淺析鐵路建設項目檔案的收集和整理

方草地

摘要：隨著《中華人民共和國檔案法》的發布實施并且提出：加強檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業服務，各級政府紛紛響應，把檔案事業納入國民經濟和社會發展的“十四五”規劃。我國鐵路事業如今飛速發展，近年成為國際高鐵標準的制定規范者，鐵路建設項目檔案的工作得到大力發展和重視，檔案工作的收集和整理工作就顯得至關重要。本文對鐵路建設項目檔案的收集和整理進行了簡單的介紹，對其所需要的方法和要求也做了全面的闡述，希望對鐵路檔案工作者中有所幫助。

關鍵詞：鐵路檔案;收集;整理

1引言

鐵路是社會經濟發展的基礎，發展鐵路交通符合我國可持續發展的戰略要求。因此，加快鐵路發展已成為我國政府和社會各界的共識。鐵路建設項目檔案貫穿于規劃、施工、竣工、維管養護全過程，是鐵路建設全過程的反映，是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。2015年國家發展改革委和國家鐵路局發布《鐵路建設項目國家驗收實施辦法》，其中明確要求檔案專項驗收經相應行政主管部門驗收合格為鐵路正式驗收前提條件之一，因此，隨著建設開通線路的增加，鐵路檔案的收集和管理就顯得尤為重要，目前鐵路檔案管理工作還處于發展階段。

2鐵路建設項目檔案介紹

鐵路建設項目檔案分為六個階段，包含預可行性研究階段、可行性研究階段、初步設計階段、施工設計階段、施工竣工階段、養護維修階段，另外還有文書檔案、科研檔案、照片檔案、電子檔案等其他檔案。因涉及單位有建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等多家單位，導致檔案的收集整理工作參差不齊，進度不統一，難以做到與鐵路建設同步進行。同時存在沒有相應制度和人員、收集人員不專業、沒有能達到檔案保管條件的庫房等客觀問題。

3收集制度和人員

3.1檔案制度

鐵路建設項目檔案收集中涉及的第一個問題就是檔案的制度，包括前期收集整理的制度和后續入館以后的管理制度，前期收集涉及的單位需要定崗定員進行專人收集，確定檔案機構和職責，確定主管領導和分管領導，確定收集部門和人員，具體制度還有工作的立卷、收集、整理制度;檔案管理的制度;檔案保管的制度。后續入館以后需要明確和掛牌的制度有保密制度、借閱制度、檔案復制制度、庫房管理制度、檔案銷毀制度等。其中庫房管理制度需要按照《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》要求，做到防火、防盜、防水、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、蟲、鼠等）的要求。只有從建設前期到檔案入館都有相應制度，檔案工作才能有序進行，保證齊全完整、收集及時。

3.2檔案人員

在《建設項目檔案管理規范》（T28-2018）中明確各單位應加強項目檔案管理，配備項目檔案工作所需人員、經費、設施設備等各項管理資源，從制度落實到責任明確，需要設立專人進行檔案工作，以免造成工作重心偏差、人員更換等問題，檔案人員應加強檔案工作培訓，認識到鐵路建設檔案是反映鐵路建設全過程的有效載體，是質量、安全責任追溯的重要依據，也是建設項目運營后進行維修、養護、改造、管理的基礎性資料。認真領會鐵路檔案文件資料收集存在著同步性、完整性、及時性的特點，確保收集檔案的內在保持有機聯系，使形成的檔案能滿足日常調閱、查考、利用。只有提高思想認識的高度，才能在實際檔案工作中長見識，補差距，補短板，積累相關經驗。

3.3收集工作

鐵路項目檔案的收集工作，結合項目建設內容、行業特點、管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。對于圖標等A4資料的歸檔，應滿足字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備的條件，文件書寫材料應符合耐久性要求，熱敏紙等不利于長期保存的原件需要復印，需永久，長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。收集工作的成果，直接影響后續檔案歸檔的案卷質量和完整性，是檔案工作中的基礎工作，收集人員應充分理解鐵路檔案特點，重視收集工作，收集工作應與工程進度同步進行，并做到系統、完整、真實、準確，具有可追溯性。

4整理要求

4.1檔案的分類和管理

收集檔案之后，需要進行分類，是屬于科技檔案還是屬于文書檔案，或者屬于照片視頻檔案。把鐵路檔案的分類工作做好，是整理工作必不可少的前置條件。

科技檔案根據文件資料形成的規律，按綜合、線路、路基、橋梁、涵洞、隧道、站場、機務、車輛、給排水、通信、信號、電力、電氣化、房建、環水保、專用線、監理、鐵路用地等分專業開展整理工作，保證組卷的科學性、平順性、合理性。文書檔案按照時間-部門-保管期限、時間-保管期限-部門等進行整理，同時需要注意區分收發文、上行文、平行文、下行文等不同性質的文件進行整理。照片檔案需要按照時間、內容或者專業、性質等進行整理，完善照片信息的登記和目錄的編制。視頻照片需要進行分類保管，完善載體的信息和錄入信息，再進行整理保管工作。

4.2 利用和保管

鐵路檔案因為特殊性，期間查找利用較多，對于整理好的檔案需要做好保管，以免在利用過程中出現丟失、損壞等情況，如果出現借閱情況，需要進行登記信息，并且區分文件的保密程度，是否能借閱復制。在保管上宜單獨設立區域，配備相應的檔案架、溫度儀、防火器、防潮劑等設備設施，未正式入館的檔案需要臨時裝具，宜采用單層雙裱壓制的無酸牛皮紙或者文件盒作為臨時裝具。入館以后的鐵路檔案需要滿足八防要求，落實制度進行管理。

5結束語

通過本文我們知道鐵路檔案是鐵路建設過程的有效載體，是質量、安全責任追溯的重要依據，也是建設項目運營后進行維修、養護、改造、管理的基礎性資料。加強鐵路檔案工作的收集和整理是整體檔案質量的先決條件，文中對檔案的收集和整理進行了逐步的介紹，對收集和整理存在的問題和方法也提出了解決措施，希望本文對相關工作人員在鐵路檔案工作中有所幫助。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《建設項目檔案管理規范》（T28-2018）

[3]《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》鐵總當史【2018】29號