嚴(yán)格的合同管理是增強企業(yè)管理效能的法寶

白靜

摘要：合同管理，從單項合同角度，是指合同管理者對每一份合同從啟動到談判、簽訂、履行再到合同關(guān)閉的全部過程所進(jìn)行的全面、系統(tǒng)和動態(tài)的管理;從企業(yè)角度，合同管理是指企業(yè)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度，在單項合同管理的基礎(chǔ)上對本企業(yè)全部合同進(jìn)行的整體和全面的管理。本文從企業(yè)的角度，分析了合同管理中普遍存在的問題，并提出加強合同管理的措施。

關(guān)鍵詞：合同;管理;企業(yè)

隨著當(dāng)今社會的不斷完善和發(fā)展，人們的法律意識也在不斷增強和提高，利用法律手段維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，防止財產(chǎn)損失，提高經(jīng)濟效益，提高市場競爭力，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要手段和有效保障。對市場而言，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。一方面把企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場聯(lián)系起來，滿足市場的重要性，提高企業(yè)適應(yīng)市場、參與市場競爭的能力;另一方面，使企業(yè)在履行合同的過程中維護(hù)自身的合同權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。實踐證明，完善的合同管理機制是一個企業(yè)健康運作的重要標(biāo)志，更是增強企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)的管理效能。

一、企業(yè)合同管理中存在的問題分析

合同管理是企業(yè)進(jìn)行各項工作的一個基本前提，也是企業(yè)在整個經(jīng)濟社會中與其他經(jīng)濟主體進(jìn)行經(jīng)濟往來的必備條件。但是就目前而言，很多企業(yè)在合同管理方面存在不少問題，表現(xiàn)在：

（一）對合同管理認(rèn)識上的偏差

企業(yè)管理層經(jīng)常會認(rèn)為，合同管理是法律部門的事，我不太清楚。事實上，這是錯誤的。在企業(yè)內(nèi)部，合同管理絕不僅僅是一個法律部門或律師的問題，也不是一個或兩個部門或職位的問題。在企業(yè)內(nèi)部，合同管理是各部門、各崗位面臨合同時，要相互配合、相互監(jiān)督，認(rèn)真進(jìn)行合同的法律、經(jīng)濟、專業(yè)評審。企業(yè)的合同管理要由各有關(guān)部門和崗位從頭到尾參與，這樣才能保證企業(yè)的合同利益。

（二）合同管理制度不健全

合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。但實際上，很多企業(yè)的合同沒有歸口管理，無備案，各部門各自為戰(zhàn)，各自管理本部門的合同，甚至沒有專職的合同管理人員。在企業(yè)里，如果沒有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度，就會因為缺乏統(tǒng)一的制式，造成各部門權(quán)責(zé)不分明，制度規(guī)定條款沖突，合同經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員無所適從的局面。最后容易導(dǎo)致把合同管理只局限于文本審查和合同檔案管理，不能將合同簽訂前的選商談判和資質(zhì)審查、簽訂中的審查授權(quán)、簽訂后的履行監(jiān)控等工作有效地銜接起來。這樣會往往給企業(yè)帶來重大的經(jīng)濟損失和法律隱患。

（三）缺乏專業(yè)的合同管理人員

眾所周知，合同與法律通常是緊密聯(lián)系的，互不可分。合同管理主管人員在進(jìn)行合同管理工作時，需同時具備合同和法律專業(yè)知識。合同管理員應(yīng)當(dāng)熟悉各種不同類型合同的主要內(nèi)容，熟悉與企業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)，具備相應(yīng)的貿(mào)易、金融、工程等方面的知識，具有相應(yīng)的合同管理經(jīng)驗。但在很多企業(yè)里，合同管理員不是科班出身，合同和法律知識欠缺，語言組織不嚴(yán)謹(jǐn)，往往導(dǎo)致合同條款不完備或約定不規(guī)范、用詞不準(zhǔn)確。

