遠(yuǎn)程協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用研究

周冰 呂昕鵬 陳興奧 任海滔

摘要：遠(yuǎn)程協(xié)同辦公由來已久，其優(yōu)點顯著，在團(tuán)隊無法聚集辦公的情況顯得尤為重要。但是市面上諸多的協(xié)同辦公系統(tǒng)表面差不多，而實際功能、高低成本、靈活性等方面卻千差萬別。這就直接導(dǎo)致雖然許多企業(yè)或者單位使用了協(xié)同辦公系統(tǒng)，但效率較低。文章通過調(diào)研分析當(dāng)前遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的現(xiàn)狀及其面臨的具體問題，以“想企業(yè)所想，創(chuàng)企業(yè)所需”為理念，進(jìn)一步提出了與之對應(yīng)的設(shè)計理念及其功能設(shè)計的思路，可以給需要遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的企業(yè)和相關(guān)部門提供一些理論及實際操作的參考。

關(guān)鍵詞： 遠(yuǎn)程協(xié)同辦公;無法聚集辦公;千差萬別;效率低;想企業(yè)所想，創(chuàng)企業(yè)所需

中圖分類號：TP311? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）18-0253-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

Research on the Application of Remote Cooperative Office System

ZHOU Bing，LV Xin-peng，CHEN Xing-ao，REN Hai-tao

（City College of Wuhan University of Science and Technology， Wuhan 430000， China）

Abstract： Remote collaborative office has a long history， and its advantages are significant. It is particularly important when the team is unable to work together. However， many collaborative office systems on the market are similar in appearance， but the actual functions， high and low costs， flexibility and other aspects are very different. This directly leads to many enterprises or units using the collaborative office system， but the efficiency is low. This paper investigates and analyzes the current situation of remote collaborative office and the specific problems it faces. Based on the concept of "think what the enterprise wants and create what the enterprise needs"， this paper further puts forward the corresponding design framework mode and the method to realize its functions， It can provide some theoretical and practical reference for enterprises and relevant departments that need remote collaborative office.

Key words：remote collaborative office; unable to gather office; diverse; low efficiency; think what the enterprise wants， create what the enterprise needs

1引言

隨著社會的發(fā)展，許多的企業(yè)都在全國甚至全球各地建立了員工的辦公點，同時辦公人員也可以根據(jù)自身的需要，選擇自己合適的辦公環(huán)境來更好的辦公，不再受到于辦公地點的限制，可以在家里、餐廳等地點進(jìn)行辦公，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公模式應(yīng)運而生。在團(tuán)隊無法聚集辦公時，一款適用于中小企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)尤為重要，可以保證辦公人員們在不同的地區(qū)做到高質(zhì)量、高效率、高同步且低成本的辦公。

2遠(yuǎn)程協(xié)同辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀分析及設(shè)計思路

2.1社會現(xiàn)狀分析

伴隨著社會的發(fā)展，人們辦公方式多種多樣，然而由于辦公地區(qū)的限制，團(tuán)隊或企業(yè)的辦公人員經(jīng)常無法聚集在一起進(jìn)行辦公，傳統(tǒng)的紙質(zhì)書寫來記錄日常辦公信息的方式，很難實現(xiàn)。所以實現(xiàn)高效的辦公管理，將所有的信息處理流程托付于計算自動化的協(xié)同辦公系統(tǒng)是當(dāng)下迫切需求。

此外，紙質(zhì)辦公對于遠(yuǎn)程協(xié)同辦公來說劣勢明顯，比如，相關(guān)負(fù)責(zé)人查看辦公人員上下班的情況、請假情況就要消耗大量的時間進(jìn)行統(tǒng)計，無法實現(xiàn)各個部門之間實時溝通，無法及時的數(shù)據(jù)信息的同步等。每天處理這些事情就會耗費相關(guān)負(fù)責(zé)人員的大量時間，另外辦公人員也因為數(shù)據(jù)信息交流同步不及時，任務(wù)通知不及時等問題導(dǎo)致工作效率低，從而使得公司的總體效率變低，業(yè)績變差。

2.2遠(yuǎn)程協(xié)同辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

如今，市面上許許多多的協(xié)同辦公系統(tǒng)表面看起來差不多，而實際的使用功能卻千差萬別。企業(yè)要想在這么多的協(xié)同辦公系統(tǒng)當(dāng)中挑選出一個比較適用的，無異于大海撈針。各式各樣的協(xié)同辦公系統(tǒng)不斷地在我們眼前涌現(xiàn)。但是，目前許多企業(yè)或者單位的協(xié)同辦公效率較低。

