淺談水利工程檔案管理的重要性

徐英

摘要：水利工程檔案是水庫管理單位綜合檔案不可缺少的組成部分，具有重要的利用價值。也是記錄和反映水庫安全運行和效益的重要史料和證據(jù)。它在防洪安全、供水安全、生態(tài)安全等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。水利工程檔案管理水平反映了水庫管理單位的整體管理水平，直接影響水庫的安全運行和檔案管理質(zhì)量。隨著水利工程質(zhì)量管理的不斷規(guī)范和實施，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理的質(zhì)量也得到了很大的提高。但是，一些水利工程檔案還存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量低等問題。分析了水利工程檔案管理的特點，針對當(dāng)前管理中存在的問題，探討了提高水利工程檔案管理水平的幾點認識。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;重要性

1水利工程檔案對工程質(zhì)量的重要性

工程檔案是水利工程建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。通常，在水利工程建設(shè)之前，工程檔案已經(jīng)開始積累。水利工程審批文件是水利工程決策、審批、確定等全過程的真實記錄，同時也是水利工程資金落實和具體實施的依據(jù)。水利工程的預(yù)算編制、設(shè)計和投標，必須以立項文件為依據(jù)，立項文件是水利工程勘察、計量和設(shè)計的依據(jù)。在水利建設(shè)中，如果沒有這樣的檔案，就沒有辦法進行水利建設(shè)。因此，工程檔案是水利工程建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。此外，在水利工程建設(shè)過程中，工程檔案還必須貫穿于建設(shè)的全過程。比如在水利工程材料方面，鋼筋、混凝土在使用前必須進行試驗，試驗合格后才能投入生產(chǎn)和使用，這些試驗報告和文件是非常重要的依據(jù);水利工程的哪個環(huán)節(jié)應(yīng)采用什么標準的混凝土、配合比、用量等;水利工程施工過程中，必須有監(jiān)理人員的現(xiàn)場記錄;在水利工程建設(shè)過程中，出現(xiàn)了一些意想不到的情況，需要改變。這些資料性文件是保證水利工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)。2.工程檔案是水利工程質(zhì)量的直接反映。一開始，水利工程質(zhì)量只是一個概念，一種情感評價，是對水利工程性能、安全、質(zhì)量的綜合評價。隨著科學(xué)的水利工程管理理念的發(fā)展，對水利工程質(zhì)量有了明確的定義，即水利工程質(zhì)量必須滿足生活和生產(chǎn)的需要，必須符合國家法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標準、設(shè)計、，合同和其他要求。工程檔案由最初的評估經(jīng)驗逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)和文件為基礎(chǔ)的信息管理。工程檔案工作的好壞，也反映了水利工程建設(shè)管理的水平、管理人員的素質(zhì)和建設(shè)的效率，因此，水利工程質(zhì)量可以直接從工程檔案反映出來。

2當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況

2.1檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。

水利工程檔案的形成貫穿于日常的文件收集和資料記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理的質(zhì)量評價、工程竣工后的管理和維護。它是日常業(yè)務(wù)和工程項目的重要依據(jù)，也是水庫運行管理系統(tǒng)的一個非常重要的方面。然而，作為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項目管理人員，對水利檔案管理的重要性普遍認識不足，重視不夠。在水庫管理人員少、工作復(fù)雜的情況下，水利工程檔案的收集整理往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范日常的制度管理。

2.2目前一般水利工程檔案沒有專人負責(zé)。

一是對水利工程檔案工作內(nèi)容和范圍認識狹窄，缺乏先進管理意識，與有關(guān)部門沒有積極聯(lián)系。二是檔案工作沒有滲透到各個方面，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期獨立工作，給檔案歸檔工作帶來了困難。這對未來的項目管理和維護，以及新項目的準備都有負面影響。

2.3沒有水利工程檔案專用倉庫。

水利工程檔案移交綜合檔案館前，一般存放在管理辦公室或與其他設(shè)備、儀器一起堆放。有的水利工程資料存儲混亂，有的容易受潮損壞，本部門管理人員可隨意查閱。此外，由于辦公條件有限，水利工程檔案存放地的其他人員也可以隨意出入，與防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠的要求相去甚遠，在檔案館中，由于檔案保管缺乏安全性，難以保證水利工程檔案的真實性和完整性。

