事業單位檔案管理工作規范化的實現路徑探索

烏日汗

摘要：面對我國社會發展向多樣化目標前進，事業單位檔案管理也需要向信息化、規范化靠攏，加強信息的利用、開發，提高信息價值，充分認識事業單位中檔案管理的重要作用，并積極運用新時代發展下的科學手段進行規范化管理，使檔案管理工作能有序展開，以規范管理為切入點，與時俱進的改進傳統管理手段和方法，并進行管理的研究和探討，確保檔案管理能發揮出應有價值。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化

事業單位檔案管理中儲存了大量重要信息，記錄著工作人員在工作過程中所產生的具有現實價值的資料，為企業事業單位后續發展提供了依據，意味著檔案是事業單位后續發展的寶貴資源。事業單位檔案管理需要與國家檔案管理保持一致，發揮檔案管理的職能特征和具體作用，通過全方位考量，完善檔案管理相關規定，并使得制度逐步規范，體現檔案管理中信息儲存的根本價值，提高檔案利用效率。

一、重視基礎建設

在提高檔案管理水平的過程中，事業單位必須注重管理的基礎設施，即硬件和軟件的建設，做好相應保障才能不斷提高管理水平，為檔案管理提供有效的技術支持。通過建設電子閱覽室或網站，共享信息內容，建設共享平臺，方便事業單位內部工作人員對信息的檢索，充分展現出資源共享的價值，提高檔案利用效率，合理分配檔案，實現現代化管理手段，完善電子信息內容和相應標準，運用現代化管理手段，使檔案管理水平有所提高。加快規范化、標準化的建設進程，改進傳統管理模式所產生的問題，構建符合時代發展特征的檔案室，將信息與檔案資料統一管理，做到責任落實到個人，加強檔案管理制度化，確認檔案管理的審批權限，并明確移交細節，使所有檔案都能做到有據可查。事業單位中部分檔案資料會由于時間的推移和工作上的變動產生相應改變，因此，需要進行及時修正，要求檔案管理人員定期對檔案資料進行檢閱并完善資料內容，使檔案能做到與時俱進。加強管理工作的考核，制定考核標準，通過定期檢查，發現管理中存在的問題，確保檔案的安全性、穩定性。

二、增強責任意識

事業單位檔案管理的規范化、現代化要求單位內部通過大量人力、物力以及購買先進設備，增強領導管理意識等措施，實現管理的規范化、現代化、標準化。在設置檔案室時，通過對檔案的密切分析，確保做到檔案的防潮以及保證信息安全。根據相關要求和實際發展的需要，設置全方位、多角度的監控設施，確保檔案的安全，防止資料丟失。標準化、規范化的管理對檔案管理人員提出了更為嚴格的要求，需要工作人員能在掌握專業知識的基礎上，擁有更為熟練的專業技能，不斷提高個人素養，增強職業道德感。因此，在管理時需要注重對管理工作人員的培訓和教育，為工作人員提供適合的學習平臺，例如，通過研討會或外出調研、講座等形式，幫助管理人員充實自身，在與其他同事交流中發現自身缺陷，不斷提高個人認知水平，通過取長補短的方式，在工作時實現自我價值[1]。與此同時，事業單位也必須在考核機制中創設激勵機制，通過鼓勵等方式調動工作人員的積極性，使工作人員能具有責任感，通過自身工作為事業單位后續發展貢獻力量。

三、運用信息技術

檔案管理模式的不斷升級、改進是實現規范化檔案管理的主要途徑。加強運用技術手段，解決在傳統檔案管理中存在的問題。事業單位要與時代接軌，保持同步，加強對信息化、網絡化手段的運用，通過信息技術的輔助，構建相應平臺，符合信息管理平臺的規范，使信息資料的保管更標準，落實規范化管理，為每一份資料建立電子檔案，將過去傳統紙質資料通過掃描儀輸入到電子計算機中，根據時間、地點等分類，建立專門的電子檔案目錄，便于后續查找，縮短檔案搜索時間，減少人力、物力的消耗，提高工作效率的同時增強信息保管的安全程度。

四、統一工作標準

在檔案管理系統創立時期，大部分傳統紙質檔案已經轉變為電子檔案，使檔案管理變成信息傳輸的中心。每份檔案管理不再是卷軸單位，而需要以每份為單位進行統一管理，因此，在事業單位中，必須創建更為科學、合理的管理制度，通過統一標準使管理實現檔案價值、利益的最大化，讓查找更方便、快捷，確保信息檔案的保存更完整[2]。首先，需要對檔案管理系統中的格式結構統一協調，創建管理信息系統，所有檔案管理都要依據此系統進行活動，每份檔案都需要嚴格把控，進行信息傳遞，對檔案全程跟蹤。其次，通過運用相應信息技術，創設全新的管理系統，將每份檔案傳入系統，使每個環節更流暢，從而創建統一、安全的管理工作標準。

結束語：

綜上所述，在規范事業單位檔案管理的過程中，工作人員需要通過吸收新思想，不斷創新、改進傳統管理模式。事業單位存在特殊性，因此，需要不斷完善管理制度，增強管理制度的嚴謹性，使管理制度化，符合時代發展的根本要求。事業單位在做出改變時，也需要結合自身存在的問題，確保管理工作能在規定范圍內有效、有序的進行，為事業單位后續發展提供新的動力，提高檔案管理質量、水平，彌補過往缺陷，使檔案管理進入到全新的發展階段。

參考文獻：

[1]杜皖寧.如何推進事業單位檔案管理工作規范化及標準化[J].經營管理者，2021（05）：72-73.

[2]張娜娜.淺談新形勢下企業科技檔案的規范化管理與利用[J].科技經濟導刊，2021，29（12）：247-248.