探究科研檔案的信息化管理現(xiàn)狀及對策

歐陽瓊

（湖南省科學技術(shù)信息研究所，湖南 長沙 410000）

檔案記載著歷史與成就，是一個科研機構(gòu)最寶貴的財富?？梢姡瑱n案管理的工作更不容小覷，雖然檔案管理工作是科研機構(gòu)基礎的工作，但同樣擔任著重要責任，為科研機構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展提供有利的資源。在檔案館內(nèi)，不僅存放著日常的檔案，還有實驗數(shù)據(jù)，科學研究方面的數(shù)據(jù)，還有各方面的研究報告，專題論文等等。這些都是科學研究機構(gòu)的寶貴財富，對我國的未來發(fā)展方向起到導向的作用。可見，科研檔案管理工作在科研機構(gòu)中也同樣占用著重要的地位。

一、科研檔案信息化管理的特點及意義

（一）特點

1.工作量大。

科研項目是由多個子課題組成的，其中的每個子課題和主項目在每個階段都需要專人來管理，這樣才能保證其成果和目標得到定期考核。同時每一個科研項目都有立檔單位，會涉及不同種類的學科。這樣就使檔案工作量增加，大量的資料需要及時有效的歸類和存檔。

2.周期長。

科研項目要進行很多工作流程，其中包括申請、立項、組織、檢查、評估、驗收、鑒定、申報、推廣、入庫等，通常最長需要3年時間來完成，如果再加上一些客觀因素影響，那么就會使科研檔案管理的周期延長。

3.保密性強。

科研檔案具有一定的保存和利用價值，很多涉及的領(lǐng)域較廣，甚至有一些資料涵蓋著較高的技術(shù)精準，檔案內(nèi)容需要進行保密處理，如果外漏，將會造成巨大的損失。所以，科研檔案心理化管理工作具有保密性，要求管理人員有針對性地采取保密性、安全性管理措施。

4.有服務性和借鑒性特征。

科研檔案信息化管理整個工作凝聚著研究人員的大量心血和智慧，以及經(jīng)驗和方法，具有一定的創(chuàng)新性和使用功能。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，利用信息技術(shù)來強化科研檔案管理作用，能告別過去紙質(zhì)檔案管理，提高科研檔案管理技術(shù)含量。

（二）意義

科研檔案信息化平臺的創(chuàng)設有助于提升科研檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量，有益于科研檔案信息化管理模式的創(chuàng)新。將科研檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這樣能夠使更多的資源和信息得到有效的保存，同時也能建立專門的科研檔案信息化管理資源庫，時檔案服務更安全、更快捷，使檔案管理更科學有效，另外，最重要的是能促進科研檔案的信息資源的共享。

一方面，科研檔案可以進行長期的保存，因為紙質(zhì)的科研檔案保存期限短，甚至有些年久損壞等，在查閱時造成了很大的不便。另一方面，在信息化環(huán)境下，利用信息技術(shù)來處理和規(guī)范數(shù)據(jù)信息，能大大提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率，同時也能減少一些不必要的工作時間，提高工作效率。科研檔案的信息化管理還能對具體的科研項目進行動態(tài)跟蹤管理?？蒲袡n案信息化可以拉近科研人員及管理人員之間的情感，增加他們之間的交流、合作，使科研檔案信息化管理各項工作能穩(wěn)定進行。

二、當前科研檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）科研機構(gòu)的檔案管理設施匱乏

隨著當前社會科技的發(fā)展，信息技術(shù)的普遍應用，我國在各個領(lǐng)域上都取得了卓越的成果。與此同時，我們的科研所的檔案信息化管理上也有了新的進展。如果從當前工作的需求來看，科研檔案管理的配套設備還處于匱乏階段，這將影響檔案管理水平的提高。從當前的大數(shù)據(jù)觀察到，科研檔案的管理現(xiàn)在已經(jīng)走向電子趨勢化，比如說電子檔案，電算化等；還有視頻資料及半結(jié)構(gòu)化等檔案數(shù)據(jù)的歸檔管理。但是由于科研機構(gòu)配套資源短缺，都只是配備了比較基礎的設施，比如說錄入信息的老式計算機，以及打印機和掃描儀等設備。這些設備很難滿足當前工作的需要，很難對當前的檔案進行有效整合。這不僅給工作人員增添了工作壓力，也降低了工作人員的辦公效率，同時也降低了資源的綜合利用率。

