數字化時代組織傳播的再塑和轉型

王麗娜

【摘? ? 要】數字技術迅速發展，組織傳播的理念需要不斷適應數字技術的線上化、智能化和云端化的趨勢，組織傳播的結構也不再是簡單的上行或下行的逐層流動，而是日益體現出分布式流動的特點，跨部門和跨層級傳播頻繁，部門間的銜接和協調得到極大改善，組織傳播中的各種運行機制也在不斷重塑，組織傳播的效率提高的同時，傳播生態也在不斷改變。探討不斷重構中的組織傳播的新理念以及和新生態相關的機制和效應，有助于深入認識數字化時代信息傳播的新生態，促進組織傳播的轉型和升級。

【關鍵詞】組織傳播;理念轉型;樣態再塑;機制調適

數字技術迅猛發展，區塊鏈、大數據、云計算和人工智能等已然成為社會熱詞。數字技術是多種數字化技術的集稱，其正在加速與經濟、環保、文化和慈善等諸多領域融合。[1]在政策層面，從2015 年提出“國家大數據戰略”以來，我國推進數字經濟發展和數字化轉型的政策不斷深化和落地。[2]數字化的逐步落地需要組織載體，數字化、甚或是“數智化”的組織不是由數字技術簡單加持的原有組織的普通升級，而是一種對組織和組織傳播的重構，其中蘊含的組織傳播模式的再塑機制值得關注。

一、組織傳播的理念轉型

數字化技術極大改變了組織傳播的形態。以往的以互聯網技術的有限應用為代表的信息化思維固然大大提升了組織傳播的效率，但整體而言，這種組織傳播在很長一段時間內都是傳統組織傳播的線上化和自動化，其組織傳播的價值主要表現在通過信息溝通效率的提升來提高整個組織運行和組織傳播的效率，并未改變組織傳播的生態，傳播中所產生的數據只是組織傳播的副產品，其組織傳播模式是含有數字和數據的線上化的傳播，沒有充分發揮數據的價值。而基于數字化思維的組織傳播中，數據是重要的生產要素和組織資產，是傳播內容、傳播形態和傳播方式，形成全新的組織傳播模式，且信息傳播的流程有所變化。基于數字化溝通平臺，很多組織采取了自下而上的涌現式協作方式進行組織內共創，其信息傳播方式更多呈現自下而上運行同時兼具橫向交叉的狀態，這也是為了適應信息傳播節奏加快、新陳代謝速度快，信息傳播量級大的數字化傳播的新特點，整個傳播呈現出線上化、智能化和云端化的趨勢。因而，數字化組織傳播是信息化組織傳播的更高發展形式，它帶來的不僅僅是組織傳播和運行效率的進一步提升，更重要的是它持續改變和重塑著整個組織的生態環境。

二、組織傳播的樣態再塑

數字化技術極大提升了組織傳播的效率，這種高效的組織傳播反過來重塑了一種數字化協作性的組織傳播理念，這在一些企業平臺表現得較為突出。例如，2021年初，“抖音”的央視紅包發放項目是一個典型的數字化組織傳播的樣本，其涉及金額20億元，涉及1000多名研發人員，由于疫情外出管控措施，這些研發人員必須線上辦公，因而上百萬條信息通道，完全在線上通過其數字化協同平臺“飛書”彼此相連，互相交叉，如果同時疊加線下原有部門的組織架構和隸屬關系，意味著任意一個節點都有無數個人員和部門對接，很容易想象得到其中所涉及的參與者數量之眾和所能導致的信息溝通量級之巨，而“抖音”在27天內就完成了這次幾乎純線上的大規模組織溝通的工作，[3]這種基于數字化、平臺化、協作性的組織傳播提升了效率，也解決了組織中跨部門和跨層級傳播中的銜接不良等一些痛點問題。

