推進食品生產許可檔案信息化建設的思考

焦寧

摘 要：食品生產許可證檔案信息化是積極支持生產許可證制度改革，提升服務質量，增強服務能力的重要途徑。通過信息化的建設，可以全面提高食品安全監管的能力和效率。完善監管體系，實現行業自律以及政府監管，通過社會參與以及消費者監管來提升食品安全水平，全面推進食品監管現代化。本文重點對推進食品生產許可檔案信息化建設的思考進行研究。

關鍵詞：食品生產許可;檔案信息化;建設

隨著科學技術的不斷發展，信息技術的不斷應用，極大地提升了人們的工作效率，行業的信息化水平反映了行業的發展水平和發展潛力，在以信息技術為主導的社會中，人們的思想觀念和社會需求發生了巨大變化，因此有必要通過使用信息技術，對檔案進行信息化管理，提升檔案管理的質量。在檔案管理工作中，存在管理效率降低和混亂的情況。信息技術的運用可以有效的改善這些問題[1]。同時，提升檔案管理的信息化水平，可以及時發現僅在檔案管理信息化過程中出現的問題，并通過分析解決方案來提高食品生產許可檔案管理的信息化水平和管理質量。

1 食品生產許可檔案信息化建設概述

檔案信息化建設是指在檔案管理過程中運用電子信息技術對檔案進行電子化管理，使檔案管理工作更加簡便，全面提升檔案管理工作的質量。在進行檔案信息化建設的過程中，建立和完善檔案管理系統，進行檔案資源共享，具有重要意義。檔案信息化建設主要包括2個方面，即檔案管理的信息化以及檔案資源的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理工作中運用信息化技術對檔案進行分類和整理，可以縮短使用過程中的搜索時間。檔案資源的信息化是指通過信息設備轉換為電子檔案，其可以減少紙張資源，是建立檔案信息的良好基礎[2]。

2 食品生產許可檔案信息化建設的優點

2.1 存儲體的容量變得越來越大

信息化檔案主要通過硬盤、光盤和云存儲等存儲檔案信息。這些存儲設備比文件檔案更加方便攜帶，存儲量是傳統方法的幾倍甚至是幾十倍，可以保存或壓縮檔案信息。

2.2 存儲的內容不容易丟失

檔案管理的信息化使所存儲的信息得以及時歸檔，對于食品生產許可的登記和變更可以通過網絡傳輸到檔案管理部門，檔案管理工作人員在線接收。由于嚴格的電子鎖，每個電子檔案均被保存，在檔案檢索、檔案安全性和完整性等方面比紙質檔案管理具有極大的優勢。通過在線存儲的方式，可以運用歸檔和檢索的方法來檢查用戶檔案的完整性[3]。

2.3 檔案管理信息化可以對檔案進行多次備份

當人們使用信息存儲時，檔案通常不是唯一的。人們可以隨時復制檔案，并以其他方式存儲，例如線下存儲和云存儲。傳統的檔案管理比較容易出現檔案損壞或丟失的情況，從而為食品生產許可管理工作帶來極大的不便。

3 食品生產許可檔案信息化建設中存在的不足

3.1 檔案存儲的網絡管理安全性不足

檔案管理信息化過程變慢的原因有兩個：①計算機系統和網絡構成某些安全風險[4]。需要計算機硬件來存儲文件管理信息，不可抗力和人為損壞可能會損壞硬件;同時連接網絡的計算機容易受到病毒攻擊，出現數據篡改或被盜的情況;②檔案管理的信息化缺乏法律及相關文件的支持，系統仍不完善。由于法律限制了傳統存儲方法的歸檔管理信息化的各個方面，目前尚無專門的規范存儲信息的歸檔信息化存儲方法。因此歸檔信息化并未受到法律保護，檔案管理信息不受法律法規的認可。

