新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理的新策略探索

趙宇

（湘潭市中心醫(yī)院，湖南 湘潭 411100）

近年來，各層級醫(yī)院工作者立足于實際工作現(xiàn)狀，不斷地引入了先進的工作理念和工作技術(shù)，極大的提升了各層級醫(yī)院的建設(shè)水平。而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理工作中，最為重要的一環(huán)，也應(yīng)當(dāng)加強對醫(yī)院辦公室管理工作的重視，不斷進行管理工作的優(yōu)化，更好的體現(xiàn)出自身在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的作用。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理工作中存在的問題

醫(yī)院辦公室屬于醫(yī)院的行政部門，主要的工作內(nèi)容就是配合醫(yī)院各層級工作人員完成醫(yī)院管理工作，并進行各項發(fā)展信息的整合，為醫(yī)院的長期以及短期的發(fā)展提出了有效的發(fā)展策略，但在實際工作的過程中，醫(yī)院辦公室的服務(wù)功能體現(xiàn)的尤為突出，主要表現(xiàn)的是對各層級工作人員指令的上傳下達，確保各項管理信息能夠在醫(yī)院管理工作中得以流通。就當(dāng)前新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理工作的現(xiàn)狀分析，其中存在的問題主要表現(xiàn)在以下四個層面。

（一）服務(wù)對象多元，管理工作難度大

辦公室管理人員不僅要服務(wù)于醫(yī)院各層級的領(lǐng)導(dǎo)，還要對基層員工和患者進行關(guān)注，極大地提升了醫(yī)院辦公室工作人員的工作壓力，影響其工作效果。

（二）管理內(nèi)容復(fù)雜，管理水平較低

在新醫(yī)改背景下，各個醫(yī)院為了拓展自身發(fā)展的空間，不僅拓展了醫(yī)院的服務(wù)功能，也逐漸增加了醫(yī)院管理工作的項目，醫(yī)院辦公室管理人員除了對傳統(tǒng)工作模式中的管理內(nèi)容進行管理之外，還需要對醫(yī)院新增的服務(wù)功能和工作項目進行管理，而這些服務(wù)功能和項目缺乏科學(xué)合理的管理手段，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室管理水平降低。

（三）工作流程不精簡，各項管理工作實施周期較長

醫(yī)院辦公室的職能定位決定了醫(yī)院辦公室需要在實際管理工作中考慮到多個層級工作的需求，而醫(yī)院不同部門和不同崗位中的工作內(nèi)容存在著一定的差異性，無法讓醫(yī)院辦公室工作人員有效的進行管理內(nèi)容的整合，極大地提升了醫(yī)院管理工作人員的工作周期。

（四）人文關(guān)懷不重視，管理工作人員缺乏工作活力

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院辦公室管理人員所面臨的工作壓力逐漸增加，長期高壓的工作會消磨工作人員的工作積極性，而醫(yī)院缺乏對醫(yī)院辦公室管理人員的人文關(guān)懷，導(dǎo)致工作人員無法在實際工作中感受到認同感和歸屬感，為其工作的積極性逐漸降低，難以滿足實際工作的需求。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理優(yōu)化的策略

（一）重視工作制度的建設(shè)，實現(xiàn)辦公室的規(guī)范化建設(shè)

工作制度的完善是辦公室實現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)的重要保障，為了有效的提升醫(yī)院辦公室管理工作的水平，醫(yī)院需要將辦公室管理制度的建設(shè)重視起來，借助辦公室管理制度的建設(shè)，對醫(yī)院辦公室工作人員進行約束和引導(dǎo)，逐漸提升醫(yī)院辦公室管理工作的規(guī)范化水平。為此醫(yī)院可以從以下兩個角度進行思考，第一，加強對各項管理工作的工作細則要求，要明確不同管理內(nèi)容的管理方式、管理原則、管理標準等，確保每一位從業(yè)人員都能夠借助醫(yī)院辦公室管理工作的工作細則，有效的開展辦公室管理工作。以患者就醫(yī)信息管理工作為例，在辦公室管理工作中，工作人員不僅可以制作出統(tǒng)一的、系統(tǒng)化的患者就醫(yī)信息管理模板，還要針對患者就醫(yī)信息的每一部分提出明確的建設(shè)要求，如患者曾在XXX醫(yī)院就醫(yī)，辦公室管理工作人員可以通過與患者的具體交流,明確曾就醫(yī)的醫(yī)院、科室、主要負責(zé)人，必要時可以從其他渠道中獲取患者主要服用的藥物，要盡量的讓患者的就醫(yī)信息可以更加完善，為醫(yī)護人員工作的開展構(gòu)建基礎(chǔ)。另外基于實際工作的需求，辦公室工作人員也可以制作出兩套不同的患者具體信息模板，一套患者就醫(yī)信息模板，主要是患者就醫(yī)信息的大致情況，方便各科室工作人員有效的開展工作，另一套患者就醫(yī)信息模板，主要是患者就醫(yī)信息的詳細情況，為各科室工作人員深入的研究工作，提供支持。

