學(xué)校資產(chǎn)檔案管理存在的問題及改進措施探析

孫毅

摘 要：資產(chǎn)檔案管理是各學(xué)校管理工作的重要組成部分，能夠反映出學(xué)校管理工作的質(zhì)量與水平，對學(xué)校發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。本文分析了學(xué)校資產(chǎn)檔案的積極作用，并點明現(xiàn)階段在學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中存在的問題，繼而有針對性地提出相應(yīng)的改進措施，以期為學(xué)校資產(chǎn)檔案管理工作提供借鑒，提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量，促進教育事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;資產(chǎn)檔案;管理;問題;措施

學(xué)校資產(chǎn)檔案管理以文字、圖標(biāo)、聲像等材料作為載體，反映學(xué)校資產(chǎn)的來源、使用情況等，是學(xué)校檔案管理中不可或缺的內(nèi)容，對學(xué)校資產(chǎn)管理具有重要影響。隨著我國對教育事業(yè)關(guān)注程度的不斷加大，用于學(xué)校建設(shè)、教研儀器設(shè)備采購、等資金正逐漸增加，資產(chǎn)成了教育事業(yè)發(fā)展的必要物質(zhì)保障。隨著學(xué)校資產(chǎn)的增加，相應(yīng)的對資產(chǎn)管理提出了更高的要求。學(xué)校資產(chǎn)具有品種多、數(shù)量大、使用分散等特點，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理作為學(xué)校資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，有利于規(guī)范學(xué)校資產(chǎn)的新增、轉(zhuǎn)移、報廢、清查等各環(huán)節(jié)，從而對學(xué)校資產(chǎn)實現(xiàn)全面的管理與監(jiān)督。目前，在學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中仍存在諸多問題，因此各校應(yīng)積極探索資產(chǎn)檔案管理工作的新路徑，發(fā)揮資產(chǎn)檔案管理的最大效用。

一、學(xué)校資產(chǎn)檔案的作用

1.資產(chǎn)檔案是重要的資產(chǎn)監(jiān)管依據(jù)

學(xué)校資產(chǎn)檔案的特殊性在于其具有政策性及決策性，能夠影響學(xué)校日常資產(chǎn)管理工作。政策性主要體現(xiàn)在國家和各部門制訂的法規(guī)、政策，對學(xué)校資產(chǎn)管理而言是強有力的法律保障，學(xué)校能夠從這些政策文件中獲得資產(chǎn)管理的指導(dǎo)，并同時形成制約。決策性體現(xiàn)在可以從學(xué)校資產(chǎn)檔案中獲得有較高利用價值的信息點，為學(xué)校及相關(guān)部門的決策提供有效參考，從而提高決策的專業(yè)性及合理性。

2.資產(chǎn)檔案是學(xué)校發(fā)展的憑證

學(xué)校在資產(chǎn)管理的過程中形成了大量的資產(chǎn)檔案，這些資產(chǎn)檔案包含大量的信息，通過文字、數(shù)據(jù)、圖表等形式綜合反映出學(xué)校資產(chǎn)管理工作的過程及成果。這些資產(chǎn)檔案對于學(xué)校的長久發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義，不僅具有極高的利用價值，同時還具備現(xiàn)實的經(jīng)濟價值。學(xué)校在進行相關(guān)改革、發(fā)展工作時，資產(chǎn)檔案都是學(xué)校重要的憑證，能夠在界定學(xué)校資產(chǎn)方面發(fā)揮關(guān)鍵性的作用。

3.資產(chǎn)檔案是學(xué)校資產(chǎn)管理的參考

學(xué)校資產(chǎn)管理能力的高低對學(xué)校的資產(chǎn)安全具有直接影響，資產(chǎn)檔案作為學(xué)校資產(chǎn)的真實反映，是學(xué)校資產(chǎn)管理工作必要的參考因素。通過參考資產(chǎn)檔案，有利于對資產(chǎn)進行分析與總結(jié)，并從中進行預(yù)測，從而在資產(chǎn)管理中能夠提高其有效利用率。同時對學(xué)校資產(chǎn)檔案進行分析，還有利于制訂出符合學(xué)校實際情況的發(fā)展規(guī)劃及現(xiàn)階段的工作要點，使學(xué)校工作有序開展。資產(chǎn)檔案作為學(xué)校管理的重要參考內(nèi)容，能夠為學(xué)校提供具有極高利用價值的經(jīng)驗與成果，從而提高學(xué)校資產(chǎn)管理水平。

