施工企業檔案管理存在的問題及改進建議探討

于勇

（乳山市城市管理綜合服務中心，山東威海264500）

0 引言

項目檔案一般是項目立項審批到竣工驗收過程形成的，針對建設完成之后的工程管理及維護等工作，存在一定的查考價值，是多種載體形式的文件資料。對于各個階段產生的文件資料，當歸檔之后就會變為工程項目檔案。優質的檔案可以促進工程的管理及維護等，為其提供準確的數據參考，從而提升項目的附加值。

1 檔案管理工作遇到的問題

1.1 管理人員缺乏重視

就施工企業來說，通常都具有點多、面廣、線長的特點，且工程建設者還有很強的流動性。現階段，工程項目大部分都是通過勞務分包及專業分包的形式，對于管理者的配置數量比較少，當工程項目進行建設時，往往因為工期較短，且任務比較多，所以項目管理人員一般會在工程進度及效益上投入很多精力，從而對工程建設過程中形成的檔案資料不夠重視，在日常工作中，也沒有對文件材料的分類及整理等加以重視，未安排相應的管理人員對檔案進行管理，導致檔案管理相對混亂，從而致使材料出現遺失及失真的問題，這將不利于工程后期的審計及驗收等工作，會造成諸多不利影響，且在一定程度上提高管理成本[1]。

1.2 缺少科學的規劃，管理質量較低

針對工程建設項目而言，其施工工期有的達到數年，還有的是數十年，一些項目的管理人員在最開始進行工程建設時，缺少對檔案管理的科學規劃，沒有做到統籌兼顧，基于工程的深入發展，極易被多種不確定的因素影響，如環境及人員變化等，導致工程開展建設時沒能有效保存相應的材料，也未對檔案材料進行定期的整理及歸檔，當項目要建設完成時才想要臨時進行整理，這不但會提高整編難度，還無法有效確保檔案資料的精確性及可靠性。

1.3 不具備獨立性，缺少專業檔案管理者

在施工企業檔案中，涉及的檔案類型是多種多樣的，如綜合類管理文件、變更類文件、技術交底類文件及驗收類文件等。圖1為案卷，它們通常都分散在各個部門中，由其單獨進行保管，因此這些材料根本無法在第一時間進行整理及歸納，這使得材料查閱及運用都比較困難。從現階段的施工企業來看，缺少專業的檔案管理者，在開展檔案管理工作時，一般都是讓別的部門人員兼職完成，所以檔案管理幾乎都是敷衍了事[2]。在項目后期階段，對檔案進行整編的工作人員，通常都是臨時安排的，并未開展過相關的系統性培訓，因而他們不具備檔案專業知識，也不了解檔案管理相關的業務，無法有效完成檔案收集、整理及歸納等工作。就建設單位來說，其專業檔案管理者由于缺少施工管理方面的認識，也無法對施工企業的檔案整編提供引導。在施工企業內部，雖然已經設置了專職檔案管理者，但是數量卻相對較少，很難同時勝任多個項目的管理工作。

圖1 案卷

針對項目部施工管理者而言，由于其工作范圍比較小，實際的工作又比較多且復雜，對于那些已經初步掌握的人員，在別的項目中可能會勝任別的工作。具備一定檔案管理以及施工管理經驗的人員，因為經濟及個人規劃等一系列原因，通常都不愿意長時間負責檔案管理工作。就檔案收集過程來看，是比較混亂的，且相關人員也缺少參與意識。一些一線施工項目部，往往對經濟效益及施工進度比較關注，而對材料的收集及管理不夠重視，因此檔案的整理及歸檔，很難同工程進度保持一致。這導致檔案資料的收集等工作不及時，且也不夠規范，等到開展檔案驗收工作時，才會找出其中存在的問題，這樣就會重新返工，比較費時費力。與此同時，大部分工程管理者的檔案意識不足，覺得其自身職責就是做好工程建設，對于檔案工作來說，在后期會有專門人員完成，同自身沒有直接的關系，從而導致各個部門之間缺少協作，造成材料及信息丟失等現象。

