如何做好老干部檔案管理收集整理工作

孫兆華

（濰坊市老干部服務中心，山東 濰坊 261041）

截止到目前為止，仍然有一部分老干部還在為國家做貢獻或者安享晚年，他們的檔案資料是一筆非常寶貴的財富，現在也有越來越多人認識到檔案整理過程中所存在的問題，但是如何改善還需要慎重思考。本文主要就如何做好老干部檔案管理收集整理工作這一問題做出探究與分析，并提出建議。

一、做好老干部檔案管理收集整理工作的重要意義

從古到今，老干部對于我們國家的貢獻是非常大的，他們的地位也是非常重要的。國家加大了對老干部的關注，同時對于老干部方面的各種工作也都加大了重視，在此基礎上要想更好的開展工作，就必須需要檔案方面的幫助和支持。目前老干部的檔案需要的內容主要有以下幾點：第一，老干部本人的一些基本信息，比如個人身體、收入方面的情況、家庭的情況等；第二，與老干部工作有關的一些國家政策、文件等；第三，檔案中可以存放一些見證老干部日常生活寫照的照片和影像。把老干部檔案的管理工作做好、做全面可以為以后更好的進行工作打下基礎，同時檔案中的資料也可以幫助老干部在信息化時代的今天得到更大的便利和優待。在當下的生活中把老干部檔案管理收集整理工作做好可以把黨的歷史永久的保留下來，方便后人學習，同時還可以提高我們國家的政治建設水平，對我們國家的思想教育工作也有很大的幫助。

二、當前老干部檔案整理收集管理工作中所存在的問題

（一）對于老干部檔案管理整理收集工作的重視度不高

近年來，我國一些與老干部工作方面有關的相關部門對于老干部檔案管理的重視度不太高，他們覺得檔案對于國家未來的發展沒有太大的幫助，因此在與老干部的檔案有關的工作中沒有給予過多的支持，也沒有真正的在生活中實施和落實。其次，各個相關部門沒有在地方上設置專門的檔案管理室，也沒有專門的負責人員，很多都是部門中的人臨時充當一下，從而導致這個工作在收集、整理與管理的時候沒有詳細的流程，進而導致老干部的檔案整理較為混亂，甚至會出現丟失的情況。此外，隨著信息技術的不斷發展，我國在各個領域中都已經采用了網絡，但是目前也有一部分地區還是在采用紙質填寫方法，這樣的情況不利于保存，也浪費紙質資源。總而言之，這些問題都在一定程度上阻礙了國家對老干部檔案管理整理收集工作的進展。

（二）檔案內容不全面

老干部檔案資料整理實際上需要收集整理的是老干部的一些如籍貫、學歷等有效信息以及相關證明材料的系統性的分類與整理，在信息的不斷補充中完善老干部的生平事跡，所做貢獻，將老干部的各方面情況具體、真實地表達出來，以使檔案內容盡可能完整、真實。截止到目前為止，很多城市都在進行干部檔案資料的核查工作，將檔案資料進行嚴格訂正，有序開展普查工作，這就要求上行下效，每一個單位嚴格遵守規定，做好各單位檔案核查工作，保證未來工作的準確性，嚴格遵守國家規定，按照規章制度辦事，一定要確保各單位在自查過程中符合國家標準。在實際檔案資料規整過程中不難發現很多老干部的基本信息有所缺失，例如學歷狀況、黨齡狀況、職稱、所獲獎勵等等，這些信息都很有價值，但卻因為各種原因沒有記錄上，這就需要相關工作人員在進行核查過程中補充完整。另外，還有一些干部資料對其家人工作、家庭情況記錄過于詳細，導致檔案資料繁多，有效信息不能進行迅速查找，此時就需要工作人員根據實際情況將信息進行刪減，以提高日后查找資料的效率。

三、做好老干部檔案管理收集整理工作的方法

（一）加強規范管理，增強檔案整理意識

老干部有一些固有的觀念很難改變，對于新事物接受能力也比較差，例如，有部分老干部認為檔案管理是沒有必要的，記錄的無非就是獎懲情況，這些都沒有什么意義，進行記錄也不過是在浪費時間和人力，這些付出都是沒有意義的，但實際上檔案整理關系到的不僅僅是檔案本身的問題，還關系到其它方面的工作，例如進行各種獎勵評選時就需要相關人員申請，那么申請人員資料是否準確、真實，這時就可以在檔案里面進行核查，大大提高了工作效率；一些人員在違反了國家相關法律時，犯重大錯誤時也會記入檔案，予以一定的懲罰，用人單位在了解職工基本信息時，就可以直接調動檔案，以作參考。老干部的檔案整理是工作人員的本職任務，但是老干部本身也要重視，只有雙管齊下才能做好干部檔案資料的收集整理工作。所以，政府方面應該加以宣傳，把《檔案管理法》中重要內容作為干部培訓內容的一部分，從而推動老干部思想轉變工作進程，提高老年干部對檔案整理工作的責任意識。另外，在一些日常檔案整理的工作中，工作人員也要認真執行《檔案管理法》，只有在每一次工作中都認真貫徹執行，才能徹底的熟記于心，時刻牢記，從根本上解決老干部檔案整理中所出現的問題。在以上的基礎上還要培養老干部檔案整理工作責任制度，把老干部檔案整理的工作具體到個人，做好責任劃分，設立考核制度，營造全員共同參與檔案整理的工作氛圍。