4.資產(chǎn)檔案是維護學(xué)校財產(chǎn)安全的手段

學(xué)校資產(chǎn)檔案是學(xué)校財產(chǎn)的重要組成部分，同時也是學(xué)校維護財產(chǎn)安全所必要的手段。只有管理并利用好學(xué)校資產(chǎn)檔案，才能夠真正發(fā)揮其重要作用。學(xué)校資產(chǎn)管理及檔案部門應(yīng)積極承擔(dān)資產(chǎn)檔案管理的責(zé)任，利用資產(chǎn)檔案有效提高學(xué)校財產(chǎn)安全。同時，有關(guān)部門應(yīng)確保學(xué)校資產(chǎn)檔案的安全性與完整性，使得資產(chǎn)檔案在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮其獨特的優(yōu)勢作用。

二、學(xué)校資產(chǎn)檔案管理存在的問題

1.資產(chǎn)檔案管理意識薄弱

現(xiàn)階段，學(xué)校的資產(chǎn)主要來源于國家財政資金、撥款、按政策規(guī)定收入等形成的資產(chǎn)，以及企業(yè)或單位捐贈的資產(chǎn)等。大多數(shù)學(xué)校的管理部門將工作重點放在了對學(xué)校資產(chǎn)的管理上，而忽視了資產(chǎn)檔案管理的重要性。資產(chǎn)檔案管理對管理者的能力要求較高，但目前資產(chǎn)檔案管理意識的欠缺導(dǎo)致對資產(chǎn)檔案有所忽略，管理者的責(zé)任意識不明確，使資產(chǎn)檔案利用率降低，甚至出現(xiàn)使用不規(guī)范的問題。資產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足也是導(dǎo)致資產(chǎn)檔案管理意識薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理規(guī)模和組織層級比較大，資產(chǎn)檔案相關(guān)工作較多，但是學(xué)校具有專業(yè)能力的資產(chǎn)檔案管理人員有所不足，一方面資產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)性有待加強，另一方面還存在一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，再加之學(xué)校各部門之間聯(lián)系不夠密切，尚未形成協(xié)同效應(yīng)，導(dǎo)致資產(chǎn)檔案管理的效率低下，大大降低了學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的水平。管理人員的主體責(zé)任不明確，分工不合理，專業(yè)知識不足，造成資產(chǎn)檔案管理不規(guī)范。

2.資產(chǎn)檔案管理制度不健全

學(xué)校資產(chǎn)檔案管理意識的不足導(dǎo)致相關(guān)的管理制度不健全，尚未建立科學(xué)有效的資產(chǎn)檔案管理制度。首先，資產(chǎn)檔案管理與資產(chǎn)管理處于分離的狀態(tài)，在學(xué)校資產(chǎn)進行計劃、采購、使用的過程中沒有與資產(chǎn)檔案進行關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致了學(xué)校資產(chǎn)利用不合理及學(xué)校資產(chǎn)檔案缺失的局面。其次，由于缺乏相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資產(chǎn)歸檔的工作落實情況不理想。學(xué)校在開展某些具體項目時，資產(chǎn)檔案管理人員沒有及時歸檔或僅僅是走個過場。有些管理人員為方便自己工作遲遲不進行歸檔，有些管理人員應(yīng)付了事，沒有嚴(yán)格遵守流程，使資產(chǎn)檔案管理流于形式，相關(guān)檔案資料不全。還有些資產(chǎn)檔案的利用價值較低，管理人員將沒有必要歸檔的資料也作為資產(chǎn)檔案，為查找和使用檔案增加了不便，需要花費大量的時間與精力尋找有用的檔案，大大降低了工作效率。此外，資產(chǎn)檔案管理制度不健全導(dǎo)致資產(chǎn)檔案日常管理工作不規(guī)范。作為學(xué)校資產(chǎn)管理中的重要環(huán)節(jié)，資產(chǎn)檔案管理必須嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，但目前相關(guān)工作仍有諸多不合理與不規(guī)范的地方。主要體現(xiàn)在采購招標(biāo)檔案資料歸檔組卷不規(guī)范，資產(chǎn)儀器設(shè)備技術(shù)資料歸檔不完整，以及資產(chǎn)入庫信息登記不規(guī)范幾方面。資產(chǎn)檔案管理不規(guī)范使得學(xué)校資產(chǎn)在購置、管理與維護過程中形成的相關(guān)資料不健全，不能及時組卷與歸檔。在登記相關(guān)資產(chǎn)時，應(yīng)進行全面詳細(xì)的記錄，雖然大部分情況下的登記信息是真實準(zhǔn)確的，但無法做到規(guī)范與完整，如學(xué)校對資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、價值有所記錄，但相關(guān)型號、規(guī)格、地點等不甚清晰，給資產(chǎn)管理工作增加了難度。

3.基本建設(shè)項目檔案材料收集滯后