檔案管理信息化的科學發展路徑與創新研究

張鈺

摘 要：在現代的生產、生活中，信息化技術越來越普及，尤其是在檔案管理領域，人們已經開始關注并做出一些改變。伴隨信息技術的不斷發展、水平不斷提升，檔案的管理也需要加入新的技術來發展進步。因此，在檔案管理中引進信息化技術是必不可少的，也是一條最有效的快捷路徑。本文針對目前檔案管理所存在的困境，研究在檔案管理中運用信息化技術，以及一些創新的思想，希望可以為檔案管理提供一些幫助。

關鍵詞：檔案管理;信息化發展;創新研究

最近幾年，信息化技術飛速發展，互聯網也被大眾廣泛應用于各個領域。處于這種大環境之下，我們需要認識到信息技術的重要性，積極地把信息化技術運用起來，使得檔案管理行業也順應時代發展。不管是企業單位還是政府，想要有序地進行人員的管理，就離不開檔案的管理。但是檔案的管理是一項復雜且繁瑣的工作，如果可以把信息化技術引入到其中，就可以節省很多人力物力。要想完全運用好信息化技術，是一個漫長而艱難的過程，在其中也需要我們去不斷創新和融合。

一、分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

（一）檔案管理的安全性與創新性之間的矛盾

在我國的發展過程中，檔案管理都發揮著不可替代的作用。現如今，傳統的管理模式已經要被淘汰，信息化的檔案管理正在發展中。我們需要變革檔案管理的模式，那么就不可避免地產生一些沖擊。因為，檔案是每個人甚至企業、政府的全部資料，一旦變革將會面臨各種安全方面的問題。雖然，現如今的檔案管理正趨向于信息化發展，但是其中的過程是復雜的。在安全方面和管理創新之間還存在許多問題，需要我們采取措施去解決。這就對于目前信息化的檔案管理提出了一項要求，就是既要保障檔案的安全性，又要使得檔案管理工作更加便捷快速。

（二）檔案信息化管理欠缺標準化和法治化

我國檔案的管理目前還存在一些問題，這主要是由于信息化的利用程度沒有達到標準，另外檔案的使用范圍也有待擴展，使得其中的資源沒有實現共享。原因有三方面，其一，檔案的管理也是區分不同的部門，這些部門之間并沒有達成一個統一的管理標準，使得檔案的管理出現雜亂的情況，甚至出現矛盾和沖突;其二，各個部門之間對于檔案管理的要求也有所不同，這就要根據不同部門的級別來區分，那么就存在一些不協調的情況;其三，信息化技術一直在不斷地更新變化之中，并且速度之快，對于我們檔案管理模式的變革也是具有一定的挑戰。

（三）檔案管理者對于信息化意識不強以及團隊專業性不高

思想上的改變是最困難的，管理者沒有意識到信息化對于檔案管理的重要性，那么再多的技術創新都只是事倍功半。雖然最近幾年很多的管理者對于信息化發展越來越重視，但是還是有很多人只是表面功夫，并沒有真正地將信息化落實到實處。這極大程度上限制了檔案管理的發展，也不利于工作資源的分配。

很多單位的檔案管理本就不受重視，基于管理者的創新意識不高，這項工作變得更加困難。在此崗位上的工作人員沒有辦法得到相應的待遇，因此導致檔案管理團隊的專業性下降，這也是影響檔案管理信息化發展的重要原因。

二、推動檔案管理信息化科學發展的創新路徑

（一）轉變傳統檔案管理模式，強化信息化管理手段

首先，檔案的管理工作繁瑣，需要大量的工作人員，企業要加強對于工作人員的培訓，建立起一套合理有序的管理模式。培訓中可以增加一些思想方面的調整、應變能力的提高等，使得他們形成一種主動服務的意識。我們需要將檔案中的信息篩選并把這些信息整合，使得提供出來的信息是具有科學性的并且要確保準確率，把更具價值的信息內容提供給社會。在企業進行檔案管理信息化轉變時，要將電子軟件也進行利用，充分發揮信息化的水平，提高對于信息的檢索功能，使得最后信息可用率最大化。最后逐漸形成一整套的檔案管理標準化的模式，這樣各個部門的檔案管理就會統一又集中，變得更加精煉。

（二）優化管理者對檔案管理信息化科學發展的重視度

最重要且最難改變的就是思想方面的問題，但是只有讓管理者重視檔案管理信息化，才能更進一步推動后續的工作向著信息化水平發展。

首先，根據國家對于檔案管理提出的要求，管理者必須自身具備信息化方面的知識，更多地去學習探索其中的關鍵點，以便于管理。例如，在推動檔案信息化發展時，管理者可以進行實地探訪，深入到基層了解檔案管理趨向信息化時所存在的具體問題。根據各個部門不同的情況進而指定各種不同的處理方案。

其次，在分配資源時，也需要根據不同的要求和實際情況具體而定，適度地將資源分配到信息化發展中，為檔案信息化發展提供更加強大的動力。管理者在實地考察途中，就可以進行勘察并記錄，進而使得資源的分配更加合理，也加快檔案管理向信息化方向發展。

（三）組建更強的檔案管理信息化科學創新發展團隊

檔案管理的創新需要更加專業的團隊，這是發展最基礎的條件，越是專業的團隊，所面臨的問題越少，管理工作實施起來也更加快捷，這也直接影響著檔案信息化水平的程度。因此，有一個專業性強的團隊對于檔案管理信息化發展來說，是必不可少的。

首先，可以結合所需要的管理要求進行人才的引進與吸收，確保加入的人才都是可以人盡其用的，而不會產生過度。例如，在本企業中的檔案管理人員可以進行加強培訓，向他們普及檔案信息化，以及鼓勵工作人員進行自我成長。或者提供一個合作交流的平臺，各個部門一起學習交流檔案管理工作。

其次，企業與高校之間的交流也需加強，為企業培養先進的人才是高校的任務，而吸收人才則是企業所需的。這樣，既可以吸收更多的信息化知識，也加強了企業檔案管理人才的儲備。例如，在推動檔案管理信息化發展的過程中，企業可以向高校傳遞所需人才的要求，進而使得高校加強培養此方面的人才。與此同時，企業還可以加強海外人才和技術的引進，使得信息化得以更快地發展。

三、結語

目前，檔案管理信息化發展已經是緊跟時代潮流、不可抵擋的趨勢，既要轉變傳統的思想觀念，又要提高自身的能力。社會也在不斷發展中，信息化水平不斷提升，對于檔案管理工作來說是有很大的積極的作用，但是也具有一定的挑戰性。因此，需要我們從全面發展的角度充分地利用好信息化資源，使得檔案管理工作邁上更高的臺階，也為社會提供更多有用的信息。

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