辦公室文書檔案收集及歸檔工作對策

劉增華

[摘 要]對于事業單位而言，其持續發展需要能夠做到科學決策，而決策的時候就需要做到科學審視過去的發展歷程，此時就需要使用到檔案資料。能夠對于這樣的發展歷程進行準確全面記錄的，也只有辦公室文書檔案。由此需要高度重視辦公室文書檔案收集和歸檔工作的開展。文章從這個角度入手，對于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的價值進行分析，在此基礎上提出對應的辦公室檔案收集和歸檔工作存在的問題，并且制定了針對性的解決方案，希望可以引導辦公室文書檔案收集和檔案歸檔工作步入到更加高質量的狀態。

[關鍵詞]辦公室文書；文書檔案收集；文書檔案歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）11-0094-03

對于事業單位而言，在長期發展的過程中，勢必會積累很多的文書檔案資料，這些文書檔案資料都可以歸結到文書的范疇，需要將其看作為重要的信息情報。因此采取科學有效的方式，去做好文書檔案收集和歸檔工作，是事業單位普遍需要做好的工作。

一、辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的價值分析

首先，現代管理理念，認為需要依靠技術的作用，確保檔案載體能夠轉化為數字化載體，這樣檔案管理就展現出網絡化的特點[1]，這是當前文書檔案管理工作的基本訴求。對于事業單位而言，辦公室需要正確認識自己在此方面的職能，確保可以切實做好文書檔案的收集和歸檔工作；其次，越來越多的事業單位開始意識到自身發展與文書檔案之間的關系，在實際發展決策中會更多地使用文書檔案來作為依據，確保決策的科學性。以社區服務部門為例，各種社區的基本資料，服務方案的制定，服務活動價值判定等，都是重要的信息，這些信息可以給予后續社區服務工作的開展奠定良好的基礎。從這個角度來看，正確看待辦公室在文書檔案收集和歸檔中的角色，思考更加有效的文書檔案收集和歸檔方式，引導實際文書檔案收集和歸檔質量朝著更加理想的方向發展，這樣將使得事業單位能夠步入到更加持續性的發展狀態。

二、當前辦公室文書檔案收集和歸檔工作存在的問題

新形勢下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的環境在慢慢變化，事業單位在此方面的投入也有所差異，因此不同的辦公室采取的是不同的文書檔案收集和歸檔機制，也展現出不同的效益。從整體角度來看，在此方面的缺陷和短板還是比較多的，如果不能采取針對性的措施去改善，勢必會對于事業單位的未來發展造成不良影響。其問題集中體現在：

（一）文書檔案收集和歸檔處于邊緣化的狀態，對應制度架構不健全

很多事業單位，不是很重視文書檔案收集和歸檔工作的開展，認為沒有必要，需要將焦點放在事業單位改革上，資料只需要進行適當的整理即可，沒有必要專門進行投入。在這樣的環境下，文書檔案收集和歸檔工作人員的崗位價值不被認可，各個部門也不會積極配合對應的工作，實際文書檔案收集和歸檔的制度架構也處于不健全的狀態，文書檔案管理和歸檔工作很快就處于粗放的狀態，在很多事業單位中就發現檔案格式比較混亂，檔案命名不科學，檔案內容也存在很多殘缺，歸檔的效率比較低，常常出現在當年整理去年檔案資料的情況，這樣就使得實際文書檔案收集和歸檔工作處于比較粗放化的狀態。如果這樣的局面長期得不到改善，事業單位未來的發展勢必會因此受挫。

