淺談提高交通運輸部門檔案管理水平

朱月亮

摘 要：幾年來，常山縣交通運輸部門高度重視檔案管理工作，主要從兩個方面入手，一是突出重點，以點帶面，二是建制設崗，狠抓落實。我們本著“簡便、管用、易行”的原則，制定和完善了一系列檔案管理制度規范，設崗配員，監督落實，取得較好的成效。實踐證明，交通運輸部門只有掌握檔案管理中的薄弱環節，加以剖析，采取有效措施，才能進一步提高檔案管理的水平。

關鍵詞：檔案管理;制度規范;措施

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

0 引言

幾年來，常山縣交通運輸部門高度重視檔案管理，主要從兩個方面入手，一是突出重點，以點帶面。我們結合交通實際，確立抓好科技檔案（公路工程）和文書檔案（黨政管理）為重點，帶動其它（干部人事檔案、行政執法許可、財務管理、執法紀檢）方面檔案管理，加強規范化建設。二是建制設崗，狠抓落實。我們本著“簡便、管用、易行”的原則，制定和完善《縣交通運輸系統檔案管理辦法》《進一步規范交通工程檔案管理工作的意見》《開展交通重點建設項目檔案管理檢查的通知》《生產安全事故檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案管理工作檢查結果的通報》等一系列檔案管理制度規范，配齊崗位和專職人員，投入資金，監督落實，取得較好的成效。實踐證明，交通運輸部門只有強化制度管理，針對檔案管理的薄弱環節，加以剖析，采取措施，才能進一步提高檔案管理的水平。

1 交通運輸部門檔案管理的薄弱環節

交通運輸部門職能在于加強交通運輸管理、規范行政執法、規范交通設施建設以及交通運輸行業隊伍建設、文明建設等，而檔案管理工作普遍不能與之同步管理、同步落實，在人員的培養、資金投入、檔案基礎設施建設、管理制度等方面暴露出薄弱環節。

1.1 檔案工作處于部門職能邊緣化

隨著社會不斷進步，人們政治意識、法律意識增強，檔案工作社會認同度逐步得到提升，對檔案工作的重要性認識有所提高，但是，想要達到與其它工作擺到同樣重要的地位上還有一定差距。一是交通運輸部門的工作重點一定是圍繞其職能進行抓落實，絕大部分的時間和精力將用在重點工作上，容易忽略檔案工作。二是檔案工作沒有直接的經濟回報，如要做好檔案工作，則需要花費大量的人力資源和成本投入。三是上級行政和業務部門由于對檔案工作考核沒有量化指標和時間上限定，平時監督檢查少于行業管理、工程建設、安全生產等領域。

1.2 檔案管理人員素質缺乏專業化

交通運輸部門檔案管理工作缺乏專業化，原因有多種的，一是兼職現象，長期以來由辦公室人員兼職完成檔案管理工作，檔案主管部門本意要求，在確實沒有條件安排專職檔案員的情況下必須落實兼職人員管理檔案，可現在有的部門在檔案主管部門考核時臨時指認某某為檔案兼職人員，應付考核。二是不能盡職，既然是兼職，那么其就有主業，辦公室人員日常工作時效性要求高，花去精力完成錯綜復雜和繁重的任務，造成難以盡心盡職做好檔案管理工作。三是人員流動較快，辦公室工作環境下，工作能力得到鍛煉，年輕人比較多，人員更換比較快，有的接觸檔案管理工作開始有些入門，就被調換崗位。四是參加培訓較少，檔案工作是一門具有專業性的學科，如果缺少參加培訓，那么其專業化、規范化技術要求標準就低。綜上情況，檔案管理工作無論在效率和質量上都受到嚴重影響，離規范化管理要求還有差距。

1.3 檔案管理資金投入缺乏常態化

檔案工作資金投入缺乏，主要表現在檔案基礎設施、設備、人員報酬、培訓等方面，比如檔案室庫房、閱覽室的劃定，電腦、空調、除濕器等硬件設施配備;以及對電子檔案、數字化檔案室建設的資金預算投入，軟件購置和平臺建設;聘請人員報酬;專職人員培訓等方面的資金投入缺乏常態化。

1.4 檔案管理執行不力缺乏制度化

主要從科技檔案（公路工程建設項目）和文書檔案（包括交通行政執法文書）的管理上來分析：一是對公路工程建設項目各參建單位（勘察、設計、監理、施工等單位）形成的科技檔案管理不力。隨著政企分開體制改革推進，交通運輸部門職能也隨之從管理向服務的轉變，與參建單位建立起服務和協作的關系，對于落實較高的檔案管理要求與參建單位執行到位之間存在適應性較大的差距。二是參建單位多數是企業集團，本應將自形成的檔案資料妥善收集，歸檔整理，按時移交，但往往以降低成本為首要考慮，容易忽視檔案工作，不能保證檔案資料的完整性。三是交通運輸部門與參建單位之間還未形成有效的契約和制度，能夠與經濟掛鉤的制約手段，督促歸檔資料完整性，規范性，形成長效機制。四是交通運輸部門及下屬單位內部存在執行制度不力的現象，有的單位雖然確定檔案人員，但是人員崗位職責不明確，檔案管理制度不健全，文件材料從收文登記到收集、整理、分類、歸檔、利用、保管程序混亂。

