新時期事業(yè)單位檔案管理工作的研究

文/謝馨慧

面對新時代、新時期，事業(yè)單位深化改革背景下，對于檔案管理工作提出了更高的、全新的要求。事業(yè)單位發(fā)展中，會形成諸多的檔案文件資料，包括：人事檔案、經濟檔案、行政檔案等等。檔案管理作為事業(yè)單位的一項重要內容，是影響事業(yè)單位整體管理水平及深化改革發(fā)展的重要因素，做好檔案管理工作至關重要?；诖?，本文以人事檔案為例，首先概述了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性；進而分析了事業(yè)單位人事檔案管理現狀與問題；最后探討并提出了事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新對策

事業(yè)單位檔案管理工作，是整個事業(yè)單位工作的一個重要組成部分。加強事業(yè)單位檔案管理，有助于提升服務水平與效能。改革開放以來，隨著我們國家檔案事業(yè)的進步與發(fā)展，和其行業(yè)一樣，事業(yè)單位的檔案管理工作也取得了長足的發(fā)展與進步。然而，瑕不掩疵，當前事業(yè)單位人事檔案管理工作暴露出諸多的問題不容忽視，如：理念陳舊、手段落后、管理制度不完善、設施設備不先進等，嚴重影響到事業(yè)單位檔案管理工作效率及服務功能，因此加快事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新具有非常重要的現實意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案是在人力資源管理中所形成的，準確完整記錄著職工干部的工作履歷、個人成就、德才表現、晉升情況等。加強人事檔案管理，能夠為事業(yè)單位人力資源管理及利用打下良好的基礎，為人才選拔錄用、人員調配等各項工作的開展提供重要的參考依據，使得人力資源分配更加科學化、合理化，提高職工干部工作滿意度，為事業(yè)單位發(fā)展提供更加優(yōu)秀的人才支撐與保障，促進事業(yè)單位人力資源管理水平及內部管理效能的提升[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現狀與問題分析

當前，一些事業(yè)單位人事檔案管理不善，問題較多，主要在于：

問題之一，制度存在漏洞，管理意識不強。一些事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，是建立在健全完善的管理制度的基礎之上的。當前，部分事業(yè)單位忽視人事檔案管理工作，沒有充分意識到該項工作的重要性和必要性，沒有制定完善的人事檔案管理制度，或者所制定的人事檔案管理制度過于傳統(tǒng)老舊，無法更好地滿足新時期事業(yè)單位檔案管理工作需求。同時，部分事業(yè)單位雖然具備與時俱進的精神，制定了健全的人事檔案管理制度，但是卻存在落實執(zhí)行不到位的現象，由于缺乏相應的監(jiān)管機制，導致人事檔案管理工作的開展流于形式，管理制度落實不到實處，人事檔案管理工作存在較強的盲目性、隨意性，嚴重影響事業(yè)單位人事檔案管理的效果。

問題之二，缺乏集中管理，檔案信息不全。研究發(fā)現，雖然大部分單位均已開展了人事檔案管理工作，但是卻存在檔案信息不全的問題，人事檔案信息資料不完整、不詳細，無法準確全面地了解職工干部信息。同時，有的人事檔案資料內容重復、有的資料分散疏于整理，檔案信息集中管理意識不足，影響人事檔案資料利用價值的發(fā)揮。此外，個別事業(yè)單位職工干部招聘錄用時，不重視對檔案信息的統(tǒng)一管理，導致人事資料分散，部分信息沒有及時歸檔，影響事業(yè)單位對職工干部的了解，不僅影響職工干部的個人發(fā)展，同時也不利于事業(yè)單位發(fā)展。

問題之三，人事檔案管理方法落后。新時期，事業(yè)單位人事檔案管理工作中，管理方法落后的問題較為突出。受到傳統(tǒng)管理模式的影響，原屬單位沒有及時遷出人事檔案資料，新單位無法及時分析人員的過去發(fā)展狀況，影響多項人才信息共享利用，出現“棄檔”“死檔”等現象。同時，部分事業(yè)單位在人事檔案管理工作中，資金投入不足，檔案管理設施設備陳舊，設備配置不齊全，嚴重影響工作效率。此外，事業(yè)單位人事檔案管理中，忽視信息化建設，依然采用傳統(tǒng)落后的純手工管理模式，檔案信息系統(tǒng)建設緩慢，人事檔案管理以紙質檔案為主，影響檔案的查閱利用，影響其價值發(fā)揮，同時還降低了單位人事檔案管理工作時效性，這對于事業(yè)單位發(fā)展是不利的[2]。