（四）合同審批過程過于復(fù)雜

從擬定合同文本，到合同管理人員修定，再到各部門負(fù)責(zé)人審核，最后簽訂合同，需要多個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)。有些企業(yè)合同審批程序過于復(fù)雜，辦事拖拉，效率低下，往往會造成合同在較長的一段時間內(nèi)無法簽訂，延誤時間。

二、加強企業(yè)合同管理的措施分析

（一）制定和完善合同管理的各項規(guī)章制度

企業(yè)合同管理制度作為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，它是把在合同管理中行之有效的、符合客觀規(guī)律的措施和方法，以規(guī)章、規(guī)程、規(guī)定和制度的形式固定下來，使之成為企業(yè)合同管理人員在合同管理中必須遵守和執(zhí)行的規(guī)范。合同管理工作的開展不能離開制度的約束，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實踐和本企業(yè)的實際情況，制定適合本企業(yè)的合同管理規(guī)定及其實施細(xì)則等一系列規(guī)范性文件。同時，還應(yīng)制定從委托代理、資信調(diào)查、簽約、合同履行，到檔案管理、合同管理員職責(zé)、監(jiān)督機制等多種單項合同管理制度。這些制度的制定，不僅為所屬各部門制定了辦理合同的原則，也為合同管理工作的全面貫徹實施提供了有利條件，更為合同管理提供了堅實的理論基礎(chǔ)。

（二）加強培訓(xùn)和教育，培養(yǎng)合同管理人才

合同管理人員的主要職責(zé)有：參與企業(yè)合同的談判并提出相應(yīng)意見和建議;審查和核實合同另一方的資質(zhì)、信譽等;組織企業(yè)各項合同的評審;起草、審核各項合同文本;提出合同問題的相關(guān)法律意見和專業(yè)建議;協(xié)助檢查、監(jiān)督各項合同的履行;處理合同履行過程中產(chǎn)生的各種爭議;組織并處理合同履行過程中出現(xiàn)的變更及違約索賠等工作;提供合同的條款與法律解釋服務(wù)等。在合同管理工作中負(fù)有合同的審查、監(jiān)督、跟蹤和處理等管理責(zé)任。因此，要選擇素質(zhì)高、能力強、知識面廣、責(zé)任心強的人員作為合同管理員，并鼓勵合同管理人員參加法律和經(jīng)濟管理等方面的學(xué)習(xí)，提高他們的理論水平和業(yè)務(wù)水平，并引導(dǎo)合同管理人員相互交流、相互促進(jìn)、取長補短。

（三）強化監(jiān)督和結(jié)算管理

簽約的主要目的是保障合同及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生。因此，企業(yè)必須通過監(jiān)督機制對合同履行情況實施有效管理。對合同的監(jiān)督管理包括：審查監(jiān)督、招標(biāo)監(jiān)督、預(yù)算監(jiān)督、驗收付款監(jiān)督等。通過監(jiān)督管理和跟蹤管理，及時掌握各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響合同履行的因素，以便隨時向相應(yīng)部門反饋。另外，合同結(jié)算是合同履行的重要環(huán)節(jié)，合同管理部門應(yīng)與合同發(fā)起部門、財務(wù)部門密切配合與聯(lián)系，把好合同的結(jié)算關(guān)。

總之，合同管理是企業(yè)管理的一項重要工作，是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，在企業(yè)的經(jīng)濟生活中扮演了極其重要的作用，良好的合同管理能夠為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。我們通過不斷加強企業(yè)的合同管理，建立健全企業(yè)的合同管理制度，進(jìn)而規(guī)范合同管理流程，最大限度地降低企業(yè)潛在的經(jīng)濟風(fēng)險。加強企業(yè)在合同簽訂過程中的監(jiān)管，可以有效地避免合同糾紛給企業(yè)造成的合同法律律風(fēng)險，從而規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟行為，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。