第二，加強對辦公室管理內(nèi)容的建設(shè)，要能夠在實際工作的過程中，加強對各種辦公室管理內(nèi)容的分析，借助對各種辦公室管理內(nèi)容的分析，將不同管理內(nèi)容進行分類，為醫(yī)院辦公室管理工作的規(guī)范化建設(shè)構(gòu)建基礎(chǔ)。如針對醫(yī)院評獎評優(yōu)工作，醫(yī)院辦公室管理工作人員可以從評獎評優(yōu)工作的全過程進行考慮，在評優(yōu)的初期，要以文字管理工作為主，明確不同工作人員的工作能力、工作水平以及對醫(yī)院各項工作開展的貢獻程度。而在后期的管理中，則要以圖像管理工作為主，并將其歸為宣傳檔案管理，并將其轉(zhuǎn)送到宣傳部門，為其提供宣傳的素材，從而實現(xiàn)管理工作水平的提升。

（二）重視工作流程的簡化，實現(xiàn)辦公室的高效化建設(shè)

在新醫(yī)改背景下，人民群眾的就業(yè)門檻逐漸降低，讓醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的量逐漸增加，簡化工作流程，成為實現(xiàn)醫(yī)院各項工作高效化建設(shè)的重要前提。為了讓辦公室能夠在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮出更大的價值，醫(yī)院辦公室也應(yīng)當(dāng)從工作流程簡化的角度進行思考，借助工作流程的簡化，實現(xiàn)辦公室管理工作的高效化建設(shè)，從而滿足實際工作的需求。如醫(yī)院辦公室在日常管理工作中，經(jīng)常會遇到部分指示的傳達，只是針對同級別或同部門中的個別工作人員，在傳統(tǒng)的工作模式中，辦公室工作人員要想實現(xiàn)指示的有效傳達，不僅會耗費大量的工作時間，還有可能造成遺漏。因此為實現(xiàn)辦公室管理工作水平的提升，辦公室管理工作人員需要將工作流程的簡化重視起來，逐漸完成辦公室的高效化建設(shè)，如針對指示傳達的問題，醫(yī)院辦公室工作人員可以將工作人員與各個部門進行對應(yīng)，為每個部門設(shè)定具體的負責(zé)管理的工作人員，之后再引入現(xiàn)代信息技術(shù)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的便利性，進一步的縮短辦公室管理工作人員的工作流程，從而提升醫(yī)院辦公室管理工作的工作效率。

另外，工作人員也可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)各項工作流程的簡化，以滿足實際工作開展的需求，以辦公室信息傳遞工作為例，在傳統(tǒng)的工作模式下，醫(yī)院辦公室管理工作人員，在各項內(nèi)容管理的工作中，對信息的傳遞主要通過展示欄、文件、宣傳或者口口相傳的方式進行傳遞，信息傳遞的效率極低。在信息技術(shù)的支持下，各個已經(jīng)醫(yī)院開始借助信息化的途徑進行信息的傳播，但部分醫(yī)院在信息化途徑傳播的過程中存在著傳播路徑單一，傳播效果不高的問題。為進一步提升辦公室管理工作的工作效率。辦公室管理工作人員可以借助信息化平臺的建設(shè)，構(gòu)建起統(tǒng)一的信息管理平臺，引導(dǎo)醫(yī)院各部門工作人員都參與到辦公室信息管理工作中，從而實現(xiàn)辦公室管理工作效率的提升。此外，為體現(xiàn)出信息化平臺建設(shè)的價值，辦公室管理工作人員，還可以從微信公眾號、微小程序、手機APP的角度進行思考，開發(fā)出更多的與信息化服務(wù)平臺相連接的客戶端，降低各部門工作人員獲取辦公室檔案管理信息的難度，從而提升醫(yī)院辦公室管理工作信息傳遞的效率，完成醫(yī)院辦公室的高效化建設(shè)。

（三）重視管理內(nèi)容的建設(shè)，實現(xiàn)辦公室的精細化建設(shè)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院辦公室管理人員的管理內(nèi)容發(fā)生了極大的變化，這種變化除了管理內(nèi)容的增多之外，還有各項管理內(nèi)容管理形式的變化，醫(yī)院辦公室管理工作人員需要基于醫(yī)院規(guī)范化、高效化、精細化建設(shè)進行深入思考，不僅要完成醫(yī)院辦公室管理工作的規(guī)范化、高效化和精細化建設(shè)，更是要讓醫(yī)院辦公室管理工作的建設(shè)與醫(yī)院整體的建設(shè)相適配，讓醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部建設(shè)水平的有效提升。因此醫(yī)院辦公室管理人員在辦公室建設(shè)的工作中，需要加強對管理內(nèi)容的建設(shè)，逐漸提升辦公室的軍事化建設(shè)水平。為此醫(yī)院辦公室管理工作人員可以從以下角度進行思考。第一，針對各部門管理工作的需求，調(diào)整醫(yī)院辦公室管理工作的模式，要能夠從各部門的實際工作現(xiàn)狀出發(fā)，制定出科學(xué)合理有效的管理模式。以門診部管理工作為例，門診部屬于醫(yī)院的基層工作部門，正常工作壓力較大，采取線上管理的模式，部分工作人員可能會因為工作的原因而無法及時的收到醫(yī)院各項工作的指示，導(dǎo)致各項工作滯后，影響門診部的整體工作水平，為了體現(xiàn)出醫(yī)院辦公室在醫(yī)院管理工作中的價值，醫(yī)院辦公室工作人員可以從門診部的值日表中，獲取各個工作人員的工作情況，采用線上和線下相結(jié)合的管理模式，將各種指令有效的進行下達，從而實現(xiàn)工作水平的提升。