（一）組織傳播的結構改變

所謂組織傳播，是組織與其成員之間、組織成員之間和組織之間的信息交流。組織是一個系統，因而組織與其外部環境存在著信息交流，組織傳播包括內部傳播和外部傳播兩個方面。[4]組織傳播的結構和范圍問題與組織本身的架構密切聯系。基于傳統的科層制組織結構，其傳播層級較多。傳統的組織傳播主要體現為信息的上行、下行和橫向傳播，由于科層制組織的復雜程度不斷提高，在經緯縱橫式的傳播結構中存在不同部門的交叉傳播。但其主要涉及的是較少部門的縱向和橫向信息傳播。而在數字化平臺和智能化平臺上，對于具有一定規模的組織而言，基于數字化的組織傳播的信息流動呈現多端點分布式走向和網狀交織行進。數字化的組織傳播因為數字化技術打通了組織的整個運行流程，破除了部門間的傳播障礙，實現了跨部門的系統互通、數據互聯，信息發出端到接受端的路徑多，每一條路徑上的傳播節點多，路徑之間和節點之間的交錯多，呈現出信息交流頻次多、溝通密度大的特點，從而帶來信息在組織內部的各個節點上的分布式的流通結構，信息溝通和交流的量級和復雜程度較高。

另外，從傳播形態來看，數字化時代的組織傳播的結構是動態的。一方面，是因為組織傳播所基于的組織架構本身的靈活性日益增強。例如，華為與很多強調組織結構穩定的企業不同，其建立的是一種可以有所變化的矩陣結構。每次的產品創新都伴隨其組織架構的變化，而在華為每3個月就會發生一次大的技術創新。這更類似于某種進退自如的創業管理機制，一旦出現機遇，相應的部門便迅速出擊、抓住機遇，在這個部門的牽動下，公司的組織結構發生一定的變形，其大致工作流程沒有變化，只是部門與部門之間聯系的次數和內容發生了變化。但這種變形是暫時的，當階段性的任務完成后，整個組織結構又會恢復到常態。[5]另外，其他一些企業組織，如亞馬遜和Google 雖然也有著清晰的等級，但是他們部門之間相互交錯卻是非常靈活和動態的，Facebook 的組織架構干脆就呈現出分布式網絡的樣態。[6]基于這些動態靈活的組織結構的組織傳播也呈現出一種“混序”的結構樣態，即一個組織里面同時存在混沌和秩序，首先是組織和市場界限的消失。其次，組織和人被重新定義，定位全部改變，而原有的組織架構也只是打造了傳播的基本路徑，在實際組織傳播中，智能化和數字化傳播呈現出極強的靈活性、動態性和應變性。

（二）組織傳播運行機制的調適

1.信息量和信息傳播方式間的平衡機制

首先，信號適度簡化機制。組織內傳播的媒體形式主要包括書面媒體（以文字形式書寫的文件、報告、信件等）、會議（復數的個人聚集同一場所進行議事的一種傳播形式）、電話（現代組織的各部門、各崗位之間，一般都由電話系統相互連接）、組織內公共媒體（如一些大企業的社內報、閉路電視系統等）計算機通信系統、電傳、復印等。[7]但是，由于組織傳播的網絡結構的復雜化和海量的信息符號，為了信息降噪，提高傳播效率，作為一種傳播復雜度上的平衡，信號的存在形式被適度簡化。譬如，“抖音”的“飛書”平臺上的信號文檔化就是這樣一種目的，其協作機制里最關鍵的一點，就是項目中所有任務（信息）主要以文檔形式出現，讓所有的溝通路徑，都指向文檔，整個組織都圍繞文檔來展開。[8]文檔流程節省了人們的溝通成本，讓信息快速同步，大大提高了任務分配的效率，也充分發揮了文字符號的視覺準確性，便于反復閱讀和核查。

