論檔案信息化建設創新的必要性

黃雪玲

摘要：隨著信息社會發展的深入，我們進入了信息化時代，各行各業也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，各類新媒體和網絡的繁榮使得信息化呈現出“爆炸式”的增長，對于社會職業活動特別是檔案管理行業造成了很大的影響，其工作內容和方式都實現了顛覆性變革。為了更好適應信息化時代，檔案從業者必須革新自身的理念和方法。我以自己在檔案館這幾年工作實踐為例，談一談信息化背景下檔案信息化建設路徑和方法。

關鍵詞：檔案管理;信息化;轉型;路徑

中圖分類號：TU 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-07-138

隨著電腦使用的普及，大量數據存儲于電腦之中，大量的、重要性的數據資料如何進行管理成為檔案管理者的一個難題。這就要求現代檔案管理行業必須不斷革新自己的工作理念和工作方法，能夠立足社會信息化這一背景以及檔案職業的特點，積極探索檔案管理工作的新出路、新方法，為此檔案信息化建設勢在必行。

一、充分認識檔案信息化建設的重要意義

檔案信息化建設具有重要的意義，充分認識這一舉措的意義，是開展這一項工作的前提。

首先，檔案信息化建設是檔案管理行業轉型的關鍵，決定著這一行業的生死存亡。只有立足時代背景、主動擁抱新技術，才能夠為傳統的檔案管理行業注入新的活力，才能夠拓展檔案管理的功能，進而延長這一行業的“生命周期”。

其次，社會形勢的發展要求我們推進檔案信息化建設。進入21世紀，我們迎來了信息化時代，信息在數量上呈現爆炸式增長，在形式上呈現電子化趨勢，檔案作為信息的一種重要表現形式，必須與時俱進改革自己的工作模式才能夠滿足時代對于信息管理的要求，因而信息化建設是檔案管理工作開展的重要手段。而且，隨著社會廣大民眾的信息意識也在不斷增強，公眾對檔案信息特別是涉及民生的婚姻檔案、戶籍檔案、退休職工檔案等的查找需求上升，開展檔案信息化建設則可以為民眾快速、異地查檔提供極大的方便，這樣充分發揮了檔案信息化作用，極大方便了民眾的查檔需求。

最后，檔案信息化建也是增強檔案安全的一種措施。傳統載體檔案在數字化后，接下來的一系列整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作都不用再去查閱紙質檔案，我們就可以對檔案進行封存管理，這樣一來減少了因接手過多造成的泄密、人為損害以及自然侵害，從而最大程度保障了檔案的安全性。

二、加強網絡道德建設，規范檔案管理工作

對于一個行業來說，健全、完善的環境是其發展最重要的一個外部支撐。一方面，我們需要不斷完善檔案法律法規建設，明確每一個機構各自的職責，保證各個部門之間的業務溝通，盡量減少工作糾紛，避免互相扯皮的情況。另一方面，我們也需要加強網絡道德規范建設，如果更多人能夠自覺去遵紀守法、遵守行業規章、發揚道德精神，就一定可以規范檔案行業管理，促進其信息化建設的推進。

在人們日常交往中，道德規范吸收了人類社會實踐中的有益紀念館與，對于規范人們的行為、觀念，督促個體反思自身有著重要的作用。在網絡普及的現代社會中，無論是社會發展、企業運營還是個人生存幾乎都離不開互聯網。在檔案管理的信息化建設中，無論是掃描存檔、編碼入庫還是信息檢索也要經常用到互聯網，我們必須加強對民眾的網絡道德建設，引導他們不去做黑客、不去竊取信息，樹立尊重知識產權、保守秘密、不傳謠不信謠、不傳播有害信息的良好習慣，才能為檔案工作的開展提供一個良好的環境。

三、轉變檔案工作理念，提高從業人員信息素養

傳統的實體保管工作者的內容側重信息的保存，信息化背景下檔案工作者的重心在“管理”，并在管理的基礎上去學會在海量信息中進行挖掘和開發，工作者要一改之前被動服務他人的狀態，學會主動去進行管理。在日常的檔案歸納、存儲、編纂工作之外，工作者要走出辦公室，要能夠深入生活，了解大眾的信息需求，并作出一些預測，為他們提供更高質量的信息服務。而要想實現這一目的，就需要工作者在熟練掌握檔案實體管理的專業知識和技能之外，主動去學習一些計算機知識和技能、新媒體宣傳和策劃知識等，以滿足信息化建設的需求。

四、引入信息技術和設備，推動檔案信息化發展

檔案的信息化發展推動了檔案管理工作模式的革新，表現在工作的手段上就是大量自動化辦公設備、信息技術軟件、網絡互聯系統、大數據技術甚至人工智能的應用?？梢?，我們要想適應信息化建設的步伐，就需要立足的實際和條件去不斷強化信息技術手段的應用，提高整個行業的工作效率。

首先，在信息檢索方面，為了在茫茫信息海洋之中快速檢索到有價值的信息，為查閱者提供更為便捷的服務，那么信息檢索技術的引入勢在必行。在實際的應用中，無論是聯網檢索還是脫機檢索，檢索基礎的核心和根本都在于數據庫系統以及檢索系統的建立。為此，我們必須積極開展檢索系統的建設，設置更具人性化的標引。其次，要強化信息采集和通信技術。面對類型多樣、形式多樣、主題多樣的檔案信息，信息采集工作需要一套更為先進的信息收集和傳輸技術，如目前投入研究的光電掃描技術、光纖通信技術等。另外，在信息存儲方面，我們在現代社會的u盤、光碟、磁盤基礎上，我們要不斷探索云存儲技術等。

總之，檔案的信息化建設要適應新時期民眾檔案需求的發展，其優點是分工合理、責任明確，最大化地提高了檔案信息的利用率。同時，檔案的信息化建設也為檔案管理這一行業注入了新的活力，推動這一社會職業的新發展。

參考文獻

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云南省昭通市綏江縣檔案館 657700