信息系統與溝通在中小型建筑企業中的應用

鄧秋梅

中小型建筑施工企業在我國的經濟發展中扮演著重要的角色，其因個體規模無法與大型施工企業相抗衡而更需要加強適應外部環境發展和調整變化，并要求在建立和優化內外部信息系統方面更具靈活性，從而需要根據市場變化和業務變化修訂和調整內外部信息系統與溝通要求?，F代社會是信息化的時代，自從國家對建筑業推行營改增政策，國家對建筑行業發展動態進行高效的數據化監控，中小型施工企業任何不規范行為都將被監控，以及2020年疫情以來極嚴重影響中小型建筑施工企業發展，極切地要求中小建筑施工企業建立和優化信息與溝通管理模式。外部環境的變化使得建筑施工企業信息管理更具挑戰性，稍有不慎將面臨外部監管風險和內部信息管理安全風險。規范的信息與溝通管理辦法有利于中小型建筑施工企業制定出更加有效的應對國家政策和社會發展變化。

一、規范中小型建筑施工企業財務信息系統與溝通的必要性

1.保障信息的及時性及溝通的有效性。因信息存在時效性，及時有效的信息很可能為中小型施工公司提供發展機遇，如何建立篩選和甄別有效信息成為中小型施工企業管理的重點和難點。信息及時性是指在人們需要時擁有的信息。有效的溝通從廣義上的定義是信息的縱向和橫向的傳遞與反饋。同時，與外部關系諸如與客戶、供應商、消費者、監管部門等也需要有效的溝通。信息溝通過程中發現的問題，應當及時報告并加以解決。以飛利浦在美國墨西哥州的芯片廠火災引起愛立信手機停產為例，根據相關報道分析，愛立信選擇退出手機市場，并非市場營銷不力、產品設計或質量問題，而是在飛利浦芯片廠發生火災事件后，沒有迅速作出內外部溝通和處理，導致了愛立信和競爭對手諾基亞拉開了距離;同為愛立信競爭對手的諾基亞，其管理人員根據新品生產的特點及風險預判，在大火發生后的兩周內，積極動員內外部專家和工程師協商解決芯片供應方案，爭取更多的供應商，度過了危機，并為自身提供了發展機遇。

2.保障信息內容的真實性和完整性。信息的真實完整有利于充分保證信息的可靠性，從而使管理者做出有效的決策。信息系統不僅處理中小型施工企業的內部信息，還包括與經營決策和對外報告相關的外部事件、外部行為和條件等。如果中小型施工企業信息系統有缺失、無法發揮信息的功能和作用，那么很有可能影響公司經營的正常有序進行。信息真實性應當包含對信息的來源進行判斷，及時并詳細的記錄內容，并對偽造的信息予以鑒別，使其避免虛假記錄。信息完整性當包含保證信息的一致性，同時做好恰當的分類，并防止數據被非法用戶篡改，不存在重大遺漏。

3.保障信息決策的有用性。充分有效的信息將提高中小型施工企業管理層決策的有效性和科學性，提高企業的核心競爭力。如果信息傳遞不通暢、不及時，很可能導致決策失誤，甚至制定的決策無法有效執行。中小型施工企業建立有效的信息系統與溝通，提高信息決策的有效性，這要求建立完善信息系統建設和溝通管理辦法，應當包括記錄整個過程信息，以及管理層履行職責對公司經營業務和資產負債及投資者權益的影響。管理層所需要的經營報告相關的信息系統應當與企業的業務管理過程相匹配。業務流程信息包括本企業客戶溝通、招投標、采購、施工過程、后期服務等一系列活動。與經營報告相關的信息系統所生成信息的質量，對管理層能否做出恰當的經營管理決策有重大影響。

4.保障企業資產的安全與完整。資產作為企業經營管理的重要資源，是企業實現戰略目標的物質基礎。信息系統建設有利于中小型施工企業做好事前計劃、事中控制、事后反饋，保障企業資產安全與完整。企業資產安全貫穿企業經營管理全過程，建立有效的信息系統與溝通管理辦法，有利于加強公司資產管理體系建設，及時反饋經營管理過程存在的問題和管理缺失，強化資金安全管控，避免公司資產流失，防止經營數據資料被盜取，落實相關人員的責任，降低企業的經營管理風險。企業應當加強對信息系統過程維護和升級、訪問權限、數據錄入與使用、網絡安全管控等方面的管理，保證信息系統運行的安全和穩定。

中小型施工企業可以通過財務資料、聘請專家獲得分析報告、行業內部刊物等渠道獲取行業內部信息;也可以通過行業協會、業務往來單位、領先企業的市場調研、以及有關監管部門等渠道獲取外部信息。綜合分析運用內部信息和外部信息，促進企業發展，保障企業資產的安全與完整。

