加強企業檔案資源開發及利用對策

譚征

從國有企業自身角度來看，檔案是對其經營發展情況的如實記錄，可以給企業戰略發展決策制定提供數據參考。但是從目前情況來看，大部分國有企業在開展檔案管理工作時，采用較落后的工作方式，已無法適應現代化國有企業經營發展的要求，影響檔案資料開發和使用價值?；诖?，國有企業需要從自身角度入手，采取一系列有效對策，加強檔案資料開發，提高檔案使用效率。

一、 國有企業檔案工作中存在的問題

1.檔案記錄不夠全面、不夠及時。檔案是隨著企業發展而逐漸產生，是對企業經營發展狀況的如實記錄，但是從目前情況來說，在國有企業經營發展中，企業領導把工作重心放在效益獲取上，對檔案工作的關注力度不高，導致企業經營發展中各項信息沒有如實記錄，檔案資料收集不全面，缺乏及時性，從而影響檔案使用價值。

2.檔案工作方式傳統。在當前，國有企業檔案類型依然是以紙質檔案為主，但是紙質檔案保存時間不長，容易在反復使用中出現檔案丟失現象。因為檔案工作方式比較傳統，無法實現檔案資料的高度開發和利用。并且，隨著國有企業經營規模的不斷擴充，再加上檔案信息數量增多，傳統檔案方式已經不具實用性，不能如實記錄國有企業檔案信息。

3.檔案工作人員專業水平有待提高。檔案管理作為一個系統性工作，對檔案人員專業水平和綜合素養有著較高要求，但是在實際中，國有企業缺乏專業的檔案管理人才，一方面，現有檔案管理人員專業水平有待提高，對檔案信息了解不全面，在實際工作中容易出現錯誤問題。另一方面，檔案員工老齡化嚴重，工作缺乏主動性，在某種程度上將不利于檔案的開發與利用。

二、 加強企業檔案資源開發及利用的對策

1.創新檔案服務意識。創新檔案服務意識，具體展現在以下幾個方面。①主動服務的意識。要想對企業檔案資源充分開發，需要由之前的被動檔案服務轉變為主動服務。在當前社會快速發展的情況下，檔案成為信息的載體，占據一定定位。對于企業檔案管理人員來說，需要充分利用這些資源，打破傳統經營模式帶來的束縛，轉變工作方式，主動參與到企業經營生產活動中，精準信息來源。通過其主動服務，充分開發檔案資源，提高檔案資源使用價值。②超前服務的意識。適當的合理預測，分析企業檔案信息對自身經營發展的影響，拓寬服務范疇。要想實現超前服務，并非一件容易的事情，檔案管理人員需要提高自身專業水平和職業素養，不但要對本企業經營發展狀況有充分了解，還要對國家級目標有一定掌握，甚至對國際發展情況作出正確判斷。企業檔案管理人員需要樹立正確的服務意識，具備超前服務理念，可以及時掌握上級領導下發的工作要求及國家經濟發展狀況，明晰企業檔案使用者對檔案的需求，積極推進檔案預測，及時為企業生產經營提供務實、精準的檔案信息。③優質服務的意識。在國有企業檔案管理中，檔案服務質量對檔案工作生活發展帶來直接影響。要想保證檔案服務質量，關鍵在于人。應該及時更新檔案管理人員思想理念，讓其具備創新意識，增強檔案管理人員責任感。轉變傳統檔案管理模式，在服務中做到熱情又細致，靈活又周到，以熱誠的服務方式，全新的服務理念，專業的服務標準為企業領導提供高效、快捷的檔案信息服務。

2.完善檔案開發與利用方式。在檔案系統中，檔案利用作為重要內容，更是開展檔案工作的核心目標。只有從創新方式角度出發，才能讓檔案工作保持新的活力，為企業發展提供資料支持。首先，加大檔案宣傳力度，擴大服務范疇。檔案工作人員不僅要從事檔案工作，還要加大宣傳力度，讓更多的人員對檔案資料有充分了解，明確檔案使用價值。在宣傳方式上，應該采取開辟宣傳欄、舉辦企業檔案陳列展等方式，通過開展各種座談會、報告會等，讓人們對檔案定義、價值有充分了解，明確檔案在企業發展中的作用。只有加強檔案宣傳，才能強化各級人員檔案工作意識，充分利用檔案資料，為企業經營發展提供指導。其次，結合時代發展，積極使用現代化技術，更新服務方式。以信息技術為根本，建立企業檔案電子閱覽室，方便檔案信息使用者隨時查閱檔案資料，提供精準，快捷的信息化檔案服務。并且，結合計算機網絡，加強檔案資料開發使用，將現代網絡技術應用價值充分發揮，把企業檔案信息網絡建設融入到企業辦公自動化建設服務中，不斷提升檔案信息網絡平臺，充分發揮企業檔案部門的信息優勢，為企業經營發展提供更好的服務。