其次，信道的相對簡化機制。很多時候，大數據時代的海量信息數據帶來了巨大的信息傳播噪音，要通過局部的相對簡化來實現信息高效保真地傳播。例如，很多數字化平臺不是信息流向接收端，而是接收者尋找信息，這種信息流動方向的改變也極大地簡化了信息傳播渠道，減少了信息在上千人構成的傳播網絡中的流動次數和流經節點，從而減少了信息丟失、重復、沖突、擁堵等導致的信息失真問題，有效降低了信息傳播中的噪音。還以“抖音”的央視紅包發放項目為例，它改變通常的信息由信源端發出，沿著信道流向信宿（接收者）模式，而是將信息保留在發出端，由接收端去尋找并流向原本的信息發出端的信息。一般來說，組織溝通中是由人來發送文檔，導致過多版本的文檔增加信息噪音，降低溝通效率，而“抖音”反其道而行之，團隊為“春晚”的紅包發放項目在“飛書”上建立了很多文檔，每一個文檔中都會有很多相關條目，每個條目代表著相應的子任務，在文檔中，這個任務如何操作，何時操作，操作者的說明等信息都標注得非常清晰。然后，不同的人按照分工去進入相應的文擋，這樣就呈現出一種信息（文檔）流向相對不動，而由人員在線上進行流動的傳播樣態。[9]由此，其組織內的基于數字化協同平臺“飛書”的技術重塑了其組織傳播的樣式。

最后，相對于大信息量的信息匹配機制的適度簡化機制。數字化組織傳播一般擁有可以將以上各種不同形式的傳播媒介融合打通的數字化平臺，由于信息化辦公和現代通訊技術的發展，組織內部的信息流量極為巨大，這些信息的過濾，包括選擇、查找和匹配就變得極為復雜，而借助大數據技術，不同形態的信息之間可以實現極為高效和快速的查找、匹配和連接。例如，在“抖音”的“飛書”上，每個人領到自己的任務只是進行工作的第一步，還遠遠不夠，有些任務有先后順序，需要別人完成之前的步驟，負責后面工作的其他人員才能接著做，依靠“飛書”的艾特功能，可以瞬間完成信息的打通，比如文檔中有一個項目需要某一位同事負責，可以艾特這位同事，這位同事會馬上收到提醒，更重要的是不管是圖片、文檔或以其他任意形態存儲的信息都可以用這個功能實現查找和匹配，[10]這樣通過一種簡單的功能實現了巨量信息的選擇、查找和匹配。

2.基于數字化的組織內部的信息公開機制

絕對信息和分配信息都是就某一人或某一事而言的，前者指與這個人或這件事有關的所有信息，后者指在組織內部實際傳播的與這個人或這件事有關的信息;或者前者指已知信息，后者指個人了解的信息，通常分配信息在理論上可能等于絕對信息，但實際上一般都少于絕對信息，而絕不可能多于絕對信息。[11]傳統組織的絕對信息和分配信息之間差距較大。而現代企業組織中普遍采取的OKR管理模式，即目標與關鍵結果法（Objectives and Key Results），[12]通常比較強調組織內信息的透明和公開，在現代企業組織中，由于要組織成員最大限度地明確組織或組織某項目的目標，甚至要部分采取自下而上的涌現式共創合作的方式來完成項目，因而在絕對信息和分配信息之間的差距經常會盡可能縮小，以便達到組織信息的最大程度的公開和透明。

很多組織通過清單式管理來實現信息的公開和透明。清單式管理是以組織整體目標和組織根本任務為依據，針對某項職能范圍內的管理活動，以公司領導及其管理人員承擔責任和實際能力為著眼點，以現實階段市場開發工作預期為出發點，并對流程內容進行細化、量化，將具體工作清單化，列出清晰明細的管理內容或控制要點，檢查考核按清單執行，并將清單信息傳遞給相關機構及個人，督促其按時按量按質完成。能夠讓執行部門和人員根據接收到的清單，較好的領悟工作任務及意圖，圍繞焦點、難點問題，著手研究找到任務的管理辦法，以保證工作過程和結果的效度相對最大化。[13]清單式管理具有方便、快捷地給出動態化反應痕跡，使得管理過程易于追溯的優勢。其強調簡單實用，突出全面提醒、細節提醒等特點。清單式管理和數字化技術集合，很多時候呈現為一種數字化的文檔信息的累加系統，是流程整合的一種延時補充，也是文件記錄生成完善機制和工作流程以及標準的優化和完善機制。譬如，“抖音”在央視紅包發放項目中就進行了“創造黑天鵝清單”的工作，利用數字信息的累加生成機制，在企業數字平臺上匯集項目人員隨時想到的“黑天鵝事件”，不斷補充進清單，利用碎片化事件和細節，給可能會發生的“黑天鵝事件”列清單，然后做好預案，有效進行了項目危機的預警和管理。[14]