（二）科研檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一標準

當前，雖然我們已經(jīng)走進信息化時代，但是還是有些科研機構(gòu)的檔案信息化管理存在初級階段，工作人員對管理的目標不明確，而且在管理上缺乏統(tǒng)一性，即使在工作中已經(jīng)將要保存好的檔案保存好，但在實際應用上出現(xiàn)了很多問題，比如說文件的格式不統(tǒng)一，或者兼容性及文件格式轉(zhuǎn)換等都出現(xiàn)了相應的問題。這將影響電子檔案在實際應用中的利用率，也會增加管理人員的資源消耗。為此，科研機構(gòu)在檔案信息化管理上要有明確的管理標準，及統(tǒng)一的管理規(guī)范，才能真正提高檔案信息化管理水平。

（三）缺少檔案信息化管理的人才

一個國家最寶貴的財富就是人才，同樣在這個信息化的社會，人才是企業(yè)的重要戰(zhàn)略資源，沒有他們的支持在優(yōu)質(zhì)的配套也發(fā)揮不出最好的效率。從我國現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)顯示，科研機構(gòu)在加強檔案信息化管理的人才上處于匱乏狀態(tài)?，F(xiàn)有的檔案管理人員對信息化管理的模式的認知不足，實際操控上存在缺陷，整體來說就是缺乏具有專業(yè)水準的信息化管理及維護的專業(yè)人才，從而造成我們的科研機構(gòu)的檔案信息化管理得不到創(chuàng)新和提高。

（四）信息安全出現(xiàn)極大威脅

科研檔案是通過科研人員在日常工作中將所積累的知識記錄下來，是科研機構(gòu)存儲信息的財富，科研檔案信息是否安全和國家保密事宜及國家利益息息相關(guān)。隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子科研檔案開始廣泛應用，利用計算機網(wǎng)絡進行電子科研檔案的存儲，不僅節(jié)約了一定的工作時間，同時還提升了工作效率，然而在享受信息技術(shù)便捷的同時，也會給科研檔案管理工作帶來極大威脅，比如說，一些檔案通過網(wǎng)絡泄密，計算機的防御功能被破壞，或者侵入一些電腦病毒等，使科研檔案一些數(shù)據(jù)和文件泄露。所以，科研檔案信息化管理過程中會出現(xiàn)很多安全隱患，需要加大科研檔案信息安全管理力度。

（五）在開發(fā)利用檔案方面存在缺陷

由于科研檔案管理人員自身業(yè)務水平及管理方式不同，同時他們的工作思路受限，很多管理人員仍然沒有從過去紙質(zhì)檔案管理流程中走出來，依然每天按照過去的方法來處理檔案，經(jīng)過產(chǎn)時間的檔案堆積，檔案數(shù)量越來越多，這樣故步自封，缺乏創(chuàng)新，沒有跟隨時代發(fā)展步伐，那么，導致科研檔案管理工作舉步維艱。很多檔案信息不能及時得到有效利用，失去了應有的參考價值。因此，在開發(fā)和利用檔案過程中，應該讓管理人員所吸取先進的思想，從過去保守的工作模式中走出來，可以用過去嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及責任心來勝任今天的科研檔案信息化管理工作的變革和創(chuàng)新。

三、科研檔案的信息化管理對策

（一）大力建設硬件設施

為了科研檔案信息化管理工作順利且高效進行，必須大力建設硬件設施。其中要不斷完善采集、處理、存儲及檢索這四個設備，要從自身發(fā)展的狀況及發(fā)展需求，來打造出數(shù)字化檔案管理平臺，同時還要從檔案信息化管理人員、信息化管理設施及科研檔案信息化管理技術(shù)這幾個方面來建立科學、安全的防范體系，確保信息化檔案得到有效保障，將不安全因素消除在萌芽狀態(tài)。另外，工作人員還可以開發(fā)和使用云存儲技術(shù)手段，這樣可以有效對科研檔案進行安全 存儲、動態(tài)保存、備份、遷移、監(jiān)控，并且不斷提升了科研檔案的信息化管理水平。

（二）確立科研檔案信息化管理目標，實行科學、規(guī)范化管理方法

首先，確保目標數(shù)據(jù)庫構(gòu)建既科學又合理。當前絕大多數(shù)的科研檔案信息化管理仍然停留在初級時期，要想使目標數(shù)據(jù)庫規(guī)范，就要事先了解目標數(shù)據(jù)庫所涵蓋的工作內(nèi)容，其一，要了解自身檔案所隸屬的工作范圍；其二，電子檔案的制定要從季度開始進行詳細的記錄；其三，從自身的工作需求來切身開發(fā)一些檢索軟件；其四，定期要做好數(shù)據(jù)庫的各項工作。

其次，推進全文數(shù)字化的發(fā)展和應用。其一，將現(xiàn)有的科研檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式；其二，對各類檔案資料進行歸檔和分類，同時還要建立相匹配的歸檔和分類標準；其三，對檔案數(shù)據(jù)庫進行認真的審核和完善；其四，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大背景下有效分析和總結(jié)科研檔案的信息化管理的方法和權(quán)限；其五，保證科研檔案的信息化管理平臺健全、完善，能隨時保證科研檔案信息化管理工作正常、健康、穩(wěn)定的運行。

