退休干部檔案證明材料補充工作中存在的問題及對策

文/中國人民解放軍92981部隊 賈薇 班晶

干部檔案是記錄一個人主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，有著憑證、依據和參考的作用，是個人職務晉升、職稱申報、退休離職等最原始的記錄，與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。在整理退休干部檔案過程中，可能會發生退休干部檔案材料缺失的現象，需要補充相關證明材料，但干部檔案內容繁多且存在大量冗余信息，導致工作時容易出現頭緒不清、做無用功等問題。為此，筆者整理了自己在補充證明材料工作中的一些經驗，希望能為從事此項工作的同志提供一定參考。

一、退休干部檔案管理存在的問題

退休干部檔案往往存在重視程度不足、材料收集整理不及時、移交底數不清等問題，導致退休干部檔案出現材料缺失、頁碼混亂等。

（一）退休干部檔案重視程度不足。由于缺乏對退休干部檔案管理工作的認識，退休干部檔案管理工作往往被看作是一項臨時性的工作，只在干部退休移交時才進行清點整理，導致平時一些工作沒有做好，短時間內進行突擊整改，十分倉促。

（二）干部檔案材料收集整理不及時。檔案管理者往往同時負責多項工作，無法專注于收集干部檔案材料，導致材料在收集階段就可能出現遺漏、缺失；即使收集起來，由于干部檔案分散，有時也未能及時將材料放入檔案盒中，日積月累，就會造成部分干部檔案材料缺失。

（三）檔案移交時底數不清。干部調動時會連同檔案一起調動，但有時由于部分檔案工作者責任心不強，在交接時底數不清，帶著問題移交檔案，導致原單位認為交出檔案就萬事大吉，接收單位面對歷史遺留問題得過且過，造成干部檔案問題積壓，且隨著時間的推移，原單位可能整合重組，時間越久，越難以找尋原始文件用于補充證明材料。

二、如何補充退休干部檔案證明材料

要做好證明材料補充工作，首先要提綱挈領地通讀退休干部檔案，大致掌握該干部的情況。干部檔案起始部分一般都有履歷表等材料，記錄重要時間節點信息，可進行重點閱讀。由于管理人員交接不及時，可能會發生履歷表填寫不全問題，針對這種情況，可先自制表格，依據后續材料補充完善。對照履歷表看干部檔案，就具備了全局觀，能夠了解檔案的主要文件及重點材料。

由于干部檔案材料一般按照時間排序，在了解干部的大致情況后，需要對檔案材料按照類型進行分類。筆者將干部檔案材料按照是否需要依據文件進行計算，分為兩個方面：工作方面和待遇方面。工作方面的材料主要包含職級評定材料、職稱評審材料、獎勵表彰材料，該類型的材料只要找到命令文件即可作為證明材料；待遇方面主要包含工資調整材料，該類型的材料需要依據干部職級和相關待遇文件進行計算，將計算后的數據作為證明材料。

（一）工作方面的證明材料補充。有如下幾個方面：

1.確定缺失的材料。當拿到干部檔案后，可按照時間順序制作表格，其中首列為時間，然后是職級、職稱等，一般需要相對應的評定材料。職級依據崗位性質不同會有所區別，如果有評級的材料，就在后面打勾；職稱一般分為初級職稱、中級職稱、副高級職稱、正高級職稱，按照類別分為初次評審及續評，續評一般有時間要求，可依據初評的時間計算續評時間，再查找是否有職稱續評材料，如果有也在后面打勾；獎勵表彰材料一般決定了工資的發放，與待遇息息相關，一般按照最后退休時的審核表可了解其獎勵表彰的年份，就能一目了然地發現缺失的材料（如表1所示）。

表1 工作方面重要材料對照表

2.查找文件依據。查找證明材料的整體思路是盡可能利用檔案信息及其他信息，縮小材料的搜索范圍。當缺失職級材料時，首先可由簡歷中后續的材料確定職級材料時間及所屬單位，再依據該職級的命令權限查找命令文件的下發單位，在該單位該年度的命令文件中查找。由于干部工作調動及檔案交接不規范等原因，部分缺失的檔案材料可能需聯系原單位尋找相關文件依據。

在查找文件時要注意，文件的下達時間可能與起算時間不同，可將查找時間范圍適當放寬，在起算時間及前后數月的文件中進行查找，根據這些條件進行篩選，能查找到數份文件，而文件一般命名為“關于XX等同志的XX”，僅僅通過標題仍難以查找到，此時，一方面可參考與該干部同批調整的同志，在該同志檔案中尋找命令號，再進行文件查找，有了明確的文件號將更加方便快捷；另一方面，在逐件查找的過程中一定要逐條對照，避免遺漏導致重復工作。當缺失職稱評審的證明材料時，可由后續材料查找評審時間，而后查找相關文件，此類文件也可能存在一個文件涉及數人的問題，不能依靠文件名確定，需要依據起算時間在當年的相關文件中仔細翻看查找。由于每年獎勵表彰時間比較固定，涉及的文件時間一般較為集中，找到下達時間及權限相關信息后，可查找相關檔案。

