財政改革下事業單位財務檔案管理工作芻議

李小靜

摘 要：財務檔案作為財務相關工作的一項重要組成，起到對單位內各項涉及經濟往來的業務活動進行記錄、保存的基本作用，實質上是重要的參考信息依據和行為證明來源。國家不斷深化財政體制改革的時代大背景下，我國事業單位的財務管理工作面臨的環境也在發生前所未有的變化。事業單位應以財政改革的政策方向為指導，結合本單位實際情況，客觀分析現存問題并找準相應對策，不斷優化財務檔案管理工作。

關鍵詞：財政改革;事業單位;財務檔案管理;優化改革

引言：

在新時代財政改革不斷深化推進的形勢下，事業單位要根據自身的公益、非盈利等屬性找準社會定位并完成公共服務供給任務，同時也要解決好自身可持續發展的問題。以財政撥款為主要運作資金來源的事業單位要重視財務管理工作，確保撥付的每一筆財政款項都能高效率地“取之于民、用之于民”。其中在財務檔案管理這一具體的工作分支領域，事業單位就有必要及時發現和正視一些現存的問題，并采取積極實際行動做出改善和優化。

1 事業單位財務檔案管理工作概述

1.1 財務檔案管理工作的基本內涵

目前，我國事業單位開展財務檔案管理工作主要依據《會計法》《會計檔案管理辦法》等法律法規文件來進行。具體工作主要包括：根據對事業單位日常涉及經濟往來的活動中產生的財務信息進行審查，確保所形成財務檔案的完整性、客觀性、真實性;依據檔案管理相關規范，對各項財務檔案進行分類歸檔、立卷，提供利用服務。

1.2 財務檔案管理工作的重要意義

正確認識財務檔案管理工作對于事業單位整體運行發展的意義，是根據當前實際情況探尋改進措施的先決條件。首先，事業單位的財務檔案管理工作的質量，會直接影響到該單位各項資金運作、利用的效率。以城市建設單位為例，這類事業單位的業務活動不僅涉及大筆數額的資金流動，并且業務質量高低直接事關工程項目安全性、可長期運作性等問題。其次，財務檔案是事業單位對內部一系列涉及經濟往來活動進行審核、分析、評價的客觀參考信息來源。如果做不好財務檔案的管理工作，當資金問題真正暴露時就會陷入“無據可循”的困境，形成徇私舞弊、運作低效的隱患。最后，事業單位作為公共服務機構，各項經濟決策會產生相當大的社會影響效果。財務管理工作所形成的成果，正是事業單位進行經濟決策、規劃業務活動的主要參考依據之一。因此，財務檔案管理的工作質量，實際上最終關系到的是某個區域內某項公共產品或公共服務供給能否充分滿足人民群眾需求，以及財政資源能否得到合理高效利用等問題。

2 我國事業單位財務管理工作中現存的若干問題

2.1 財務檔案管理工作得不到充分落實

我國事業單位的財務檔案管理工作，并沒有得到應有的高度重視。部分事業單位雖然形式上存在著一套財務檔案管理制度體系，但由于規則不夠科學合理或是浮于表面不加落實等問題，并未對財務檔案管理工作起到應有的作用。一些事業單位沒有懂財務檔案管理的工作者，導致財務檔案隨意堆放、文件遺失、分類混雜、調用外借程序不規范等問題。

2.2 財務檔案管理工作的信息化水平偏低

《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案在保存、移交等事項上做出了相關明確規定，傳統的財務檔案管理模式已經越來越與之不適配。但目前財務檔案的收集、整理仍然依循傳統模式，主要依靠人工手段進行，難以避免遺漏、計算錯誤等問題;歸檔形式主要為紙質，信息化技術和多媒體技術利用不足，也對相關財務檔案在今后的調取、利用效率提高形成了阻礙。