（二）現代技術對于傳統方式造成沖擊，收集處理方式不科學

在現代技術不斷發展的背景下，傳統檔案管理方式已經跟不上發展的步伐了。比如部分事業單位會將辦公自動化系統使用到日常工作中去，一些原本需要人力完成的工作，會被設備或者機器所替代，這樣就使得檔案收集和歸納的工作形勢發生了變化，整體的工作效率得到了提升，一些重復性的工作可以交給系統來完成。在這樣的過程中，對應的檔案管理和歸結人員需要有著更加高的素養和技能才能夠做好對應工作。同時，某些事業單位可能還難以進入到無紙化辦公的狀態，文書檔案會選擇兩種方式保存，這樣會增加實際投入成本，檔案管理的難度也在不斷提升。部分事業單位不是很重視檔案信息化建設的投入，對應設備和軟件難以跟上發展節奏，信息化也處于步履維艱的狀態，這樣也會對應實際檔案收集和歸檔工作的變革造成不良影響。

（三）檔案管理專業人才處于缺乏的狀態，人才引入和培養投入不足

很多人在看待檔案管理工作的時候，會簡單地將其看作為文秘工作，認為這是一項十分清閑沒有挑戰性的工作[2-3]。很多檔案管理工作人員都是轉崗過來的，年齡通常比較大，他們所了解的檔案管理工作，是以傳統的手段來進行的，他們在檔案管理理論方面，在檔案管理信息化系統使用方面，檔案管理方式創新方面，顯然難以展現出積極性，對于自身崗位工作的認知也不是很清楚，這樣就處于消極的工作狀態。某些事業單位在實際檔案管理人才隊伍構建方面不夠重視，在人才引入或者人才培養方面的投入不足，這樣就難以有理想的產出，實際的檔案管理人才隊伍的專業化程度，自然也處于比較差的狀態。

三、辦公室文書檔案收集和歸檔工作問題改善策略

作為事業單位，辦公室文書檔案收集或者歸檔工作的低效化，是長期思維意識認知偏差、投入不足、對應制度架構不合理、對應崗位人才不專業所導致的，面對這些綜合性的因素，就需要采取針對性的方式來解決。

（一）建立完善的文書檔案收集和歸檔制度

首先，事業單位的領導需要正確認識文書檔案收集和歸檔工作的價值，要學會從事業單位長久發展的角度審視此工作的意義，高度重視此方面工作的開展，積極在制度架構方面進行投入，邀請專家對于當前制度存在的不足進行研判和分析，然后進行制度優化，確保實際制度架構的科學合理，這樣就可以引導后續的文書檔案收集和歸檔工作朝著標準化的方向發展和進步；其次，形成精細化的文書檔案收集和歸檔工作程序，將文書檔案收集和歸檔中的細節進行備注，無論是文書的起草，還是文書的審核，乃至是文書的印刷，亦或是文書的傳遞，或者是文書的執行，都需要確保能夠依照程序來進行，避免出現文書外流的情況，做好文書保密保管工作，這樣才能夠引導實際的文書檔案管理工作朝著更加高質量的方向發展；第三，應注重文書檔案收集和歸檔工作責任制度的建立，確保對應崗位的人員，相關配合的部門或者成員，可以正確認識自己在此環節中的價值，能夠依照對應的程序和制度要求做好本職工作。依靠上述的制度架構，使得事業單位文書檔案收集和歸檔工作進入到更加合規的狀態。最后，需要看到的是事業單位檔案管理工作制度的設計，在一開始可能是沒有多少問題的，但是在時代不斷發展的過程中，對應的缺陷可能慢慢衍生，此時就需要以發展的視角看待，不斷進行制度的優化，這樣就可以使得實際的檔案管理工作制度更好地發揮效能，引導事業單位檔案管理工作進入到更加科學的狀態。

