現代企業檔案科學保管及有效措施

王巍

企業檔案的保管，是指按照集中統一管理的原則，利用必要的庫房和設備，對企業檔案實行科學保管，并采取妥善的措施，減少對企業檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護企業檔案的齊全、完整與安全，延長企業檔案的壽命。近年來，徐州發電有限公司檔案室利用檔案創直接經濟效益達2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

一、企業檔案保管工作的任務和內容

企業檔案保管是企業檔案工作的基本環節。它是貫徹落實企業檔案集中統一管理原則的重要手段，又是維護企業檔案系統、完整與安全，并提供有效利用的必要條件，因此，必須引起高度重視，積極做好這項工作。

1.企業檔案保管工作的主要任務。企業檔案保管工作的主要任務應是：按照集中統一管理的原則，采取各種有效措施，實現企業檔案的科學保管，防止各種不良因素對企業檔案造成的破壞性影響，全面、系統地維護企業檔案的完整與安全。

2.企業檔案保管工作的基本內容。在現代企業中，由于檔案工作執行集中統一管理的原則，保管工作既要實現安全、可靠的管理，又要能夠方便、有效的利用，必須加強對檔案庫房的日常管理工作，注意改善保管條件與保護環境，盡量減少檔案材料的損毀，延長企業檔案的壽命，確保其系統、完整與安全。企業檔案保管工作的基本內容如下。①庫房的日常管理工作。包括按照企業檔案的庫藏數量正確合理地選擇檔案保管的設備和裝具，按照一定的原則與方法對企業檔案進行存放保管，制定科學可行的庫房管理制度，開展日常的借閱工作等。②企業檔案的保護工作。包括選擇條件適宜的庫房，選購環境保護設備，對檔案形成質量監測與建議。③企業檔案的修復工作。這是指對因時間因素或其他原因造成的庫藏檔案材料的破損，進行及時檢查并采取措施予以補救的工作。包括定期檢查，及時修復，復制補救等。

二、做好企業檔案保管工作的有效措施

企業檔案保管工作，是保護企業檔案資源的重要手段，又是企業檔案有效利用的必要前提。保管好企業檔案，為企業經營決策提供有效服務，是企業檔案工作的重要任務。因此，檔案工作人員應樹立高度的事業心和責任感，努力做好企業檔案的保管工作。

1.分析保管工作的影響因素，把握關鍵環節的質量，為做好企業檔案的保管工作奠定良好的基礎。企業檔案的保管工作與企業檔案各個環節的工作密切相關，注意這些環節的工作質量，可以為做好保管工作奠定良好的基礎。例如，在企業檔案的收集工作中，檔案部門應在文件的載體形式和質量上加以限制和指導，協助形成部門選擇便于保管、質地優良的載體材料和書寫方式，以延長企業檔案的保管壽命;在企業檔案的整理和鑒定工作中，要按照檔案的形成規律和特點，分別不同載體形式，進行系統整理，以方便保管工作中的分類排架，選擇最有利的保管條件進行管理;在企業檔案的利用工作中，要制定科學合理的規章制度，避免人為的有意識或無意識的破壞，確保企業檔案的安全。

2.按照“預防為主，防治并舉”的方針，開展企業檔案的保護工作。企業檔案的保管壽命，除與檔案工作各環節的工作質量密切相關外，還直接受制于客觀環境條件，包括庫房的溫、濕度，光照情況，有害氣體及生物性破壞因素（蟲害、鼠害）等。這些因素直接影響到企業檔案的保存壽命。控制不利因素的生成，創造良好的保管條件，可以延長企業檔案的保管壽命。因此，對檔案庫房的環境條件進行及時觀測和記錄，努力做到預防為主是十分必要的。假如某些因素已經發生，則要及時采取措施予以治理。如因時間久遠而導致的載體材料的老化和因經常利用而導致的材料磨損等問題，要及時檢查，發現后立即采取措施予以補救

3.積極利用新興技術與方法，做好檔案修復工作。對于已經破損的檔案，要積極創造條件，及時進行修復。企業檔案人員要主動探索、吸取各種新的技術成就，在檔案保護工作中，實現全面優化和科學管理，最大限度地延長企業檔案的壽命。

4.建立科學有效的檔案保管制度，并監督執行。為確保企業檔案的完整、系統與安全，在企業檔案保管工作中，應建立各項行之有效的規章制度，并在實際活動中予以貫徹執行。①定期檢查制度。針對企業檔案的保管情況，要對企業檔案的庫房及被保管的檔案定期進行檢查，檢查項目主要包括：庫房管理及防護情況、檔案的質量、壽命與保管條件、安全保密情況等。如果遇到特殊情況或意外事件發生，比如水災、火災、盜竊等情況發生，要隨時進行檢查，以維護企業檔案的安全。②保密制度。企業檔案是企業的寶貴財富，為維護企業的自身經濟利益，應對企業檔案采取一定范圍的保密處理。保密制度即根據本企業的客觀情況，明確規定企業檔案的保密范圍和機密等級。同時要根據需要，定期進行保密檢查，對已不屬于保密范圍的企業檔案要及時解密，對機密等級偏高的檔案要進行降密，以便在確保檔案安全的前提下，適當調整其利用范圍。此外，企業還可以根據檔案工作的客觀需要，建立相應的科學管理制度、借閱利用制度、工作責任制度等，以便全面、科學、合理、有效地做好企業檔案的保管工作。

