淺析影響管理溝通的因素與對策

劉春雨 張佳鑫 楊靜 宋浩楠 安冬

【摘? 要】管理溝通貫穿著企業的四大職能，正在受到越來越多的企業重視。有效的溝通管理不僅能了解員工的需求，還能提高工作效率，為企業創造更多的價值和財富。影響管理溝通的主觀和客觀因素是多方面的，管理者應該根據這些因素，提高管理溝通的技能。論文探析了影響管理溝通的因素和有效的策略。

【Abstract】Management communication runs through the four major functions of enterprises， and is being paid more and more attention by enterprises. Effective communication management can not only? understand the needs of employees， but also improve work efficency and create more value and wealth for the enterprise. There are many subject and objective factors that affect management communication， manager should grasp these factors and improve their management communication skills. This paper analyzes the factors affecting management communication and effective strategies.

【關鍵詞】管理溝通;影響因素;策略

【Keywords】management communication; influence factor; strategy

【中圖分類號】F272.92? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）08-0013-02

1 引言

管理溝通是企業管理經營中的重要一環，貫穿著企業的計劃、組織、領導、控制。在信息流動的過程中會產生各種矛盾和阻礙因素，只有在部門之間、職員之間進行有效的溝通才能化解這些矛盾。一個優秀的管理者應該知道影響管理溝通的重要因素，并不斷提高語言溝通的技能，把握員工關系管理的精髓，以此來解決工作中的現實問題。

2 管理溝通概述

2.1 管理溝通的意義

現代企業內外部環境的變化日益復雜，面臨著全球化、信息化和知識化的挑戰，內外部人員的矛盾不斷增加，市場和企業自身難以把握，解決這些問題的關鍵之一是管理溝通。一方面，有效的管理溝通能夠加強管理者和員工的聯系，有利于雙方傳遞信息，增強信任感，深化感情，進而讓管理者更好地發揮管理職能，讓員工更加積極地工作，營造良好的團隊氛圍與和諧的企業環境。另一方面，企業通過管理溝通可以加強和客戶的聯系，有利于資源的整合，及時了解客戶需求，從而打造出更受客戶歡迎的產品和服務[1]。

2.2 管理溝通的實現過程

從概念上講，管理溝通是為了一個設定的目標，把信息思想和情感在特定個人或群體間傳遞并達成共同協議的過程。以企業內部的管理溝通為例，員工可以向管理者表達工作的進程和個人的近期表現，管理接收到員工的信息，并對員工的不足之處進行指導，對員工的優異表現予以表揚和鼓勵[2]。同樣，管理者也可以直接向員工發起溝通，既可以是個體交流也可以是群體會議的形式，向員工傳遞企業文化，不斷引導員工，增強員工對企業的認同感和滿意度。最終達到激發員工工作的積極性，提高工作效率的作用。

3 影響管理溝通的因素

3.1 主觀因素

3.1.1 氣質人格因素

從心理學的角度來看，氣質是表現在心理活動的強度、速度、靈活性與指向性等方面的一種穩定的心理特征，大多由先天決定，可以分為膽汁質、多血質、粘液質和抑郁質四種。膽汁質的人性情直率熱情，但脾氣暴躁[3]。在管理溝通中，膽汁質和多血質的人他們樂于表達自己的想法，更容易溝通和交往，但是應該注意細節和耐心，溝通的同時要善于傾聽。而粘液質和抑郁質的人往往偏向內斂，在溝通中更善于理解和傾聽，應注意多表達自己。

3.1.2 心理因素

人的心態和情緒對管理者和員工之間的溝通有一定影響。積極的心態和情緒能夠促進人的活動，在溝通中也會因此流露出愉悅之情，增強語言的感染力，使雙方的談話更加輕松，有利于提高溝通的效率。消極的心態和情緒往往會使人感到難受，抑制人的活動能力，可能會導致溝通的枯燥乏味，讓人沒有興趣傾聽，因此會降低管理溝通的效率。在管理溝通中，雙方應保持積極的心態，克制不良情緒，營造愉悅氛圍，促進良好溝通。

3.1.3 傾聽者的接收程度

溝通的過程是雙向的，一方通過語言表達傳遞信息，另一方通過傾聽接收信息。傾聽者對信息的接收程度在很大程度上影響著管理溝通的效果。管理者與員工溝通時，要隨時注意員工的表情和神態變化，判斷其是否在傾聽，在員工沒有認真聽的情況下，應強調內容、加重語氣，轉換成員工更易理解和接受的語言表達方式。如果雙方不能夠達成一致，語言表達者單項輸出，不會達到信息傳遞的作用。相反，如果傾聽者的理解能力和接收處理信息的能力較強，能在一句話中接收到語言本身的信息并理解語言之外的意思，就會提高溝通的效率。

