新時(shí)代基層單位檔案信息化建設(shè)的思考

張廣洲

摘要：檔案信息化是檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，是提高檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)價(jià)值的重要手段。本文主要探討信息技術(shù)背景下檔案管理升級的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)措施

新時(shí)代的檔案管理以信息化為核心。檔案信息化的本質(zhì)是從以往陳舊的紙質(zhì)檔案管理方式向信息化檔案管理方式轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)是完善檔案管理工作機(jī)制，提高檔案信息的準(zhǔn)確性，更好的發(fā)揮電子檔案實(shí)時(shí)傳遞、重復(fù)使用和廣泛供給的價(jià)值。檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是建立檔案管理制度，規(guī)范電子文檔存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高檔案流轉(zhuǎn)的效率。檔案信息化還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案資源的利用開發(fā)的效率，依托計(jì)算機(jī)等硬件和專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)提高檔案共享效率，更好的挖掘檔案潛在價(jià)值。

1 基層單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢

以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式的傳統(tǒng)的檔案記載，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲(chǔ)、管理等諸多工作帶來極大的困難。而信息化的檔案管理工作，可以建立電子、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式有利于加強(qiáng)信息的管理，從本質(zhì)上改變了檔案信息管理的方式和途徑。檔案可以存儲(chǔ)到電子磁盤中，檔案所占的空間較小，便于儲(chǔ)存和信息管理。對于存儲(chǔ)環(huán)境的要求也越來越低，因此信息化管理的滲透，必然也證明了紙質(zhì)化管理所帶來的一系列的弊端。從檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面而言，信息化的檔案管理工作對環(huán)境要求不高，有利于儲(chǔ)存工作的開展。

1.2檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

基層單位檔案信息化建設(shè)，如何正確而高效地管理和 運(yùn)用這些資源，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存與運(yùn)用，提高資源的共享性，已經(jīng) 成為檔案使用和查詢方面所需要考慮得問題。而傳統(tǒng)的檔 案在使用和查詢方面存在著許多問題，諸如紙張老化，手續(xù)相當(dāng)復(fù)雜等問題。為了能夠極大地提高了檔案資源的利用率，簡化檔案使用的流程，信息化檔案管理在使用和查詢上都 會(huì)發(fā)揮著極大的作用。

2基層單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

基層單位檔案工作的硬件設(shè)施日趨完備，為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，推動(dòng)“無紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須意識(shí)到基層單位檔案工作的現(xiàn)狀，以及所存在的問題如信息資源少等。傳統(tǒng)檔案的管理方式，紙質(zhì)版的信息資料填寫內(nèi)容有限，整理不方便，更新周期長，更新速度慢，直接影響整個(gè)檔案信息的處理和資源的共享，檔案信息使用率過低。由于傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的弊端，導(dǎo)致基層單位檔案信息不足，直接影響檔案的使用率，制約檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3基層單位檔案管理工作的任務(wù)

一是基層單位檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，是為了滿足事檔案管理部門的需要。而真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要加強(qiáng)對那些現(xiàn)有檔案資源和特殊的檔案資源的信息化進(jìn)程推進(jìn)。而注重檔案資源管理的錄入工作，實(shí)現(xiàn)全部檔案資源的錄入和網(wǎng)上信息資源查詢更是極為重要的。二是基層單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理。適應(yīng)基層單位的工作規(guī)范化，加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，是極其必要的。因此，加強(qiáng)基層單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理，是基層單位資源建設(shè)的重要任務(wù)之一。

4新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的措施

4.1樹立與時(shí)俱進(jìn)檔案管理理念

隨著檔案管理深入改革，檔案數(shù)據(jù)信息量不斷增加，必須牢固樹立運(yùn)用信息化方式進(jìn)行檔案管理的工作思路，從全局角度提升檔案管理能力。一是發(fā)揮新型檔案管理技術(shù)的作用，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)的重要作用，進(jìn)一步為紙質(zhì)檔案成批次、成系統(tǒng)、規(guī)范化實(shí)現(xiàn)電子信息化打基礎(chǔ)。二是建立檔案數(shù)字信息資源的共享平臺(tái)，進(jìn)一步加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)型速度，提高基層實(shí)施信息化檔案建設(shè)積極性。三是牢固樹立檔案管理人員的安全防范理念，加強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作，在信息化背景下建立檔案的安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案，出臺(tái)信息化檔案的安全制度，切實(shí)發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性與支撐性作用。

4.2奠定信息化檔案管理的基礎(chǔ)

檔案的信息化要求率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和精細(xì)化，強(qiáng)調(diào)全面提高檔案的總體質(zhì)量水平，保證紙質(zhì)檔案符合信息化檔案管理運(yùn)營的必備條件，從而為紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)型掃平障礙。一是保證檔案收集、整理和鑒定工作環(huán)節(jié)符合信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，做到數(shù)據(jù)信息全面、準(zhǔn)確、具體、詳實(shí)。從源頭上消除檔案管理模式與工作方法的差異，加快檔案管理規(guī)則的制定工作，依托強(qiáng)有力的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)保證檔案信息真實(shí)、完整，全面校準(zhǔn)檔案內(nèi)容，為信息化檔案管理提供有力數(shù)據(jù)支撐。二是優(yōu)化檔案管理工作的新機(jī)制，圍繞著信息技術(shù)進(jìn)步規(guī)范檔案管理的行為準(zhǔn)則，重點(diǎn)明確檔案管理工作的責(zé)任分工，保證檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到具體崗位人員，圍繞著促進(jìn)檔案信息化建設(shè)完善檔案安全保密制度、信息查閱制度，檔案鑒定管理制度等。

4.3發(fā)揮先進(jìn)檔案技術(shù)指導(dǎo)作用

檔案管理質(zhì)量升級的難點(diǎn)在技術(shù)落后上，需要解決檔案信息化設(shè)備落后的問題。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加大力度提升檔案信息化管理的硬件質(zhì)量，積極推廣先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)手段。一是利用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的云端存儲(chǔ)。如依托云技術(shù)開發(fā)檔案云平臺(tái)，從而滿足不同地域、時(shí)間的檔案使用人員的信息查詢、檔案管理與數(shù)據(jù)分析業(yè)務(wù)需要。重點(diǎn)在于完成紙質(zhì)檔案電子掃描工作，提高電子檔案數(shù)據(jù)的提取能力，盡可能地提取文檔、圖片等多種類型數(shù)據(jù)信息。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息處置與挖掘中有著重要價(jià)值。還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。這對于充分挖掘檔案信息內(nèi)涵，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用創(chuàng)新，以及用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多元化信息供給有重要意義。應(yīng)當(dāng)保證實(shí)時(shí)將基層收集的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，加強(qiáng)電子檔案的監(jiān)督，圍繞檔案的個(gè)性化使用需要對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的存儲(chǔ)，這樣才能發(fā)揮檔案實(shí)用價(jià)值。

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