3.組織內部的異步協同機制

跨部門協調與合作的效率提升是組織傳播中一個重要的問題。隨著現代通訊技術的進步，組織內部的跨部門和跨層級的信息溝通也變得高效，部門間的銜接也更加無縫化，各部門不僅實現了同步協調，更是實現了異步協調。譬如，“抖音”的內部專門有一個項目總控組，專門負責管理跨部門的協作。在內部頻繁的跨度多達20多個部門的會議中，各部門的對接人按照同一個明細表進行對接，每一個集體任務都被拆分成清晰的個體任務，每一分鐘的重大進度都要溝通，會議結束后，所有團隊的對接人手表調到同一時間，再回去和自己的團隊溝通，對表對得越細致，不同部門之間就越統一。各部門對齊是部門銜接，部門內部對齊是端點銜接。正是憑借這種“對表”式的銜接機制，協作變得更簡單和高效，“抖音”最終才能在不到一個月的時間，出色地完成了“春晚”紅包發放的任務。[15]可見，新型的媒介系統對傳播關系進行了重構，可以有效整合眾多的媒介資源，實現信息直接檢索、對話、分享、聚合，從而改變了媒介的“中介”和“渠道”的屬性，極大地提升了信息交流和傳播的效率。

結語

從“抖音”的這次疫情下的線上化、數字化、智能化的組織溝通管理的案例，可以瞥見未來數字化組織傳播的一角。雖然不同組織依托的數字化平臺各有不同，但都體現出數字化時代的組織傳播的技術依托之重要性，同時也體現出技術對組織傳播的重大影響，其不斷影響著組織傳播的結構、運行方式和生態環境。而數字化時代的很多組織都具有多重屬性，它們中很多既是一個經濟組織，同時也是一個內容平臺、社交平臺，其項目完成的商業運作和管理、內容生成和線上社交過程的數字化和交互性都指向效率提升和模式轉型，因而數字化時代的組織傳播從傳播理念上和傳播樣態上都發生了巨大變化，探討這些變化對深入認識數字化時代的信息傳播生態而言很重要。基于數字化溝通技術的這些平臺型組織，其信息傳播的復雜性導致宏觀描述變得困難，因而微觀描述，以小見大，見微知著變得很重要。數字化技術對組織傳播的再塑的作用機制就是看待組織傳播新變化的一個具有啟發性的角度，研究這種不斷重構中的組織傳播的新理念以及和新生態的相關機制和效應，有助于認識組織傳播和技術發展之間的互動模式和其演進趨勢。

注釋：

[1][2]前瞻產業研究院. 2020 年中國數字經濟發展研究[J].大數據時代，2020（12）：27.

[3][7][8][9][14][15] “抖音”是如何在27天的時間里，完成“春晚”紅包發放任務的？[EB//OL].http：//www.csunv.com/article-369580-1.html，2021-3-27.

[4][10][11]顧孝華.組織傳播論[M].上海：上海交通大學出版社，2007：50-55、121-129、115-116.

[5]結構案例：瘋狂的架構-國內六大著名科技公司組織結構圖一覽[EB//OL].https：//www.sohu.com/a/310921299_120124286，2019-04-29.

[6]從組織結構圖看Google、Facebook、微軟等大公司的企業文化[EB//OL].https：//www.36kr.com/p/163

8914080769，2011-06-29.

[12]績效管理——OKR是績效考核工具嗎？[EB//OL].https：//www.sohu.com/a/468388236_120371068，2021-05-26.

[13]紀海明.清單式管理模式在市場開發工作中的應用[J].企業管理與改革，2018（14）：94.

（作者：湖南師范大學外語學院公共外語部講師，湖南師范大學法學院憲法與行政法專業博士研究生）

責編：周蕾