檔案資料的規(guī)范管理探索

李建云

摘要：在當(dāng)前檔案資料管理工作踐行上，重視資料的規(guī)范管理，對于改善檔案資料管理效益有積極意義。而且通過規(guī)范化的檔案管理，還可以確保檔案管理工作能夠切實(shí)滿足管理訴求，保障檔案管理工作的品質(zhì)和效益。本文在觀點(diǎn)分析上，就如何實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范管理進(jìn)行了觀點(diǎn)的分析和闡釋。

關(guān)鍵詞;檔案資料;規(guī)范管理;探索

對于國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及社會(huì)組織、企事業(yè)單位而言，其在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)參與的過程中，檔案資料指的是其通過社會(huì)活動(dòng)參與形成，有一定參考價(jià)值的不同載體形式的總稱。檔案資料和檔案以及資料之間存在一定的關(guān)聯(lián)，但是彼此間也會(huì)有差異存在。為此，結(jié)合具體的實(shí)踐來說，要重視檔案資料的科學(xué)管理，制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，充分確保檔案資料價(jià)值的凸顯，促使在進(jìn)行檔案資料的管理上，可以達(dá)成規(guī)范化、科學(xué)化以及常態(tài)化管理要求。

一、關(guān)于檔案資料管理的基本認(rèn)知

結(jié)合目前來看，人們在進(jìn)行檔案資料的認(rèn)知和理解上，一般是將其看作是一種普通的文件和文獻(xiàn)資料。這些資料一般是對人們的工作、生活以及學(xué)習(xí)在特定時(shí)間范疇內(nèi)有較為出色的參考價(jià)值。立足管理實(shí)踐的角度來說，通常包括了兩種情況，分別是在進(jìn)行檔案資料管理上，將其看作是短期資料進(jìn)行管理，一般管理的時(shí)間范疇設(shè)定是1-10年左右。此外還有一種是將其看作一般性資料進(jìn)行處理。對于這種檔案資料，在管理上，通常是處于自然化管理的模式，對其沒有進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范性管理。

二、檔案資料規(guī)范管理過程中的問題

結(jié)合當(dāng)前檔案資料管理的現(xiàn)狀來說，在進(jìn)行管理上，雖然制定了一些管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在具體的管理工作開展上，依然還存在較多的問題和不足。結(jié)合目前檔案資料管理現(xiàn)狀來說，存在的問題是：

（一）多數(shù)檔案資料沒有得到正確的對待

結(jié)合檔案資料管理現(xiàn)狀來說，很多情況下，在進(jìn)行檔案資料管理上，由于其和檔案之間存在一定的差異。所以導(dǎo)致很多時(shí)候?qū)τ跈n案資料的管理，并沒有給予正確的對待，也缺乏進(jìn)行檔案資料的權(quán)威認(rèn)證。致使很多時(shí)候，人們在檔案資料管理上，依然處于模糊認(rèn)識狀態(tài)。這種檔案資料有時(shí)被看作是檔案進(jìn)行處理，有時(shí)也被看作是一般性資料。也就是說，若是有需要，那么這些檔案資料的性質(zhì)就轉(zhuǎn)變成了檔案。若是沒有需要，則其被看作是普通資料。自然，在進(jìn)行管理上，采取的管理方式也會(huì)存在不通過的差異。若是為普通資料，則會(huì)隨意堆放，不重視資料的管理工作。

（二）檔案資料人為缺“位”，無法施展其“為”

根據(jù)“為”與 “位”的辯證哲識：有“為”才有“位”，有“位”才能有“為”的理解， 可以是先有“位”，在既定“位”上充分發(fā)揮其價(jià)值，然后才有所 作“為”。

作為一種客觀存在，檔案資料本身是有一定“位”的。但是這種“位”得不到外界的肯定，這也導(dǎo)致其價(jià)值難以真正凸顯出來。

（三）對于檔案資料管理缺乏規(guī)范制定

對于檔案的管理，已經(jīng)有相對成熟的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是對于檔案資料管理，目前在管理上，缺乏行之有效的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。結(jié)合既有的規(guī)定來說，缺乏行之有效的檔案資料管理規(guī)定，這也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案資料的具體管理上，由于規(guī)范的缺失，致使管理工作難以真正凸顯，也無法真正展現(xiàn)出管理資料的價(jià)值。事實(shí)上，檔案資料本身存在是合理合法的，但是當(dāng)前缺乏相應(yīng)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的制定，致使在進(jìn)行檔案資料的管理和認(rèn)定上，依然存在缺失。

