320 MW機組運行許可證延續項目文件收集歸檔研究

章外明，劉 鑫，李 祎

(中核核電運行管理有限公司，浙江 海鹽 314300)

浙江省的經濟實力在國內名列前茅，但是能源資源儲量相對較少，特別是一次常規能源資源匱乏。因此，發展核電十分必要。秦山核電320 MW機組自投運以來，截至2021年4月，安全穩定運行近30年，對環境保護、應對氣候變化等方面做出了重要貢獻。

從秦山核電320 MW機組在中國核電發展的地位來看，其運行許可證延續將是中國核電機組的首次嘗試。作為第一個考慮運行許可證延續申請的核電機組，若能成功獲得國家核安全監管當局的批準而延長運行壽期，必將再次成為我國核電機組長期安全運行的示范機組。自此將形成我國核電廠運行許可證延續技術體系和相關核安全法規標準體系的基本架構，對我國運行核電廠壽命管理工作和許可證延續安全監管起到良好的示范作用，具有重要的戰略意義。

從檔案的價值體系分析，檔案是各單位在管理事務活動中產生的，是反映各單位各項工作的真實記錄。該項目是國內首個運行許可證延續項目，因此對特定項目做到檔案體系的特性分析，提出有針對性的問題，發現其中的難點，提出相應的對應策略，依照策略積極實踐，最終做好項目檔案的收集、整理與利用，體現檔案的現實作用價值、經濟價值、文化價值，對當前與后續相似的項目開展具有積極的作用。

1 運行許可證延續項目檔案管理的特點

項目檔案是指從項目的提出、可行性研究、立項、審批、勘察、設計、采購、施工、監理、生產準備、生產試運行到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值、各種形式的歷史記錄。項目檔案不僅反映了項目實施的整體面貌，而且反映了電廠設備、設施改造維修及一系列的發展變化。

1.1 實施范圍復雜，制定歸檔計劃難度大

依照320 MW機組運行許可證延續項目(簡稱“本項目”)的實施范圍批復文件，反映出該項目包含基本理論分析工作、安全評審工作、工程改造工作、承諾項實施工作、基礎設施建設工作，還有各專項驗收工作等。

項目范圍的專業覆蓋面廣泛，需實施工作數量多，文檔人員在檔案前端控制、擬定檔案歸檔計劃階段遇到困難，針對基本理論分析工作將產生的最終交付成果無法準確界定；針對工程改造工作將實施的具體改造項目事項摸底不清；承諾事項實施工作中，隨著項目不斷深入推進，事項范圍逐步變化。以上幾種情況導致文檔前端控制難以按照以往經驗制定具有指導意義的歸檔計劃。

1.2 項目跨度時間長，歸檔跟蹤難度高

本項目于2014年年底項目初步立項，計劃于2021年年中項目完成，其項目整體跨度近6年時間。具體工作子項如基本理論分析工作、最終安全分析報告升版工作等貫穿全項目周期。工程改造項目等也經歷了Q1-OT117至Q1-OT120四次大修周期。

在項目實施初期，各子項項目檔案就開始產生，由于各子項工作跨度長，其檔案的生成特點是“階段性產生，總量上遞增”。在階段性產生的同時還伴隨著檔案的版本遞增，由此全面跟蹤確認檔案的最新數量與版本是較為困難的工作。

1.3 項目實施方式與傳統基建項目不同

通常的基本建設項目在各階段之間有較為明顯的時間界限，每個階段完成之后，可以較為容易地評估檔案收集整理的真實性、完整性、系統性。

本項目的具體實施過程分布于工程改造項目、承諾項相關改造項目之中。其特點是每一個工程改造項目自身包含立項至驗收的各環節。以運行許可證延續項目的全局視角觀察，該項目特點則為大項目內嵌套各完整的子項。在此嵌套模式之下，參考以往經驗，依照大項目時間節點劃分檔案形成階段的方法無法適用，需進一步研究項目實施的特性，制定“嵌套”模式下的檔案收集整理方法。另在項目“嵌套”模式之下，各階段可分解為并行的子項，此種情形為檔案管理工作帶來新的挑戰。

1.4 電子文件應用模式下，檔案歸檔工作面臨新局面

2016年國家檔案局發布《建設項目電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》(檔發〔2016〕11號)，其目標為“推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發展，提升建設項目電子文件和電子檔案管理效率”。