以A企業為例，該企業是大型國有建筑施工企業，此類企業涉及眾多施工檔案和資料，這些資料對企業有重要作用，比如不同施工環節需要大致了解其他環節采用的施工技術，做好交接?？⒐を炇諘r，需要一些施工過程中的檔案資料作為結算的憑證，以及投入使用后的后期維護維修也都離不開企業檔案。以往A企業的檔案管理模式滯后，在工作中造成了許多不便。對此，為提高檔案管理質量，A企業決定建立一套檔案管理信息系統。在實際中，該企業要求在現有檔案信息化基礎設施上，建立檔案信息化硬件設施，規范網絡技術要求，優化內部局域網拓撲結構。通過建立一套專業的檔案一體化管理系統，讓檔案管理工作更加專業和規范。該企業還要求把檔案數字化錄入，實現企業檔案資源的充分開發和利用。通過這一方式的改革，A企業的檔案管理效率得到大幅提升，為企業發展提供有效助力。

最后，深化檔案研編和查閱。融入主動服務理念，企業檔案利用不能只是停留在低層次的原件應用上，而是加強檔案信息開發利用管理。通過選擇適當的編輯研究方向，如《公司大事記》《制度匯編》等，對企業現有檔案資料進行編輯和研究，編輯企業內部人員參考資料和工作手冊，便于企業各級人員查閱和使用。通過對檔案原始資料的整合和處理，從中找出需要加強的檔案信息，讓檔案信息價值不斷提高。國有企業檔案資料作為國家檔案中不可或缺的一部分，國有企業檔案管理部門更是國家檔案管理的基礎部門，國有企業檔案管理水平將會給我國整體檔案管理水平帶來直接影響。在當前國有企業經營發展的情況下，隨著社會各界對企業檔案開發和使用要求的提高，企業檔案應具備的全面性及系統性也隨之更加嚴格。在實際中，通過加強對企業檔案管理及查閱，重點分析現階段國有企業在檔案管理中顯現出的特點，從而調整企業管理戰略，把其中重要結構和環節進行完善處理。除此之外，對于企業檔案管理人員，應該加強培訓力度，讓其掌握更多的專業知識和技能，以改善檔案管理層次質量，提升檔案服務水平。國有企業內部需設立專業的檔案管理部門，檔案管理利用工作則是需要加強基礎工作建設，只有這樣，才能將檔案信息傳遞價值全面發揮，讓國有企業檔案查閱和接待工作在實際中提升到新的高度。

3.豐富檔案信息資源。首先，做好檔案信息采集工作。國有企業在檔案信息采集方面，具備涉及面廣、工作周期長、政策性強等特性，是檔案的基礎性工作。換句話說，如果沒有及時做好檔案信息采集工作，將無法實現檔案信息的高效實用。檔案收集是各項檔案工作順利開展的依據，需要保證檔案信息采集的完整性和真實性，把分散在企業各個位置的檔案進行整合，給檔案利用工作開展提供支持。其次，提高館藏檔案質量。對于企業館藏檔案質量來說，也就是指將檔案館具備的信息價值和服務價值充分發揮。收集工作應該做到全面、精準，從中選擇一些具有利用價值的信息進行收集，不可千篇一律，保證檔案資料價值的重要性，主要的一些資料如果沒有及時收集，應盡可能優化其資料重要性，不收集一些不重要的檔案信息或者重復性信息。在豐富館藏檔案資料的同時，需做到及時調整，優化館藏，全面提高對價值大的檔案信息的開發和使用，讓收集的各項檔案資料在結構比例上更加科學合理，發揮檔案信息最大優勢。再其次，對檔案資料整合。在完成檔案資料收集工作后，應該對其整合處理，讓其在整合以后形成優質檔案信息。近幾年，企業檔案信息化建設發展水平不斷加快，通過使用現代化技術，檔案行業中收集了大量的檔案資料，工作效率及工作質量都得以有效提高。但企業檔案信息分布較分散，查詢和使用比較困難。為了改善這種狀況，應做好企業檔案信息整合工作，加強檔案信息深層開發和利用，對檔案信息共享體系進行完善，消除信息孤島，提高企業檔案資料開發、利用水平，使企業檔案工作朝著新的方向發展。

三、結束語

加強對檔案資料開發和使用，可以促進國有企業更好發展。隨著當前國有企業深入改革，企業檔案資料在其中發揮的價值逐漸凸顯，國有企業應給予檔案工作高度重視。結合檔案資料應用價值，國有企業應結合時代發展，加強檔案信息化建設，對檔案人員進行專業培訓，完善檔案管理體系，促進檔案開發和使用。檔案資料開發和利用作為國有企業檔案管理工作中重要內容，需要加強檔案開發，合理使用檔案信息，發揮檔案信息應用價值，提高企業檔案管理水平，讓檔案資料給國有企業經營發展提供良好服務。

（作者單位：中鐵十八局集團有限公司）