探究科研檔案的信息化管理現狀及對策

歐陽瓊

（湖南省科學技術信息研究所，湖南 長沙 410000）

檔案記載著歷史與成就，是一個科研機構最寶貴的財富。可見，檔案管理的工作更不容小覷，雖然檔案管理工作是科研機構基礎的工作，但同樣擔任著重要責任，為科研機構的可持續發展提供有利的資源。在檔案館內，不僅存放著日常的檔案，還有實驗數據，科學研究方面的數據，還有各方面的研究報告，專題論文等等。這些都是科學研究機構的寶貴財富，對我國的未來發展方向起到導向的作用。可見，科研檔案管理工作在科研機構中也同樣占用著重要的地位。

一、科研檔案信息化管理的特點及意義

（一）特點

1.工作量大。

科研項目是由多個子課題組成的，其中的每個子課題和主項目在每個階段都需要專人來管理，這樣才能保證其成果和目標得到定期考核。同時每一個科研項目都有立檔單位，會涉及不同種類的學科。這樣就使檔案工作量增加，大量的資料需要及時有效的歸類和存檔。

2.周期長。

科研項目要進行很多工作流程，其中包括申請、立項、組織、檢查、評估、驗收、鑒定、申報、推廣、入庫等，通常最長需要3年時間來完成，如果再加上一些客觀因素影響，那么就會使科研檔案管理的周期延長。

3.保密性強。

科研檔案具有一定的保存和利用價值，很多涉及的領域較廣，甚至有一些資料涵蓋著較高的技術精準，檔案內容需要進行保密處理，如果外漏，將會造成巨大的損失。所以，科研檔案心理化管理工作具有保密性，要求管理人員有針對性地采取保密性、安全性管理措施。

4.有服務性和借鑒性特征。

科研檔案信息化管理整個工作凝聚著研究人員的大量心血和智慧，以及經驗和方法，具有一定的創新性和使用功能。隨著我國信息技術的發展，利用信息技術來強化科研檔案管理作用，能告別過去紙質檔案管理，提高科研檔案管理技術含量。

（二）意義

科研檔案信息化平臺的創設有助于提升科研檔案現代化管理質量，有益于科研檔案信息化管理模式的創新。將科研檔案轉化成電子檔案，這樣能夠使更多的資源和信息得到有效的保存，同時也能建立專門的科研檔案信息化管理資源庫，時檔案服務更安全、更快捷，使檔案管理更科學有效，另外，最重要的是能促進科研檔案的信息資源的共享。

一方面，科研檔案可以進行長期的保存，因為紙質的科研檔案保存期限短，甚至有些年久損壞等，在查閱時造成了很大的不便。另一方面，在信息化環境下，利用信息技術來處理和規范數據信息，能大大提升數據質量和效率，同時也能減少一些不必要的工作時間，提高工作效率。科研檔案的信息化管理還能對具體的科研項目進行動態跟蹤管理。科研檔案信息化可以拉近科研人員及管理人員之間的情感，增加他們之間的交流、合作，使科研檔案信息化管理各項工作能穩定進行。

二、當前科研檔案信息化管理的現狀

（一）科研機構的檔案管理設施匱乏

隨著當前社會科技的發展，信息技術的普遍應用，我國在各個領域上都取得了卓越的成果。與此同時，我們的科研所的檔案信息化管理上也有了新的進展。如果從當前工作的需求來看，科研檔案管理的配套設備還處于匱乏階段，這將影響檔案管理水平的提高。從當前的大數據觀察到，科研檔案的管理現在已經走向電子趨勢化，比如說電子檔案，電算化等；還有視頻資料及半結構化等檔案數據的歸檔管理。但是由于科研機構配套資源短缺，都只是配備了比較基礎的設施，比如說錄入信息的老式計算機，以及打印機和掃描儀等設備。這些設備很難滿足當前工作的需要，很難對當前的檔案進行有效整合。這不僅給工作人員增添了工作壓力，也降低了工作人員的辦公效率，同時也降低了資源的綜合利用率。

