企業文書檔案管理問題與對策思考

陳常樹

摘要：隨著我國經濟在快速發展，社會在不斷進步，企業文書檔案是企業檔案的重要組成部分，強化文書檔案的管理，對企業的發展，提高企業的競爭力，頗為重要切莫小視。筆者對企業文書檔案管理工作進行思考與探討，并期望與大家進行交流，以求共識。

關鍵詞：文書檔案;數字化;管理策略

引言

文書檔案管理在企業日常工作管理中處于基礎性地位，隨著企業運營管理體制、工作內容不斷發展變化體現出企業發展軌跡和各項基本的信息，對于企業的持續健康發展有著積極的指導意義。因此，需要對文書檔案管理中出現的問題進行分析，提出有針對性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機制，推動企業文書檔案管理工作的深化。

1企業單位文書檔案管理工作的重要意義

企業單位的管理層要高度重視文書管理活動，在實際的管理工作中，充分落實各項工作細節。具體應從以下兩點著手：第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關乎檔案管理工作質量，為盡可能地提升檔案管理活動水準，企業單位的相關部門要盡可能地保障文書檔案的價值，為后續的查閱打下良好基礎，以便企業單位管理層圍繞文書檔案對歷史的相關經驗進行總結和反思，規劃企業單位的發展路線。第二，提升管理水準，國內市場化改革的不斷深入使得企業單位涌現了大量的不穩定因素;因此，企業單位管理層更應充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項工作的質量，進而提升檔案管理工作質量;借助文書檔案資料，充分反映企業的實際經營發展狀況、企業面臨的困境、企業內外環境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業單位的各項業務，不斷加強各項工作的針對性，進而全方位提升企業單位的行業競爭力，推動企業單位的穩定、長久發展。

2企業文書檔案管理問題

2.1對文書檔案管理工作的重視程度較低

目前許多企業都將主要的關注點放在了中心業務上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。企業的文書檔案是用于企業的各項公務活動詳細的記錄，是企業內部管理工作中的重要環節，有利于維持企業內部秩序，并為規劃企業的發展目標和發展戰略提供關鍵依據。因此，忽視對文書檔案管理工作不僅無法使企業順應新形勢的發展，還會導致工作人員在實際的工作過程中常常出現不規范、不嚴謹的問題，嚴重影響了企業的文書檔案管理工作質量。

2.2保密程度不足

文書檔案信息管理需要將紙質文件轉換為電子文件，但電子文件的相關數據可能會發生變化，電子信息的存在形式很容易更改。與傳統的紙質檔案形式相比，修改電子檔案信息非常簡單，人們在收到電子檔案時，不能完全判斷上述信息是否完全真實。同時，工具文件通常不是一部分，許多文檔文件包含多個不同部門的數據，如果相關人員需要對不同部門的數據進行匯總分析，則保密程度會降低。

2.3能力不足

從目前柳鋼的文書檔案管理人員隊伍看，均存在一定的能力不足現象。對于新人的培養亦是口口相傳，缺乏專業化的正規業務培訓。諸如收集范圍不明確、工作不及時，用紙、裝訂不規范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號不規范等情況時常出現，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴重影響企業文書檔案管理工作的健康發展。

3新形勢下企業單位文書檔案管理工作的策略

3.1推動信息化建設

在新形勢下，隨著互聯網技術、計算機技術、信息化技術的飛速發展以及移動智能終端的廣泛普及，各行各業對于管理活動的信息化要求也逐漸增多，這就迫使企業單位在開展文書檔案管理活動時，應積極引入信息化技術手段。在新形勢下，大部分單位在實際的生產經營活動中，未意識到新形勢時代變革、技術變革的積極性，仍將主要資源集中在生產方面，采取傳統人工方式對各項生產經營活動開展管理工作，忽視了信息化技術對于文書檔案管理活動的重要意義，這就導致企業單位在實際的文書檔案管理活動中，依然沿用傳統的人工方式存儲文書檔案資料，并未結合企業的實際經營生產情況，引入先進的信息化管理手段，未能有效運用先進的檔案管理理念，也沒有充分發揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費了企業長時間以來寶貴經營生產經驗。從某種意義上講，當前部分企業單位的管理層沒有深刻地領會信息化技術對于文書檔案管理活動的重要性。企業單位應根據時代背景，行業發展狀況以及企業各業務流程的實際情況，逐步引入先進的技術手段，建立并完善檔案管理系統，進一步增強文書檔案管理活動的有效性、合理性、科學性。借助檔案管理系統，輔助管理人員開展文書檔案管理活動，制定詳細的工作計劃表;在規定時間內逐步使用電子文書檔案替代原有的紙質文書檔案，對文書檔案進行統一儲存。同時，對于重要的檔案資料，企業單位的檔案管理人員應同時進行電子文書檔案與紙質文書檔案管理，進而確保文書檔案資料的完整性，提高檔案管理質量。為進一步適應新形勢的特點，提高文書檔案管理水準，為企業單位的經營發展提供有力支持，企業單位管理層要高度重視信息化建設，積極引入信息化技術手段，轉變傳統的管理理念，提高檔案管理水準，促進企業單位的穩定、長久、可持續性發展。

3.2加大資金投入力度，構建系統的電子文檔安全防護體系

檔案管理部門對文書檔案信息進行管理時，應在資金允許的前提下適當加大資金投入力度，充分認識到有序開展文書檔案管理工作的重要性，并在此基礎上構建系統的電子文檔安全保護體系。結合文書檔案管理工作的實際需求，應將大數據技術作為整個管理工作的核心，及時調整與改進管理工作中存在的問題。在檔案管理工作實際開展過程中，極易受各種主觀與客觀因素的影響，在一定程度上增加了檔案信息被外來人員刪除或篡改的可能性，無法真正意義上保障文書檔案資料的安全性與可靠性。因此，在文書檔案數字化管理過程中，應安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護系統，確保整個檔案管理系統處于相對安全的運行環境下。相關工作人員還應有意識地限制檔案文件的瀏覽權限，認真落實重要檔案文件的防護工作。

3.3加強工作監督

文件檔案信息管理方面，有關部門必須結合監督工作機制，作為提高文件檔案信息管理質量的主要方式之一。有關部門要安排專人參與監督，上級要有強烈的責任感，并對文件檔案管理人員的正常工作進行監督，發現管理人員有操作不善等情況，及時溝通處理，確保檔案管理順利進行。監督員應當如實記錄監督，總結確保文件檔案管理的整體質量。

結語

總而言之，在企業的發展過程中，文書檔案記錄了企業從創辦到不斷發展壯大的全過程，同時也為企業未來的發展提供有力的支撐與保障。如今，面對大數據信息化時代的總趨勢，文書檔案的信息化管理已經提到重要議事議程，企業在發展過程中需要不斷創新文檔管理新模式，增強文書檔案資料管理的可靠性、安全性，進一步提升企業檔案管理工作效率和服務功能，為加快企業發展貢獻力量。

參考文獻：

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