勘察設計單位內部控制存在的問題及完善措施

丁雪冰

隨著我國市場經濟的飛速發展，為我國企業的發展帶來新的機遇與挑戰。企業在競爭激烈的新環境中，要想提高自身的競爭力和經濟效益，就必須在內部開展精細化的管理工作。內部控制制度是企業現代化管理方式的重要組成之一，企業要重視自身內部控制制度的完善和構建。但是，我國大多數企業的內部控制制度建設存在一定的不足和問題。對于勘察設計單位來說，由于其各種因素的約束，在構建內部控制制度的過程中存在很多不足之處。基于此，筆者對我國勘察設計單位內部控制制度建設所存在的不足與問題進行了分析，并就所存在的問題提出了幾點完善措施。

一、勘察設計單位內部控制存在的問題

1.企業文化屬于熟人社會文化，現代企業制度的執行效率較低。首先，勘察設計單位內部的員工以剛畢業，有較高文化素質的大學生為主，剛畢業的大學生在勘察設計單位中會和單位的變化發展一起成長，對單位的情感較深。其次，我國勘察設計單位最初成立的目的在于為各個地方的大型企業建設提供相應的服務，成立時間較早，并且從我國國防安全的角度出發大多數勘察設計單位位居于中西部地區的一些二三線城市內。由于中西部地區的二三線城市的經濟發展水平較低，缺乏工作機會，所以大多數勘察設計單位內部的員工很少跳槽。此外，由于勘察設計單位內部大多數員工居住在一起，相互之間關系較為親近，因此大多數勘察設計單位是一種典型的熟人社會。再其次，因為勘察設計單位的工作時間具有較大的彈性，有較強的隨意性，所以大多數勘察設計單位的管理都較為人性化。由此可見，我國勘察設計單位的企業文化屬于典型的熟人社會企業文化。熟人社會企業文化背景下的勘察設計單位主要依賴情面、信譽和品質維護員工與員工、員工與單位之間的關系，工作關系和私人關系沒有分開。這樣的企業文化使得大多數勘察設計單位在新形勢背景下的發展并沒有突破傳統業務流程的弊端，在單位內部管理中并沒有意識到現代企業制度的重要性，以口頭授權的方式替代書面的授權，懲罰制度的執行效率和質量較低，在單位內部依然實行大鍋飯和平均主義，導致單位在新形勢背景下的發展缺乏活力。

2.單位內部的高層領導缺乏對內部控制的認識。勘察設計單位內部的高層領導一般由單位內部的設計工程師所擔任，缺乏對內部控制的認識。內部控制是歸納、總結企業內部一些具體的管理活動，如人力資源的管理、資金的管理、財務管理、采購管理、銷售管理以及業務管理等管理活動;內部控制通過歸納和總結企業內部的一些具體管理活動最終形成目標和要素等概念體系，而這些概念大多數是抽象的，理解的難度較大;并且在運用概念體系中的一些概念時需要一些較為具體的規范、應用指南作支撐。但是，勘察設計單位內部的高層領導首先從概念的理解層面開始認識內部控制，這為單位推廣內部控制建設的工作帶來一定難度。

3.在產業一體化轉型的過程中存在一定風險。我國的基礎設計建設和商品的生產制造能力自改革開放以來得到了飛速的發展和提升，隨著我國市場經濟的不斷發展，在多個行業中存在產能過剩的問題。勘察設計單位在一段時間內實現了飛速的發展，但是過了高速發展的時期后勘察設計單位的業務發展迎來低谷期，在轉型發展的過程中面臨較大的壓力。大多數勘察設計單位在轉型的過程中采用業務一體化的戰略，向融資、勘察設計、設備采購和工程建設計相結合的總承包單位方向發展。勘察設計單位向產業一體化的轉型發展，在一定程度上增加了業務的復雜程度以及經營風險，并且在風險的識別、評估以及內部控制的建設缺乏相應較為成熟和科學的經驗。

4.預算沒有將戰略控制的作用充分發揮出來。財務管理的重要組成之一為全面預算管理，同時內部控制的重要控制手段也是全面預算管理。但是，勘察設計單位的業務具有其獨特性，并且由于勘察設計單位的熟人社會企業文化;使得單位內部全面預算管理的執行效率和質量較低，沒有將戰略目標控制的作用真正有效地發揮出來。主要體現在以下幾個方面：首先，勘察設計單位對預算缺乏準確的認識。勘察設計單位內部的生產部門認為花錢的依據便是預算，預算就是根據單位當下的運營狀況明確來年利潤目標的一種手段，使得花錢的預算一年比一年高，沒有真正理解和認識預算利潤目標的作用與意義。其次，勘察設計單位的業務活動具有極強的專業性，且類型較為復雜多樣。并且勘察設計單位內部的財務人員專業素質較低，內部還存在重大信息不對稱的問題，無法對預算編制的合理性和科學性做出正確的判斷，更無法對預算做出相應的控制。再其次，勘察設計單位內部的業務是一種訂單式的業務類型，每個合同所涉及的金額較小，合同的數量較為龐大;并且客戶對合同的執行進度具有決定權。而勘察設計單位缺乏把控能力，從而對內部資金計劃和生產進度計劃的準確性具有不利影響，無法將預算的真正作用充分發揮出來。

