企業的人事檔案數字化管理

李晶晶

摘要：近些年來，隨著我國社會經濟的快速發展，計算機網絡已經應用于各種行業中，企業人事管理工作對計算機網絡的使用也越來越頻繁，同時加強了計算機網絡的重視，數字化建設不但可以提升檔案的準確性，還可以增強人事檔案使用的流暢程度。隨著檔案數字化技術的應用和推廣，可以發現數字化建設還存在著一定的問題。本文主要分析企業人事檔案數字化管理的現存問題和解決策略[1]。

關鍵詞：企業;人事檔案;數字化;管理

前言：

人事檔案對于企業的人事部門管理工作起著非常重要的作用，在數字化技術使用之前大部分企業的人事檔案還是紙質的方式儲存，對于資料使用和修改的工作還是相對復雜的，造成了人事部門的工作效率相對較低。但是伴隨著企業使用人事檔案數字化管理以后，情況有了很大的改善。由此看來，相關人員需要對人事檔案管理傳統方式進行改革，不斷促使人事檔案管理模式和現代的發展需求相適應。計算機技術的發展促進企業人事檔案數字化管理的發展，在一定程度上提升工作效率，提高工作質量。

一、企業的人事檔案數字化管理存在的問題

（一）企業軟件和硬件的設備不夠完善

對于人事檔案的數字化工作，我國企業采用這樣的管理方式時間還是較短，部分管理者的經驗不足，在人事檔案運用中還保留著過去的較為傳統的管理方式和方法。例如：我國地域遼闊，地區之間存在差異性，很多地方的輸入方法也有所不同，對于電腦的硬件配置也不相同，這樣會出現人事檔案儲存格式不同，發送到別的地區打不開或者不能使用的問題;部分地區經濟發展還相對緩慢，計算機的配置較低，不能將檔案數字化的作用發揮出來。軟件方面，人事檔案數字化管理沒有統一模式，不同地區、格式檔案不能相互轉換，這樣給人事工作帶來不便[2]。

（二）檔案人事管理人員的業務水平不高

企業人事檔案數字化對于工作人員的專業技術要求較高，還需要工作人員掌握電腦技術，擁有較高的電腦操作水平。到那時，相較于目前企業管理人員的知識水平和技能，全方面掌握企業人事檔案數字化管理技術的專業人員較少。企業對于人事檔案數字化的管理，還需要擁有企業檔案理論知識和數字化管理經驗相結合的綜合性人才。目前企業很少擁有這樣綜合性人才，不能滿足企業人事檔案數字化建設對人才所需。

（三）人事檔案數字化的利用率不高

當前，企業對于人事檔案管理數字化的管理工作還沒有統一標準的管理模式，面對數字化管理技術的特點和發展，還需要有多方面的考慮，部分文件資料還是以硬盤的形式儲存。在對企業人事檔案數字化的建設中，人事檔案數字化的利用率較低的情況偶爾還會發生。因為個人檔案數字化的使用在我國還是使用時間較短，還有部分功能沒有開發出來，對于空間的使用還有發展空間。所以，在保證人事檔案信息安全下，加強企業人事檔案數字化的開發和利用是現在科技發展的重要任務之一。

二、加強企業的人事檔案數字化管理的策略

（一）加強人事檔案數字化管理的技術

伴隨著我國科學技術、經濟的發展，企業人事檔案數字化管理技術也在跟隨技術的發展不斷進步，在企業使用檔案數字化管理技術取代紙質版本的時候企業的檔案管理人員應該有兩種準備，在數字化檔案信息管理的同時，為了保證信息的安全應該再保存一份紙質的檔案，確保每份檔案擁有兩種形式，防止數字化檔案丟失，還有一份紙質的檔案可以備用，反之，紙質檔案丟失，還可以根據數字化檔案再儲存一份紙質的檔案，這樣能較大程度保證檔案的安全性。

（二）提高企業人事檔案管理人員的業務能力

參加企業人事檔案數字化管理的工作人員，應該擁有相對專業的檔案管理知識和熟練的電腦操作技術，這樣的綜合性素質人才是企業人事檔案數字化管理工作人員必備技術能力。所以，企業定期對檔案管理的工作人員進行專業培訓是非常有必要的，企業在對員工培訓的過程中還需要加強培訓力度，促進管理人員提高完成工作的程度，提升檔案管理人員的專業素養，促進每位檔案管理工作者成為一名擁有綜合素質較強的管理性人才，根據新時代的社會發展要求，企業檔案數字化管理人員自身綜合素質對企業的經濟發展水平還是有相應的影響，所以，企業應該建立人事檔案數字化管理的規章制度，明確檔案數字化管理相關的培訓內容。

（三）加強軟件硬件設施的完善、完善企業人事檔案數字化的流程

軟件和硬件設備對企業人事檔案數字化管理工作都有著直接的影響。所以，企業應該把企業人事檔案部門數字化的建設增加預算，在資金的支持下，滿足檔案管理部門在工作中的需要，使用先進的設備和軟件保障檔案的妥善管理、檔案的轉接工作和檔案的保密工作。加強對檔案管理人員的專業培訓，強化人才管理，從硬件、軟件設施和計算機設備上對企業人事檔案管理工作做好妥善處理措施。

企業應該采用合理的工作流程和規范的管理制度，對人事檔案數字化管理這項工作有一定的幫助，可以采用以下的流程：首先，查缺補漏，用當前保存的人事檔案作為根據，對資料進行篩查，審核缺少的檔案進行核實，并且補充，保證檔案的完整性;其次;對檔案進行編目排序，對于篩查以后的檔案進行分類，并且根據相關規范整理和排序;更新目錄，依據篩選好的檔案更新目錄，保證目錄和檔案的一致;最后，錄入電腦，根據檢查完畢的企業人事檔案進行數據的掃描保存，確保錄入電腦內容與紙質版本一致。

結語：

人事檔案數字化管理成為現代企業人事檔案管理的重要手段，但是這樣的管理方式還是停留在初始階段，還是會存在很多急需解決的問題。企業人事檔案數字化管理方式的變革，特別是人事檔案數字化管理的建設是當前相對艱巨的任務。隨著數字化改革的不斷進步，人事檔案數字化能夠平穩發展，并且給我國人事檔案數字化管理模式順利發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]湛晶. 淺析新時代人事檔案數字化管理[J]. 蘭臺內外，2020，（32）：7-9.

[2]龍源源. 企業檔案數字化建設管理與應用探討[J]. 山東檔案，2016，（04）：62-63.

[3]馬靜媛. 人事檔案數字化管理分析[J]. 信息與電腦（理論版），2019，31（23）：221-222.