大數據時代電力企業檔案管理創新的探索

尚佳 邢杰

摘要：近年來，我國的電力行業建設迅速，信息技術為人們的生活工作帶來便利，同時，信息技術在企業中也有廣泛的應用，能夠幫助企業的管理者對企業的運行實現精確掌控，促進企業的轉型更加現代化。電力企業的檔案整理、收集、歸類等管理工作在信息化時代的背景下開展工作，需要對傳統的檔案管理方式進行改革，讓電力企業的檔案管理工作能夠最大程度地實現電子化管理，在發展創新的過程中對我國電力企業電子檔案管理工作的質量進行升級改造，促進電力企業的發展更加全面。

關鍵詞：大數據時代;電力企業;檔案管理創新

引言

在新形勢下，企業檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老舊的工作形式已經不符合現代化企業建設發展。電力企業結合計算機或者人工智能，同時培養相關人員的專業素質、加強監管，可以給企業帶來更好的發展。新形勢下新的工作系統會給員工帶來自我的提升，給企業帶來更大的效益。

1電子信息時代電力檔案管理工作創新的重要性

在信息技術得到突飛猛進的發展背景之下，計算機已經被應用到各個領域之中，計算機技術不單單為人們的日常工作、學習、生活帶來便利，同時也帶來了一定的挑戰。對于電力企業而言，電力檔案的管理是其內部一項關鍵的工作，關乎到電力企業的經濟效益。在信息時代中，逐漸地加大了對電力檔案管理的要求。因此，仍然沿用傳統的管理方式已經不能滿足電力企業的發展需求，進而在一定程度上阻礙電力企業的工作效率與工作質量。作為電力企業，若想在根本上獲得良好的發展，就必須要提高對電力檔案管理工作的重視程度，加大對電力檔案管理工作創新的力度，只有這樣才能展現出電子檔案真正的作用，從而為電力企業帶來更大的經濟效益。

2加強電力企業檔案現代化管理存在的問題

2.1 管理制度不完善

電力企業發展的同時企業文件檔案也會相對應的變得更加復雜，品類數量更多，電力企業首先應該根據內部需求完善對檔案管理人員的管理制度，管理制度的完善不僅能夠提高企業效益也能夠提高管理人員的專業素質，但在目前環境下，電力企業管理模式相對陳舊，檔案管理人員的工作沒有強硬的時間點、沒有工作目標、沒有一個工作閉環是由于企業對檔案管理人員沒有相應的管理細則，行政部門對其沒有要求，有的企業及時就算有管理制度但也存放在角落，沒有管理人員進行定期講解，只是在需要的時候拿出來一下，管理制度如同虛設。

2.2 管理水平不一致

在電力企業檔案品類增加，內容復雜的情況下，檔案管理人員中有些人不能夠及時找到檔案的管理要點，致使檔案管理效率不高。電力企業屬于國家企業，一般工作人員都為公務員，造成有些工作人員檔案服務水平不高，檔案工作不能有效地結合信息，合理利用，檔案沒有嚴格的編碼，比如員工內部人員和員工外部人員檔案信息在同一個文檔里，19年的檔案盒17年的放在一起了，這樣以后找相關檔案的時候，找尋人員沒有目標的同時還可能找尋不到。管理檔案人員并非為專業性人才或者前期未進行專業的培訓等其他原因造成檔案管理水平不一。

3信息化時代電力企業電子檔案管理的發展建議

3.1發展電子檔案管理新方向，提高工作效率

電力企業的發展應該與時代發展相融合，在信息化時代，促進企業的檔案管理工作進行創新，建立電子檔案管理工作體系，促進電力企業的檔案管理工作朝著信息化的方向不斷發展。在電力企業內部建立電子檔案管理模式，需要對傳統的檔案管理進行整理和劃分，把紙質化的檔案轉化為電子檔案，改變傳統檔案管理工作方式，在電子檔案管理中對細節處的工作進行優化，在保證完善電子檔案管理工作同時，不斷優化電子檔案管理工作流程。在建立電子檔案的時候，要在對檔案的建立時間和儲存空間制定一個完整的工作標準;電子化檔案管理工作能夠為企業的發展培養優秀人才，充分發揮電子檔案管理的優勢，不斷創造檔案管理工作的實際價值。

