分，目前多數(shù)企業(yè)的預(yù)算考核一般以實(shí)際可控成本費(fèi)用降低額（降低率）作為預(yù)算考核的主要參考，若僅考慮該事項(xiàng)會(huì)導(dǎo)致預(yù)算松弛、提前確認(rèn)收入、延遲確認(rèn)費(fèi)用等事項(xiàng)的發(fā)生。

若將預(yù)算偏差率、預(yù)算外事項(xiàng)條數(shù)（金額）等作為預(yù)算考核的一部分，會(huì)在一定程序上解決以上問題。但預(yù)算外事項(xiàng)條數(shù)（金額）等若沒有信息技術(shù)平臺(tái)的支撐，相關(guān)數(shù)據(jù)很難有效統(tǒng)計(jì)，不利于績(jī)效公平。

3.5 信息技術(shù)在指標(biāo)預(yù)警中的應(yīng)用

記賬一般晚于業(yè)務(wù)發(fā)生，傳統(tǒng)靠手工統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法及時(shí)有效地對(duì)經(jīng)營結(jié)果進(jìn)行預(yù)警，但信息程序可以及時(shí)登記每筆業(yè)務(wù)的金額，可在不同的時(shí)間段對(duì)已發(fā)生的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行預(yù)警，并及時(shí)提報(bào)公司管理層，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行管控，為企業(yè)的經(jīng)營管理贏得時(shí)間。

3.6 信息技術(shù)在解決預(yù)算松弛中的應(yīng)用

預(yù)算松弛是指通過低估預(yù)算收入或高估預(yù)算成本費(fèi)用使預(yù)算目標(biāo)更易達(dá)到，這種情況多數(shù)出現(xiàn)在評(píng)估部門經(jīng)理、評(píng)估子公司經(jīng)理及其下屬時(shí)。預(yù)算松弛為意外情況提供了一定的緩沖空間，但也掩蓋了公司的實(shí)際獲利能力，影響公司資源的有效分配。對(duì)此，信息技術(shù)可利用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能，為預(yù)算編制提供依據(jù)和參考，在一定程度上對(duì)解決預(yù)算松弛問題起到一定的控制作用。

3.7 信息技術(shù)在彈性預(yù)算中的應(yīng)用

企業(yè)預(yù)算編制時(shí)若對(duì)外部環(huán)境等估計(jì)出現(xiàn)較大偏差，需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，預(yù)算調(diào)整的時(shí)間一般用時(shí)較短，若進(jìn)行手工調(diào)整，時(shí)效性等無法保證。預(yù)算的信息化程序若考慮得當(dāng)，可針對(duì)部分費(fèi)用進(jìn)行彈性設(shè)置，以適應(yīng)多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境等。

4 結(jié)語

預(yù)算制定反映了管理層對(duì)未來的預(yù)期，是管理愿景和決心的體現(xiàn)，管理層的預(yù)期必須通過預(yù)算而落地[2]。預(yù)算管理是企業(yè)管理的重要組成部分，信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效推進(jìn)各項(xiàng)工作的落地和實(shí)施，沒有配套的信息化制度平臺(tái)作支撐，預(yù)算執(zhí)行等就無法做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，經(jīng)營業(yè)務(wù)的控制就會(huì)失去時(shí)效性。信息化制度平臺(tái)的建立應(yīng)綜合考慮企業(yè)的管理水平和績(jī)效導(dǎo)向，需要管理層掌握好管控的力度，不能流于形式，也不能太過剛性，否則不利于經(jīng)營活動(dòng)的開展以及員工潛能等的開發(fā)，針對(duì)重要事項(xiàng)要“剛大于柔”，針對(duì)金額很小的事項(xiàng)要“柔性控制”“剛?cè)嵯酀?jì)”，并借助信息化的平臺(tái)，企業(yè)的預(yù)算管理的作用才能得到有效發(fā)揮。

【參考文獻(xiàn)】

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