淺議檔案管理存在的問題與應對措施

王海鋒

檔案對于企業的發展是非常重要的，檔案作為一種無形的資產影響著企業的整體發展，同時對企業的管理運營也具有重要的意義，當前各個領域對檔案的管理工作不太重視，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，同時每個企業對檔案管理的水平也存在不同，管理水平參差不齊，存在許多的漏洞和不足，這樣會阻礙企業未來發展。面對這樣的形式，要求企業從上至下提高對檔案管理的重視，從制度上進行落實，積極地引進優秀的檔案管理人才，從主觀意識上認識到檔案管理的意義。另外，檔案管理具有許多獨特的特點，主要包括：政策性、機密性、保密性、專業性等，同時檔案管理工作作為國家科學文化事業的一個重要且不可缺少的組成部分是具有重大意義的。檔案管理工作記錄一個企業的發展歷程，其中有許多重要的文獻資料和數據，對企業的未來發展具有指導作用，如果檔案管理工作出現漏洞，就無法為企業提供充足的信息資源和數據參考，通過實踐發展我們可知，各個企業對于檔案管理工作存在不同的問題，使得檔案管理的功能無法發揮出來，本文根據實際情況提出有效的應對策略來處理檔案管理問題，使檔案能夠成為企業或政府部門的重要信息資源。

一、當前檔案管理工作中存在的主要弊端和不足

隨著時代的不斷發展，信息技術已經應用到各個領域，信息資源已經充斥在人們的生活中，信息重要性逐步提高，無論是政府機關還是各個企業都要重視檔案的工作，注意信息的收集工作，檔案工作對企業的發展具有重要的意義。企業要切實的保證檔案信息的有效性及科學性，為企業的發展提供有效的信息，但回顧近些年檔案管理工作落實情況，不難發現檔案管理作用未能充分發揮出來。

1.企業工作人員沒有認識到檔案管理的重要性。當前企業工作人員沒有認識到檔案管理的重要性，近些年，隨著信息資源的共享，信息資源使用的范圍更加廣泛，信息資源的傳播途徑也更加便利，許多企業已經認識到信息資源的重要性，但是對于檔案管理工作還沒有提高認識，部分企業的領導及員工認為檔案管理工作只是一般性的事務工作，他們將發展的重點落在經濟的收益方面，對于檔案管理工作很少投入精力。同時，他們的理念也出現偏差，認為檔案管理工作只是簡單的收集資料，將資料進行歸檔，毫無技術性、技巧性可言。另外，由于企業的思想理念出現偏差，這也導致檔案管理部門的工作不正規，人員流動較大，有些部門甚至沒有專門的檔案管理人員，都是通過兼職的方式完成檔案管理工作，由于工作人員的不專業也導致檔案管理工作不符合標準，缺少科學化、合理化。

2.檔案管理團隊的整體素質不高。當前檔案管理團隊的整體素質不高，通過長期的實踐證明，檔案管理工作的質量高低與工作人員有直接的關系，檔案管理人員的工作水平是影響檔案管理工作的重要因素。另外，當前企業中缺少專業的檔案管理人才，大部分都是兼職上崗的狀態，許多員工自身不具備專業的檔案管理知識和理論儲備，在面對棘手的檔案管理工作時只能應付了事，缺乏專業的素養，最終導致檔案管理效果不佳。因此，面對這樣的人員問題要引起相關企業足夠的重視。

3.檔案室缺乏專業的硬件設備設施。當前檔案室缺乏專業的硬件設備設施，這是影響檔案室發展的重要因素，許多企業和單位的檔案室沒有按照國家的標準進行建設，檔案室的建設不符合專業化的標準和要求，其中最重要的就是檔案室的硬件老化問題，許多硬件設備由于年久失修，造成設備損害，另外由于保養維護工作不及時，硬件設備不能夠有效利用，設備的損害也會影響相關資料的損害和丟失，帶來的后果是難以想象的，對企業未來的發展帶來許多不良的影響，制造許多不必要的麻煩。因此，企業要注重檔案室硬件設施的維修和保養，積極引進先進的設備，正確地認識檔案室的管理工作。

