探究淺談檔案管理工作如何發揮其職能效用

張恬菁

摘要：在管理系統當中，檔案管理工作占據著至關重要的地位，對于行政管理來說，具有獨特的意義以及作用。如今，我國逐漸步入了新時代，倘若要推動社會的持續發展，就應重視起行政管理。做好檔案管理工作。本文就我國檔案管理工作的現狀展開深入的分析和探討，為其的改善以及優化提供良好的參考以及理論基礎。

關鍵詞：檔案管理;職能效用

引言：

事實上，檔案管理工作可以算是一項綜合性極強的工作，即要求工作人員有較強的管理能力以及服務能力，又具有較多的政治性質。因此，應提高對檔案管理工作的重視程度，努力尋找能夠促進其發展的路徑，進一步推動其的改善以及優化，充分發揮其的積極作用。

一、新時期檔案管理工作的新特征

（一）電子化

這些年，我國的經濟發展速度迅猛，同時也為科學技術的發展提供了良好的條件。在此基礎上，檔案的存儲也逐漸可以通過電子化的方式來實現，例如電子檔案。在以往，人們在存儲檔案的時候，通常是利用簡單的紙張對相關的內容進行記錄，再對這些紙張進行較為妥善的儲存。然而，紙張本身就具有一定的保質期。在超過這個期限之后，紙張的抗腐蝕性能將大大降低，從而增大其受潮亦或是損壞的可能性，導致負責檔案管理的工作人員需要再一次對原有的檔案進行記錄以及管理。不難看出，這一種儲存方法只能幫助工作人員在一段較短的時間內對檔案進行儲存，并且對儲存環境的條件也較為嚴苛，提高了檔案管理的工作量以及復雜程度，對檔案的重新記錄也在一定程度上提高了成本耗費。

（二）信息化。電子技術的發展在一定程度上為檔案的查閱以及整理提供了更加便利的方式。在以往，負責檔案管理的工作人員為了提高檔案的客觀性，方便其日后的查閱以及儲存，往往要花費較多的時間來對原本的檔案進行裝訂以及整理等，工作內容較為繁雜，工作量大且負擔較重。而過一段時間后，當人們需要對這些檔案進行查閱時，往往還需要通過一系列的程序以及步驟來實現最終的查閱目的，從而耗費了許多不必要的時間。除此之外，在進行查閱的時候，檔案脫離了良好的儲存環境，有較大的幾率會產生腐蝕等現象，提高工作人員在進行檔案處理時所面對的管理難度。而如今，以信息系統和電子技術為基礎所建立的檔案管理體系能夠在較大程度上減少檔案整理所耗費的時間，并且有效減少檔案儲存所耗費的空間，信息化這一特點還能夠為人們對檔案的查閱提供極大的便利[1]。

二、影響檔案管理工作有序發展的主因

（一）工作人員的技能與職業需求不匹配

在我國，檔案管理工作并沒有得到應有的重視。目前，我國大部分負責檔案管理的工作人員一般都是因身體素質亦或是其他原因而從其他的部門中轉調過來，并不具有較高的專業水平以及檔案管理的能力。與此同時，檔案管理部門也沒有對其展開針對性較強的培訓以及訓練，提高其的專業能力，使其無法熟悉與掌握相應的工作流程，影響檔案管理的工作質量[2]。

（二）資金投入管理不到位

在推動檔案管理走向信息化的時候， 應該盡可能地加強對于相關數據的管理以及控制力度，充分發揮專業設備以及儀器的作用。然而，許多負責檔案管理的工作人員并沒有較為全面地認識到專業設備以及儀器對于檔案管理工作所帶來的重要影響，從而在管理資金的時候，減少了對其的資金投入。另外，就算有的工作人員意識到了專業的設備以及儀器對于檔案管理的重要性，并且增加了實際的資金投入，但這些資金也不一定可以在第一時間內落實到位。

三、現階段檔案管理所存在的問題

（一）基礎設施無法滿足當下的檔案管理需求

不可否認，倘若要確保檔案能夠保持完整，工作人員及相關部門則應進一步提高自身對于基礎設施的重視程度。檔案管理工作是極其繁雜的一項工作，不僅需要對資料進行較為全面的搜集，還要在此基礎上對其進行整理、錄入等。因此，良好的基礎設施能夠在一定程度上輔助該項工作的開展，減輕工作人員的工作負擔。雖然如此，但目前，我國大多數的檔案管理部門尚未建立起良好的基礎設施，在開展日常的工作時，只能通過較為落后的方式對檔案進行儲存。而有的部門由于其所儲存的檔案過多，無法將其全部儲存在檔案柜中，則將其直接儲存在普通的柜子當中，增加其受到損壞的可能性。

（二）尚未制定出合適的檔案管理制度

良好的制度能夠在較大的程度上推進一項工作的開展，對于檔案管理來說也是如此。然而，在我國的大部分檔案管理部門當中，相關負責人卻沒有充分認識到制度的重要性以及意義，不僅沒有以自身的實際情況為基礎來制定出針對性較強的管理制度，反而還脫離實際，直接照搬其他部門的制度，甚至進行盲目的管理。不難看出，在這種條件下所建立的管理制度，不僅無法輔助檔案管理工作的開展，還無法落實到檔案管理工作當中的方方面面。

四、新時期發揮檔案工作效能的對策

（一）加快建立合理的服務系統。為了提高檔案記錄的準確性以及安全性，幫助相關的部門以及單位以此為依據來做出較為合理的決策，應加強對于檔案管理工作的重視。而倘若要進一步凸顯出檔案管理的意義，使其的積極作用能夠得到充分的發揮，則應先提高其的工作穩定性，使檔案管理工作能夠在有序的情況下進行。經過一系列的調查與研究之后，人們發現，這一點能夠通過建立良好的服務系統來實現。建立良好的服務系統，一方面，能夠大大縮減查詢檔案時的環節以及主要步驟，提高便利程度。另一方面，可以促進信息化在檔案管理當中的深入與拓展，推動檔案信息的互通以及共享。

（二）提升重視程度。從檔案管理這一層面來看，良好的檔案管理工作能夠更好地發揮出檔案的功能以及積極作用，推動行政工作的開展。因此，負責檔案工作的工作人員應積極承擔起自身的工作職責，認真地學習相關的專業知識，參加相關的課程以及培訓來不斷地提升自己的專業水平以及職業能力。

（三）制定完善的檔案管理制度。如上所述，良好的制度能夠在較大的程度上輔助檔案管理工作的開展。因此，檔案管理部門應站在綜合的角度上，對各種影響因素進行分析，并且從實際出發，制定出針對性與科學性較強的檔案管理制度。

五、結語

由上可知，檔案管理工作具有其獨特的意義以及作用，不應受到人們的忽視。相關的部門更應提高自身對其的重視程度以及關注力度，制定出符合自身發展情況的管理制度，不斷提高自身的檔案管理能力。

參考文獻：

[1]孫志杰. 淺談檔案管理工作如何發揮其職能效用[J]. 科學與財富， 2020（11）：1.

[2]印銘. 檔案管理工作如何發揮其職能效用[J]. 辦公室業務， 2015（9）：22.