秦山核電目前使用的EAM、ECM系統均支持電子文件的生成與利用。在本項目中，已經產生了部分電子文件，分布在行政文件、信函、會議紀要、記錄報告、設計文件等范圍中，但同時也有紙質記錄的產生，如試驗記錄、質量計劃實施記錄等，當前項目檔案的形成情況為電子檔案與紙質檔案并存。由此在利用電子檔案，減少紙質檔案歸檔的前提下，如何保持體現項目檔案的完整全貌成為新的挑戰。

2 項目檔案管理新策略的選擇

本項目文件歸檔工作面對以上新的問題與挑戰，需對問題進行細致分析并制定主要的管理策略，以制定可實施的具體工作方式和方法。

2.1 文件前端控制策略

依照文件形成的生命周期，在檔案產生階段則需要前端控制工作的介入，以全面的檔案形成范圍、完整的文件體系為文件的產生提供服務。

在前端控制能力中，首先需解決的是對項目檔案的范圍有清晰的認識。項目檔案是隨著項目推進不斷生成，要厘清項目檔案范圍，文檔管理人員需深入項目組織，持續且準確地依照項目前期立項檔案、項目計劃方案等形成與檔案管理工作結合的項目檔案范圍。其次，在項目文檔控制工作中，需明確文檔的管理職責，其中包括文件生成階段、移交歸檔階段的職責。通過責任確權，保證在文件生命周期全過程中均有管理歸屬，以保障最終檔案收集的完整準確。第三，文件生成的質量、文件之間的系統聯系需完整的文件體系作為保障。建立與評價現有文件體系是否適用于該項目，并進行完善補充，以滿足文件體系能夠覆蓋項目全周期。

2.2 項目檔案持續跟蹤策略

本項目整體周期、各子項工作周期跨度多年，保持項目檔案的整體完整準確，需檔案管理體系具備長周期內跟蹤項目檔案的能力。

建立持續跟蹤能力過程中，首先需對項目的時間節點有所掌握，項目文件歸檔工作在全局方面需依照時間節點進行，尤其是在此長周期的項目中，需依時間、分階段實施文件歸檔。其次，本項目在項目實施中具有項目“嵌套”的特點，對嵌套子項檔案仍需建立持續跟蹤能力，在此方面應對子項目的進度計劃全面掌握，以掌握項目最底層項目進展。第三，該項目檔案產生于各專業領域、各職能部門，文件歸檔工作需與各職能部門溝通配合。需全面分析項目檔案產生部門來源，對于項目計劃中未明確提及的部門，應保持長期溝通，并跟蹤相關項目檔案產生的最新動向。

2.3 改進項目檔案整理歸檔策略

本項目由于項目“嵌套”模式、電子文件的應用，采用傳統的文檔整理策略已經不完全適用，需依照項目檔案特點加以改進優化。

在項目檔案歸檔整理工作中，首先應建立以事項為中心的整理歸檔思路，在不同類型檔案中，以事項為主線，依照檔案內容的有機聯系加以整理，避免以往同一事項分散在不同類型檔案中而不便于系統性查閱的問題。其次，工程改造項目檔案整理應開辟新策略，以“子項”視角整理檔案，用大項目內嵌小項目檔案的思路指導檔案整理。第三，在電子文件利用推廣前提下，考慮紙質檔案、電子檔案的完整性和系統性。目前電子文件應用之下，紙質檔案歸檔不全面是現實問題，需要通過電子檔案的虛擬組卷研究，以保證項目檔案完整且具有系統性。

3 項目檔案管理實踐

針對本項目特點、檔案歸檔工作中的難點與挑戰，在項目過程中依照檔案管理策略，革新管理方式方法并加以實踐驗證，滿足項目檔案四性要求。

3.1 提高項目文檔前端控制能力

(1)繪制項目事項圖，指導建立歸檔范圍

依照項目主要建設內容：運行許可證延續評估對象篩選、老化管理評估、特定對象時限老化分析、最終安全分析報告的升版、運行許可證延續環境影響評價、運行許可證延續申請報告編制、評審及運行許可證延續獲準后的承諾活動實施等；實施運行許可證延續所需的系統或設備改造等。結合工程改造項目細分規劃，繪制出項目歸檔范圍事項例圖(如圖1所示)。