第二，針對醫(yī)院整體的建設(shè)需求，調(diào)整各項管理內(nèi)容的管理方式，要能夠從醫(yī)院整體建設(shè)的角度出發(fā)，探索出科學(xué)合理的管理方式，以滿足實際工作的需求。比如辦公室管理工作人員在開展各項管理工作中，可以根據(jù)醫(yī)院整體管理工作的需求，加強對各個部門各項工作的研究，將其分為不同類別的管理工作，如醫(yī)院會議管理、制度管理、宣傳管理、患者信息管理、指令管理等，然后再針對具體的管理工作，明確各項管理工作的具體管理內(nèi)容，如文本管理、圖片管理以及視頻管理等，并根據(jù)實際工作的需求確定具體的管理模板和命名方式，之后再將該管理方法或管理模板在醫(yī)院內(nèi)部進行推行，要求各個部門和各個崗位都需要按照該模板開展各項工作，逐漸引導(dǎo)各個部門都能夠科學(xué)、合理、規(guī)范的開展各項工作，真正將各項工作都能夠有效的落實到實處。而且在這種管理模式下，辦公室管理工作人員也可以有效的對各項業(yè)務(wù)的開展進行跟蹤，逐步完成辦公室管理工作的精細化建設(shè)，從而滿足醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的實際需求。

（四）重視人文關(guān)懷的建設(shè)，實現(xiàn)辦公室的人性化建設(shè)

人文關(guān)懷是醫(yī)院辦公室管理工作中必須重視的重要建設(shè)內(nèi)容，人文關(guān)懷建設(shè)的長期缺失，不僅會導(dǎo)致各部分工作人員工作活力的流失，更嚴重者會造成優(yōu)秀工作人員的流失。而在當(dāng)前的社會背景下，醫(yī)院之間的競爭也是人才之間的競爭，優(yōu)秀工作人員的流失會從一定程度上削弱醫(yī)院的競爭優(yōu)勢。因此在醫(yī)院辦公室管理建設(shè)工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將人文關(guān)懷的建設(shè)重視起來，借助人文關(guān)懷的建設(shè)提升醫(yī)院辦公室工作人員的歸屬感和認同感，燃起辦公室管理工作人員的工作熱情，使其能夠積極有效地參與到醫(yī)院各項管理工作中，從而促進醫(yī)院整體人性化建設(shè)水平的提升。比如醫(yī)院可以在固定區(qū)域建設(shè)減壓區(qū)域，再借助具體的工作指標，讓辦公室負責(zé)人定期的組織辦公室管理人員開展人文關(guān)懷活動，使其能夠得到工作壓力的釋放，再通過具體的工作手段，將醫(yī)院辦公室管理人員的人文關(guān)懷活動在醫(yī)院內(nèi)進行推廣，進一步提升醫(yī)院辦公室管理工作，人文關(guān)懷活動的價值，提升辦公室的人性化建設(shè)水平。

此外，醫(yī)院也可以從對辦公室管理工作人員的整體關(guān)懷，逐漸升級到對辦公室管理工作人員個體的關(guān)懷，更進一步的提升辦公室的人性化建設(shè)效果。如在各項工作開展的過程中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院辦公室工作人員中存在家庭生活困難的情況，醫(yī)院可以主動地開展人文關(guān)懷活動，除了主動地深入到工作人員的生活中幫助其解決在生活和工作中存在的問題之外，醫(yī)院也可以充分的利用好各個特殊的節(jié)日，并開展節(jié)日慰問活動，將屬于醫(yī)院的溫暖有效的傳遞給辦公室工作人員。比如在中國的傳統(tǒng)節(jié)日春節(jié)、清明、重陽等節(jié)日中，醫(yī)院除了要給予正常工作的工作人員節(jié)日慰問之外，也可以針對這部分具有家庭生活困難情況的辦公室管理工作人員制定出特殊的慰問禮品，彰顯出醫(yī)院對醫(yī)院辦公室管理工作人員的重視，真正提升醫(yī)院辦公室管理工作人員的歸屬感和安全感，實現(xiàn)醫(yī)院辦公室的人性化建設(shè)，從而降低醫(yī)院管理人才的流失。

三、結(jié)語

在新醫(yī)改背景下，社會對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提出了更高的建設(shè)要求，而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理工作中的重要一環(huán)，必須將自身建設(shè)水平的提升重視起來，要能夠借助自身規(guī)范化、高效化、精細化以及人性化建設(shè)的內(nèi)容，優(yōu)化自身的工作環(huán)境，提升醫(yī)院辦公室的工作效率，促進醫(yī)院整體建設(shè)水平的提升，從而滿足國家和社會對醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的要求。