大多數(shù)的協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)的功能過于復(fù)雜，但是這些繁雜的功能不一定適用于中小企業(yè)生產(chǎn)生活情況。功能及界面過于復(fù)雜，勢必對于那些不熟悉軟件的用戶產(chǎn)生使用上的困難，實現(xiàn)太多不實用的功能，也在開發(fā)和維護(hù)上產(chǎn)生了不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

2.3平臺的設(shè)計理念

2.3.1數(shù)據(jù)信息及時同步

在進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)同辦公時，整個團(tuán)隊，整個企業(yè)要求辦公節(jié)奏實時同步，企業(yè)內(nèi)辦公流程速度提高的重點是辦公流程中進(jìn)行各個決策的速度。為了更高效率地實現(xiàn)部門之間的交流與決策。對于所依托的遠(yuǎn)程辦公平臺來說，必須高效率地做到這一系列工作流程，要做到實時傳遞數(shù)據(jù)信息到各部門幫助企業(yè)實現(xiàn)高效流程化，幫助企業(yè)高管及時掌握團(tuán)隊情況、實時查看。滿足中小型企業(yè)各類在線辦公需求，實現(xiàn)不同部門、不同地區(qū)辦公數(shù)據(jù)信息實時同步。并且應(yīng)該不再局限于一個平臺，使數(shù)據(jù)實現(xiàn)多端的共享，電腦、手機都可以進(jìn)行存儲、取出等操作，這樣就算身在不同的場景，也可便捷地訪問、查看信息，以便實時做出相應(yīng)的計劃。

比如，不同的部門之間可以進(jìn)行信息、數(shù)據(jù)的實時同步，團(tuán)隊的成員可以進(jìn)行遠(yuǎn)程工作分配及進(jìn)度情況的統(tǒng)計，從而做到高效率的處理其工作過程中問題及實際情況的檢測，減少由于溝通困難、數(shù)據(jù)傳輸不及時而導(dǎo)致整體工作效率低下的情況。

以“釘釘”通訊為參考，“釘釘”的溝通功能做到了高效率、高同步。它可以創(chuàng)建聊天群、實時電話會議、實時短消息等多種方式來達(dá)到同步交流。已查看或未查看的顯示，可讓傳達(dá)消息的人員實時查看消息接收及問題回復(fù)的情況，對于時間過久還未接收的關(guān)鍵信息，系統(tǒng)可以通過實時短消息、實時電話等方法來達(dá)到提醒未接收人員查看信息的目的，從而實現(xiàn)了群發(fā)的短消息的實時性，以此來提高人員的辦公效率。同時多人實時會議也可以讓在不同地區(qū)的辦公人員高效率的交流決策某一個問題。辦公人員加入系統(tǒng)后，不需要存儲同事們的電話號碼，便可在企業(yè)的電話簿中找到相應(yīng)通話人員，使用普通電話、實時消息、實時電話會議等方法進(jìn)行交流。

2.3.2小工具設(shè)計貼合企業(yè)的生產(chǎn)生活

系統(tǒng)包含小工具應(yīng)該貼合企業(yè)的生產(chǎn)生活情況進(jìn)行，根據(jù)使用系統(tǒng)的企業(yè)自身工作方向、工作流程以及工作機制來詳細(xì)制定辦公小工具的具體功能，而不是一味地模仿其他系統(tǒng)或者開發(fā)繁多的小工具。在企業(yè)使用平臺的期間，可以進(jìn)一步了解使用者的建議，對小工具進(jìn)行更新、增添、刪除等，以此逐步制作出適應(yīng)于企業(yè)的辦公工具。

例如，采用地圖定位的方式，為重要的文件提供數(shù)據(jù)防泄漏功能，辦公人員員工只要從相應(yīng)的辦公范圍離開，就會無法查看這些重要文件的內(nèi)容，大大減少了因手機被盜等其他方式而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露。

2.4平臺的設(shè)計路線

協(xié)同辦公系統(tǒng)要在設(shè)計理念的基礎(chǔ)上，做到適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)生活情況，要做到區(qū)別于市面上協(xié)同辦公系統(tǒng)，貼合中小企業(yè)的生產(chǎn)生活，實現(xiàn)企業(yè)真正需要的功能，以提高員工的工作效率為目的，同時要避免繁多的無用功能以此減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。做到“想企業(yè)做想，創(chuàng)企業(yè)所需”。

2.4.1 系統(tǒng)架構(gòu)