圖1 項目歸檔范圍事項例圖

(2)明確項目檔案管理職責

2016年發布《關于調整秦山320 MW機組運行許可證延續(OLE)項目組織機構成員的通知》(中核運行人事發﹝2016﹞112號)，文檔管理人員分別加入項目指揮部、項目執行小組，將文檔管理納入項目計劃管理、合同管理、質量保證體系。根據本項目的特點，建立了全面、有效的文檔管理體系，對項目文檔實施分級管理和責任歸口管理，加強文件控制和檔案的收集整理及歸檔工作，不斷創新文檔服務機制，積極探索提高文檔管理水平的手段和方法，為項目建設和實施提供全方位的文檔信息服務和支持。

(3)改進項目文件體系

文件體系的搭建與控制，是文檔管理工作的基石之一。秦山核電技術文件體系劃分為大綱、技術手冊、技術規程、圖紙、記錄等5大文種。在項目實施過程中，依照文件生成的需求，不斷擴展文件體系子類型，在技術改造(CM)領域，依照技術改造工作的實際內容，在技術文件體系中設置了43類子類型，這些子類型涵蓋了技術改造工作的全部階段。

在文件編碼方面，為配合項目實施，專門為基礎理論研究相關工作報告制定了編碼號段，為技術改造文件制定了專用編碼規則。具體則為在技術改造文件編碼的最末段“文件流水碼”段將技術改造項目編號融入其中。該段編碼總長9位數字碼，前6位為技術改造項目編號，后3位為分項流水碼。如此設計該編碼格式，在文件查詢利用時清晰明了，同時也有利于在項目完工后的檔案收集整理。

3.2 提升項目檔案全程跟蹤能力

(1)重點跟蹤各工程改造項目進度計劃

工程改造項目首先為總體計劃，依照項目規模、難易程度，逐步將項目一級進度豐富遞增為項目二級、三級、四級進度計劃，并不斷滾動更新。文檔管理者需根據實際能力選擇其中一種進度計劃作為文檔跟蹤控制的依據。通常可選擇項目三級進度計劃加以實施，三級計劃詳略得當，文檔人依照其中的項目里程碑、項目節點定期進行相關文檔的收集，同時控制項目階段內的文件質量。各工程改造子項計劃更為細致具體，對其加以跟蹤可以將文檔收集工作的階段分割得更為精準。將文檔收集的工作較為平均地分散在各工作周期內，文檔人員則有更充足的時間對文檔的四性進行檢查控制。

(2)通過項目預算執行跟蹤合同文件

本項目為時間跨度長的重點項目，合同文件管理是文檔管理工作中的重要部分。在以往項目合同管理中，檔案管理處于工作后端，依賴合同部門提供項目檔案數據，且不具備合同檔案完整性核查的能力。在此項目過程中，文檔管理人員打破思路，改變以往被動接收的方式，通過學習使用公司SAP系統，依照項目預算代碼范圍，定期查詢合同簽訂情況、合同文件的簽訂形式，作為合同檔案核查依據。并將核查結果反饋項目管理組進行二次核對，保證合同檔案的完整。

(3)通過合同文件、技術規格書收集執行文件

合同文件的完整收集，其進一步目標是了解項目具體實施內容，依照合同收集項目各項工作開展后產生的檔案。在各類合同中，例如技術服務合同、設備采購合同等，詳細描述了范圍內的事項深度。文檔管理人員深入讀取匯總這些信息，建立完整的合同執行文件跟蹤機制。依照合同內約定的時間點、移交項，逐項按階段、按時限完成文檔規劃、文檔收集的工作任務。

3.3 協調收集公司內部形成的文檔

本項目文檔形成來源分為外部文檔與內部文檔。外部文檔可以通過合同跟蹤、合同執行文件跟蹤加以規劃與收集，內部形成的文檔一直是規劃收集工作中的弱項。在以往項目活動中，存在內部形成的文檔由于收集不及時而最終移交不完整的情況。文檔管控工作深入參與到項目實施，達到內部文檔完整收集的工作效果。

在本項目技術改造工作的開展中，各專項組、技術部門承擔了具體事項的開展工作，文檔管理人員依照工作節點、工作文件清單主動對接相關工作班組，及時收集、檢查、整理項目檔案。對長期實施的工作項，文檔管理人員與工作負責人員溝通協調，合理劃分工作階段，探索項目檔案分階段移交歸檔方式，通過定點跟蹤收集的方法保障項目文檔完整性、安全性整體可控。

