政府管理部門辦公自動化存在的問題與對策

王鎧寧

(朝陽市新型農村社會養老保險管理辦公室,遼寧 朝陽 122000)

辦公自動化是指在辦公過程中采用各種電子設備、應用通信網絡技術迅速完成各種日常辦公業務的一種辦公模式[1].隨著互聯網+、物聯網、人工智能、5G等技術的不斷更新,現代辦公技術越來越成熟,政府管理部門辦公業務多、流程繁雜,通過辦公自動化管理能夠全面提高辦公質量,促進辦公規范化、流程化、標準化,對于日常辦公和未來的發展起到極大的推動作用,可以明顯提高辦公效率、降低辦公成本、改善辦公環境[2].

1 政府管理部門應用辦公自動化存在的問題

1.1 辦公自動化利用率低,無法充分發揮自動化的特點

目前,很多政府管理部門辦公人員對辦公自動化的重視程度不夠,仍然習慣使用傳統辦公方式,辦公自動化利用率不高.另外,存在著各部門的辦公系統之間相互獨立、缺乏協作的現象,不能充分發揮自動化的優勢,嚴重制約了政府管理部門辦公業務水平的提高.

1.2 移動辦公發展滯后,無法跟上時代發展的潮流

隨著移動技術的不斷發展,無線網絡的網速、穩定性、安全性都有了質的飛躍,以筆記本、手機等現代電子設備為代表的移動辦公設備性能也不斷提升,這些都為移動辦公提供了充足的硬件條件,移動辦公已成為辦公自動化的一個重要發展領域.但目前部分政府管理部門對于移動辦公模式還不夠重視,沒有建設相應的無線網絡系統及安全管理系統,移動辦公發展水平嚴重滯后.

1.3 辦公人員的綜合素質存在差距,整體水平有待提高

計算機技術發展日新月異,其在辦公自動化領域的應用也越來越復雜,這對于辦公人員提出了更高的要求.由于辦公人員在計算機基礎知識、文化水平、年齡、專業需求等方面的差異,導致辦公人員的業務能力差距很大,某些辦公人員在職業素質、業務素質、計算機技術水平等方面急需提高.辦公自動化并不是對軟硬件設備簡單的應用,只有高水平的辦公人員才能適應現代辦公自動化的需求,充分發揮出辦公自動化的強大功能.

1.4 缺乏完善的辦公自動化監督管理體系

辦公自動化作為新型的辦公模式,在發揮自動化優勢的同時,也存在很多需要完善和改進的地方,如如何實現辦公自動化中設備的管理,提升辦公效率等問題,需要完善的監督管理體系.目前的狀況是各政府管理部門普遍缺乏相應的規章制度及相關的管理軟件,無法在政策法規權限范圍內對辦公自動化的整體流程進行合理的監督管理,無法有效提升辦公效率[3].

1.5 對于信息安全問題重視程度不夠

隨著政府管理部門辦公自動化系統的廣泛應用,由于辦公人員對信息安全問題重視程度不夠,導致在辦公過程中的信息安全問題愈發突出.無論是計算機、網絡設備等硬件,還是操作系統、辦公系統等軟件,以及數據存儲、網絡安全等方面,都存在著安全隱患,信息存在著泄露的風險,這嚴重制約著辦公自動化全面發展和普及.如何解決辦公自動化過程中存在的信息安全問題是當前急需解決的一個熱點問題[4].

2 提高政府管理部門辦公自動化水平的策略

2.1 整合政府管理部門辦公自動化系統,打造良好的辦公自動化環境

目前,政府不同職能部門都已經開發或者采購相應的管理軟件,例如數字統一認證平臺、移動OA辦公系統、財務管理系統、檔案管理系統、考勤系統、科研統計管理系統、網站集群管理系統、微信公共平臺、企業通信錄、企業級別郵箱系統、網絡實名認證系統等,擁有獨立的辦公系統.將所有的系統都整合到政府管理部門官方網站,統一按照職工號來分配不同系統的賬戶,建成一套高水平的辦公自動化系統,將極大促進政府管理部門各方面工作的高效開展.

2.2 不斷創新發展移動辦公模式,提升工作效率

首先,在現有有線網絡的基礎上,在辦公范圍內安裝無線AP,實現WiFi信號覆蓋,以職工號為賬號實名認證登陸,通過無線訪問辦公自動化平臺實現移動辦公.其次,利用WiFi投影儀、智能電視、高清監控等設備建設遠程高清電視電話會議辦公室,實現遠程會議功能;充分利用QQ、微信、釘釘等軟件的即時通信、視頻會議等功能實現遠程移動辦公,突破工作時間和工作地點的限制,及時完成工作任務;利用華為、谷歌等各種云技術實現多人同時在線協同、移動辦公,充分發揮云存儲的強大功能,確保辦公數據的安全性,提升辦公效率.

2.3 采取多種措施整體提升辦公人員的綜合素質

針對政府管理部門辦公自動化的業務需求,對辦公人員存在的問題采取針對性的改革措施,以快速提升辦公人員的綜合素質.以計算機專業技術能力為例,首先,通過統一的培訓提升辦公人員的計算機技術水平;其次,對于不同業務范圍的辦公人員進行針對性的培訓,利用微信或釘釘群對不同部門但有相同業務范圍的職工進行在線培訓指導;最后,在確保信息安全的前提下,通過群視頻或共享等形式對個別問題進行技術支持,全面提升辦公人員的工作能力.辦公人員使用不同計算機技術可能存在的問題及具體提升措施如表1所示.

表1 辦公人員使用不同計算機技術可能存在的問題及具體提升措施

2.4 不斷完善辦公自動化監督管理體系

為了充分發揮辦公自動化的優勢,政府管理部門應從整體上根據部門未來發展的需要制定相應的監督管理制度,同時根據單位辦公實際情況開發相應的設備監控管理軟件,對所有的辦公設備進行統一的監測管理,優化設備配置參數,以共享辦公、移動辦公、異地辦公等辦公方式進行更安全的監控管理,確保辦公自動化的安全、高效.

2.5 積極應對辦公自動化的信息安全問題

對于辦公自動化中存在的各種安全問題,應該積極采用安全防護措施,降低由于信息安全問題帶來的損失,保證辦公自動化的安全和效率.通過宣傳培訓提高辦公人員的安全防范意識,制定詳細的安全防范制度降低風險,通過自主開發或采購相關的網絡管理軟件對辦公設備進行統一的安全策略設置和監控管理.目前,政府管理部門自建的內部網絡基本能夠保證內網的安全,也能有效抵擋來自外網的攻擊.辦公自動化存在的信息安全問題及解決辦法如表2所示.

表2 信息安全問題及解決辦法

3 結語

隨著網絡技術、移動通信技術的不斷發展,計算機硬件的不斷升級,多媒體、數據庫、大數據、輔助決策等技術在辦公自動化中的推廣應用,政府管理部門辦公自動化程度越來越高,不斷推動現代辦公模式的發展,提升辦公效率,對社會其他行業的辦公自動化改革起到積極的示范作用.