2.3 財務檔案管理規范性較差

一些事業單位的財務檔案形成、整理、保管等工作環節缺乏規范的工作制度，容易滋生管理混亂的問題。事業單位在調閱財務檔案方面存在一些“人情變通”的情況，可能發生財務檔案信息泄露、被不當利用等不良后果。財務檔案的銷毀也是檔案管理工作的組成部分，但目前許多事業單位對此并不夠熟悉，不能對“銷毀”做出準確的鑒定，也缺乏相應的工作指揮和責任機制，導致一些本應被銷毀處理的財務檔案不斷積壓，占據了過多的工作資源。

3 財政改革背景下優化事業單位財務檔案管理工作的對策

3.1 強化對財務檔案管理工作的重視度

事業單位通常更重視財務會計工作中直接與本單位經濟活動密切掛鉤的管理、決策等事項，而對財務檔案管理工作缺乏足夠重視。事實上，事業單位的財務檔案管理工作能夠起到對各項經濟活動資料信息進行整理，為科學決策形成提供重要參考依據以及發現和防范經濟活動風險等重要作用。各事業單位的領導層必須充分認識到這一規律，對財務檔案管理工作之重要性形成更深刻認識，遵循財政改革的政策方向，對本單位的財務檔案管理工作給予更多重視和支持。

3.2 加快財務檔案管理工作體系的信息化建設

3.2.1 信息化系統硬件建設。有足夠經濟條件的事業單位應盡快積極引入信息化的財務檔案管理系統，取代傳統的人工管理模式。在這一過程中，要注意確保財務檔案管理人員與相關網絡技術人員之間的信息、意見溝通流暢度。財務檔案管理人員對于管理工作目標、成效的需求，要能夠有效傳遞到網絡技術人員一側，讓網絡技術人員在進行信息化系統程序設計時，能最大限度地符合管理人員的工作方式、流程要求、工作習慣等。

3.2.2 重視相關人才的引進和培養工作。事業單位可采取“內部競聘”等手段，調動激發現有員工的積極性，促使在職的財務檔案管理人員提高自身對信息化管理技術的應用水平。此外，也應重視財務檔案管理員工的信息化技能學習與培養，通過開展定期培訓，邀請業內專家、資深人士來講座，或是外派學習交流、輪訓學習等手段，加快工作隊伍對信息化建設大趨勢的適應速度。

3.3 提高財務檔案管理工作的規范性

3.3.1 財務檔案的產生方面，事業單位的日常經濟活動必然會形成各種原始會計憑證。一是要重點強調及時性，即及時地對這些憑證開展管理工作，包括整理、保存、簽章等，防止因拖延而在日后可能造成的憑證相互交叉等問題。二是建檔過程的科學分類，在核對完財務檔案內容后，要依據既定工作準則將其嚴格分類，以便于接下來的保管工作和日后的調閱。

3.3.2 財務檔案的保管方面，要嚴格執行將相應檔案于規定時間內交付指定保管地方的相關規定。對于按規定可臨時保管的部分財務資料要專設保存地方，而超出了臨時保管周期的，則必須及時移交給事業單位的檔案室，防止因違規滯留財務檔案而造成的信息遺失、泄露等風險。以城建工程項目財務檔案為例，這些資料能從側面反映一項業務工程具體運作過程的重要信息，在條件充足的情況下，可采取將其進行云備份的方式確保關鍵性檔案不丟失。

3.3.3 財務檔案的提供利用方面，財務檔案是對事業單位經濟活動的內容記載，具有高度的機密性。因此，一是要嚴守檔案調出工作流程，尤其不能在手續齊全性或是對象合規性等問題上“講人情”、松口子。二是財務檔案調用的審批制度優化，必須保證財務檔案的取用、歸還都有清晰記錄，以此對借出執行人和調閱者都形成充分的監督約束效果。

結語

財政改革的新形勢下，事業單位要想有效提高業務質量，實現既定的社會公益價值，同時促進本單位持續穩定發展，就必須高度重視財務檔案的管理工作。要在充分調研的基礎上找準本單位財務檔案管理工作現存的問題、弊端，并拿出足夠的改革決心和資源支持，促進其優化提質。

參考文獻：

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（作者單位：湛江市城市基本建設檔案館）