公共圖書館業務檔案管理強化策略探究

何金桐

摘 要：在后知識服務時代，圖書館面臨著轉型的挑戰，未來的發展趨勢中，圖書館的轉型圍繞著“以人為中心、服務為核心、技術為手段”而進行。一個公共圖書館的發展離不開對其業務檔案的利用，需要從業務檔案中得到決策支持和發展規劃的前提是強化業務檔案管理水平。本文對當前我國公共圖書館業務檔案管理中存在的主要問題進行了分析，并提出了有針對性的強化策略，旨在進一步提高公共圖書館管理工作的整體質量。

關鍵詞：公共圖書館;業務檔案;管理工作;強化策略

隨著知識經濟的不斷發展，人們逐漸認識到了學習的重要性，學習需求逐漸提高，因此越來越多的人選擇到圖書館進行知識學習。公共圖書館作為公共文化服務體系的重要組成部分，為人們提供免費閱讀服務的場所，其收錄的數據資源廣泛，文獻種類繁多，且讀者受眾和群體也有著很大的差別，這就對公共圖書館的業務檔案管理工作增加了一定的難度。業務檔案是圖書館的重要資料，不僅能夠準確記錄當地社會群眾的思維發展歷程，還是提高公共圖書館服務質量的重點內容，因此公共圖書館需要強化業務檔案管理策略。

一、公共圖書館業務檔案管理的作用

公共圖書館的業務檔案管理在公共圖書館中發揮著重要的作用。第一，檔案管理能夠提高公共圖書館業務管理的規范性。公共圖書館不僅要管理大量的文獻資源，還要對讀者信息、借閱信息、活動信息等進行深度的管理，以及公共圖書館的人力資源、設備資源、經費支出等相關方面的統計，信息量較大且內容較為瑣碎和復雜，如果不對業務檔案進行高效的管理，會導致公共圖書館的業務管理缺乏規范性。通過對業務檔案實施科學的管理，能夠有效提高公共圖書館業務流程和業務管理的規范性，使公共圖書館的各項管理工作能夠有序化開展。第二，業務檔案管理能夠為圖書館的發展提供支持。現代公共圖書館所面臨的發展環境越來越復雜，在互聯網閱讀模式的沖擊之下，公共圖書館面臨著轉型危機，急需創新發展思路。通過對業務檔案的管理，能夠為公共圖書館管理人員提供更加科學的數據和信息支持，為公共圖書館的發展和建設提供充分的資料，使公共圖書館的管理人員能夠及時發現當前管理中存在的不足和發展方向的偏差，從而進行有針對性的調整，進而能夠有效促進公共圖書館的發展，穩步推動公共圖書館的轉型發展，更好地適應新時期的挑戰。第三，業務檔案管理能夠保證資料的有效性。公共圖書館檔案信息中的資料是其自身發展過程中產生的第一手資料，同時是公共圖書館的基礎信息，檔案中的數據和信息能夠真實地反應公共圖書館當前的實際發展情況，業務檔案管理不是一項形式的工作，而是要確保業務檔案資料的有效性，能夠通過業務檔案資料來促進公共圖書館更好地調整當前的管理模式和存在的問題。

二、公共圖書館業務檔案管理存在的問題

1.利用率較低

業務檔案是公共圖書館在開展日常業務中所記錄的數據和資料，是公共圖書館開展業務活動的全面、系統、真實的記錄，這一份份業務檔案記載著該公共圖書館的發展歷程，對日后工作的開展具有重要的參考價值與指導意義。但是許多公共圖書館在對業務檔案進行保存后，卻因缺少借閱管理規范流程、不易查找等因素，很少有人翻閱和查看，所以公共圖書館的業務檔案并沒有發揮出其實際作用。業務檔案能夠為公共圖書館后續的管理工作提供指導，但大部分公共圖書館都忽略了業務檔案利用的重要性，導致業務檔案的利用率較低，沒有通過業務檔案來挖掘問題和總結經驗。建立業務檔案其中一個大的作用是給日后公共圖書館的發展定位、決策導向作支持，但目前公共圖書館業務檔案這重要的作用卻未充分地體現出來。

2.缺乏管理規范

目前許多公共圖書館在檔案管理方面，偏重文書檔案管理，而對其自身發展存在更大借鑒支撐作用的業務檔案的收集整理卻不夠重視。業務檔案管理缺少一定的規范流程和業務檔案專屬的檔案分類標準，業務檔案的收集、整理的環節存在隨意性，缺少連續性，導致業務檔案的收集不夠全面。特別是紙質業務檔案的收集，一旦未及時收集整理或損壞丟失則無法重建。深圳市圖書館之城系統于2004年實施運行以來，全市越來越多的圖書館加入其中，實現通借通還，圖書館在日常的業務運行中，大多資料和數據在“后臺”按需存取利用，在年終集中整理歸檔時卻因缺少規范標準而很少利用大數據或智能手段對這些寶貴資料進行分析和歸檔處理。這對公共圖書館的長遠發展是極為不利的，因此公共圖書館要加強業務檔案管理的規范性建設，建立完善的規范標準，保證業務檔案管理工作可以有序開展。

3.業務檔案數字化落后

隨著近年來信息技術的不斷發展，信息技術在檔案管理方面的應用也日漸深入，公共圖書館在檔案管理的實施過程中采取電子、紙質雙軌制，而其中紙質業務檔案資料卻大都依舊沿用傳統的歸檔保存方式，而未隨文書檔案進行數字化處理。這導致相當一部分的業務檔案日后的利用率低下，在急需利用其支持決策時卻查詢困難。現因當地檔案館存儲空間有限，許多公共圖書館業務檔案未移交當地檔案館而由圖書館自行保存，而公共圖書館非專業檔案管理單位，缺少相應檔案保存設備，在長時間跨度中，紙質業務當然易丟失損壞，管理難度較大。為提高業務檔案資料的安全性、利用率，發揮其重要的自身價值，加強公共圖書館業務檔案的數字化管理迫在眉睫。

4.人員素質水平有待提高

隨著數字化時代的到來，檔案管理工作從原來的紙質化管理模式發展至現今的紙質檔案及電子化檔案雙軌制模式，但檔案管理人員的思維模式及專業水平的更新卻跟不上發展潮流的步伐。不少公共圖書館缺少檔案管理專員，而由非相關專業出身的館員兼職，檔案管理人員對檔案管理專業知識的一知半解且缺乏知識更新，這方方面面的因素都直接影響著業務檔案的管理水平。所以公共圖書館需要加強專業人才的引進和培養，提高管理人員的綜合素質水平和專業能力，從而能夠有效提高業務檔案管理效率。

5.缺乏保障措施

業務檔案資料和數據屬于公共圖書館的重要信息，但是許多公共圖書館還沒有對業務檔案資料建立完善的保障措施。不論是紙質的業務檔案還是電子業務檔案，缺乏保障措施都會使其遭受到一定的損壞，紙質業務檔案會在保存過程中被損壞或人為因素導致的破壞、丟失，電子業務檔案缺乏保障措施會因系統故障、網絡波動等導致信息丟失，還會被不法分子通過網絡入侵的形式獲取，導致公共圖書館的信息和讀者個人信息丟失或被盜用，從而對公共圖書館和讀者造成一定的安全隱患。因此，公共圖書館要加強檔案資料的保障措施建立，使業務資料能夠被安全、完好地保存。