高校檔案管理工作的信息化建設(shè)探究

石貞貞

摘 要：本文通過淺析新形勢下高校檔案管理工作特點，以及高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用，對高校檔案管理工作信息化建設(shè)中存在的問題進行了探討，并提出了如何更好進行高校檔案管理工作信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案管理;檔案信息化

由于計算機的快速普及，極大推動了大數(shù)據(jù)、云計算等各種高新技術(shù)的快速發(fā)展，這些高端技術(shù)的應(yīng)用可以不斷提高產(chǎn)業(yè)的技術(shù)生產(chǎn)和運營效率，降低產(chǎn)業(yè)的運營成本，各行各業(yè)開始更加注重將產(chǎn)業(yè)與新技術(shù)結(jié)合，逐步與信息時代相融合，避免在發(fā)展過程中被時代逐漸淘汰。在高校檔案管理相關(guān)工作中也是如此，隨著我國高等教育體制的不斷變化，高校招生規(guī)模逐步擴大，每年高校新生、畢業(yè)生、高校員工人數(shù)逐年增加，涉及的教學(xué)資料也越來越多，同時也增加了高校檔案管理相關(guān)工作的開展難度，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)變得無法完全適應(yīng)這種新形式。

因此，必須借助高效率、高配置的信息技術(shù)對其進行改革，通過促進檔案管理與新技術(shù)的結(jié)合，提高檔案管理的服務(wù)效率。高校檔案管理的主要內(nèi)容包括教學(xué)檔案、人事檔案、學(xué)校建設(shè)檔案等，這些檔案是非常重要的個人信息，如果丟失或損壞會對學(xué)校工作、學(xué)生、教師個人造成不良的社會影響。但目前階段，高校學(xué)生檔案管理工作還存在一些不足，因此積極加強高校檔案管理信息平臺建設(shè)也是高校適應(yīng)時代快速發(fā)展和推進高校檔案科學(xué)管理的必然要求。

一、淺析新形勢下高校檔案管理特點

新形勢下，高校檔案管理工作發(fā)展呈現(xiàn)出檔案管理服務(wù)模式信息化、數(shù)據(jù)存儲和檔案資源整合利用管理數(shù)字化、資源整合自動化、資源利用管理服務(wù)模式多樣化五大特點。首先，以高校檔案管理中的主要應(yīng)用場景為例，高校檔案管理模式以各種科學(xué)技術(shù)為依托，利用大數(shù)據(jù)可以建立“檔案數(shù)據(jù)庫”，通過對專業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，準確合理地設(shè)置人事招聘崗位、合理管理畢業(yè)生檔案、高效調(diào)派在校生檔案、迅速準確地開展教學(xué)工作，從而實現(xiàn)各類人員信息的準確有效匹配。其次，還可以通過多媒體渠道信息采集全面的檔案信息，實現(xiàn)可靠、高質(zhì)量的高校檔案管理服務(wù)。

1.高校檔案信息存儲和管理實現(xiàn)數(shù)字化

在高校利用信息化、數(shù)字化推進校園系統(tǒng)建設(shè)的背景下，逐步加快了高校教學(xué)檔案管理向數(shù)據(jù)存量信息化、資源存取數(shù)字化邁進，將高校檔案高效保護變成實體化，深化高校檔案保護管理效能。以學(xué)校教學(xué)過程中檔案管理的數(shù)字化開發(fā)為例，根據(jù)用戶交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，檔案管理模式形成了內(nèi)部網(wǎng)站工作人員經(jīng)常使用的web客戶端/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)模式和外部網(wǎng)站用戶經(jīng)常使用的web瀏覽器/web服務(wù)器框架結(jié)構(gòu)。在信息系統(tǒng)管理架構(gòu)上，初步形成了包括數(shù)據(jù)管理層、業(yè)務(wù)層、邏輯管理層和數(shù)據(jù)展現(xiàn)層的管理體系。并加入了管理數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用選擇和管理數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)管理和信息系統(tǒng)安全控制設(shè)計等相關(guān)內(nèi)容，有效促進了檔案管理技術(shù)水平和檔案工作服務(wù)水平的提高。

2.高校檔案管理的資源整合的信息化

隨著高校建設(shè)現(xiàn)代化的不斷深入，以數(shù)字檔案信息技術(shù)為支撐的高校檔案管理系統(tǒng)智能正在不斷加快。信息化為充分整合高?，F(xiàn)有的數(shù)字檔案信息資源，實現(xiàn)高校檔案管理資源的整合與共享提供了重要的技術(shù)支撐，檔案信息的有機信息整合也加快推進。同時，高校的一些特色專業(yè)檔案、師生檔案等多種相關(guān)檔案可逐步納入高校數(shù)字檔案館，為今后不斷進行高校檔案信息的有機信息整合和共享奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.高校檔案管理工作呈現(xiàn)多樣化

隨著高校檔案管理工作的不斷深入，服務(wù)高?？蒲泄ぷ?、服務(wù)高校歷史文化體系建設(shè)、服務(wù)高校歷史文化研究逐漸成為高校檔案管理工作的主要著力點，這也呈現(xiàn)出了當前高校檔案管理工作的多元化發(fā)展特點。特別是高校檔案資源也逐漸成為社會信息資源的重要組成部分，高校檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，由以前的只針對學(xué)校教學(xué)、教職工、學(xué)生的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榕c社會銜接的更廣泛的工作職能，高校檔案管理也由以前重視后端資源的收集轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸速Y源的收集，以便更好地進行多元化服務(wù)。

二、高校檔案管理工作信息化建設(shè)的積極作用

在高校檔案管理工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過程中，通過各項信息化手段的應(yīng)用可以通過對高校檔案信息進行數(shù)字化存儲，進而便于劃分成不同的類別，如教學(xué)檔案信息、人事檔案信息。這一明確的體系建設(shè)和遺失檔案管理工作思路更加清晰，避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中存在的無法全面查看檔案信息等一系列缺陷。對提高高校信息化管理的水平發(fā)揮著積極作用。

1.順應(yīng)高校檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著高校檔案的不斷增加，檔案管理工作也隨之增加。高校檔案管理信息化建設(shè)利用技術(shù)手段的有效實施，通過數(shù)字化技術(shù)取代以往的手工方式，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，能夠為廣大師生帶來更加便捷的服務(wù)，也能使檔案資料保存年限延長。

2.提高檔案管理工作人員的能力

信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理對管理人員技術(shù)和綜合素質(zhì)的要求也越來越高。作為高校檔案管理人員，必須具備較高的數(shù)據(jù)處理和分析能力，為了高效地處理大量的數(shù)據(jù)信息，必須加強對信息技術(shù)的掌握。因此，數(shù)字化時期高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷完善，通過引進新的管理軟件和管理設(shè)備，可以在一定程度上提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，有助于其自身技術(shù)的充分提高。

3.提高了學(xué)校檔案管理水平

信息化檔案管理工作將原來的人工管理和大量紙質(zhì)文檔存儲轉(zhuǎn)化為以計算機為主的信息化管理層面。將原來在密密麻麻的檔案架中提取檔案信息，發(fā)展到在電腦端全面操作，完成檔案查找和調(diào)取工作，使信息資源在全校范圍內(nèi)，不受時間和空間的限制，得到充分的利用，并通過全院檔案庫信息化建設(shè)，將分布在各部門的檔案資源整合形成統(tǒng)一管理，簡化傳統(tǒng)的檔案管理中的許多煩瑣程序。

4.促進各高校之間的檔案資源共享