采用B/S架構(gòu)，方便開發(fā)人員在開發(fā)的過程中進(jìn)行具體業(yè)務(wù)邏輯的梳理，在代碼的層次分解上使用了三層架構(gòu)和MVC模式。將所有的代碼分成頁面層，邏輯層，和數(shù)據(jù)訪問層，這樣極大地降低了程序員在開發(fā)的過程中進(jìn)行具體業(yè)務(wù)邏輯的梳理。

B/S架構(gòu)是如今社會上用戶最容易接納的工作方式，。該架構(gòu)適用于市面上極大部分瀏覽器，所以作為用戶僅使用其電腦上裝有的瀏覽器就可以快速方便進(jìn)行的查看、添加、刪除等操作， 內(nèi)容一覽無余。

2.4.2 MVC模式

MVC模式的工作流程簡單地說是：首先用戶的請求傳輸?shù)娇刂破鳎罂刂破饕源藖磉x擇與之對應(yīng)模型進(jìn)行調(diào)用，再而后使用業(yè)務(wù)邏輯對使用者發(fā)出的請求進(jìn)行相對應(yīng)的處理，完成后返回對應(yīng)信息數(shù)據(jù)。最終控制器把該數(shù)據(jù)以與之對應(yīng)的視圖格式模型來返回到表示層，以此其顯示給使用者。

MVC 模式以針對 B/S 結(jié)構(gòu)程序為主，將輸出數(shù)據(jù)展示界面與其他代碼盡可能地分離，更加有利于后臺的梳理。

此外，該模式把復(fù)雜的程序變得簡單化，可以更加直接的了解程序的構(gòu)架。把基本的各個部分從原有的軟件系統(tǒng)中分離出來，并且設(shè)定每個基本部分對應(yīng)的功能。界面層里面不存在任何代碼，達(dá)到了把界面層與控制層獨立的目的，以此做到無編程基礎(chǔ)的用戶也可以對程序進(jìn)行了改變，對于協(xié)同辦公系統(tǒng)前端界面的變化更改就會變得十分容易。

2.4.3功能及其實現(xiàn)

因為考慮到人員要在不同的地方協(xié)作完成工作任務(wù)，所以辦公系統(tǒng)的功能要包含日常辦公相關(guān)聯(lián)的情況， 在系統(tǒng)設(shè)計方面不僅要考慮實用性和操作性，同時要保證協(xié)同辦公系統(tǒng)的簡潔安全，此外還要注意控制開發(fā)以及運營的成本。

運用了工作流技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、語義關(guān)聯(lián)技術(shù)、可視化技術(shù)、數(shù)據(jù)模板嵌套等技術(shù)手段，來使得每個模塊都具備相應(yīng)的功能。

在協(xié)同辦公系統(tǒng)中最關(guān)鍵的是工作流技術(shù)， 用來處理具體的事件。用工作流來代替各個具體的事件，用節(jié)點來代替工作流中觸及的各個步驟，通過在節(jié)點上加入相應(yīng)的限制，來到達(dá)流程可以依照現(xiàn)實情況來自動傳輸至位于下一步驟中與其相對的使用者， 以此來達(dá)到整個流程可以成功流通的目的。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)關(guān)聯(lián)在一起，用以對系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計， 將相關(guān)聯(lián)的信息再一次地組合排列，讓數(shù)據(jù)信息以表格、圖表等格式直觀地呈現(xiàn)出來，實現(xiàn)可視化。語義關(guān)聯(lián)技術(shù)用以進(jìn)行搜索、檢索， 以下拉菜單的形式迅速地把與輸入信息相聯(lián)系的所有內(nèi)容呈現(xiàn)出來， 以此來達(dá)成迅速查詢的目的。模板嵌套技術(shù)可以用來建立辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)源，并且可以使用HTML或者Java Script就能做到按照實際情況將所需要的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)必須充分地結(jié)合企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實情況與社會市場的需求情況，分析實際辦公中使用者的反饋意見，以此來使得各個模塊更加的完善。

3結(jié)論

在團(tuán)隊或企業(yè)人員無法聚集辦公的情況下，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公系統(tǒng)尤為重要，可以很大程度保證人員的高同步，高效率的辦公，減少了不必要的資源與實踐消耗。一個真正優(yōu)秀的協(xié)同辦公平臺是當(dāng)下社會各大中小型公司的進(jìn)行日常辦公的重要依托。在實際應(yīng)用中，我們要以“想企業(yè)所想，創(chuàng)企業(yè)所需”為核心理念，提升遠(yuǎn)程協(xié)同辦公系統(tǒng)的完整性和實用性，創(chuàng)造出真正適用于企業(yè)的系統(tǒng)。

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