3加強水利工程檔案管理的對策

3.1完善水利工程檔案管理制度的措施

為趕上國際貿(mào)易組織和國際慣例的步伐，我國逐步開展政府職能轉(zhuǎn)變和水利建設(shè)項目審批創(chuàng)新。針對當(dāng)前改革進程和新形勢，我們?nèi)嫒∠怂こ虣n案管理規(guī)范，重新制定了新的檔案管理規(guī)范，檔案的內(nèi)容、情況、規(guī)章制度，甚至載體都發(fā)生了重大變化。但是，相應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)還沒有在第一時間得到完善。因此，水利工程檔案尚未真正納入新的管理體制，建立完善的檔案管理法律法規(guī)是當(dāng)務(wù)之急。

3.2建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理更加規(guī)范

3.2.1成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)項目檔案管理工作，對專門的檔案管理人員下達任務(wù)，指定各部門負責(zé)人為專職檔案管理人員;

3.2.2設(shè)計檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息分類整理，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案，對檔案信息進行有序、科學(xué)的管理;

3.2.3要建立健全檔案管理制度，在歸檔時必須認真核對所有文件，看文件的內(nèi)容和信息是否齊全。無論是在水利工程建設(shè)過程中，還是在施工企業(yè)，都必須保證施工檔案的完整性，實現(xiàn)系統(tǒng)完整的檔案規(guī)范化管理。

3.3改變傳統(tǒng)理念進行檔案科學(xué)化管理

3.3.1追蹤搜集

檔案資料的跟蹤收集更適合于工期較短的水利工程。這樣，整理檔案資料就非常方便了。檔案人員必須對施工現(xiàn)場的實際情況有一定的了解，第一時間掌握工程建設(shè)的實際情況，同時收集相關(guān)資料，跟蹤收集的方法可以及時掌握工程情況，但也需要大量的人力投入。

3.3.2分期收款

在水利工程建設(shè)周期較長的情況下，選擇分階段采集的方式進行檔案數(shù)據(jù)采集更為合適。對于跨年度的大型水利工程，檔案管理人員要始終與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，實時掌握工程進度，加強收集，努力最大限度地防止檔案資料流失，檔案的持續(xù)完整性可以得到有效保障。

3.4加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，進一步提高檔案管理水平。

檔案管理人員必須嚴格按照項目檔案管理的要求進行日常管理。作為水利工程檔案管理工作者，必須具備高水平的專業(yè)技能、豐富的管理知識和先進的管理理念。

為促進管理人員符合水利工程檔案管理的具體規(guī)范和有關(guān)要求，有計劃地定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，詳細說明水利工程建設(shè)中有關(guān)文件資料和珍貴檔案的歸檔問題，嚴格按照檔案管理要求，認真編制檔案，做好水利工程檔案管理工作，能否使檔案工作更加規(guī)范統(tǒng)一，為工程建設(shè)提供強大的后備力量。

3.5進一步發(fā)展檔案信息

為了確保檔案管理水平得到顯著提高，需要進一步開發(fā)檔案信息化。要在日常管理工作中做好各類檔案信息的收集、歸檔和保存工作，使檔案信息得到綜合利用和有效開發(fā)。

結(jié)束語

綜上所述，在水利工程建設(shè)過程中，必須重視工程檔案管理，確保檔案的真實性、有效性和全面性。只有這樣，才能還原工程建設(shè)的過程。在實際工作中，要堅決杜絕“做”信息，這是非常嚴重的錯誤，會造成很大的不良后果，甚至要承擔(dān)法律責(zé)任。國務(wù)院、國家檔案局、水利部、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部先后出臺了許多有關(guān)檔案管理的規(guī)范和規(guī)章制度，體現(xiàn)了國家對檔案管理的重視。水利工程建設(shè)各方也要進一步加強對檔案工作的重視，形成檔案資料的細分指標，逐級把關(guān)，與工程質(zhì)量、進度、質(zhì)量密切相關(guān)，將安全質(zhì)量成本管理等管理納入工程建設(shè)管理的重要管理內(nèi)容，逐步規(guī)范檔案管理工作，注重檔案管理從業(yè)人員能力的培養(yǎng)，確保檔案真實反映工程建設(shè)全過程，使檔案充分發(fā)揮作用。

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