問題之四，信息化人才缺乏。信息技術的出現和應用，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展帶來了巨大便利，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設成為了當前發(fā)展的必然趨勢。人事檔案信息化管理，對于管理人員專業(yè)能力與水平提出了更高的要求，當前，部分人員缺乏信息化管理意識，對于人事檔案信息化管理流程模糊，信息化技術的應用、信息設備的操作能力較差，再加上個別人員缺乏較高的責任心及綜合素質，工作態(tài)度不端正，學習意識薄弱，嚴重影響到事業(yè)單位人事檔案管理水平。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新對策探討

上述諸多問題，影響與制約了事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。針對存在問題，特提出以下相應對策：

對策之一，加快人事檔案信息化管理機制建設。加快構建完善的人事檔案信息化管理機制，是提升事業(yè)單位人事檔案現代化管理水平，確保人事檔案管理工作有序開展的關鍵?；诖?，事業(yè)單位領導者、管理者要充分意識到人事檔案管理工作的重要性，結合工作實際及需求，強化人事檔案各項管理制度建設，嚴格按照制度落實人事檔案管理工作，確保該項工作的開展有章可循。要不斷健全完善人事檔案管理機制，切實提高其科學性與可行性，滿足新時期相關事業(yè)單位人事檔案管理工作需求。同時，要加快構建組織核定制度，規(guī)范管理、采集、控制事業(yè)單位各類檔案信息資料，準確判定各類檔案真實性，動態(tài)化管理人事檔案材料。要落實權責制度，將人事檔案管理工作責任與任務落實到每一個人，促使其明確自身職責與任務，積極高效完成各項工作，避免出現相互推卸責任的現象，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作效率及質量的提升。

對策之二，構建完善人事檔案管理信息系統(tǒng)。互聯(lián)網時代，信息技術在各個領域中實現了廣泛應用，極大地便利了人們的工作及生活。網絡時代，事業(yè)單位人事檔案管理中，要重視對信息技術的應用，加快人事檔案管理+信息技術的融合，構建完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術的價值作用，為人事檔案管理工作助力，推動事業(yè)單位人事檔案管理信息化、現代化水平的提升。事業(yè)單位應結合人事檔案管理工作現狀，建立人事檔案管理數據庫，采用數字化的管理、處理紙質檔案資料，并將其分類存儲于數據庫當中，統(tǒng)一格式并歸檔。要建立專題檔案數據庫，整合檔案庫資源并落實分析工作，使得歸檔工作的開展具備更強的針對性，為后期人事檔案資料的利用打下良好基礎。此外，事業(yè)單位應及時做好信息公開發(fā)布工作，建立專門網站，并加強檔案信息安全保密，利用防火墻、加密技術、設置訪問權限等方式，降低信息被泄露、被竊取的幾率，確保事業(yè)單位人事檔案數據資料的安全性與完整性[3]。

對策之三，積極完善基礎設施建設。新時期，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，需要完善的基礎設施設備支撐，因此積極完善基礎設施建設至關重要。具體來說，軟件設施包括：人事管理軟件、檔案信息管理軟件等，硬件設備包括：計算機、掃描儀、打印機、服務器、安全設備等，便于在人事檔案管理工作中，實現無紙化操作與管理，通過電子掃描等方式及時高效準確地將人事檔案信息錄入數字檔案信息庫當中，減少差錯問題的出現，提升人事檔案管理工作效率。不僅如此，通過構建人事檔案管理信息化系統(tǒng)，隨時隨地查詢檔案信息資料，減少對紙質檔案資料的破壞，進一步提升人事檔案信息檢索效率，實現對檔案信息的高效利用，避免檔案信息資源浪費。

對策之四，注重檔案管理人員素質的提升。事業(yè)單位人事檔案管理工作中，檔案管理人員發(fā)揮著重要作用，加強檔案管理人員學習與培訓，提升檔案管理人員專業(yè)能力與素質，有助于達到更加理想的工作效率及服務能力?；诖?，事業(yè)單位應明確檔案人員強化管理的重要意義，將該項工作落實到位。首先，要重視對人才的招聘引進，面向社會及高校公開招聘優(yōu)秀人才，提高準入門檻及薪資福利待遇，認真做好人員考核工作，確保滿足新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作需求。其次，要重視對現有人員的培訓工作，制定完善的培訓制度與計劃，優(yōu)化培訓內容，創(chuàng)新培訓方法，通過開展講座、發(fā)放宣傳單頁、相互交流等方式，學習先進的人事檔案管理理念與方法，掌握計算機信息技術應用操作技巧，提高信息安全防護意識，定期更新殺毒軟件，設置防火墻，提高責任意識，規(guī)范工作行為，切實提高事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平。

綜上所述，人事檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作。針對當前該項工作中所存在的諸多問題，應予高度重視。新時期，要充分意識到人事檔案管理工作的重要性和必要性，找出現存問題原因所在，結合單位實際情況，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作，制定完善可行的人事檔案管理措施，切實提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率及質量，助推事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。