二、針對檔案管理工作存在問題的應對對策

1.完善檔案管理相關制度。企業應完善檔案管理相關制度，將檔案管理工作的各個環節進行有效落實，制定科學、合理的制度進行支撐，提出統一的標準化管理，約束工作人員的行為規范，提高檔案管理的整體效率。當前許多企業缺乏檔案管理的相關制度，這是由于企業的領導層面不重視檔案管理的相關工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業領導積極學習檔案管理的相關理論和法律，提高對檔案管理的認知，進而積極組織優秀的檔案管理人員來共同構建檔案管理機構。另外，檔案管理工作需要進行細分，明確檔案管理的流程和細節，明確檔案管理的注意事項和標準，最大程度地發揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

2.完善檔案管理功能。企業要完善檔案管理的相關功能，檔案價值是巨大的，可以幫助企業和相關部門更好的發展。因此，為了發揮檔案管理的價值，企業要更好地完善檔案的功能，同時企業要根據相關法律法規，積極引進先進的信息技術對檔案進行管理，從而保證收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

3.提升檔案管理團隊的整體素質。企業要提升檔案管理團隊的整體素質，當前眾多企業中缺少專業的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素，檔案管理人員的專業能力、素質、經驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業在選擇檔案管理人員時，要根據企業的實際情況選擇，要考察上崗人員的工作能力，也要考察工作人員對檔案管理工作的態度，是否認真對待此項工作，是否具有專業的知識支撐。另外，針對不同的工作人員要采取不同的培訓內容，根據工作人員的實際情況，制定不同的培訓內容，提高檔案管理人員的質量。與此同時，還要培養檔案管理人員的團隊精神和敬業精神，只有心往一處想，勁往一處使，才能從根本上提升團隊的綜合能力和水平，為企業構建優秀的檔案管理人才隊伍，為企業的發展添磚加瓦。

三、檔案管理未來發展方向

1.明確檔案收集的程序。檔案管理工作要想保質保量，就要明確檔案收集的具體程序，以往的檔案收集程序比較簡單，已經無法滿足當前信息發展的需要，在檔案的收集過程中要明確責任，杜絕一切任意妄為的現象，檔案管理工作是一項嚴肅的工作，需要企業的所有工作人員認真對待。因此，企業要從檔案的收集程序上下功夫，明確檔案收集的各個環節。

2.完善檔案整理相關制度。企業要完善檔案整理相關制度，許多企業認為檔案整理工作只是簡單的收集和歸檔，沒有技術性可言，當前企業中的檔案管理人員能力素質水平不同，在具體的工作中存在許多工作失誤的環節，特別是檔案目錄的排序工作，非常容易出現問題，最終導致材料的泄露。因此，檔案管理人員在具體的檔案歸檔工作時要注意登記工作，利用相關制度對工作人員進行約束，從根本上防止檔案問題的發生。

3.從長遠角度制定檔案管理目標。企業要從長遠角度制定檔案管理目標，檔案管理工作要與時俱進，跟隨時代的發展而變化，企業要不斷摸索新的檔案管理模式，把眼光放長遠，迎合時代的發展，積極進行資源的共享，利用信息化手段更好地輔助檔案管理工作，從根本上提高檔案管理的效率。

四、結束語

通過以上內容可知，當前各個領域的檔案管理工作非常重要，檔案管理工作是落實社會主義發展的重要任務。隨著社會的不斷進步，各個領域對于檔案管理工作格外的重視。因此，提高檔案管理工作是發展的重要任務，當前檔案管理工作存在一定的問題，許多單位和企業沒有意識到檔案管理的重要性，檔案管理的人才也比較缺失，整體的管理水平比較低，檔案室硬件設施配備不齊全等。 本文主要探討了當前檔案管理工作中存在的主要弊端和不足，針對檔案管理工作存在的問題提出應對對策及檔案管理未來發展方向，希望檔案管理工作在未來有更大的發展空間，希望檔案管理更加的信息化和合理化。

（作者單位：棗莊市立醫院）