人工智能環境下高校檔案管理的策略分析

摘要：人工智能是計算機學科的分值，具有自身的特點，在社會的各個領域都有所涉及和應用。近年來，人工智能的出現，各種辦公自動化、信息網絡技術促進高校數字化建設迅速發展。高校檔案管理不僅僅局限于紙質檔案管理，電子檔案管理體系在逐漸完善。本篇文章主要從人工智能的出現對高校檔案管理的影響、高校檔案管理的含義和特點、人工智能環境下高校檔案管理模式以及管理策略等幾個方面進行探討。

關鍵詞：人工智能;高校;檔案管理;策略

前言：高校檔案管理工作實際上是將學校在教學管理以及科研活動中所形成的有價值的文件、圖表等不同載體形式的文件收集起來，并統一保管利用。傳統的檔案管理主要是紙質檔案的保存，包括整理、編目以及提供利用，在信息化時代，高校數字化先進技術的發展以及人工智能的出現，檔案管理已經不局限于紙質檔案的保管，而是以磁盤、光盤等載體的各種形式的電子文件形式保存。檔案主體的變化給高校檔案管理工作的保管現狀帶來很大改變，因此，本篇文章對人工智能環境下的高校檔案管理工作進行初步探討。

一、高校檔案管理的含義及特點

高校檔案是高校在教學活動管理活動中直接形成的，具有保存價值的教學文件，也是高校組成的重要組成部分。高效檔案管理工作主要包括加工、收集、整理、保管開發和利用等各個環節，隨著高校教研及科研活動開展大量的教學文件和檔案不斷產生。

在人工智能環境下，高校檔案管理出現虛擬性、集成性及網絡性等特點。首先，虛擬性。教學檔案管理的虛擬性主要表現在檔案信息的集散性、數字化以及跨平臺性等方面。其次，集成性。高校教學檔案的集成化管理是從集成新視角去分析教學管理活動，綜合運用多種不同的手法和工具將人力、物力、硬件資源等有機結合并納入到檔案管理中，將教學檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的模式進行整合，使各要素之間取長補短，動態開放的創造性融合。

二、人工智能環境下高校大管理模式

關于人工智能的定義眾說不一，斯坦福大學的教授將人工智能定義為“關于知識的學科，怎樣表示知識以及怎樣獲得知識并使用知識的學科”。人們普遍認為人工智能是研究開發用于模擬延伸和擴展的智能的理論方法。就檔案管理來說，人工智能的發展主要是為檔案管理提供信息化服務的載體，使得檔案能夠更好地保管，以便利用。所謂的檔案信息化實際上是信息技術的成生管理、開發、利用檔案的過程。

從具體的操作來說，高校檔案管理模式主要有以下兩種，首先是集成式的管理模式，這種管理模式是高校內部的教學管理機構或檔案管理機構為主體所形成的一種教學檔案，是信息資源集中管理，并為之提供服務的模式。從具體操作來看，就是以這些機構作為學校教學檔案信息管理對外服務中心，這些服務中心利用高配置的服務器建立專門的信息管理網站，通過internet提供校內外使用。集成式管理模式是高校檔案管理的重要模式，教學檔案信息化管理與服務是一個有機的全方位全范圍的集成式管理，賦予教學檔案管理系統和動態形式文件，使得各個環節更加標準規范，是重要的界面關系，納入檔案管理狀態進行控制、協調和溝通。

三、人工智能背景下企業檔案管理策略

人工智能背景下，高校檔案管理工作要轉變傳統的檔案管理思路，勇于創新，充分利用現有的智力和人力，以及計算機信息系統等條件，積極推進高效檔案管理工作。在信息化時代，高校檔案管理工作應該注重以下幾個方面的內容，使得案管理工作在管理質量和服務水平上得到有效提升。

1.高校要加強檔案管理的標準化、規范化

大數據時代的到來，辦公自動化的普及高校數據量的增加，傳統的紙質檔案管理工作已經不能適用于當前發展的需求。高校檔案管理工作應該順應時代的發展，利用當前技術和先進的設備建立數字化檔案管理體系，并將教學活動過程中所產生的資料歸檔并錄入系統，及時更新信息，保證信息的真實性。學校可以設置學生個人賬號，通過個人帳號進入管理系統并及時補充缺少的材料，在這一過程中，學生不僅是檔案的監督者，也是維護者在一定程度上提高學生對檔案管理意識。因此，學校在發展的過程中，應該加強對檔案的認識，并不斷完善管理過程中存在的問題。

2.轉變觀念，樹立人才興檔意識

高校檔案工作的開展離不開檔案工作者的有效管理。學校要加強檔案管理人才隊伍建設，引進具有檔案專業知識以及現代化管理技術和具有開拓精神的檔案管理人員，從事檔案管理和開發工作。之外，一些高校領導缺乏學校檔案管理意識，在人員設備制度落實等方面存在一定的不足，這會直接導致檔案管理工作的滯后性，影響科研管理和服務水平的提升。在新時代背景下，高校要開展高水平、高質量的檔案工作。在人才隊伍建設方面要注重以下幾個方面，首先提升檔案專業人才思想政治和專業素質。其次，要求檔案管理人員熟悉掌握網絡信息管理的實踐技能以及數字化、網絡化服務，要求檔案管理人員要掌握數據庫和知識管理的基本知識，并能夠在檔案信息開發和利用中靈活運用。

3.加快檔案信息資源建設

構建數字化管理平臺，用先進技術開展檔案管理工作，提升對大數據整理和應用的重視有助于高校檔案可視化管理。高校要加快檔案信息資源建設，建立具有較高質量的檔案數據庫。檔案數據庫的建設是信息資源開發和利用不可或缺的條件。

總之，在人工智能時代高校檔案管理工作具有較大的發展空間，同時也面臨巨大的挑戰。學校要根據自身發展實際情況，運用大數據技術不斷創新，優化管理模式，整合各項資源構建信息化管理平臺，促進高校教學檔案信息資源的開發和利用，也實現高效教學和其他各類檔案信息資源的共享和建設，提升檔案工作管理效率和服務水平。

參考文獻：

[1]范巧燕.企業檔案管理[M].經濟管理出版社，2018.

[2]李春玲.加強企業人事檔案管理的意義明[J].赤子，2018（8）.

作者簡介：江先卡（1986），男，廣西來賓人，漢族，本科，無職稱，研究方向：高校檔案方向。

廣西科技師范學院 廣西壯族自治區 來賓 546199