2 提高交通運輸部門檔案管理水平的措施

針對交通運輸部門存在檔案管理工作薄弱環節和原因分析，應從制度層面予以規范，通過切實可行的監督落實，形成長效機制，逐步營造出良好的檔案管理環境，提高交通運輸部門檔案管理水平。

2.1 建立管理網絡，提升檔案管理質量

交通運輸部門和項目參建單位，必須建立一個周密的檔案管理網絡，明確主體責任，落實到位，切實抓好檔案管理質量。一是領導機構。成立檔案管理聯合領導小組，成員由交通運輸部門和參建單位的主管或分管領導及責任部門負責人組成，是綜合的權力機構，負責領導、協調、監督、指導檔案工作。二是責任部門。交通運輸部門為綜合檔案室，負責將各種制度、規范、要求傳達到文件材料形成單位，并對這些單位的檔案工作進行業務的指導，檢查，考核等。各參建單位的責任部門為辦公室或綜合科，負責制訂檔案管理的工作計劃，檢查工作落實情況。三是責任人。由專職（兼職）的檔案人員擔任，是具體按照管理制度規范實施檔案工作的執行者。四是宣傳交流環節。檔案管理網絡各層面所有成員，在領導小組的帶動下，積極營造良好的檔案工作氛圍，不拘一格地通過多種形式、多種渠道宣傳檔案法律法規，如交通浙政釘、微信群、QQ群、交通簡報以及組織檔案工作交流會等提高各方檔案管理意識。五是創新考核方式。改變檔案工作單項考核慣例，將檔案工作重要事項列入政府和上級業務部門的綜合目標管理考核范疇，使檔案工作更加得到重視。

2.2 完善制度抓好落實，確保檔案工作規范

制定切合實際的檔案管理制度，是交通運輸部門抓好檔案工作的有效保障。一是建立健全檔案管理相關制度，包括人員崗位職責，檔案管理制度、檔案鑒定制度、檔案利用制度、檔案保密制度、規范化管理制度、安全與消防制度、庫房管理制度、電子檔案管理制度，以及檔案收集、整理、歸檔程序標準。二是建立“三納入”管理制度。與各參建單位簽訂合同時，要將檔案管理相關要求體現在合同條款中，各參建單位應該把文件材料的形成、收集、積累、整理和歸檔納入工作程序中;納入工作計劃中;納入分管領導、責任部門（科室）、專職（兼職）人員的職責范圍，并在日常工作中強化落實。合同還應體現相應數額的檔案管理專項資金，明確各參建單位在檔案管理方面相關責任，通過這種履行合同義務與資金掛鉤的方式強化管理與監督，從而實現對公路建設項目檔案質量的有效控制。三是建立“四同步”管理制度。就是公路建設項目下達與項目前期文件材料的歸檔要求同步;檢查公路建設計劃進度與檢查項目檔案材料形成、積累、保管情況同步;驗收評審項目與驗收該項目檔案同步;項目的總結、獎勵、考核、資金結算與檔案管理部門出具完全歸檔證明材料同步。四是堅持公路建設項目檔案驗收制度。規范公路建設項目檔案驗收制度，是項目驗收的重要環節和內容，按照省、市檔案主管部門和重點辦有關要求，堅持日常檢查和竣工驗收制度，結合省交通運輸廳最新頒發的《浙江省公路工程竣（交）工驗收實施細則（試行）》標準實施;并推行重要檔案進行數字化后再移交的制度。

2.3 提前計劃預算，保障檔案工作資金

要有計劃的安排好檔案管理資金預算，保障檔案工作在較高的水平運行。一是交通運輸部門在基礎設施建設初期對檔案工作要有全面的長遠計劃，比如將檔案管理的庫房、閱覽室、專用設備等列入規劃，分步實施。二是檔案管理工作日常經費納入預算，如軟硬件提升、人員培訓、設備維修等費用。三是根據本部門檔案室藏量情況，將檔案數字化建設經費納入計劃預算，與上級政府和檔案主管部門的《數字化檔案室實施意見》接軌，努力創建示范數字檔案室。

2.4 安排人員培訓，提高檔案人員素質

加強檔案人員業務培訓，提高他們檔案業務技能和綜合素質，打造一支高素質的檔案管理隊伍。一是進行職業道德教育，增強責任意識。培養檔案管理人員敢于擔當，熱愛本職，干好本職，勇于負責的精神。同時要強化責任建設，實行責任追究和責任問責，確立一種良性的責任導向，其最終目標就是達到對待工作具有強烈的責任心和責任感，具有認真負責的責任意識。二是進行依法治檔教育，提高檔案意識。對《檔案法》和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握是每個檔案管理人員最基本的要求。要通過對《檔案法》的學習，提高全社會對檔案工作社會認同感。三是進行素質教育培訓，提高業務水平。加強檔案人員的整體素質教育，才會提高管理水平。為檔案人員創造良好的學習環境，充分考慮檔案人員的個人素質與業務水平綜合情況，支持檔案人員參加在職學歷的提升，參加進修班學習，參加業務培訓和繼續教育，在學習中提高綜合素質，開闊眼界，創新思路。

3 結論

提高交通部門檔案管理工作，首先必須從基礎設施建設、管理制度建設入手。在強化檔案人員擔當精神的基礎上，提升檔案管理和從業人員業務技能，以提升交通部門檔案管理水平。

參考文獻：

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