3.4 項目檔案整理機制的改進

本項目實施方式與傳統基本建設項目有所不同，因此檔案整理的方式方法需遵循項目的特點進行改進，以符合并展示項目的全貌。

(1)按件收集、組卷歸檔

本項目的實施范圍中，體現出基本建設事項少，理論研究事項、工程改造事項占絕大部分工作。其在文件產生方面則表現為，逐個事項產生的單件文件多，工程建設類按卷產生的少。在設計環節，文件產生大多為設計院或本單位逐份產生，并不斷升版，與傳統基本建設項目的整卷生成有所不同。因此，文件收集積累工作是長期按件收集的過程。

工程改造項目在實施過程中，是通過工單形式開展現場工作，每一份工單，最終形成其對應的工作包完工文件。在工程改造項目現場實施完畢之后，經過驗收評價，產生項目關閉包文件，其內容涵蓋了項目的全過程。在通常情況下，工程改造項目關閉包文件是按一件文件對待的，其優勢在于為一個工程改造項目下的全部文件集合。但其劣勢在于所有文件集合為一個文件包，其內部細節展示不清，詳細信息查詢不便利，在內部文件多的情況下，則成為檔案查詢利用的瓶頸。

鑒于以上情況，本項目檔案整理工作著重考慮各工作項目檔案的完整，又需要能展現文件細節。在工程改造項目中，各環節的文件具備逐件生成的條件，因此具備按件收集的能力。項目檔案管理的最小基本單元為各件文件，最終通過組卷的方法，即保證項目的完整與系統，又能滿足詳細信息的查詢利用需求。

(2)按照事項組卷管理

依照NB-T 20042—2011《核電檔案分類準則及編碼規則》將檔案分類分為了12大類，其中將信函單獨分為了一類。但在近幾年核電項目檔案驗收工作中，行業專家提出了一些疑問。首先，專家普遍認為，信函為事項的載體，其使用目的通常分為兩種，一種是對事項的溝通交流，另一種是文件傳遞的載體。在這種情況下，信函作為一個單獨的分類，則與事項脫離，對檔案體系事項的系統性保持的不好，查閱事項的完整全貌產生不便。另一種意見是，以DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》為代表的檔案行業規范中，來往函件并未單獨分列為某一分類，而是融入在各事項分類中。在其他行業的檔案整理規范中，函件也不是單獨分類，唯《核電檔案分類準則及編碼規則》將函件單獨分類管理。這種分類方法在檔案整理實際操作中是否合適，還有待商榷。

本項目檔案整理工作開展工作中，對以上專家提出的意見進行了探討與思考，DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》中明確了“項目文件整理應遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理，便于保管利用”檔案整理基本原則。因此，在本項目檔案整理工作中，吸納專家意見，按照事項完整的方式將信函等文件拆分到各事項案卷中，是可行的操作方式。

目前信函拆分組卷的方式為：將信函依照事項進行篩選，篩選出的信函按照事項劃分檔案分類，在事項的一套案卷中增加一卷“來往信函”卷。此種方式目前能保障各工作項目檔案的系統性與完整性。

(3)提高電子組卷能力

本項目在實施工作中，電子文件的產生與使用范圍大于以往的基本建設項目。在具體的文件類型中，設計文件絕大部分均為電子文件。由此，在紙質檔案實體中缺少這些電子文件，此特點與傳統基本建設檔案的組成有所不同。

檔案組卷工作的目標是展現項目的整體全貌，在本項目中電子文件結合紙質檔案是展現全貌的最優方案。由此在檔案整理中，基于電子文件的組卷方式需要優化并在信息系統中實現。在ECM系統中，依照檔案分類建立不同的案卷，在案卷之下，將電子文件依照組卷順序，納入各案卷中，系統中能夠完整展現項目案卷的內部全貌。對于紙質檔案，在卷內目錄中仍將電子文件的條目羅列其中，但不再打印紙質組卷。

在目前的整理方式下，紙質案卷內容逐漸減少，電子案卷的內容最為豐富，這也是今后電子文件推廣利用后的檔案案卷的主要變化之一。

4 結論

總之，秦山核電320 MW機組運行許可證延續項目實施范圍復雜、跨度時間長，與傳統基建項目有所不同，文件歸檔工作具有項目自身的特點與難點。通過對此項目文件收集歸檔等方面的研究，可以對此項目文件進行完整的收集，并進行科學系統地整理，滿足檔案的四性要求，方便以后項目檔案的查詢利用，并對此項目的推廣有一定的借鑒與指引作用。