二、加強信息與溝通，建立健全信息管理的措施

1.全面加強信息與溝通對企業發展的意識建設。中小型建筑施工企業項目管理是動態的，要求公司所有人員的工作及思想協調統一。對于公司的高層決策者，應意識到信息與溝通的重要性，加強信息溝通意識將提高信息溝通的有效性，有利于管理者充分分析內外部環境的變化以及自身資源能力的適應性，從而做出有效的決策。而作為公司員工，應意識到自身每天接觸的信息對公司和個人發展的重要性。良好的信息溝通建設對企業來說是一種投資，是企業的無形資產，并有助于形成一種企業文化。加強信息與溝通管理有利于中小型施工企業發展和建設，有利于企業及時并準確地收集、報送與經營相關的信息，確保信息在企業內外部得到充分有效的溝通。以近年來中小型施工企業倒閉原因來看，失敗的原因基本可歸結為，由于公司未形成完善的信息系統與溝通意識，監管系統升級而公司管理無法升級管理而被淘汰，對未來過度樂觀和宏觀調控理解不深而盲目投資和擴張而導致公司失敗，對資本市場信息掌握不充分因貨幣政策緊縮而導致資金斷裂。

2.建立有效的信息傳遞流程體系和管控措施。中小型施工企業建立有效的財務信息與溝通，需充分收集信息和提供信息系統所需的資源，分析并制定信息系統與溝通的總體規劃，評估選擇所需實施的信息系統，對建成的信息系統進行必要的控制和評價，必要時對信息系統進行評估分析和改進提升。

在內部信息系統建設方面，中小型施工企業應當根據其自身的發展戰略規劃，規范內部組織結構和管理，建立信息系統收集、分析和評價指標體系，制定嚴格的信息傳遞溝通流程，規范信息審核程序和審核權限，充分利用人工智能或計算機技術，強化內部信息報告的生成管理并及時上報到對應的管理決策者。在外部信息與溝通方面，中小型施工企業應充分分析項目的種類，所需配備的人力資源和管理能力及項目地的人才結構，了解供應商、班組財務能力和管理能力，形成對外部合作人員規范化管理辦法，充分利用公司的管理模式及優勢，及時有效的收集外部環境及信息的機會與風險，建立信息溝通反饋渠道，形成一套適應項目管理所需的信息管理體系。中小型施工企業建立信息系統的評估管理制度，應定期或不定期的進行全面評估內外部信息系統的使用和效果，評估信息系統的安全，關注信息使用的及時性和有效性。

3.建立有效的信息溝通獎懲機制。為加強中小型施工企業有效的管理信息系統與溝通，離不開公司實施切實執行獎懲制度，對需及時傳遞信息的相關人員進行與績效考核體系掛鉤。在獎懲制度建設方面，中小型施工企業應結合公司實際情況，使用物質獎勵、精神獎勵機制，建立融洽的組織氣氛和激勵機制，鼓勵員工參與管理的激勵機制，定期做好自我評價總結的激勵機制，使企業文化得到良好發展并得到員工認同。加強中小型施工企業內部管理，內部信息報告使用及保管制度，強化反舞弊機制在信息系統建設中的作用，通過建立職權分離、適度授權分工等手段防止企業秘密泄露或被利用。企業建立反舞弊機制時，應強調預防為主、懲罰為輔，明確反舞弊工作的工作重點、明確內部相關機構或人員在反舞弊工作中流程和職責權限，防止信息舞弊，促進信息溝通的有效運行。

4.加強相關人才隊伍建設。人才建設是中小型施工企業一項無形資產，是公司的組織資源。人才隊伍建設，首先是人才的來源應當遵循擇優選取，以發展的視角不斷改進人才引進管理辦法，加強自主培養人才并積極向外部吸納人才，好中選優，不斷提升員工的素質;其次應當考慮人才培養遵循深度專業化，現代企業管理越來越趨于專業化，要求積累經驗提高專業水平能力，在專業領域內進行研究創造和技術創新，提高生產效率和管理效率，降低成本，實現資源優化配置;再其次是人才儲備突出前瞻性，隨著國家產業結構的升級換代，消費需求的多元化和專業化，中小型施工企業需立足企業的實際情況，同時根據對未來市場的發展預判儲備有潛質的技術型人才和管理型人才，促進企業發展;最后是人才評價標準要效益化，中小型施工企業對員工的評價需與本行業緊密相關，員工沒有貴賤之分，只有分工不同，無論在何種崗位從事何種職業，員工做到盡職盡責也是公司需要的人才。

三、結語

為達到構建有效的信息系統與溝通，需要中小型施工企業管理者明確信息溝通的目的和方向，并圍繞其核心內容進行充分討論，進行一系列的組織結構調整和制度體系建設。在明確的信息系統與溝通目標前提下，規范公司的組織結構，匹配相應的人力資源并加強人才建設，在經營管理過程中收集有效的信息，建立恰當的溝通方式，構建完善的評價和反饋系統，從而使得財務信息系統高效運行，信息溝通更具時效性。