（四）規(guī)范管理機(jī)制和體系匱乏

在進(jìn)行檔案資料管理工作踐行上，在當(dāng)前的管理中，缺乏相應(yīng)合法規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《中華人民共和國檔 案法》第 55 條中的檔案資料術(shù)語的使用，標(biāo)明檔案資料是一種存在合法性的事物，也是一項(xiàng)合法性的工作，對其進(jìn)行的系列工作應(yīng)該具備一定的系統(tǒng)性與規(guī)范性。但是結(jié)合具體的實(shí)踐來說，在工作踐行上，缺乏行之有效的法律、法規(guī)支撐，也沒有與之對應(yīng)的行業(yè)規(guī)范契合，致使在進(jìn)行檔案資料管理上，缺乏規(guī)范性。

三、檔案資料管理規(guī)范制定

為進(jìn)一步提升檔案資料管理的規(guī)范性，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資料管理范疇和管理效益的拓展，在進(jìn)行檔案資料的管理工作開展上，目前考慮到很多人對檔案資料存在模糊認(rèn)知，所以要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范的制定，第一步是確保人們能夠?qū)n案資料有清晰、全面的認(rèn)知。其次是結(jié)合檔案資料管理要求，進(jìn)行相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定。

（一）強(qiáng)化對檔案資料的正確認(rèn)知

首先是要對檔案資料有正確的認(rèn)知。檔案資料和檔案以及資料均有一定的關(guān)聯(lián)，但是與二者又有區(qū)別。所以在進(jìn)行檔案資料的界定上，要對其性質(zhì)有清晰了解，明確檔案資料的特點(diǎn)，以及性質(zhì)，及其使用價(jià)值。通過對檔案資料正確認(rèn)知的構(gòu)建，可以確保在進(jìn)行檔案資料的管理工作踐行上，能夠切實(shí)立足發(fā)展視角出發(fā)，保障管理效益的同時(shí)，盡可能確保在檔案資料管理上，有正確的認(rèn)知。

要想保障檔案資料管理的效益，首先必須要確保在認(rèn)知上正確。通過實(shí)現(xiàn)正確的認(rèn)知，可以提升檔案資料管理工作的效益，保障管理工作品質(zhì)，同時(shí)盡可能確保在進(jìn)行檔案資料管理工作開展上取得較好的管理成績和管理效益。

（二）制定檔案資料管理規(guī)范

在進(jìn)行檔案資料管理上，還要制定科學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案資料管理工作的開展來說，當(dāng)前缺乏行之有效的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)制定。為此，要求在進(jìn)行檔案資料的管理工作踐行上，必須要始終立足發(fā)展視角出發(fā)，重視管理資料規(guī)范的制定，通過規(guī)范的制定，為開展檔案資料管理工作提供必要的支撐。

在進(jìn)行管理規(guī)范制定上，首先是結(jié)合檔案資料管理訴求，有針對性的進(jìn)行相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定。管理標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該對檔案資料管理的性質(zhì)、管理工作要求以及管理工作標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)、清晰的闡釋。通過清晰的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，確保在進(jìn)行檔案資料管理工作開展上，能夠有更為出色的管理效益，提升管理工作的綜合水平。通過完善的管理規(guī)范制定，為當(dāng)前更好進(jìn)行檔案資料管理工作提供了切實(shí)可行的管理標(biāo)準(zhǔn)支撐，促使在進(jìn)行檔案資料管理工作踐行上，能夠有更為出色的管理效益。

四、總結(jié)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，我們也應(yīng)該關(guān)注檔案資料管理工作，并制定科學(xué)、規(guī)范的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)。本文在觀點(diǎn)分析上，立足發(fā)展視角出發(fā)，就如何有效進(jìn)行檔案資料管理工作踐行，提升檔案資料管理工作的拼字和效益進(jìn)行了分析，并提出立足檔案資料管理工作開展現(xiàn)狀來說，必須制定科學(xué)、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案資料管理工作的品質(zhì)和效益。

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