（二）創新文書檔案收集和歸檔工作方法

需要看到的是，當前是新技術不斷發展的時代，技術對于各個領域的影響力在不斷提升，對于文書檔案收集和歸檔工作而言，也需要樹立創新意識，改變以往的檔案管理模式，積極實現新的技術，來優化文書檔案收集和歸檔工作[3]。在此過程中需要做好的工作主要有：其一，對于事業單位辦公室文書檔案收集和歸檔工作經驗進行歸結，積極引入信息技術，建立對應的文書檔案信息系統，確保系統在架構的過程中，可以詳細了解系統的需求，通過設定科學的模塊，確保對應系統功能與日常的檔案管理工作保持吻合，由此引導實際事業單位文書檔案收集和歸檔工作進入到信息化的狀態；其二，積極在事業單位內部開展宣傳工作，確保事業單位檔案管理人員正確看待信息技術的價值[4]，以創新意識參與到實際的信息技術使用格局中，不斷實現技術與日常工作之間的銜接，促進事業單位檔案管理工作朝著高質量的方向發展和進步；其三，在引入對應系統或者軟件的時候項目，需要形成對應的試運行制度，確保在此過程中對應的工作人員可以不斷地了解系統或者技術，在掌握其使用技巧的基礎上，對于其效益進行科學評估，這樣就可以確保各方面主體能夠以主動的心態參與到實際的系統或者軟件使用格局中，引導實際的信息化發展朝著更加理想的方向進展；其四，注重基于信息技術的檔案管理系統的維護和更新，尤其是在當前信息技術快速發展的背景下，新技術不斷替代舊技術，此時就需要與之合作的供應商可以更好地做好自身的服務工作，確保迅速進行系統的維護和更新[5]，在不同的情況下適當增加對應的模塊或者功能，這樣可以引導實際的系統更好地發揮實際的效能。

（三）打造專業化的文書檔案管理人才隊伍

需要看到的是，無論是文書檔案管理制度的改革，還是文書檔案管理信息化的發展，都需要對應的文書檔案管理工作人員切實參與進去，正確看待新技術與檔案管理工作之間的關系，然后成為實際新技術或者新理念的貫徹者[6]。為此就需要有著專業化的文書檔案管理人才隊伍。在此環節，需要做好的工作主要有如下幾個方面：其一，人才引入層次。積極從高等院校，人才資源市場去選聘信息素質高，檔案管理理論基礎夯實，檔案管理經驗豐富的人才，將他們作為文書檔案管理工作的人力資源基礎，給予他們良好的待遇和薪酬，創設良好的工作環境，鼓勵他們在本職工作崗位上提出自己的意見，確保實際的檔案管理工作創新氛圍得以構建，這樣他們將成為對應文書檔案管理工作創新的行為主體；其二，人才培養層次[7]。無論是新引入的文書檔案管理人員，還是當前在職的文書檔案管理人員，都是重要的人力資源，要想切實發揮其人力資源的潛能，就需要建立完善的人才培養教育體系[8]。在此方面需要關注的是，要形成更加長久性的人才培養計劃，關注檔案管理改革的訴求，將其融入到實際的教育培訓課程中去，然后選擇合適的教育培訓模式[9]，建立教育培訓激勵機制，確保各方的行為主體可以以主動的心態融入進去，確保自我的專業素質得到不斷的發展和進步。當然需要看到的是，無論是人才的引入還是人才的培養，都需要形成健全的投入機制，建立專門的投入制度，確保可以有著更多的資源去邀請更加專業的人才隊伍，這是事業單位管理者必須要思考的問題。

四、結語

綜上所述，辦公室文書檔案收集和歸檔工作不能以簡單的態度或者簡單的方式去進行，要正確看待其對于事業單位的發展價值，形成健全的投入機制[10]，確保實際文書檔案收集和歸檔工作內容不斷細化，文書檔案收集和歸檔工作方式不斷調整，文書檔案收集和歸檔工作機制不斷構建，這樣文書檔案收集和歸檔工作環境會更加理想，更好地發揮文書檔案收集和歸檔工作的多維度效能。當然也需要看到的是，事業單位文書檔案管理工作問題的改善，不是一朝一夕就能夠實現的，在此過程中還需要形成健全的投入機制，創新文書檔案收集和歸檔工作方法[11]，打造專業化的文書檔案管理人才隊伍，由此才能夠達到理想的改革格局。

參考文獻：

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