高校檔案管理工作的信息化建設探究

石貞貞

摘 要：本文通過淺析新形勢下高校檔案管理工作特點，以及高校檔案管理工作信息化建設的積極作用，對高校檔案管理工作信息化建設中存在的問題進行了探討，并提出了如何更好進行高校檔案管理工作信息化建設的相關策略。

關鍵詞：高校檔案;檔案管理;檔案信息化

由于計算機的快速普及，極大推動了大數據、云計算等各種高新技術的快速發展，這些高端技術的應用可以不斷提高產業的技術生產和運營效率，降低產業的運營成本，各行各業開始更加注重將產業與新技術結合，逐步與信息時代相融合，避免在發展過程中被時代逐漸淘汰。在高校檔案管理相關工作中也是如此，隨著我國高等教育體制的不斷變化，高校招生規模逐步擴大，每年高校新生、畢業生、高校員工人數逐年增加，涉及的教學資料也越來越多，同時也增加了高校檔案管理相關工作的開展難度，傳統的紙質檔案管理已經變得無法完全適應這種新形式。

因此，必須借助高效率、高配置的信息技術對其進行改革，通過促進檔案管理與新技術的結合，提高檔案管理的服務效率。高校檔案管理的主要內容包括教學檔案、人事檔案、學校建設檔案等，這些檔案是非常重要的個人信息，如果丟失或損壞會對學校工作、學生、教師個人造成不良的社會影響。但目前階段，高校學生檔案管理工作還存在一些不足，因此積極加強高校檔案管理信息平臺建設也是高校適應時代快速發展和推進高校檔案科學管理的必然要求。

一、淺析新形勢下高校檔案管理特點

新形勢下，高校檔案管理工作發展呈現出檔案管理服務模式信息化、數據存儲和檔案資源整合利用管理數字化、資源整合自動化、資源利用管理服務模式多樣化五大特點。首先，以高校檔案管理中的主要應用場景為例，高校檔案管理模式以各種科學技術為依托，利用大數據可以建立“檔案數據庫”，通過對專業統計數據的分析，準確合理地設置人事招聘崗位、合理管理畢業生檔案、高效調派在校生檔案、迅速準確地開展教學工作，從而實現各類人員信息的準確有效匹配。其次，還可以通過多媒體渠道信息采集全面的檔案信息，實現可靠、高質量的高校檔案管理服務。

1.高校檔案信息存儲和管理實現數字化

在高校利用信息化、數字化推進校園系統建設的背景下，逐步加快了高校教學檔案管理向數據存量信息化、資源存取數字化邁進，將高校檔案高效保護變成實體化，深化高校檔案保護管理效能。以學校教學過程中檔案管理的數字化開發為例，根據用戶交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，檔案管理模式形成了內部網站工作人員經常使用的web客戶端/web服務器框架結構模式和外部網站用戶經常使用的web瀏覽器/web服務器框架結構。在信息系統管理架構上，初步形成了包括數據管理層、業務層、邏輯管理層和數據展現層的管理體系。并加入了管理數據庫的應用選擇和管理數據采集、系統管理和信息系統安全控制設計等相關內容，有效促進了檔案管理技術水平和檔案工作服務水平的提高。

2.高校檔案管理的資源整合的信息化

隨著高校建設現代化的不斷深入，以數字檔案信息技術為支撐的高校檔案管理系統智能正在不斷加快。信息化為充分整合高?，F有的數字檔案信息資源，實現高校檔案管理資源的整合與共享提供了重要的技術支撐，檔案信息的有機信息整合也加快推進。同時，高校的一些特色專業檔案、師生檔案等多種相關檔案可逐步納入高校數字檔案館，為今后不斷進行高校檔案信息的有機信息整合和共享奠定堅實的基礎。

3.高校檔案管理工作呈現多樣化

隨著高校檔案管理工作的不斷深入，服務高校科研工作、服務高校歷史文化體系建設、服務高校歷史文化研究逐漸成為高校檔案管理工作的主要著力點，這也呈現出了當前高校檔案管理工作的多元化發展特點。特別是高校檔案資源也逐漸成為社會信息資源的重要組成部分，高校檔案管理工作發生了很大的變化，由以前的只針對學校教學、教職工、學生的服務轉變為與社會銜接的更廣泛的工作職能，高校檔案管理也由以前重視后端資源的收集轉變為前端資源的收集，以便更好地進行多元化服務。

二、高校檔案管理工作信息化建設的積極作用

在高校檔案管理工作由傳統向現代化轉變的過程中，通過各項信息化手段的應用可以通過對高校檔案信息進行數字化存儲，進而便于劃分成不同的類別，如教學檔案信息、人事檔案信息。這一明確的體系建設和遺失檔案管理工作思路更加清晰，避免傳統的紙質檔案管理中存在的無法全面查看檔案信息等一系列缺陷。對提高高校信息化管理的水平發揮著積極作用。

1.順應高校檔案管理的發展趨勢

隨著高校檔案的不斷增加，檔案管理工作也隨之增加。高校檔案管理信息化建設利用技術手段的有效實施，通過數字化技術取代以往的手工方式，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，能夠為廣大師生帶來更加便捷的服務，也能使檔案資料保存年限延長。

2.提高檔案管理工作人員的能力

信息技術已經廣泛應用于各個領域，隨著高校的不斷發展，檔案管理對管理人員技術和綜合素質的要求也越來越高。作為高校檔案管理人員，必須具備較高的數據處理和分析能力，為了高效地處理大量的數據信息，必須加強對信息技術的掌握。因此，數字化時期高校檔案管理信息化建設的不斷完善，通過引進新的管理軟件和管理設備，可以在一定程度上提高檔案人員的業務能力，有助于其自身技術的充分提高。

3.提高了學校檔案管理水平

信息化檔案管理工作將原來的人工管理和大量紙質文檔存儲轉化為以計算機為主的信息化管理層面。將原來在密密麻麻的檔案架中提取檔案信息，發展到在電腦端全面操作，完成檔案查找和調取工作，使信息資源在全校范圍內，不受時間和空間的限制，得到充分的利用，并通過全院檔案庫信息化建設，將分布在各部門的檔案資源整合形成統一管理，簡化傳統的檔案管理中的許多煩瑣程序。

4.促進各高校之間的檔案資源共享