公文格式要素規范的若干問題

文/湖南省社會主義學院 劉戀

一、對標看齊——黨政機關及企事業單位公文處理的規范標準

公文是一種特殊的文體形式，經過多年來的發展與完善，已經形成了約定俗成、大家都必須共同遵守的體態樣式。2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳出臺了中辦發〔2012〕14號文件，主送單位非常廣，包括各省、自治區、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機關各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團體。通過文件，印發了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），施行時間從2012年7月1日起。這個《條例》就是黨政軍等單位在進行公文處理時，要遵照執行的統一標準。

《條例》的第三條指出：黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書……可見，嚴格來說，公文是專門用于黨政機關的工作文書。那么，企事業單位的公文處理是否也有相應的規范標準呢？實際上，企事業單位的公文處理，長期以來都是參照《條例》以及與之配套的《黨政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）來操作執行的，久而久之，逐步地走向了規范化和制度化。所以，企事業單位的公文處理也是有章可依、有據可循的。當然，根據企事業單位的實際情況和約定俗成的慣例，公文處理可以在參照執行《條例》和《格式》的基礎上對個別細節略做調整和變動，但基本的原則和框架不會改變。因此，只要是涉及公文處理，不僅僅是黨政機關、軍隊和人民團體，企事業單位同樣要把《條例》和《格式》當作衡量規范的標準。

二、關于結構層次序數和字體、附件說明

正文是公文內容陳述的開始，是公文的核心部分。公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字。除此以外，公文正文都是有結構層次的，結構層次從大到小一般都有小標題來引領，而且不同的結構層次還會標上不同樣式的序數。但這些細節很多工作人員的處理較為隨意，有用華文新魏體的，有用宋體的，有用楷體加粗的，結構層次序數的使用也是五花八門。規范的標注要求是，正文中的小標題一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。結構層次序數，第一層用中文小寫數字加頓號標注（如“一、”），第二層用中文小寫數字加圓括號括入標注（如“（一）”），第三層用阿拉伯數字加實心點標注（如“1.”），第四層用阿拉伯數字加圓括號括入標注（如（1））。

附件說明不是附件文本本身，而是對附件標題或者名稱的說明。公文如果有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”這兩個字，后標全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。標注附件說明時最常見的錯誤就是位置安排不當、標點符號誤用和遺漏順序號，下面看一個案例（見下圖）。

這篇公文中的附件說明，它的位置就錯誤地放到了落款的后面，應該是在落款之前、正文下方空一行的位置，而且第一個附件名稱和順序號應該緊接標在“附件”兩個字的后面，不用另起一行；標點符號誤用方面，順序號后面應該標實心小點而不是頓號，附件名稱后面不加標點符號，要把分號全部去掉。

三、關于落款和附注

落款包括發文機關署名、成文日期和印章三個要素。

發文機關署名要署發文機關全稱或者規范化簡稱。不少工作人員認為公文首頁的紅頭和標題中已經注明了發文機關名稱，到了落款部分就可以不重復標注了。實際上，這種處理是不規范的，發文機關署名在落款中同樣不能忽略遺漏，需要標注。

成文日期以單位負責人簽發的日期為準，如果是聯合行文就以最后簽發單位的負責人的簽發日期為準。成文日期一般放版面右邊，空四個字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，月、日不編虛號位（即1不編為01）。這里要注意，有的單位公文的成文日期習慣用中文小寫數字標注，這屬于2012年7月1日以前的做法，新的《黨政機關公文格式》實施以后，就不再這么做了，改為用阿拉伯數字標注。

落款中還有一個要素就是印章。公文一般都是需要加蓋印章的，但也有例外的情況。一是有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章，這里講的“特定發文機關標志”就是指公文首頁印制的紅頭，“普發性”的意思是公文的發放范圍很廣，普發性公文如果每一份都加蓋印章是要耗費大量時間的，所以這種情況下可以省去加蓋印章的環節。二是會議紀要不需要加蓋印章，因為會議的參會單位較多，如果每份紀要都加蓋參會單位印章的話，是非常不便的，所以這種情況下可以不加蓋。為了防止編造公文的情況出現，印章必須與正文處在同一面。當公文排版后所剩下的空間不能容下印章位置的時候，可以采取調整行距、字距的措施來解決，而不能采取標注“此頁無正文”這樣的方式處理。

