因公臨時出國（境）工作跨越式發展探索

孫思

摘要：本文以武漢大學為例，從規章制度、信息化建設、管理人員隊伍等方面，對因公臨時出國（境）工作實現跨越式發展進行了探索

關鍵詞：因公臨時出國（境）工作;跨越式發展;探索

因公臨時出國（境）工作是高校外事工作的重要組成部分，其中因公臨時出國（境）任務的審批是該項工作的核心環節。傳統的紙質審批方式是出訪人員持紙質材料周轉在多個相關部門按序依次完成流程，耗費了大量的時間和精力，也產生了重重的矛盾，無法達到學校提升職能部門管理水平和服務效率要求。因此，工作方式的改變勢在必行。近年來，我校積極探索，主動實踐，通過進一步建章立制、建立信息化工作平臺，加強管理人員隊伍建設，我校的因公臨時出國（境）工作實現了跨越式發展。

一、完善的管理規定是因公出國（境）工作跨越式發展的保障

規章制度是因公臨時出國（境）工作有序發展的重要保障，是因公臨時出國（境）工作規范管理的重要依據 ，是實現工作目標的有效措施，是管理人員和出訪人員共同遵守的行為準則，具有指導性作用 。因此，進一步完善規章制度成為轉變工作方式的重要切入點。隨著我校因公臨時出國（境）交流活動的日益頻繁，原有的管理規定已不能覆蓋發展的需要，有些方面無章可循，存在制度盲區。制定與時俱進的符合新形勢發展的管理規定顯得尤為重要，也是推進因公臨時出國（境）工作跨越式發展的必然要求。經過反復討論、調研和論證， 《武漢大學因公臨時出國（境）審批與管理辦法》于2019年4月印發實施。該辦法的制定既準確的把握了政策尺度， 又重視了工作中各個環節的方方面面 。主要體現在：首先，重新梳理了因公臨時出國（境）審批工作的相關部門，進一步明確各部門職責范圍 。其次，重視分類管理，區分學術類任務和非學術類任務，體現不同的政策導向，實現區別管理。再次，針對特殊群體的出訪人員，如外籍和港澳臺地區的教授學者、離退休返聘人員等做了明確規定。最后，進一步細化因公證照的管理辦法。另外，“因公臨時出國（境）業務工作手冊”、“因公臨時出國（境）業務辦理指南”等的出臺，為工作方式的轉變和發展提供了有力的保障。

二、信息化建設是因公臨時出國（境）工作跨越式發展的核心

因公臨時出國（境）工作的核心是出訪任務的審批環節。傳統的紙質審批流程繁瑣、節點復雜、耗時耗力、矛盾重重，成為該工作的痛點難點投訴點。從2016年開始，我校對因公臨時出國（境）工作做了大量信息化建設，對審批流程進行了不斷的升級優化，逐步建立了集出訪計劃申報、出訪任務申報、出訪公示、出訪任務審批、出訪總結、因公證照管理和檔案管理等多個模塊為一體的因公臨時出國（境）綜合服務管理系統（以下簡稱管理系統），實現了因公臨時出國（境）審批工作無紙化全線上辦理。隨著智能證照保管柜（系統）的使用，實現了因公證照管理智能化。隨后，覆蓋各個校區及附屬三家醫院及的外事自助服務終端（系統）的啟用，方便了出訪人員就近自助打印相關材料。外事服務手機APP上線，實現了移動辦公。與此同時，管理系統分別和智能證照管理柜（系統）、外事自助服務終端（系統）、學校檔案管理系統的數據互聯互通，既方便出訪人員隨時掌握審批進程、查閱個人因公證照信息等需求，也利于管理人員及時審批出訪任務、了解因公證照歸還狀態、優化檔案整理等工作。信息化建設實現了的工作方式的轉變，實現了跨部門的數據共享，實現了管理與服務的融合，形成了精簡而高效的工作模式，向教職工提供了規范而透明的業務服務，體現了高校因公臨時出國（境）工作管理部門的核心價值。

三、專業化的管理隊伍是因公臨時出國（境）工作跨越式發展的關鍵

全線上的因公臨時出國（境）審批工作對管理人員提出了更高的要求，專業的服務和管理是實現工作跨越式發展的關鍵。首先是專業的外事秘書隊伍。二級單位的外事秘書是因公臨時出國（境）審批環節的第一步，也是連接歸口管理部門與出訪人員的紐帶和橋梁。外事秘書的審核工作奠定了審批流程順利進行的基礎。為此，我校國際交流部積極通過業務培訓、政策宣講、工作坊等多種形式，加強與外事秘書隊伍的聯系，提升外事秘書隊伍的業務能力，由原來的弱聯系變為強聯系，從而打好高效運轉的基礎，夯實審批工作的地基，外事秘書隊伍的專業能力得到了不斷提高。 其次是專業的歸口管理部門外事隊伍。我校國際交流部因公臨時出國（境）審批中心的管理人員均具有多年專業的工作經驗。根據因公臨時出國（境）工作的特點和要求，實行工作崗位精細化的分工協作，密切配合，為學校教職工提供專業的服務為宗旨。為了適應信息化時代的發展，管理人員不斷學習、升級、優化個人的知識儲備，全面參與管理系統的設計、再造和重塑，提升了專業能力，具備了與工作相適應的專業素養。 最后是專業的湖北省外辦駐我校工作人員隊伍。為改善因公臨時出國（境）工作的服務質量，2018年1月，我校引入湖北省外辦外服中心工作人員進駐我校辦理相關因公證照、簽證、簽注等業務工作。這些熟悉高校因公臨時出國（境）工作的人員提供的專業服務，極大的提升了我校因公臨時出國（境）工作的質量與水平。

我校因公臨時出國（境）工作從完善管理規定、信息化平臺建設和提升管理人員專業素養等方面進行了實踐探索，使原來校內投訴較為集中的痛點工作轉變為示范性亮點工作。從囿于現狀到勇于突破，實現了跨越式發展。

參考文獻

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