公文格式要素規(guī)范的若干問(wèn)題

文/湖南省社會(huì)主義學(xué)院 劉戀

一、對(duì)標(biāo)看齊——黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位公文處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

公文是一種特殊的文體形式，經(jīng)過(guò)多年來(lái)的發(fā)展與完善，已經(jīng)形成了約定俗成、大家都必須共同遵守的體態(tài)樣式。2012年4月16日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)了中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)文件，主送單位非常廣，包括各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團(tuán)體。通過(guò)文件，印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），施行時(shí)間從2012年7月1日起。這個(gè)《條例》就是黨政軍等單位在進(jìn)行公文處理時(shí)，要遵照?qǐng)?zhí)行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

《條例》的第三條指出：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)……可見(jiàn)，嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，公文是專門用于黨政機(jī)關(guān)的工作文書(shū)。那么，企事業(yè)單位的公文處理是否也有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)呢？實(shí)際上，企事業(yè)單位的公文處理，長(zhǎng)期以來(lái)都是參照《條例》以及與之配套的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）來(lái)操作執(zhí)行的，久而久之，逐步地走向了規(guī)范化和制度化。所以，企事業(yè)單位的公文處理也是有章可依、有據(jù)可循的。當(dāng)然，根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際情況和約定俗成的慣例，公文處理可以在參照?qǐng)?zhí)行《條例》和《格式》的基礎(chǔ)上對(duì)個(gè)別細(xì)節(jié)略做調(diào)整和變動(dòng)，但基本的原則和框架不會(huì)改變。因此，只要是涉及公文處理，不僅僅是黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)和人民團(tuán)體，企事業(yè)單位同樣要把《條例》和《格式》當(dāng)作衡量規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

二、關(guān)于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和字體、附件說(shuō)明

正文是公文內(nèi)容陳述的開(kāi)始，是公文的核心部分。公文首頁(yè)必須顯示正文，一般用3號(hào)仿宋體字。除此以外，公文正文都是有結(jié)構(gòu)層次的，結(jié)構(gòu)層次從大到小一般都有小標(biāo)題來(lái)引領(lǐng)，而且不同的結(jié)構(gòu)層次還會(huì)標(biāo)上不同樣式的序數(shù)。但這些細(xì)節(jié)很多工作人員的處理較為隨意，有用華文新魏體的，有用宋體的，有用楷體加粗的，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用也是五花八門。規(guī)范的標(biāo)注要求是，正文中的小標(biāo)題一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用中文小寫(xiě)數(shù)字加頓號(hào)標(biāo)注（如“一、”），第二層用中文小寫(xiě)數(shù)字加圓括號(hào)括入標(biāo)注（如“（一）”），第三層用阿拉伯?dāng)?shù)字加實(shí)心點(diǎn)標(biāo)注（如“1.”），第四層用阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號(hào)括入標(biāo)注（如（1））。

附件說(shuō)明不是附件文本本身，而是對(duì)附件標(biāo)題或者名稱的說(shuō)明。公文如果有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”這兩個(gè)字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如果有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。標(biāo)注附件說(shuō)明時(shí)最常見(jiàn)的錯(cuò)誤就是位置安排不當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用和遺漏順序號(hào)，下面看一個(gè)案例（見(jiàn)下圖）。

這篇公文中的附件說(shuō)明，它的位置就錯(cuò)誤地放到了落款的后面，應(yīng)該是在落款之前、正文下方空一行的位置，而且第一個(gè)附件名稱和順序號(hào)應(yīng)該緊接標(biāo)在“附件”兩個(gè)字的后面，不用另起一行；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用方面，順序號(hào)后面應(yīng)該標(biāo)實(shí)心小點(diǎn)而不是頓號(hào)，附件名稱后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要把分號(hào)全部去掉。

三、關(guān)于落款和附注

落款包括發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章三個(gè)要素。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名要署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。不少工作人員認(rèn)為公文首頁(yè)的紅頭和標(biāo)題中已經(jīng)注明了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，到了落款部分就可以不重復(fù)標(biāo)注了。實(shí)際上，這種處理是不規(guī)范的，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在落款中同樣不能忽略遺漏，需要標(biāo)注。

成文日期以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，如果是聯(lián)合行文就以最后簽發(fā)單位的負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期一般放版面右邊，空四個(gè)字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不編虛號(hào)位（即1不編為01）。這里要注意，有的單位公文的成文日期習(xí)慣用中文小寫(xiě)數(shù)字標(biāo)注，這屬于2012年7月1日以前的做法，新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》實(shí)施以后，就不再這么做了，改為用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

落款中還有一個(gè)要素就是印章。公文一般都是需要加蓋印章的，但也有例外的情況。一是有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章，這里講的“特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”就是指公文首頁(yè)印制的紅頭，“普發(fā)性”的意思是公文的發(fā)放范圍很廣，普發(fā)性公文如果每一份都加蓋印章是要耗費(fèi)大量時(shí)間的，所以這種情況下可以省去加蓋印章的環(huán)節(jié)。二是會(huì)議紀(jì)要不需要加蓋印章，因?yàn)闀?huì)議的參會(huì)單位較多，如果每份紀(jì)要都加蓋參會(huì)單位印章的話，是非常不便的，所以這種情況下可以不加蓋。為了防止編造公文的情況出現(xiàn)，印章必須與正文處在同一面。當(dāng)公文排版后所剩下的空間不能容下印章位置的時(shí)候，可以采取調(diào)整行距、字距的措施來(lái)解決，而不能采取標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”這樣的方式處理。