2 改進建議探討

2.1 改變思想意識，明確科學管理理念

對于建設項目來說，衡量其質量的關鍵指標就包括工程檔案，它也能充分體現施工企業的管理水平及工程施工質量[3]。對此，要求施工企業應改變思想意識，由原本的重工程輕材料收集等的思想，轉變成重視檔案管理工作。在項目進場階段，構建檔案管理部門，并為其分配具備施工及檔案管理經驗的專職人員，還要求他們具備較強的責任心，從而更好地完成項目資料的收集、整理及保管等工作，全面落實“三同步”，即要做到同步收集、整理及歸檔。要求項目管理人員應形成檔案管理意識，具備科學的管理理念，設置檔案資料收集及整理等相關的機制。

2.2 科學控制費用，安排專業人員，增加管理效率

在對項目進行策劃的過程中，應構建檔案管理部門，科學配置人員數量，有效控制檔案管理資金。針對配置的檔案管理者來說，需具備相關的工程實踐經驗，且對于檔案工作相關的法律法規應有一個全面的認識，掌握檔案資料收集及管理的內容。只有配置專業的工作人員，在開展收集工作時，才能更好地鑒別材料，判斷材料具備的價值，知道哪些數據是有效的，并在第一時間對材料開展分類及整理工作，為后期的檔案資料查詢提供便利。在項目進行建設的最初階段，應根據策劃標準構建相應的管理部門，并配置相關的工作設施，如檔案柜（見圖2）等，以確保檔案設施全面，實際進行項目建設時，應根據投入的資金對檔案及相關的設備設施進行優化，若條件允許，應通過網絡開發及購買管理軟件等方式，達到資源的集約化及存儲數字化發展，進一步實現信息自動化及共享化，幫助檔案管理工作提供物質保障。

圖2 檔案柜

2.3 促進各部門的交流及協作

對于施工企業來說，在開展檔案管理工作的過程中有一定的被動性。因為建設單位屬于項目的帶領者，建設單位開展檔案管理工作，往往會對施工企業的檔案管理造成較大的影響。這就需要項目部利用書面報告等方式，確保第一時間與建設單位進行對接，或是讓其同檔案接收單位進行對接。將被動方式轉變成主動方式，加強各部門之間的交流及協作，掌握相關的工作標準，盡早進行檔案管理工作，從而實現高效的檔案管理，為其提供可靠的保障。

2.4 完善管理機制，增強參與意識

構建并完善檔案管理機制，強化各部門之間的配合，進一步完善資源建設，提高工作效率，防止由于人員及環境等因素的變化，對檔案工作造成影響。將檔案管理工作貫徹到各個崗位工作中。全面落實崗位職責，將管理責任分配給個人。設置問責機制，做到獎罰分明，運用針對性措施來提高有關人員的積極性，強化其責任意識，確保檔案管理者可以認真完成工作，降低失誤現象，保證檔案資料完整性。就檔案管理工作來說，它包含多方面的內容，且還落實在工程建設的每一個環節中，有效的項目檔案管理應形成全員檔案理念，按照工程建設及檔案形成的規律開展統籌規劃，做到早收集早歸檔。檔案管理需要具備較強的專業性，因此檔案管理者應積極學習，加強相關知識的培訓，可邀請專業單位授課，延伸知識面，進一步增強綜合業務素質。基于綜合業務素質的持續增強，還應培育檔案管理者的責任心及業務能力，從而更好地滿足新時代背景下檔案管理工作的要求[4]。就施工企業而言，其專職檔案管理者應進入一線辦公。如果條件允許，可在企業總部統一進行辦班培訓，其培訓對象包括項目經理、技術工作者及檔案管理者等相關人員。對其開展法律法規培訓，增強他們的檔案意識；針對實際項目的收集及立卷等工作進行指導，讓一線人員快速了解相關的操作方法，掌握施工中產生的各類文件材料，學會判斷材料的保存價值及歸檔范圍等。利用定期及不定期回頭看的方式，全面提高檔案管理質量。

3 結論

綜上所述，就施工企業而言，檔案是其項目建設的關鍵內容，對工程建設的過程進行記錄，充分反映出企業的技術實力以及核心競爭力。它不但是工程的歷史記錄，還能為同類工程建設提供一定的借鑒，能夠反復應用，全面體現檔案的價值，是積累經驗及技術的重要途徑。對此，施工企業應加強檔案管理工作，構建并完善相關的管理體系，強調檔案人才培育機制的構建，進一步增強其業務能力及綜合素質，持續優化檔案管理經驗，切實增強工程建設質量，從而促進施工企業的持續發展。