（二）加強檔案管理人員的素質培訓

要想做好檔案管理工作，高素質的工作人員是必不可少的。高素質的檔案整理人員有兩種途徑獲取，一是配備專門的管理人員。根據國家制度規定，如果老干部檔案整理資料量足夠多，能夠達到千卷，那么就需要配備一到兩名專業的檔案資料管理人員。但是也有一些單位，老干部檔案資料不多，所需要人手不多，這時候政府就會安排相應的兼職人員，進行老干部檔案整理工作。一般情況下，這種專業人員素質較高，專業性較強，能夠很好的處理檔案整理工作，并且綜合素質較強，一般不會違反有關規定。二是從檔案整理的工作人員中根據具體表現從中選優。認真觀察工作人員在檔案整理過程中的表現，不考慮專業、從事行業，觀察他們的行為舉止、工作紀律與作風，工作效率等，從中選取更加優秀之人，留作記錄，以方便下一次進行檔案工作整理時從中挑選出來去檔案科幫忙，暫時加入到檔案資料整理工作中。三是對檔案資料管理人員定期進行培訓，定期對檔案管理的相關知識進行系統性地學習，有利于提高工作人員的專業素養，強化檔案管理的綜合素質。

（三）改善檔案整理的設備，加大政府支持

在過去，由于檔案整理工作不受重視，這導致檔案科的設備老舊，更新速度慢，資金預算少，各方面條件相比其他部門都差很多。要想做好老干部的檔案收集整理工作首先要做的就是創建完善的檔案資料整理經費撥款制度，在年初單位預算中納入檔案資料整理開支費用，并且要逐年增加投入，使檔案資料整理的相關設備逐漸配備完整，安排好各種硬件、軟件設施。要設備專門的檔案科，進行檔案資料的收集與整理，人手可以不夠多，但是一定要專業，能夠準確、高效完成工作，合理利用原有資源，進行新建與改造兩相結合，做到資源的最大化利用，配備專門的計算機設備，對檔案資料進行電子歸檔，做好記錄，購買紙質版檔案資料擺放架，消毒液、除濕設備等等，防盜窗和門能一定要堅固，確保資料不易被盜竊，在后來的物品采購中也可以購買復印機、掃描儀等檔案資料整理常用的設備。另外，政府部門也可以制定相關的政策，設定檔案資料整理為固定的費用支出，規定每年的最低支出限額，保證資金足夠，并且在年尾進行抽檢，以避免有的單位只有預算，但是卻不執行，導致資金不能落到實地，老干部檔案資料整理設備仍然不齊全，效率依舊低下。

（四）注重材料整理，加強制度建設

科技一直在進步，檔案整理的方法也應該與時俱進。第一，認真貫徹檔案整理的相關制度，讓檔案整理工作有跡可循，證據充足，以防止出現錯誤時無從查起，不知從何處著手；第二，實行績效考核，組織對檔案整理工作人員的工作評審，不同階段所做任務量進行統計，并及時發現工作中所出現的問題進行糾正處理，能夠做到及時糾錯，以防止出現錯誤卻未發現以至影響后續的相關事情；第三，定期組織檔案整理部門對相關規章制度進行學習，在日常工作開展中嚴格按照相關制度進行執行，對方案內容的完整性、真實性進行審查，認真挑選出不符合檔案資料管理要求的檔案，防止有不符合規定的檔案進入檔案室；第四，實施責任到人制度，對于檔案整理的每一份資料、每一個過程相關經手人都要進行簽字確認，這樣在出現如資料虛假、資料不完整等問題時便可直接進行責任到人，具體到究竟是哪個環節，哪個工作人員出了錯，并對犯錯人員進行嚴厲處罰，追究部門領導的責任，確保檔案的真實性。

（五）利用現代化模式進行創新管理

新時代要利用新技術、新方式對檔案進行信息化管理。借鑒現代化各個企業、部門等的管理方式，更新檔案管理的方式，進行系統性地規劃，整體模式不斷的創新，集思廣益，勇于采納新的管理模式，推動檔案管理朝著信息化、數字化的方向發展。建立老干部檔案整理的信息系統，把所有信息錄入網絡相關系統中，便于各部門對老干部檔案資料的查詢，統計了解等，從而實現老干部檔案資料的信息化管理，動態化收集。

四、結語

總而言之，在互聯網時代，傳統的僅僅依靠紙質版檔案的整理已經不能再滿足現代社會的需求，網絡化、信息化、數字化才是現代信息的管理方式，在這個大背景下，就對老干部檔案資料管理提出了新的要求。老干部檔案資料的整理不僅僅要求工作人員要具有專業素質，綜合素質，并且還要掌握一定的計算機技術，把現代網絡技術和檔案資料整理良好的結合在一起，提高日常工作的效率，提高整體人員的工作素質，更好的完成檔案整理的相關工作。