三個(gè)要素位置安排的要求是，只有一個(gè)單位行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處在印章中心偏下的位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文或者附件說(shuō)明一行之內(nèi)。

公文如果有附注，放到版面左邊，空兩個(gè)字加圓括號(hào)括入，編排在成文日期的下一行。附注是用來(lái)標(biāo)注什么的呢？這里不能顧名思義，附注并不是對(duì)公文內(nèi)容的注釋注解，而是標(biāo)注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)，具體來(lái)說(shuō)，主要有以下三種內(nèi)容：一是注明公文的發(fā)放范圍，比如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”“此件可見(jiàn)報(bào)”。二是注明公文的保密要求，比如“此件不得翻印”或者“內(nèi)部文件，不得外傳”。三是注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，印發(fā)請(qǐng)示、請(qǐng)批函這些公文的時(shí)候，應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人的姓名和電話，便于工作更好地開(kāi)展和推進(jìn)。

表1 公文格式要素字號(hào)、字體快速識(shí)記表

四、關(guān)于兩種性質(zhì)不同的附件

第一種是常規(guī)意義上的附件，主要是用來(lái)印證、補(bǔ)充說(shuō)明的相關(guān)資料，比如在公文中要告知收文單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作的批示，或者是第三方對(duì)某項(xiàng)建筑工程的檢測(cè)結(jié)論，那么，相關(guān)的批示件、檢測(cè)書(shū)都可以作為附件的內(nèi)容。第二種是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類的公文，后面所附的文件，就不同于常規(guī)意義上的附件了，它其實(shí)是公文的核心內(nèi)容，占據(jù)了整篇公文絕大部分的篇幅，這種情況既不需要在正文下方標(biāo)注附件說(shuō)明，也不需要在附件文本本身的左上方注明“附件”的字樣。

有的研究者認(rèn)為，像這類被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件不應(yīng)該看作附件，它是公文不可缺少的內(nèi)容，應(yīng)該看作主件或正文的一部分。這種看法的依據(jù)和結(jié)論都是值得商榷的。首先，這類文件是公文不可缺少的內(nèi)容，這是肯定的。但要單憑這一點(diǎn)就把它看作正文的一部分，這個(gè)依據(jù)就沒(méi)有說(shuō)服力了。前面所講的通報(bào)名單、批示件和檢測(cè)書(shū)這類常規(guī)意義上的附件，對(duì)于公文的完整性來(lái)講同樣重要，難道它們也可以看作正文的一部分嗎？顯然是不行的。其次，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中都沒(méi)有所謂“主件”或“正件”這樣的要素名稱，用“主件”或“正件”來(lái)給這類文件命名也是不規(guī)范的。最后，這類文件的標(biāo)注位置并不是在公文的正文部分，它出現(xiàn)在落款之后，另起一頁(yè)編排，這正是附件的標(biāo)注位置。因此，根據(jù)以上分析，這類文件不能看作主件或正文的一部分，但是，因?yàn)樗钦牡暮诵膬?nèi)容，我們可以把它看作特殊的附件。

五、快速區(qū)分各種格式要素的字體字號(hào)

公文各項(xiàng)格式要素字體字號(hào)的規(guī)范要求各不相同，所以在制發(fā)公文時(shí)就很容易出現(xiàn)錯(cuò)用字體種類和字號(hào)大小的情況。其實(shí)，梳理各要素的字體字號(hào)的相關(guān)規(guī)定就會(huì)知道，一篇結(jié)構(gòu)完整、各項(xiàng)要素齊全的公文，字體主要有五種類別，分別是小標(biāo)宋體字、半角宋體字、黑體字、楷體字和仿宋體字。字號(hào)一般情況下只有三種，分別是2號(hào)、3號(hào)和4號(hào)?？梢酝ㄟ^(guò)一張統(tǒng)計(jì)表（見(jiàn)表1）對(duì)這些規(guī)定進(jìn)行直觀的呈現(xiàn)。

首先來(lái)區(qū)分字號(hào)。通過(guò)觀察發(fā)現(xiàn)，使用2號(hào)字的只有公文標(biāo)題，使用4號(hào)字的只有版記要素（抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期）和頁(yè)碼，其他要素都使用3號(hào)字。因此，我們只需要記住特例，就可以一次性弄清楚不同要素的字號(hào)大小。再來(lái)區(qū)分字體。還是按照“記少不記多”的方法，使用小標(biāo)宋體字的只有公文標(biāo)題，使用半角宋體字的只有頁(yè)碼，使用楷體字的只有簽發(fā)人姓名和正文中的二級(jí)小標(biāo)題，使用黑體字的稍微多一些，包括秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、附件文本左上方的“附件”兩個(gè)字和附件順序號(hào)、正文中的一級(jí)小標(biāo)題，剩余的更多要素就都是使用仿宋體字的。這樣來(lái)記，就比較容易區(qū)分不同要素的字體類型，在選擇各要素字體的時(shí)候就不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤了。