3.2 技術需要提升，資金投入力度不夠

檔案管理信息化的一個重要前提是信息存儲技術要符合標準，且存儲系統可靠存儲而不會輕易崩潰。但在當前的檔案信息化中，檔案管理信息化的存儲方法主要利用電子文件進行存儲，電子文件具有存儲周期和存儲限制，這取決于電子文件存儲的特性。檔案管理的信息化要求非常高，一般的電子文件很難符合其存儲需求。紙質檔案被轉換為信息存儲，而當使用電子文件存儲時，手動輸入比較煩瑣，使用掃描儀將信息從紙質檔案轉換為電子化檔案。但當前市場上價格相對較低的掃描儀，掃描的準確性比較低，而質量越好的掃描儀，價格也越高，且掃描完成后的成本也較高，閑置資源和公共成本也就越高。由于檔案信息管理部門有限，如果沒有特殊資金，很難承受這些巨額支出。

3.3 檔案管理部門的工作人員工作積極性較低

歸檔管理通常被認為是一種空閑操作，因此一些人認為，歸檔管理知識進行管理和存儲大量數據的工作既簡單又乏味，并且一些檔案管理人員由于對檔案管理工作的重視程度不足，工作沒有積極性。同樣，食品生產許可檔案的管理質量也比較低。

4 促進食品生產許可檔案信息化建設的有效措施

4.1 提高對檔案信息化建設的重視

建立檔案信息化是時代發展的要求，是檔案工作從復雜化到簡化過程中必不可少的步驟。檔案信息化建設不僅需要人才和技術的支持，更需要領導者的關注。市場監督部門的領導者在掌握了檔案信息化知識的情況下，才可能直接確定食品生產許可檔案信息化建設的有效性。為了更好地促進檔案信息化的建立，管理者需要在資金、人力、設備等方面進行相應的投入，對檔案管理者進行一定的肯定與鼓勵，支持信息化建設，對遇到的問題進行積極解決[5]。

4.2 加強檔案管理人員的培訓

在整個檔案管理工作中，員工是參與和執行的主體，因此檔案管理人員的綜合素質和技能水平與整個工作的實現有著重要的關系。檔案管理工作是否有效，與員工的能力是密切相關的。隨著科學技術的不斷進步，現有的管理方法和人員技能已不能滿足相關業務的需求。因此，需要加強對相關人員的培訓。為了滿足檔案管理工作的需求，檔案管理人員必須意識到其信息化在日常工作中的重要性，繼續展示和增強其工作能力和綜合素質，并改善自己的檔案信息化水平。同時，市場監督管理部門要增強科學的檔案管理意識，提高員工的計算機操作和應用能力，保證檔案管理中信息的組織性。

4.3 加強食品生產許可檔案信息的安全性和機密性

隨著信息技術的發展，已歸檔信息的安全性在一定程度上受到威脅，數據的機密性和濫用將直接損害公眾的利益。因此，為了從根本上保護檔案的安全并防止機密信息泄露，市場監督部門必須：①根據實際情況建立一套適合食品生產許可特點的檔案信息安全機制;②在檔案信息網絡中設置防火墻和入侵檢測系統，加強對主機軟件的保護，并結合檔案信息的重要性進行訪問權限的設置，以避免因非法工作而造成的數據丟失或損壞;③提高員工對信息安全性和機密性的認識，并加強有關規章制度的培訓。

4.4 為檔案管理的信息化建設提供技術支持和足夠的資金

無論是提高管理任務的信息化水平還是培養檔案管理人才，加強技術資金也是改善信息管理的重要組成部分;加強檔案管理軟件和硬件系統的建設，進行實時更新系統。地方政府和財政向市場監督管理部門提供支持并增加資本投資。最后需要注意的是網絡安全性。經常掃描并清除病毒，以避免潛在的安全風險。

5 結語

綜上所述，必須高度重視食品生產許可檔案信息化建設，檔案信息化管理是社會發展的重要趨勢。現階段食品生產許可檔案管理過程仍然存在一些問題，本文針對這些不足提出了相應的改進措施，可進一步促進食品生產許可檔案信息化的建立，促進食品生產企業的快速發展。

參考文獻

[1]杜建萍.推進食品生產許可檔案信息化建設的思考[J].食品界，2017（5）：76-78.

[2]梁方華，馬元生，鄭斌.關于食品生產監管信息化建設的思考[J].標準科學，2013（1）：74-75.

[3]馬潔莎.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].現代企業文化，2019（21）：126.

[4]徐娜.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].魅力中國，2019（12）：382-383.

[5]吳妍.我國修訂食品生產許可分類目錄[J].福建輕紡，2020（4）：2.