再次，對電子檔案進行分類和逐步完善。其一，建立一套詳細、準確的科研檔案信息化管理工作體系；其二，在處理檔案工作時必須嚴格遵守檔案歸檔的保準，無論是針對已經(jīng)生成的電子檔案，或是已經(jīng)投入工作狀態(tài)的檔案，都要進行嚴格的歸檔處理，同時要達到安管的管理要求，不斷提升服務水平，在使用期間也要嚴格按照相關(guān)規(guī)范來約束；其三，從自身出發(fā)，選擇適宜的保存方法，以使檔案管理工作有序、可靠、安全運行，保證各項工作既有實效性還能符合客觀規(guī)律。

最后，進一步做好存量檔案數(shù)字化的建設工作，理清檔案信息化建設的各項工作流程，這樣能使科研檔案信息化管理工作有序、規(guī)范運行，進而使電子檔案的服務水平和使用效率都能得到提升，以全面實現(xiàn)科研檔案信息化資源的共享。

（三）培養(yǎng)人才，提升人才專業(yè)素養(yǎng)

在科研單位的從業(yè)人員，應該更要了解工作的屬性及自身肩負的責任，同時科研院所也要認識到培養(yǎng)人才的重要意義和作用。不斷對科研檔案信息化管理人員自身素質(zhì)及專業(yè)能力進行培訓和考核。一方面，科研院所要給工作人員創(chuàng)造一個舒適、溫馨、和諧的工作環(huán)境，并根據(jù)人員工作情況，建立一套完善的管理工作制度，從而來約束和杜絕不良的人員工作行為，這樣還能培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的管理人員。另外，還要不斷引進和吸納高素質(zhì)、高職業(yè)、專業(yè)能力強的人才，這樣可以使科研檔案信息化管理隊伍擴大，也能注入生命活力；另一方面，科研院所還要全方位的對檔案管理人員進行教育培訓，無論是管理方面，或是技術(shù)層面，都需要進行全面的培訓，這樣才能提高人員的綜合能力和水平，以為科研檔案信息化管理工作儲備更多有業(yè)務實例、職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人才。

（四）建設科研檔案信息安全系統(tǒng)，嚴格遵守信息保密各項規(guī)定

科研機構(gòu)應該嚴格遵守《保密法》的相關(guān)制度和規(guī)定，要推行檔案信息安全、保密各項規(guī)章制度及日常工作條例，并且時刻以信息安全這個主題，來細化工作流程和工作職責，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就能盡快落實到具體的個人身上，進而有針對性地追究相關(guān)的責任。定期檢查網(wǎng)絡，排查網(wǎng)絡不安因素，同時查看檔案信息防毒系統(tǒng)是否癱瘓，是否缺乏安全防護，網(wǎng)絡安全是否出現(xiàn)了漏洞等問題，經(jīng)過定期排查，將出現(xiàn)的問題或者存在的隱患問題盡早處置，另外還要檢查國內(nèi)網(wǎng)是否與互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)隔離，是否檢查出一臺電腦被二用的問題。做好檔案信息的保密措施，從檔案信息的存儲到使用，人員有無泄密問題等，來加強人員職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德方面進行教育和培訓，作為科研檔案信息化管理人員還要不斷約束自己，做到不被利益誘導，不喪失本心，一直能堅守初心，把這項工作當成平凡崗位，肩負起自身職責，做好自己工作分內(nèi)事，那么，科研檔案信息化管理工作就會走向文明、安全的隊伍中來。

（五）信息時代對接，打開眼界

隨著社會的不斷發(fā)展，在科研檔案信息化管理工作中，應該堅持長期發(fā)展的理念?？蒲袡n案信息化管理開始邁入了一個新的高度，不再是獨門獨戶的管理模式，應該與信息對接，使科研檔案信息化管理的主體進行多元互動和多項大展，有效利用市場運行機制，使得科研檔案信息化管理內(nèi)容進一步拓展，進而實現(xiàn)科研檔案資源的相互補充和相互共享。

總之，放眼望去，信息化時代給各行各業(yè)帶去了便利，同時我們迎接的也是美好的生活。然而對于科研檔案管理工作來說，要想將信息技術(shù)進行有效融合。就要不斷挖掘信息技術(shù)的給科研檔案管理工作帶來的曙光，同時還要找到工作的弊端，這樣，才能利用信息技術(shù)不斷使科研檔案管理方式有所創(chuàng)新，才能有效利用信息技術(shù)來擴大科研檔案存儲空間，使科研檔案資料能進行電子存檔和備份，也方便工作人員存檔和收集資料。