3.2對電子檔案進行整體化的管理

推動企業內部檔案管理工作的整體發展，改變過去各部門對檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業內部存在差異，無法形成統一的管理模式，影響檔案管理工作的發展。在信息化時代，在企業內部建立一個完整的檔案管理部門，把企業內部各部門的檔案集中起來進行管理，有利于在企業內部建立一個標準化的檔案管理體系，從而促進電子檔案管理模式的建立。利用信息技術和電子化的方式管理企業的所有檔案，充分發揮檔案管理工作的優勢，對企業過去的發展做出總結，并根據市場的發展變化結合企業自身的發展條件，確保企業的發展能夠始終保持足夠的市場競爭力，為企業的健康發展提供活力。

3.3為企業電子檔案的建設提供充足的資源支持

電子檔案管理的新模式，對基礎的設施有著較為嚴格的要求，必須滿足電子檔案管理工作所需的資源，提供足夠的軟硬件支持，為電力企業的檔案管理信息化改革打下堅實的基礎。在企業內部成立專業化的電子檔案管理部門，并且適應企業自身發展的需要建立電子化的檔案管理系統，把傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，這樣不僅能夠減少紙質檔案所需的儲存空間，也能幫助工作人員極大地減少日常維護工作。電子化的檔案管理能夠有效避免紙質檔案年久損壞的問題，避免檔案信息丟失的問題。為電子檔案管理工作提供硬件支持，為電子檔案管理工作人員配備專門的計算機和存儲設施，并對這些硬件設施定期維護，對企業內部重要的電子檔案做好備份，避免電子數據的丟失。

3.4培養專業化的電子檔案管理工作人員

培養專業化的電子檔案管理工作人員，解決檔案管理工作中的問題，引導著企業員工樹立正確的檔案工作意識，加強對檔案工作的重視。因此，要在企業內部培養專業化的檔案管理人員，通過開展專業知識培訓、招聘專業化的高素質人才，構建電子檔案管理高素質專業服務團隊。企業中原有的檔案管理工作人員，需要緊跟時代發展的腳步，在工作中不斷提高自身專業能力，吸收借鑒國外的優秀檔案管理經驗，促進企業的檔案管理更加先進。企業需要由專業的監督人員柜檔案管理人員的工作進行監督，監督能夠讓檔案管理人員保持或者提升工作效率和質量，監督是企業管理必不可少的環節。監督部門不僅要監督檔案管理人員的日常工作環節，還要定期監督工作人員的工作完成進度和正確性。在當前的電子化辦公的環境下，監督部門要實時監督管理人員對信息內容的保密性，提高信息安全意識，對計算機檔案管理平臺設置防火墻，計算機不可以插入U盤，進入電子檔案室不可以拍照，監督人員如果發現關于信息安全隱患問題應該及時整改，并給相關人員作出警告或者懲罰，對于嚴重損害企業利益的人員及時交到行政部門。監管部門應該給檔案管理人員做出相應的GPI考核，做到公平公正，考核內容可以根據實際情況制定，歸檔的準確性、存儲完整性、查找效率、服務態度，信息安全等相關工作內容都可以制定為考核標準，每月根據GPI完成度發放工資，根據完成效果進行獎罰。

結語

我國信息技術的不斷進步，在一定程度上提高了對電力檔案管理工作的要求。對于電力企業而言，如果想要在根本上取得良好的發展，就需要對電力檔案管理工作機制不斷進行創新、優化，及時轉變管理思想觀念，改變傳統的檔案管理方式，持續推進檔案管理的標準化建設、信息化建設，只有這樣才能在根本上提高電力檔案管理的質量與效率，保障電力企業的可持續化發展。

參考文獻

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