房地產企業檔案管理工作存在的問題及對策

文/張婉喻

房地產企業檔案是企業生產經營活動的真實記錄，在企業調整經營戰略、領導決策、日常工作參考、項目手續的順利辦理等方面發揮著重要的作用。時下，房地產企業自我關注點往往都在建設工程質量上以及房子賣得如何，而對公司內部管理運營和檔案管理工作普遍重視不夠。檔案管理工作中存在著諸多亟需解決的問題，否則勢必制約企業當前與長遠發展。

一、檔案管理工作存在的問題

前不久，筆者調研了西安地區九家房地產企業檔案管理現狀，三家為大中型房地產企業，檔案管理相對比較規范，全部應用了檔案管理軟件，檔案案卷信息和卷內信息條目部分地進入了檔案管理數據庫，兩家正在逐步地實施檔案管理數字化，一家有信息化工作計劃，信息化工作還未全面展開。六家為中、小型房地產企業，檔案管理規范化程度較差，其中兩家有檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表，但是檔案收集均無可控措施。總而言之，存在問題較多，主要反映在：

（一）檔案管理工作機制不健全

房地產企業相當一部分人員包括企業領導只是重視房屋質量建設，認為檔案管理不是企業的主要工作，不能創造經濟效益，只會花錢，只要不丟失，不泄密，需要時能查能用就行了。這種認識誤區，致使檔案工作不能及時納入企業整體發展規劃之中，使得檔案管理機構不健全，檔案管理網絡不完善，檔案的收集控制處于半無序狀態。長期以來檔案的收集整理和利用處于十分被動的不利局面，無法適應新時代下的房企檔案工作新要求。

房地產開發企業檔案是企業管理活動的真實記錄，記錄了企業的成長史，在企業的生產經營工作中起著至關重要的作用。本文分析了房地產企業檔案管理的現狀，并針對存在的問題，提出了具體的解決對策

（二）檔案管理制度不健全

房地產開發企業發展迅速，雖然內部職能部門設置齊全，如辦公室、企管部、營銷部、品牌部、成本部和工程部等，但由于房地產開發企業成立時間短，內部管控模式不完善，管理流程欠缺，扯皮推諉現象時有發生。特別是檔案管理制度需要完善，文件的收集、整理、歸檔未納入有關工作程序，文件收集過程控制措施不完善。同時，房地產企業人員流動性大，這一系列因素造成了歸檔文件的齊全完整無法保證，造成檔案丟失、損毀甚至無法查考的現象。特別是房地產企業形成的基建檔案數量多，種類雜，需要內部各個部門和外部多家協作單位共同配合努力才能完成收集歸檔工作，如果未做好資料收集過程控制措施，很難保證檔案資料的齊全和完整。有的房地產企業只是將檔案材料裝入檔案盒，未建立系統的案卷目錄和文件目錄，未進行系統的分類編號，未進行規范地整理。檔案管理流程、方法需要改進和提高。

（三）檔案管理人員變動頻繁，業務素質較差

大部分房地企的檔案人員由行政、后勤人員兼職，身兼數職的檔案人員一是不懂業務，二是根本沒有時間和精力從事檔案工作。同時低收入也使檔案人員變動頻繁。年復一年，形成了惡性循環，最終導致檔案管理人員業務素質得不到提高，無法保證歸檔質量。而檔案管理水平的提升也只能是說說而已，根本上難以落實。

（四）檔案信息資源開發力度不夠

由于多種原因，大部分房地產企業和外部企業交流少，檔案工作整體質量較差，檔案信息資源得不到有效的開發和利用，大部分利用僅限于單位內部查檔，編研資料少。部分房企的編研工作只是圍繞檔案基礎工作編纂最基礎的資料，諸如大事記，組織沿革，基礎數字匯集等，在檔案編研工作為企業項目建設服務和領導決策服務等方面處于探索階段，嚴重影響了檔案信息資源的開發利用。檔案信息化程度普遍較低，少數大的房地產企業引入檔案管理軟件。檔案數字化正在逐步開展，但進展較慢，電子文件、全文瀏覽等網上查詢開展不理想。與大數據時代檔案信息化融合的要求差距太大。

（五）檔案室硬件環境相對滯后

房地產企業檔案經費投入不足，檔案庫房及基礎設施不能適應現代化管理的需要，致使有些基礎業務諸如檔案的接收、鑒定、編研等工作難以正常開展，有些房企沒有專用的檔案庫房和檔案辦公室，甚至幾個部門合用一個檔案庫房，檔案資料和其他部門的推廣資料等雜物亂堆亂放，飽受灰塵和有害生物的侵襲，有的單位基建檔案數量多，庫房容量小，檔案裝具不足，溫濕度嚴重超標，“八防”設施不到位，檔案保管條件惡劣，嚴重威脅著檔案的安全，檔案室硬件設施存在的諸多問題亟待解決。