（二）待遇方面的證明材料補充。有如下幾個方面：

1.確定缺失的材料。待遇材料一般與政策的調整緊密相關，因此應充分調查該同志工作期間調整工資待遇相關文件，依據其生效時間和失效時間劃分時間段，與干部檔案材料進行對照，從而確定缺失的待遇方面的材料（如表2所示）。

表2 待遇方面重要材料對照表

2.利用查表法計算工資待遇。工資待遇一方面隨著工資待遇文件的調整而變化，另一方面也受個人職級影響，因此，確定缺失的材料后，應根據補充完畢的工作方面的證明材料，明確該干部隨時間的職級變化情況，然后根據工資待遇調整文件的生效時間和失效時間劃分時間段，依據不同時間段內該干部的職級及調整方法計算該同志的工資待遇，并依據計算結果開具證明材料。

3.待遇材料核算。根據證明材料計算出某個時間段的干部工資后，應將原有的退休干部的工資待遇及補充后的進行整體核算，一般可聯系財務工資主管部門進行協助，避免由于計算不準確影響退休干部待遇。

三、退休干部檔案管理建議

干部檔案的證明材料依據十分重要，然而由于干部調動、檔案管理人員變更等種種原因，文件依據的查找過程往往最為耗時。因此筆者提出以下建議：

（一）做好驗收工作。檔案管理部門在檔案交接時要做好驗收工作，避免問題累積難以解決，在保管時定期檢查整理，及時發現并盡快解決問題。鑒于個別干部出現重要材料缺失、需要補充說明的問題，但苦于找不到文件號的問題，可通過建立干部職級評定、職稱評審、表彰獎勵的臺賬，避免后期補充證明材料時，通過人工在多份文件中逐字句查找干部姓名這種費時費力的做法，可進一步提高工作效率，便于檢索查找。通過運用數據管理，使干部的管理、使用、考核、監督等工作更加客觀、科學、量化。隨時收集干部日常工作、廉潔自律、參加重大任務（涵蓋公共事件數據庫展示影像資料）、學習培訓、獎懲等情況，做到數據齊全完整。

（二）多部門聯動協調。干部檔案材料的證明材料需要人事管理部門、檔案管理部門、后勤保障部門等多部門聯動，建議相關部門加強溝通協調，提供多種方法手段，如下發政策匯編、開展交流座談等。其中政策匯編應全面細致，涵蓋歷年工資待遇及職級調整所依據文件，便于辦理人員查詢；交流座談可邀請經辦人等分享個人經驗，避免重復工作。

（三）制定統一規范標準。目前，人事檔案部門出具的各類檔案證明材料絕大部分仍沒有統一的標準規范，處于各自為政的狀態，隨意性較大，致使社會對“檔案證明”的可靠性、重要性產生懷疑，影響其應有的法定效力。為此，制定統一規范的體例格式標準已成為“檔案證明”權威性的重要體現和保障。應當進一步明確干部檔案證明材料的相關規范，如紙張大小、格式要求、出具部門要求、材料審核方式等，避免材料不合格被退回。另外干部本人可記錄本人歷次調整職級的相關文件號，并保留好職稱評審相關材料，便于后期查找證明文件。應加強檔案復審工作，退休干部的檔案在交接前要做好復審，檢查頁碼是否重新編號、編號是否正確，證明材料是否正確有效、缺失信息是否補充完善、歷次調整待遇是否正確。另外，檔案證明材料的補充工作需要干部積極配合，應加強與退休干部的溝通，在更新配偶子女信息時一定與退休干部本人溝通，確保信息正確無誤。

（四）加強人員延續性。由于一些單位負責退休干部檔案的為剛參加工作不久的新人或是同時負責其他工作的兼職人員，需要處理多個事務，導致工作沒有延續性，且對辦理政策不熟悉，無法快速有效解決問題，造成工作十分被動的局面。

四、結語

本文總結了筆者在整理退休干部檔案、補充證明材料的過程中的一些經驗，可為相關經辦人員提供參考，同時針對此過程中的一些問題，提出了相關建議，該建議有助于簡化證明材料的辦理流程，使有關部門提供更加便民、高效的服務。退休干部是單位的寶貴財富，退休干部的檔案作為其履歷及后續待遇的重要佐證，具有十分重要的作用，相關部門應提高對退休干部檔案的重視程度，有力解決退休干部檔案遺留問題，為他們享受應有的待遇提供有力保障。