5.內部監督的質量較低。我國大多數勘察設計單位的規模較小，并且大多數勘察設計單位審計部門負責內部監督機構的控制和設置。審計部門既要負責勘察設計單位的審計工作，又要負責單位內部的紀檢責任。勘察設計單位內部缺乏風險管理的人員和內部控制監督的專業人員，大多數勘察設計單位的內部監督工作往往只是為了上級檢查而做，沒有將內部監督工作落到實處。與此同時，內部審計會提前通知被查單位，被查單位會將相關資料提前準備好，并且將審計的重點放在財務結果的審計上，忽視了經營效率的效果審計。

6.設計業務缺乏作業標準工時，并沒有采取相關的控制手段。人工成本是勘察設計單位的主要運營成本，內部的業務模式是一種訂單式的業務模式。而設計人員會同時負責多個項目的設計工作，無法明確界定每一個項目所消耗的工時。即使要對每個項目所消耗的工時進行確定要消耗很大的時間成本和人工成本區統計每個項目所消耗的工時。并且，勘察設計單位內部的大多數項目屬于非標準工程，每一個項目的難度和技術含量都是不相同的，無法對每個項目的所消耗的標準作業工時進行準確的界定。與此同時，勘察設計單位內部大多數的財務人員沒有掌握工程設計的相關專業知識，會計人員無法獨立在勘察設計單位內部構建標準作業工時。內部控制由于缺乏標準工時，無法在勘察設計單位發展的過程中采取有效的成本控制手段，并不能對生產效率的高低進行有效準確的衡量;同時不能有效防范人工成本的浪費問題，對勘察設計單位的經濟效益產生了不利影響。

二、勘察設計單位完善內部控制的措施

1.要建立民主、公開、透明的企業文化。勘察設計單位內部的組織是以人力資本為核心生產要素的形式。但是這種組織形式在分配企業稅后收益的過程中并沒有將重要的資本納入分配的范圍內，這樣既沒有在內部實現公平，又沒有將生產的積極性充分調動起來。所以，勘察設計單位在新形勢的發展過程中要在內部開展股權改革，可以讓內部的核心員工持有一定單位的股權，這樣既可以調動生產積極性，又可以實現公平。

2.勘察設計單位要突破傳統熟人社會企業文化的不足，要根據時代的發展要求和需要在內部建立民主、公開和透明的企業文化。既要給予內部員工相應公平分配的經濟效益權力，又要給予內部員工一定民主選舉權。并且單位內部的一些重大改革發展決定要聽取和遵從內部員工的相應建議和意見，在內部構建以企業為單位的民主議會制。另外，勘察設計單位在發展過程中要公開引進多元化的人才。在引進人才時既要重視人才的專業素養，又要重視人才的創新能力，要不斷為單位的發展注入新鮮血液，以此不斷提高單位發展的活力。由于我國大多數勘察設計單位位于中西部一些二三線城市，缺乏相應的發展動力。因此，勘察設計單位可以將自身的分子機構設立在一線經濟發展水平較高的城市，轉變傳統的管理模式，利用一線城市的優質人才資源、技術資源以及現代企業管理制度，為總部的發展提供經驗。

3.進行市場化的改革。勘察設計單位的輔業主要是為主業提供服務，所以勘察設計單位的發展并不是獨立的;且內部的關聯交易存在不公允的現象，同時內部員工的工作效率較低，缺乏責任意識。因此，勘察設計單位在發展過程中既要重視強化內部的主業管理，又要對內部的輔業進行市場化的改革，將輔業融入市場的競爭中去。并在發展的過程中利用品牌優勢慢慢提高輔業的地位，使其成為服務業的優質資產。如，勘察設計單位在發展過程中可以利用自身的聲譽建立幼兒園和物業管理公司等，利用自身的品牌優勢進行參股，單位內部的員工可以個人持股，民營公司負責運營。

4.開展一體化戰略轉型時要以人才的引進、戰略聯盟的構建為主要方式。勘察設計單位內部缺乏專業的項目采購人員，施工的專業人員和經驗。所以，勘察設計單位要根據自身的發展需要引進相應需要的專業性人才，在具備專業的相關人才后可以實施一體化的戰略。隨著我國市場經濟的不斷發展，市場環境的變化是瞬息萬變的。技術、質量和人才不再是企業競爭的核心要素，資源整合能力的競爭已成為企業競爭的核心要素之一。因此，勘察設計單位在進行業務一體化的改革過程中，要對工程施工企業的資源進行統一的整合，利用戰略聯盟的優勢以及合資公司的形式，不斷提高自身總承包的管理能力，以此實現可持續性健康發展的目標。

5.將預算的作用真正有效地充分發揮出來。首先，勘察設計單位內部的財務人員要具備正確的預算管理理念，要提高對具體年度預算方案的重視程度，要將預算視為戰略目標實現的管理工具。其次，要不斷提高內部職能管理部門預算執行的剛性，以此將預算的真正作用充分有效的發揮出來。再其次，要重視預算監督以及分析功能的提升，及時并采取有效措施解決預算執行過程中所存在的問題和不足，對預算進行正確的改進。

（作者單位：江西省勘察設計研究院新疆分院）