（二）科研檔案信息化管理缺乏統一標準

當前，雖然我們已經走進信息化時代，但是還是有些科研機構的檔案信息化管理存在初級階段，工作人員對管理的目標不明確，而且在管理上缺乏統一性，即使在工作中已經將要保存好的檔案保存好，但在實際應用上出現了很多問題，比如說文件的格式不統一，或者兼容性及文件格式轉換等都出現了相應的問題。這將影響電子檔案在實際應用中的利用率，也會增加管理人員的資源消耗。為此，科研機構在檔案信息化管理上要有明確的管理標準，及統一的管理規范，才能真正提高檔案信息化管理水平。

（三）缺少檔案信息化管理的人才

一個國家最寶貴的財富就是人才，同樣在這個信息化的社會，人才是企業的重要戰略資源，沒有他們的支持在優質的配套也發揮不出最好的效率。從我國現階段的大數據顯示，科研機構在加強檔案信息化管理的人才上處于匱乏狀態。現有的檔案管理人員對信息化管理的模式的認知不足，實際操控上存在缺陷，整體來說就是缺乏具有專業水準的信息化管理及維護的專業人才，從而造成我們的科研機構的檔案信息化管理得不到創新和提高。

（四）信息安全出現極大威脅

科研檔案是通過科研人員在日常工作中將所積累的知識記錄下來，是科研機構存儲信息的財富，科研檔案信息是否安全和國家保密事宜及國家利益息息相關。隨著我國信息技術的快速發展，電子科研檔案開始廣泛應用，利用計算機網絡進行電子科研檔案的存儲，不僅節約了一定的工作時間，同時還提升了工作效率，然而在享受信息技術便捷的同時，也會給科研檔案管理工作帶來極大威脅，比如說，一些檔案通過網絡泄密，計算機的防御功能被破壞，或者侵入一些電腦病毒等，使科研檔案一些數據和文件泄露。所以，科研檔案信息化管理過程中會出現很多安全隱患，需要加大科研檔案信息安全管理力度。

（五）在開發利用檔案方面存在缺陷

由于科研檔案管理人員自身業務水平及管理方式不同，同時他們的工作思路受限，很多管理人員仍然沒有從過去紙質檔案管理流程中走出來，依然每天按照過去的方法來處理檔案，經過產時間的檔案堆積，檔案數量越來越多，這樣故步自封，缺乏創新，沒有跟隨時代發展步伐，那么，導致科研檔案管理工作舉步維艱。很多檔案信息不能及時得到有效利用，失去了應有的參考價值。因此，在開發和利用檔案過程中，應該讓管理人員所吸取先進的思想，從過去保守的工作模式中走出來，可以用過去嚴謹的工作態度及責任心來勝任今天的科研檔案信息化管理工作的變革和創新。

三、科研檔案的信息化管理對策

（一）大力建設硬件設施

為了科研檔案信息化管理工作順利且高效進行，必須大力建設硬件設施。其中要不斷完善采集、處理、存儲及檢索這四個設備，要從自身發展的狀況及發展需求，來打造出數字化檔案管理平臺，同時還要從檔案信息化管理人員、信息化管理設施及科研檔案信息化管理技術這幾個方面來建立科學、安全的防范體系，確保信息化檔案得到有效保障，將不安全因素消除在萌芽狀態。另外，工作人員還可以開發和使用云存儲技術手段，這樣可以有效對科研檔案進行安全 存儲、動態保存、備份、遷移、監控，并且不斷提升了科研檔案的信息化管理水平。

（二）確立科研檔案信息化管理目標，實行科學、規范化管理方法

首先，確保目標數據庫構建既科學又合理。當前絕大多數的科研檔案信息化管理仍然停留在初級時期，要想使目標數據庫規范，就要事先了解目標數據庫所涵蓋的工作內容，其一，要了解自身檔案所隸屬的工作范圍；其二，電子檔案的制定要從季度開始進行詳細的記錄；其三，從自身的工作需求來切身開發一些檢索軟件；其四，定期要做好數據庫的各項工作。

其次，推進全文數字化的發展和應用。其一，將現有的科研檔案資料轉換成數字化模式；其二，對各類檔案資料進行歸檔和分類，同時還要建立相匹配的歸檔和分類標準；其三，對檔案數據庫進行認真的審核和完善；其四，在互聯網發展的大背景下有效分析和總結科研檔案的信息化管理的方法和權限；其五，保證科研檔案的信息化管理平臺健全、完善，能隨時保證科研檔案信息化管理工作正常、健康、穩定的運行。

