試析新形勢下如何加強公積金業務檔案管理工作

朱春波

摘要：加強公積金業務檔案管理，是當前我國公積金管理中需要改進的重要工作，應當引起高度重視，行動上積極作為，工作中從基礎抓起，提高公積金業務檔案管理水平，更好地開展工作，推進服務水平。

關鍵詞：檔案分級;檔案集成;一體化管理

公積金業務檔案是公積金業務憑證、公積金業務帳簿、公積金業務報表等專門材料，以及其他公積金業務材料，它為用戶提供可靠的信息，具有豐富的初始信息和永久價值，以及規劃、規劃的局和咨詢材料，在社會經濟活動中發揮著重要作用。

一、論題的理論與實踐意義

（一）理論意義

創新公積金業務檔案管理制度和模式，形成公積金業務檔案管理的機制，提高檔案管理的效率是時代的必然。公積金業務檔案的保存條件不斷變化，隨著我們社會的轉型和電子技術的發展，對公積金業務檔案管理制度和模式的研究，可以為公積金業務檔案管理的實際工作提供科學的理論指導，以及提高公眾對公積金業務檔案管理最佳做法的認識，研究結果有利于整合不同的科學，既有利于檔案事業的發展，又符合現代科學的發展趨勢。

（二）實踐意義

新形勢下的公積金業務檔案管理研究，具有重要的現實意義，對公積金業務檔案管理制度和模式的研究也有助于全面提高監督研究公積金業務檔案管理制度和模式有利于建立新的公積金業務檔案管理制度，在這個框架內，要素可以彌補差距，發揮更積極的作用，提高效率，有利于進一步發展和完善公積金業務檔案管理體系，發現管理模式的變化，理論變革和數字化的指導原則，網絡沖擊下公積金業務檔案管理的變化及采取相應有效的管理方法，全面完善持續優化公積金業務檔案管理是信息集成的基石，也是實施知識管理體系的基礎只有優化公積金業務檔案管理才能邁上新的臺階。

二、目前研究評述

（一）國外檔案管理體制、模式的研究現狀

檔案作為檔案事業的一個分支，最初是在工業化國家和世界各地區進行管理的。像瑞士、荷蘭和美國，公積金業務檔案的大規模收集和保存已經開始。自本世紀初以來，世界各地的記錄管理發生了重大變化，國外檔案管理系統和模式也具有多元化的特點。

（二）國內對公積金業務檔案管理體制、模式的研究現狀

我們的檔案工作是國家檔案活動的一部分，由國家檔案館管理，從一開始就建立了一個廣泛的檔案網絡。我國檔案管理制度，集中統一，分級管理，區塊統一，自主性是我們檔案管理體系的一個概括性概述。我國檔案管理的具體模式是為管理系統設計的，這對我們的檔案工作的建立和發展至關重要。現階段檔案館主要從事研究和工作，由于經濟體制和結構的深刻變化，以及信息技術的廣泛應用對信息資源和知識管理理念以及這種舊的管理體系的影響，作為加入世界貿易組織的一員，情況開始發生變化，大多數學者堅持檔案管理部門應該給予自主要的權利，避免在新的業務檔案管理時期不考慮行業具體情況和自身具體情況的"模板"管理模式，其管理模式主要有：

1.檔案的集中管理。組織檔案的集中管理，但其實際執行往往取決于規模、管理體系和技術水平。

2、管理層次結構檔案。這種管理模式的優點是管理靈活，職責明確，使用方便。

3.分散的檔案管理。不同部門管理自己的檔案，經常導致管理上交叉。

4、檔案信息綜合管理。綜合管理是科技發展帶來的新思路，特別是在計算機技術的開發和應用方面。

三、公積金業務檔案管理存在的問題

公積金業務檔案是真實的歷史文獻，它在社會經濟活動中的作用決定了改進公積金業務檔案管理的必要性。對公積金業務檔案管理的認識還很低，公積金業務檔案作為新的檔案學科，缺乏深入的研究，在許多單位的日常公積金業務工作中，報告重、管理輕，公積金業務檔案亂七八糟，存在一些問題。

