高校檔案管理工作的信息化建設(shè)探究

石貞貞

摘 要：本文通過(guò)淺析新形勢(shì)下高校檔案管理工作特點(diǎn)，以及高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用，對(duì)高校檔案管理工作信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并提出了如何更好進(jìn)行高校檔案管理工作信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案管理;檔案信息化

由于計(jì)算機(jī)的快速普及，極大推動(dòng)了大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種高新技術(shù)的快速發(fā)展，這些高端技術(shù)的應(yīng)用可以不斷提高產(chǎn)業(yè)的技術(shù)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)效率，降低產(chǎn)業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，各行各業(yè)開(kāi)始更加注重將產(chǎn)業(yè)與新技術(shù)結(jié)合，逐步與信息時(shí)代相融合，避免在發(fā)展過(guò)程中被時(shí)代逐漸淘汰。在高校檔案管理相關(guān)工作中也是如此，隨著我國(guó)高等教育體制的不斷變化，高校招生規(guī)模逐步擴(kuò)大，每年高校新生、畢業(yè)生、高校員工人數(shù)逐年增加，涉及的教學(xué)資料也越來(lái)越多，同時(shí)也增加了高校檔案管理相關(guān)工作的開(kāi)展難度，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)變得無(wú)法完全適應(yīng)這種新形式。

因此，必須借助高效率、高配置的信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行改革，通過(guò)促進(jìn)檔案管理與新技術(shù)的結(jié)合，提高檔案管理的服務(wù)效率。高校檔案管理的主要內(nèi)容包括教學(xué)檔案、人事檔案、學(xué)校建設(shè)檔案等，這些檔案是非常重要的個(gè)人信息，如果丟失或損壞會(huì)對(duì)學(xué)校工作、學(xué)生、教師個(gè)人造成不良的社會(huì)影響。但目前階段，高校學(xué)生檔案管理工作還存在一些不足，因此積極加強(qiáng)高校檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)也是高校適應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展和推進(jìn)高校檔案科學(xué)管理的必然要求。

一、淺析新形勢(shì)下高校檔案管理特點(diǎn)

新形勢(shì)下，高校檔案管理工作發(fā)展呈現(xiàn)出檔案管理服務(wù)模式信息化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檔案資源整合利用管理數(shù)字化、資源整合自動(dòng)化、資源利用管理服務(wù)模式多樣化五大特點(diǎn)。首先，以高校檔案管理中的主要應(yīng)用場(chǎng)景為例，高校檔案管理模式以各種科學(xué)技術(shù)為依托，利用大數(shù)據(jù)可以建立“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”，通過(guò)對(duì)專業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，準(zhǔn)確合理地設(shè)置人事招聘崗位、合理管理畢業(yè)生檔案、高效調(diào)派在校生檔案、迅速準(zhǔn)確地開(kāi)展教學(xué)工作，從而實(shí)現(xiàn)各類人員信息的準(zhǔn)確有效匹配。其次，還可以通過(guò)多媒體渠道信息采集全面的檔案信息，實(shí)現(xiàn)可靠、高質(zhì)量的高校檔案管理服務(wù)。

1.高校檔案信息存儲(chǔ)和管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

在高校利用信息化、數(shù)字化推進(jìn)校園系統(tǒng)建設(shè)的背景下，逐步加快了高校教學(xué)檔案管理向數(shù)據(jù)存量信息化、資源存取數(shù)字化邁進(jìn)，將高校檔案高效保護(hù)變成實(shí)體化，深化高校檔案保護(hù)管理效能。以學(xué)校教學(xué)過(guò)程中檔案管理的數(shù)字化開(kāi)發(fā)為例，根據(jù)用戶交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，檔案管理模式形成了內(nèi)部網(wǎng)站工作人員經(jīng)常使用的web客戶端/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)模式和外部網(wǎng)站用戶經(jīng)常使用的web瀏覽器/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)。在信息系統(tǒng)管理架構(gòu)上，初步形成了包括數(shù)據(jù)管理層、業(yè)務(wù)層、邏輯管理層和數(shù)據(jù)展現(xiàn)層的管理體系。并加入了管理數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用選擇和管理數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)管理和信息系統(tǒng)安全控制設(shè)計(jì)等相關(guān)內(nèi)容，有效促進(jìn)了檔案管理技術(shù)水平和檔案工作服務(wù)水平的提高。

