干部人事檔案數字化建設現狀及對策研究

文/江蘇開放大學人事處 段玉玲

干部人事檔案數字化是有別于傳統紙質檔案保存、利用的一種新形式，主要是采用掃描儀、計算機等軟硬件設備對紙質檔案進行掃描、轉換、加密、保存等操作，將其轉化為可存儲并能被計算機識別的可信、可用的數字圖像或數字文本的處理過程。中組部在多次工作部署中，強調要大力推進干部人事檔案數字化建設，并印發了相關通知及技術規范要求，明確了執行干部人事檔案數字化的工作環節、流程操作和技術指標，并將數字化干部人事檔案與紙質檔案同等效力、同等密級進行保管與利用。干部人事檔案數字化已經成為干部人事檔案管理事業發展的必然趨勢，也必將成為今后的主要業務內容之一。

一、干部人事檔案數字化發展現狀及特點

近年來，國家明確將數字化干部人事檔案建設納入政策文件中，以保證干部檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。現階段各級干部人事檔案數字化建設參差不齊，主要呈現出以下特征：

（一）整體數字化普及度不高，信息化水平較低。筆者調查了江蘇省干部人事檔案數字化建設情況。目前，江蘇省級機關單位中，有近15家單位實現了干部人事檔案數字化管理；高校中僅1所高校完成干部人事檔案數字化建設，還有少數幾所高校正在籌備建設階段。此外，省內大型國有企業中有10多家實現了干部人事檔案數字化管理。就全國范圍而言，僅有部分省、部級單位以及部分地市（州）單位已經做了檔案數字化，大多數單位對干部人事檔案的管理仍然停留于傳統的管理方式。即使有的單位干部檔案實現了一定的信息化管理，也僅限于對檔案目錄建庫、重要信息摘錄入庫等單一手段，大部分日常業務還是以紙質檔案為主，檔案信息資源利用未充分發揮效果。

（二）管理運行狀態良好，數字化前景廣闊。雖然目前干部人事檔案數字化建設仍處于起步、探索階段，普及程度不高，但就江蘇省內已完成數字化檔案建設單位的使用情況而言，其數字化檔案的管理都處在正常使用和維護中，尚無重大信息安全事故發生，不僅為干部檔案的服務利用拓寬了新的渠道，也為干部檔案的保護、備份提供了新的方式。可見，只要我們敢于嘗試，配備有力的管理機制和安全保障措施，信息化給我們帶來的改變必然是利大于弊，甚至是有百利而無一害的。因此，在后續的發展過程中，我們還要積極跟進并掌握干部人事檔案數字化管理情況，不斷總結經驗，爭取盡早全面實現干部人事檔案的數字化。

二、阻礙干部人事檔案數字化發展的主要因素

（一）理念因素——不愿用。陳舊的干部檔案管理理念是阻礙干部人事檔案數字化發展的根本因素。一方面，人事檔案具有其保密性，封閉的檔案管理思維早已根深蒂固，檔案從業者容易陷入“小圈思維”，給人一種“深閨”的形象，人事檔案管理工作因此也蒙上了一層神秘面紗；另一方面，檔案管理人員習慣于對紙質檔案的管理模式，而對于數字化的干部人事檔案信息資源缺乏相關的認識，在思想上還未形成以信息技術對檔案資源實施安全備份的理念意識。

（二）管理因素——不敢用。目前，傳統的檔案管理工作已有固定的模式和體系，而對于數字化干部人事檔案的管理，組織人事部門還沒有建成相應的管理體系和具體的管理細則，缺乏明確的管理制度作為依據，致使下級人事檔案管理部門無法大力開展干部人事檔案的數字化建設工作。

（三）技術因素——不會用。信息技術是實現干部人事檔案數字化建設的關鍵。同時，也是一把“雙刃劍”，存在一定的信息安全風險。按照《中華人民共和國檔案法》規定，若出現干部檔案管理不當，造成信息泄露或破壞，對干部本人、單位甚至社會都會造成嚴重后果。因此，要保證數字化干部人事檔案的信息安全，其中的技術難題在一定程度上也阻礙了其發展進程。現階段，大部分干部人事檔案從業人員缺乏足夠的信息化職業素養，對數字化檔案管理的技術問題難以應對。

三、加快干部人事檔案數字化發展的對策

（一）加強制度保障。實現制度創新硬性的制度要求是數字化檔案建設、管理的根本保障。在具體實施過程中，要做好頂層設計和具體細節，包括明確每部硬件設備的使用周期、軟件升級頻率、數據備份機制等；制定數字化檔案管理工作細則、《數字化檔案流動登記簿》《干部人事檔案數字化應急管理預案》等，不斷促進數字化檔案管理工作照章辦事，有據可循。

（二）完善數字化管理體系，加強管理隊伍建設。數字化干部人事檔案管理與傳統檔案管理有其一脈相承之處，也有所區別。在具體落實上，應遵循嚴格的“三員分離”管理原則，即：系統管理員、安全保密管理員和安全審計員，如圖1所示。三個角色相互獨立，各行其責，避免出現“超級管理員”，造成權限濫用。此外，還要做好“三員”的技術培訓工作，提高管理人員的信息化水平。

圖1 “三員分離”示意圖

（三）強化軟硬件保障，加強應用安全體系建設。沒有信息安全，干部人事檔案數字化建設就是一具空殼。保證干部數字檔案的信息安全，必須厘清數字化的各個環節及數字化管理信息系統整體架構，如圖2所示，具體做好以下幾個方面：1.網絡傳輸安全控制。采用JFTS文件傳輸協議和數據流技術保證傳輸在網絡上的電子文件的安全性。2.信息存儲安全控制。采用數據加密、防篡改技術、備份機制和數據恢復等手段保證存儲設備上信息安全。3.操作系統安全控制。定期檢查升級殺毒軟件、服務器系統打補丁等。4.應用系統安全控制：包括權限管理、系統安全審計控制等手段。

圖2 干部人事檔案數字化過程及整體系統架構圖

四、結語

干部人事檔案數字化建設是關乎人才建設、黨的組織建設的重要工程，也是檔案事業發展變革的重要組成部分。檔案從業人員要抓住難得的發展機遇期，跳出小圈思維，主動謀劃創新，積極引進新的信息技術手段，改變人事檔案的“深閨”形象，不斷創新干部人事檔案管理模式，讓智能化、信息化更好地為檔案管理工作服務，更好地為組織選人用人服務。