（一）檔案管理基礎設施薄弱。不少基礎設施均處于欠缺或正在興建中，以致認為用于保存檔案的檔案條件較差，基本上不符合檔案保管要求，因此，如果儲存不符合檔案管理要求，可能導致住房基金會檔案丟失、損壞等。

（二）缺乏統一的檔案管理制度。由于我國住房管理工作較晚，現時并沒有統一的檔案管理標準和制度，以致日常檔案的管理出現混亂，以及雖然一些地方房屋管理部門已根據本身的情況，制訂適當的檔案管理制度，由于缺乏參考和宏觀指導，導致這些管理體系缺乏全面性和系統性，而房屋基金檔案的保存，未能提供全面的指引。

（三）檔案管理制度不現代化。目前還沒有統一的住房基金檔案管理模式，因此，不同地區或住房管理中心的管理模式不同，但由于人手不足，大部分管理部門并沒有特別的檔案，通常檔案工作人員只負責檔案的收集。檔案的維護和歸檔，以及檔案的使用、檔案的翻譯等。沒有充分認識到保存檔案的重要性，以及缺乏適當的監管，導致檔案管理是任意的。

（四）檔案資源利用不足。有關房屋儲備的檔案文件一般來自其他社會部門，而各檔案館的管理制度各有不同，以致檔案存檔后無法查閱基金會的檔案，亦由于認為相當一部分檔案資源不能實際使用，造成檔案資源浪費。

四、加強公積金業務檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識，規范基礎管理。訂單必須按月按時間順序放入公積金業務檔案（紀實）盒中，并應仔細填寫檔案正面的每一項，年終賬目應當采用固定式，活頁賬目應當從中提取賬戶，分類賬使用登記表，應與書籍一起裝訂，應按頁碼順序注明。

（二）加強公積金業務檔案管理制度。完善公積金業務檔案管理制度，單位公積金業務檔案應當嚴格按照有關規定辦理《檔案法》、《公積金業務法》、《公積金業務檔案管理條例》等規定，以及打印的紙質記錄和磁性記錄，各單位應將包含公積金業務數據的數據移交給檔案管理部門。

（三）加強檔案及硬件管理基礎設施.鑒于現時公積金檔案管理基礎設施的積壓，要加強檔案管理硬件建設，要按照檔案法的要求，增加檔案建設經費，以及通過提供更多的設施和為現代檔案管理系統配備足夠的硬件來改善檔案工作條件，加快檔案管理軟件的開發、檔案控制系統等，加強數字檔案管理體系建設適應信息時代的需要，現檔案無紙化管理，以及透過紙張及數碼兩種特別重要的檔案雙重保險，提高檔案管理的效率。

（四）規范公積金業務檔案移交手續。公積金業務部門應當辦理一切必要的手續，將記錄文件交給檔案機構保管所需的文件。公積金業務檔案目前存放在財務和公積金業務部門，但它們是由一個轉人來管理的。為了配置特殊的櫥柜和防盜、消防、霉菌、貝類的設備，如有被淘汰的公積金業務師，其公積金業務檔案應交由單位檔案館或財務公積金業務處保管，而非保管。如有，停止記賬的單位，其記賬憑證應當保存在主檔案館，所有未移交的人員，必須立即辦理移交手續。

（五）規范公積金業務檔案的保管期限和銷毀管理。各單位公積金業務文件的保管期限嚴格按照要求，保存公積金業務檔案的方法規定。單位公積金業務檔案管理部門作出銷毀決定，并會同財務部門核實，隨后編制銷毀登記檔案，機關、經濟部門經主管批準報告銷毀情況;管理部門審查的，經上級批準予以銷毀。未清償債務的原始證明文件，應當分別報送，并保存在公積金業務檔案中，直至付清。單位銷毀公積金業務憑證的，他們共同監督他們的保管和財務報告，毀后在銷毀登記冊上簽字并管理核查報告股。

（六）提高公積金業務專業培訓水平，提高公積金業務檔案質量管理水平，公積金業務人員對規范性文件的了解和資格決定了檔案的質量。將公積金業務檔案管理和公積金業務管理培訓納入公積金業務專業培訓，從基本的公積金業務檔案管理操作培訓入手，使他們具備基本的公積金業務檔案管理知識和操作技能，使他們能夠進行公積金業務檔案管理的規范工作。

參考文獻：

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