3.1.4 管理者的表達能力

管理者在管理溝通中擔任主要角色，其表達能力是雙方能否進行良好溝通的關鍵。管理者語言表達準確、通俗、得體，員工就更容易接受其意見和想法，從而促進各種管理措施和政策的落實[4]。反之，如果企業管理者表達生硬，在溝通中以自我為中心，管理者與員工的溝通效果通常是無效的，不能發揮管理的職能。由此可見，在企業實際的溝通過程中，企業管理者應注意合理溝通，運用恰當的表達方式，提高溝通效率。

3.2 客觀因素

3.2.1 溝通環境

溝通的場所有很多，不同的溝通環境會帶給溝通雙方不一樣的感受。正式溝通一般會在辦公室或者會議室，給人一種正式和嚴肅的感覺。非正式溝通的地點可以是任何地方，比如：茶水間、食堂中、走廊上或者電梯里，這些非正式場所會讓溝通雙方在談話中感到輕松。不同的溝通環境會影響溝通雙方的心境，從而影響管理溝通的效果，管理者需要針對不同的溝通事務和對象選擇合適的環境與場所。

3.2.2 溝通設備

良好的設備是保障溝通的前提。在進行遠程的線上溝通時，電子通訊設備質量的好壞和網絡穩定的情況都會影響溝通效果。對于遠程工作的人員來說，如果沒有良好的通訊設備，在溝通中就會出現視頻不清晰、卡頓、音量忽高忽低等復雜情況，導致信息傳遞不通暢。在線下會議的溝通中，有時也會用到話筒音響和多媒體設備，工作人員需要提前準備并保障設備的正常使用。

3.3 其他因素

在企業的管理溝通中，除了分明的主觀和客觀因素外，還有一些無明顯界限的因素。不同的文化背景、民族信仰、等級關系等其他因素對管理溝通既存在主觀影響又存在客觀影響。比如在實際的管理溝通中，員工在一定程度上會受到等級觀念的影響，不敢表達內心真實的想法，不利于信息的的交流與良好溝通的構建。管理者應該以包容和平等的態度與員工交流，語言要有親和力，讓員工感到真誠，增強員工的信賴程度。

4 管理溝通的策略

4.1 有效傾聽

傾聽是避免沖突和解決問題的重要手段。在管理溝通中，管理者應該注意溝通的雙向性，不僅要向員工傳達信息，還要接收員工的信息[5]。當員工在表達自己的看法時，管理者應該集中注意力，認真傾聽并作出相應的反饋，讓員工感到被理解和被尊重。管理者在傾聽的過程中可以獲取信息，通過對信息的處理和分析，更加準確的了解員工的表現和捕捉員工情緒變化，找到讓員工更容易理解和接受的表達進行后續溝通。

4.2 采用不同態度和方式

管理者在溝通時要因人而異，對不同類型的員工采取不同的態度和溝通方式。管理者在和性格內向敏感的員工溝通時，應該多予以鼓勵，少批評，語氣委婉，和外向直爽的員工溝通時應該開門見山，直接說明溝通的目的和內容。同時也要因事而異，對不同的事務要采取不同的溝通方式。在分配比較重要保密的工作任務時，可以采用電子郵件的方式溝通，向員工公告或需要討論的征集集體意見的信息可以采用電子公告牌完成，緊急的需要表達清楚的信息可以用電話的方式溝通。管理者應該在溝通中依據不同情況選擇最合適的態度和方式。

4.3 提高溝通技能

管理者需要提高管理溝通的意識，掌握相關技巧和方法。在實際溝通中應該多鼓勵和表揚員工，以委婉的形式對其進行勸說和指導，增強員工的自信心[6]。在與客戶溝通時，要保持親切感，予以視線的接觸、適時的反饋和適當的贊美。企業可以通過對管理者和員工專門的培訓來提高溝通技能。采取相應措施，以素質拓展等團建活動為管理者與員工之間、員工與員工之間創造更多的交流機會，在無形中鍛煉管理者和員工的溝通能力。

4.4 運用非語言溝通

研究發現，當語言信息聲調和肢體動作不一致時，相信語言信息和聲調的人分別有7%和38%，卻有55%的人相信肢體動作所傳達的信息，這表明肢體動作對溝通的效果具有更大的影響。個人可通過站立的姿勢、眼神接觸、下巴高度、個人外表、空間距離、語調音量和面部表情等多個渠道傳遞大量信息，完成非語言溝通。在管理溝通中，管理者應該注意著裝、表情管理，恰當運用肢體動作等非語言溝通，提升語言溝通的效果，加強感染力。

【參考文獻】

【1】王連江.現代企業的管理溝通[J].中國經貿，2013，1（16）：46.

【2】孟鳳.淺談企業人力資源管理溝通[J].現代國企研究，2018，1（8）：17.

【3】湯興荷.基于氣質類型差異的管理溝通策略研究[J].科技世界，2017，1（30）：1.

【4】邢海霞.企業管理者人際溝通能力結構分析[J].現代交際，2019，1（23）：251-253.

【5】陳丹霞.《菜根譚》中哲學倫理與單位人際溝通之道[J].領導科學，2019，1（3）：75-77.

【6】王春.對企業管理者溝通定律及其創新應用分析[J].中國市場，2018，1（30）：180-181.