新時期加強學校檔案管理的有效措施

王虎

摘要：學校的成長發(fā)展歷程均真實記錄在學校檔案之中，學校的檔案資料為教育事業(yè)的改革以及學校發(fā)展的研究提供了重要參考。所以，每一位檔案管理人員均應注重促進學校檔案工作標準化和規(guī)范化增強。現(xiàn)階段，我們正在對和諧校園予以創(chuàng)建，在此形勢下檔案工作也要和時代發(fā)展保持同步，做好檔案工作也是對和諧校園進行創(chuàng)建的一大基本要求，學校只有確保檔案工作的合理性和完善性，才可以堅實的基礎助推學生各項工作良好發(fā)展。對此，本文主要對新時期加強學校檔案管理的有效措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息化

新時期，我國教育事業(yè)實現(xiàn)了蓬勃的發(fā)展。當前，我國大部分學校所實施的管理工作體系與教育部門制定的管理觀念存在不符，尤其是檔案管理，涉及諸多問題，這些問題對有效管理、順利開展檔案工作造成了嚴重阻礙。對于檔案管理質量而言，與學校整體教學質量之間存在著緊密的聯(lián)系，檔案對學校教學與發(fā)展過程涉及到的相關信息進行了記錄，能夠反映出學校管理水平，由此可以看出在學校發(fā)展中檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。所以，學校應注重積極優(yōu)化和改進檔案管理工作。

一、加強意識，健全機構

檔案管理屬于學校管理的主要構成部分之一，能夠反映出學校的發(fā)展歷程、辦學特色、文化積淀等[1]。對此，學校領導人員需要給予檔案工作更多的關注，將其融入到議事日程中，積極學習《檔案法》之中的相關內容，根據(jù)學校具體狀況，帶頭進行學習，將《檔案法》落到實處。借助加大宣傳和學習力度，對重視檔案事業(yè)的氛圍予以營造。促進廣大師生員工檔案意識增強，給予檔案事業(yè)支持，同時主動維護學校檔案工作。對完善的管理網絡以及管理機構進行構建，組建檔案工作領導小組，組長由書記和校長擔任，成員為各科室人員，堅持同時落實、檢查、部署檔案工作和其他工作。建立綜合檔案室，并設置專職人員進行管理，并且各校中各個科室都需要安排資料管理人員，其職責在于保存具有運用價值的資料，完成單項工作或學期結束后，第一時間向檔案室移交整套資料進行歸檔，從基礎工作入手，為順利開展檔案工作提供保障。

二、建立健全檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠確保學校檔案工作的順利進行。對此，學校需健全檔案管理制度，確保全體教職工以及學生能夠認識到檔案的重要性，對檔案管理工作人員的職責予以明確，夯實檔案管理工作的基礎。另外，學校需要構建科學、合理的激勵機制，立足于精神、物質等相關層面對表現(xiàn)良好的檔案工作人員進行獎勵，調動其參與工作的積極性，進而促進檔案管理工作質量和效率的提高[2]。同時，構建完善的檔案管理制度對師生積極主動參與檔案管理工作極為有利。在整理和收集好檔案后，需要通過專業(yè)檔案工作人員進行歸檔。除此之外，學校領導應嚴格監(jiān)督和管理檔案管理工作，全面考察學校檔案的保存情況，同時嚴格監(jiān)督檔案管理人員的行為。

三、注重管理檔案管理硬件設備

在學校檔案管理工作中，需要科學、正確地對所有檔案展開分類，同時注重管理好會議檔案資料。除此之外，檔案管理人員還要在固定的時間對檔案儲存室的硬件設備進行檢查與完善。對于檔案室而言，其屬于對檔案資料進行保存的主要場所，檔案室中涉及到的硬件設備與檔案信息完整性之間存在著緊密的聯(lián)系。所以，需重視對檔案室硬件設備的檢查和健全。

管理人員在開展檔案管理工作的過程中，應維持檔案室的清潔衛(wèi)生。如要確保檔案室通風良好，此外，定期消毒檔案室，防止有害氣體亦或是生物對檔案資料造成損害。管理人員在下班前，務必要檢查是否關好了檔案室的門窗，確保檔案資料安全。只有落實好檔案清潔工作，學校檔案資料才可以長時間完好保存。

四、提高學校檔案管理工作的信息化水平

歸納整理學校的資料與檔案是學校檔案管理工作的主要內容，所以要想將檔案管理工作現(xiàn)代化、促進檔案管理工作水平提高的目標順利實現(xiàn)，可以積極利用信息化的相關技術，借助結合先進的技術，使自身檔案管理效果顯著提升[3]。學校可以借助大數(shù)據(jù)技術分類和整理自身的一些資料，從而促進檔案管理工作和質量有效提升。除此之外，就一些具有實用價值的檔案資料，學校還可以借助信息化技術向各相關部門有效、準確傳輸，確保部門能夠高效開展各項工作，同時為學校檔案工作的實施夯實基礎，有效提高學校整體檔案管理水平和教育水平。

五、加大相關人員的定期專業(yè)培訓力度

在學校的檔案管理中，不僅要引進專業(yè)人員負責開展相關檔案管理工作，同時還要在固定的時間培訓這些人員。因為在社會大眾越來越重視教育的形勢下，對專業(yè)人才提出了更高的要求，其應掌握更全面的知識。所以，學校應在固定的時間對檔案管理者進行培訓，向一些權威性的檔案管理專家發(fā)出邀請，讓其到學校開展現(xiàn)場培訓。借助檔案管理專家傳授當前社會中的一些先進的管理經驗與知識，加強檔案管理工作人員的能力。同時在培訓中，檔案管理者也可以借助積極學習將檔案管理工作中出現(xiàn)的問題有效解決。

結語：總之，就學校的檔案管理工作而言，需要學校積極引入專業(yè)的檔案管理人才，同時在固定的時間培訓這些人才，借助培訓促進其專業(yè)素養(yǎng)不斷提升，確保學校檔案管理工作擁有充足的人才。同時學校也應為檔案管理人員提供幫助，一同對學校的檔案管理制度進行制定，保證檔案管理人員可以根據(jù)規(guī)章制度有序開展相關工作。同時學校還應對相應的檔案管理設施進行完善，促進檔案管理工作質量與效果的提高。

參考文獻

[1]張玉鋒.探析學校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其優(yōu)化[J].中外企業(yè)家，2020（06）：152.

[2]單鵬斌.新時期學校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.

[3]馬靜.學校檔案管理存在的問題和對策探討[J].管理觀察，2019（10）：127-128.

云南省建水第一中學 654309