三個要素位置安排的要求是，只有一個單位行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期處在印章中心偏下的位置，印章頂端應當上距正文或者附件說明一行之內。

公文如果有附注，放到版面左邊，空兩個字加圓括號括入，編排在成文日期的下一行。附注是用來標注什么的呢？這里不能顧名思義，附注并不是對公文內容的注釋注解，而是標注公文印發傳達范圍等需要說明的事項，具體來說，主要有以下三種內容：一是注明公文的發放范圍，比如“此件發至縣團級”“此件可見報”。二是注明公文的保密要求，比如“此件不得翻印”或者“內部文件，不得外傳”。三是注明聯系人和聯系電話，印發請示、請批函這些公文的時候，應在附注中注明聯系人的姓名和電話，便于工作更好地開展和推進。

表1 公文格式要素字號、字體快速識記表

四、關于兩種性質不同的附件

第一種是常規意義上的附件，主要是用來印證、補充說明的相關資料，比如在公文中要告知收文單位上級領導對某項工作的批示，或者是第三方對某項建筑工程的檢測結論，那么，相關的批示件、檢測書都可以作為附件的內容。第二種是批轉、轉發、印發類的公文，后面所附的文件，就不同于常規意義上的附件了，它其實是公文的核心內容，占據了整篇公文絕大部分的篇幅，這種情況既不需要在正文下方標注附件說明，也不需要在附件文本本身的左上方注明“附件”的字樣。

有的研究者認為，像這類被批轉、轉發、印發的文件不應該看作附件，它是公文不可缺少的內容，應該看作主件或正文的一部分。這種看法的依據和結論都是值得商榷的。首先，這類文件是公文不可缺少的內容，這是肯定的。但要單憑這一點就把它看作正文的一部分，這個依據就沒有說服力了。前面所講的通報名單、批示件和檢測書這類常規意義上的附件，對于公文的完整性來講同樣重要，難道它們也可以看作正文的一部分嗎？顯然是不行的。其次，《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》中都沒有所謂“主件”或“正件”這樣的要素名稱，用“主件”或“正件”來給這類文件命名也是不規范的。最后，這類文件的標注位置并不是在公文的正文部分，它出現在落款之后，另起一頁編排，這正是附件的標注位置。因此，根據以上分析，這類文件不能看作主件或正文的一部分，但是，因為它是整篇公文的核心內容，我們可以把它看作特殊的附件。

五、快速區分各種格式要素的字體字號

公文各項格式要素字體字號的規范要求各不相同，所以在制發公文時就很容易出現錯用字體種類和字號大小的情況。其實，梳理各要素的字體字號的相關規定就會知道，一篇結構完整、各項要素齊全的公文，字體主要有五種類別，分別是小標宋體字、半角宋體字、黑體字、楷體字和仿宋體字。字號一般情況下只有三種，分別是2號、3號和4號。可以通過一張統計表（見表1）對這些規定進行直觀的呈現。

首先來區分字號。通過觀察發現，使用2號字的只有公文標題，使用4號字的只有版記要素（抄送機關、印發機關和印發日期）和頁碼，其他要素都使用3號字。因此，我們只需要記住特例，就可以一次性弄清楚不同要素的字號大小。再來區分字體。還是按照“記少不記多”的方法，使用小標宋體字的只有公文標題，使用半角宋體字的只有頁碼，使用楷體字的只有簽發人姓名和正文中的二級小標題，使用黑體字的稍微多一些，包括秘密等級和保密期限、緊急程度、附件文本左上方的“附件”兩個字和附件順序號、正文中的一級小標題，剩余的更多要素就都是使用仿宋體字的。這樣來記，就比較容易區分不同要素的字體類型，在選擇各要素字體的時候就不會出現錯誤了。