再次，對電子檔案進行分類和逐步完善。其一，建立一套詳細、準確的科研檔案信息化管理工作體系；其二，在處理檔案工作時必須嚴格遵守檔案歸檔的保準，無論是針對已經生成的電子檔案，或是已經投入工作狀態的檔案，都要進行嚴格的歸檔處理，同時要達到安管的管理要求，不斷提升服務水平，在使用期間也要嚴格按照相關規范來約束；其三，從自身出發，選擇適宜的保存方法，以使檔案管理工作有序、可靠、安全運行，保證各項工作既有實效性還能符合客觀規律。

最后，進一步做好存量檔案數字化的建設工作，理清檔案信息化建設的各項工作流程，這樣能使科研檔案信息化管理工作有序、規范運行，進而使電子檔案的服務水平和使用效率都能得到提升，以全面實現科研檔案信息化資源的共享。

（三）培養人才，提升人才專業素養

在科研單位的從業人員，應該更要了解工作的屬性及自身肩負的責任，同時科研院所也要認識到培養人才的重要意義和作用。不斷對科研檔案信息化管理人員自身素質及專業能力進行培訓和考核。一方面，科研院所要給工作人員創造一個舒適、溫馨、和諧的工作環境，并根據人員工作情況，建立一套完善的管理工作制度，從而來約束和杜絕不良的人員工作行為，這樣還能培養出更多優秀的管理人員。另外，還要不斷引進和吸納高素質、高職業、專業能力強的人才，這樣可以使科研檔案信息化管理隊伍擴大，也能注入生命活力；另一方面，科研院所還要全方位的對檔案管理人員進行教育培訓，無論是管理方面，或是技術層面，都需要進行全面的培訓，這樣才能提高人員的綜合能力和水平，以為科研檔案信息化管理工作儲備更多有業務實例、職業素養的優秀人才。

（四）建設科研檔案信息安全系統，嚴格遵守信息保密各項規定

科研機構應該嚴格遵守《保密法》的相關制度和規定，要推行檔案信息安全、保密各項規章制度及日常工作條例，并且時刻以信息安全這個主題，來細化工作流程和工作職責，一旦發現問題，就能盡快落實到具體的個人身上，進而有針對性地追究相關的責任。定期檢查網絡，排查網絡不安因素，同時查看檔案信息防毒系統是否癱瘓，是否缺乏安全防護，網絡安全是否出現了漏洞等問題，經過定期排查，將出現的問題或者存在的隱患問題盡早處置，另外還要檢查國內網是否與互聯網出現隔離，是否檢查出一臺電腦被二用的問題。做好檔案信息的保密措施，從檔案信息的存儲到使用，人員有無泄密問題等，來加強人員職業素質和職業道德方面進行教育和培訓，作為科研檔案信息化管理人員還要不斷約束自己，做到不被利益誘導，不喪失本心，一直能堅守初心，把這項工作當成平凡崗位，肩負起自身職責，做好自己工作分內事，那么，科研檔案信息化管理工作就會走向文明、安全的隊伍中來。

（五）信息時代對接，打開眼界

隨著社會的不斷發展，在科研檔案信息化管理工作中，應該堅持長期發展的理念。科研檔案信息化管理開始邁入了一個新的高度，不再是獨門獨戶的管理模式，應該與信息對接，使科研檔案信息化管理的主體進行多元互動和多項大展，有效利用市場運行機制，使得科研檔案信息化管理內容進一步拓展，進而實現科研檔案資源的相互補充和相互共享。

總之，放眼望去，信息化時代給各行各業帶去了便利，同時我們迎接的也是美好的生活。然而對于科研檔案管理工作來說，要想將信息技術進行有效融合。就要不斷挖掘信息技術的給科研檔案管理工作帶來的曙光，同時還要找到工作的弊端，這樣，才能利用信息技術不斷使科研檔案管理方式有所創新，才能有效利用信息技術來擴大科研檔案存儲空間，使科研檔案資料能進行電子存檔和備份，也方便工作人員存檔和收集資料。