2.高校檔案管理的資源整合的信息化

隨著高校建設(shè)現(xiàn)代化的不斷深入，以數(shù)字檔案信息技術(shù)為支撐的高校檔案管理系統(tǒng)智能正在不斷加快。信息化為充分整合高校現(xiàn)有的數(shù)字檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理資源的整合與共享提供了重要的技術(shù)支撐，檔案信息的有機(jī)信息整合也加快推進(jìn)。同時(shí)，高校的一些特色專業(yè)檔案、師生檔案等多種相關(guān)檔案可逐步納入高校數(shù)字檔案館，為今后不斷進(jìn)行高校檔案信息的有機(jī)信息整合和共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.高校檔案管理工作呈現(xiàn)多樣化

隨著高校檔案管理工作的不斷深入，服務(wù)高校科研工作、服務(wù)高校歷史文化體系建設(shè)、服務(wù)高校歷史文化研究逐漸成為高校檔案管理工作的主要著力點(diǎn)，這也呈現(xiàn)出了當(dāng)前高校檔案管理工作的多元化發(fā)展特點(diǎn)。特別是高校檔案資源也逐漸成為社會(huì)信息資源的重要組成部分，高校檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，由以前的只針對(duì)學(xué)校教學(xué)、教職工、學(xué)生的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榕c社會(huì)銜接的更廣泛的工作職能，高校檔案管理也由以前重視后端資源的收集轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸速Y源的收集，以便更好地進(jìn)行多元化服務(wù)。

二、高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用

在高校檔案管理工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，通過(guò)各項(xiàng)信息化手段的應(yīng)用可以通過(guò)對(duì)高校檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，進(jìn)而便于劃分成不同的類別，如教學(xué)檔案信息、人事檔案信息。這一明確的體系建設(shè)和遺失檔案管理工作思路更加清晰，避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中存在的無(wú)法全面查看檔案信息等一系列缺陷。對(duì)提高高校信息化管理的水平發(fā)揮著積極作用。

1.順應(yīng)高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

隨著高校檔案的不斷增加，檔案管理工作也隨之增加。高校檔案管理信息化建設(shè)利用技術(shù)手段的有效實(shí)施，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)取代以往的手工方式，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，能夠?yàn)閺V大師生帶來(lái)更加便捷的服務(wù)，也能使檔案資料保存年限延長(zhǎng)。

2.提高檔案管理工作人員的能力

信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員技術(shù)和綜合素質(zhì)的要求也越來(lái)越高。作為高校檔案管理人員，必須具備較高的數(shù)據(jù)處理和分析能力，為了高效地處理大量的數(shù)據(jù)信息，必須加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的掌握。因此，數(shù)字化時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷完善，通過(guò)引進(jìn)新的管理軟件和管理設(shè)備，可以在一定程度上提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，有助于其自身技術(shù)的充分提高。

3.提高了學(xué)校檔案管理水平

信息化檔案管理工作將原來(lái)的人工管理和大量紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)為主的信息化管理層面。將原來(lái)在密密麻麻的檔案架中提取檔案信息，發(fā)展到在電腦端全面操作，完成檔案查找和調(diào)取工作，使信息資源在全校范圍內(nèi)，不受時(shí)間和空間的限制，得到充分的利用，并通過(guò)全院檔案庫(kù)信息化建設(shè)，將分布在各部門的檔案資源整合形成統(tǒng)一管理，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案管理中的許多煩瑣程序。

4.促進(jìn)各高校之間的檔案資源共享