二、提升檔案管理工作水平的對策

針對上述問題，特提出解決對策如下：

（一）增強全員檔案意識，建立有效的檔案管理網絡

一方面，省、市及地方檔案管理部門應加強檔案執法檢查，加強對房地產企業的監管力度。用法律法規強化房企領導、員工的檔案意識，營造以法促規范的良好的工作氛圍。促使房地產企業健全檔案工作體制和機制，健全檔案管理網絡。房地產企業也應以檔案行政執法部門的執法檢查為契機。健全本企業的檔案管理機制，實行檔案資料的集中統一管理。建立由分管領導、部門領導、專、兼事檔案管理人員組成的檔案管理網絡，設立檔案工作領導小組和綜合檔案室，由綜合檔案室負責檔案工作的日常組織、協調和管理工作，各部門檔案管理人員負責本部門文件資料的收集、整理和歸檔。明確職責，各負其責。加強對相關部門領導及員工的績效考核。把檔案工作納入年度、月度工作計劃，做到月月有計劃，月月有考核。通過多種途徑樹立員工的全員檔案意識。使員工了解檔案工作，重視檔案工作。

（二）加強企業檔案管理制度建設，強化規范化管理

應建立并完善檔案歸檔制度、檔案庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案統計制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案信息審批制度等一系列規章制度。企業應依據國家標準和規范編制適合房地產企業的檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表，特別是針對項目建設檔案的特殊性，更應從細節上做好收集過程控制。包括歸檔數量、裝訂方式等對內部及外部協作單位（包括施工、檢測、監理等）提出要求并按規范嚴格執行，同時，優化管理模式，做好項目文件材料和檔案管理一體化，做好項目文件材料的追蹤工作，堅持誰形成，誰歸檔，這樣，才能從檔案形成的源頭上做好項目建設檔案收集過程控制。才能保證檔案資料的齊全完整，才能實現檔案管理工作的制度化、科學化和規范化。

在完善制度的基礎上，同時要加強制度的貫徹落實，加強日常的收集、整理和監督檢查。把基建檔案工作“三納入”“三同步”制度落到實處。緊跟工程建設節點，隨時檢查項目前期資料（立項、可行性、勘察設計、招投標、合同等）、施工文件，竣工圖、竣工驗收文件，特別是前期文件和竣工驗收文件，一定要及時收集，及時歸檔。同時企業檔案管理責任部門一定要緊抓內部、外部的具體文件形成單位和責任人，納入年度績效考核，并占一定的分值。用制度來促進檔案管理，用制度來向企業要效益。

（三）加快房地產檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員綜合素質

房地產檔案人員需要不斷加強學習，提高檔案專業知識、房地產開發程序及計算機操作技能，借以提高自己的綜合素質。既要具備檔案專業知識，熟悉房地產企業管理流程，同時還要掌握計算機網絡技術，熟悉檔案管理軟件模塊的應用及開發等。

同時，房地產企業應提高檔案人員待遇，支持檔案人員職稱評定，工資與職稱、能力掛鉤，充分發揮檔案人員主動工作的積極性。采用培訓學習、加大宣傳力度等各種形式，提高檔案人員的責任意識。采取切實可行的措施提高檔案人員的業務水平。鼓勵檔案人員通過自學、參加崗位培訓、繼續再教育、邀請專家指導、組織人員外出觀摩交流等形式不同的學習方式，掌握檔案工作的各個環節和基本要求，熟悉房地產企業檔案類型，特別是項目建設檔案的歸檔流程。提高工作效率。針對項目建設過程中容易出現問題的前期資料、竣工驗收資料進行重點培訓和指導，快速提高檔案人員的理論水平和實際工作能力。

（四）加大經費投入，強化檔案管理軟硬件設施建設

檔案安全無小事，檔案室“十防”設施等硬件環境建設是保證檔案安全保管和有效利用的前提和基礎。建立專用檔案庫房，給檔案室配備必要的設施設備，達到庫房、辦公和閱覽三分開，使檔案保管條件符合“十防”標準，以保證檔案的安全保管要求。

（五）緊跟信息化時代發展步伐，加快房地產檔案管理信息化建設

房地產企業應不斷推進檔案信息化建設步伐，及時引入檔案管理軟件，加大數字化建設及檔案資源開發力度，實現辦公系統與檔案管理系統的無縫鏈接，實現所有入庫檔案的全文瀏覽功能。企業應配備相應的檔案信息化管理機構、相應人員及時到位，并同步做好檔案軟件的升級更新工作，使檔案管理、開發利用、快速查詢、統計分析、系統維護、數據轉換等模塊功能均充分地發揮和利用。

房地產企業各級領導以及檔案管理人員應提升檔案意識，增強檔案觀念，積極探索和創新現代企業檔案管理模式，不斷提高檔案工作的質量，使檔案工作在企業的生產經營工作中發揮應有的作用。