三、企業檔案的庫房管理

庫房是保管企業檔案的主要場所。在企業檔案保管工作中必須加強庫房管理，進行合理選址、布局及防護，以延長檔案的壽命，提高庫房的有效利用率，方便企業檔案的存放和查找利用。

1.企業檔案庫房的建筑設計與防護設施。企業檔案庫房應從地址選擇、庫房面積與布局、庫房防護設施等方面進行綜合考慮與選擇設計。①庫房地址選擇。檔案需要長期或永久保管與使用，其存放場所必須防火、防水、防潮、防光照、防灰塵等，庫房地址的選擇應滿足以上基本要求。從利用方便的角度出發，檔案庫房應在企業內處于比較適中的位置，以節省查詢時間，提高工作效率。②庫房面積與布局。在庫房面積設計與布局方面，既要立足眼前，又要預見未來，總面積不宜過大或過小，以免造成庫房閑置或檔案無處存放。③庫房防護措施。為達到庫房建筑的防火、隔熱、防水、防潮等設計要求，在建筑材料選擇、庫房門窗結構設計等方面要綜合考慮、合理安排。如果沒有條件新建庫房的話，應注意從以下幾方面考慮并選擇庫房：最好是樓房，不宜在平房或地下室，以便防潮;附近不要有強磁場或污染源，并具備防火、防蟲等條件;封閉性能好，具備防塵、防光照條件;有安置防護設備的條件，如電源、水源等。

2.庫房的合理利用和排架管理。①庫房的合理利用。柜架的正確擺放與排列，要以方便企業檔案的保管和存放為原則，有條件的單位可以設置密集架保存企業檔案，以便有效地利用空間，增加庫存檔案數量。②檔案的排架管理。企業檔案排架管理要依據企業檔案的分類方法來進行，要與企業檔案整理、分類的方法相一致，排架序列要反映整理分類的成果。同時排架管理還要充分考慮到方便保管和查詢利用的要求，使企業檔案的排架既科學合理，又經濟適用。

四、企業檔案的保管環境

企業檔案的保管環境應具備延長檔案保管壽命的最佳溫度和濕度、無蟲害、無污染、少光照無灰塵等基本條件。如果這些條件不具備，則應采取相應的防護措施。

1.溫度、濕度。企業檔案庫房必須具有適宜的溫度、濕度。溫度過高、過低與濕度過大、過小，均會造成對檔案的直接危害，起到一定的破壞作用。例如溫度過高、濕度過小，會使紙張變脆、強度降低，縮微膠片容易退色甚至自燃，磁帶帶基強度下降且易產生靜電吸附灰塵。濕度過大，會使檔案載體材料，包括紙張、膠片等發生霉變，字跡退色，影像、錄音失真。溫度過高、濕度過大，還會造成害蟲滋生與繁衍，威脅檔案的安全。因此、庫房的溫度、濕度一定要經常監測，使其保持在一定范圍內。據有關標準推薦，比較理想的溫度是14℃—24℃，相對濕度是45%-60%。為維持庫房的最佳溫、濕度條件，一般可以采用人工控制和自動控制兩種方法。人工控制主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕等。自動控制是采用自動監控設備，控制庫房溫度、濕度，在條件不滿足時，自動打開降溫除濕設備，使其恢復最佳溫度、濕度環境。

2.潔凈、避免光照。灰塵、光照對企業檔案有著直接的破壞作用。如果檔案載體上粘附了灰塵，紙質檔案會字跡不清，聲像檔案會受到污染物的腐蝕，從而改變原有的音質和影像。光線，包括太陽光和燈光，對檔案保管均有不利影響。這是由于光的化學作用使紙張變黃、發脆，膠片軟化或粘連，磁記錄檔案失真等。因此防塵、防光是檔案庫房的必要防護措施。除在建造庫房時，應選擇遠離污染源的潔凈環境外，還應注意庫房的密封性。例如采用掛窗簾、安裝百葉窗、裝置密封性好的門窗及加裝燈罩和毛玻璃等方法，減少或避免灰塵與光照，延長檔案的保管壽命。

3.減少火災和蟲害隱患。火災和蟲害是破壞企業檔案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“預防為主”應是庫房管理的主導思想。例如為避免火災，應加強對電源和火爐的管理，實行嚴禁吸煙等防護措施;為防止蟲害，應定期打掃庫房，保持庫房清潔，并配備必要的殺蟲劑。隨著新型載體材料在檔案工作中的逐步推廣應用，對它們的保管條件要認真研究，盡可能為其創造最佳的保管環境，以延長檔案壽命，確保其安全。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司徐州發電有限公司檔案室）