疫情背景下的檔案數(shù)字化管理路徑分析

張麗梅

一、引言

新冠肺炎疫情防控檔案是國家打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)的重要基石，同時也為未來總結(jié)歷史經(jīng)驗留下真實寶貴的記錄。一旦相關檔案缺失將會造成社會記憶的缺失，從而影響后續(xù)疫情防控工作的科學化、有序化開展。但是從目前檔案管理的實際情況來看，疫情檔案管理是一項非常繁重、復雜的工作，由于人工操作的隨意性，檔案存放無序，檔案核查時間成本極高。因此，在疫情背景下，面對龐大、繁雜的檔案數(shù)據(jù)，急需將信息化、數(shù)字化融入到檔案管理中去，增強現(xiàn)有檔案數(shù)字化管理水平，實現(xiàn)在提高檔案管理工作效率的同時，也便于后續(xù)的信息檢索查詢，以及不同地區(qū)之間的信息互傳、經(jīng)驗分享，從而大大提高檔案管理工作的有效性和準確度。

二、疫情防控檔案數(shù)字化管理的主要特征

疫情防控檔案數(shù)字化管理，主要是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，把在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的記錄資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，并將其以電子信息形式進行存儲，通過現(xiàn)代信息通信技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)字存儲與信息共享的一種檔案管理方式[1]。本次新冠肺炎疫情是一次突發(fā)公共衛(wèi)生事件，一旦發(fā)生就需要快速響應，其無法預測和不確定性等特點給檔案管理帶來了較大難度。在抗擊重大疫情工作時，數(shù)字化檔案管理通過大量檔案資源庫群、檔案用戶群、檔案信息資源處理中心所構(gòu)成的完整服務系統(tǒng)，實現(xiàn)對于綜合檔案館數(shù)字檔案信息資源的高效管理，具有快速響應、跨地區(qū)跨單位調(diào)用檔案、精準提供檔案利用等諸多特點。

相對于傳統(tǒng)檔案管理，疫情防控檔案數(shù)字化管理具有以下幾方面優(yōu)勢：

首先，數(shù)字化管理開啟了檔案的電子化管理、網(wǎng)絡化管理及自動化管理，使得其檢索檔案的速度非常快，遠遠超越手工檔案檢索，從而實現(xiàn)疫情背景下檔案部門的快速響應。

其次，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字化管理把疫情防控中形成的具有多種價值的不同門類與載體的資料進行數(shù)字信息分類、歸檔。同時由于信息存儲空間小、信息傳輸速度快，可借助于計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)共享，即可遠程提供檔案信息利用，能夠滿足疫情發(fā)生時跨地區(qū)跨部門異地查檔調(diào)檔的需求。

最后，信息時代的疫情防控檔案數(shù)字化管理不僅可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的存儲，而且還可以把圖像、音頻、視頻等各類檔案資料，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，對其進行數(shù)字化處理以后，以電子檔案的形式對其進行存儲，并對其進行管理、傳輸和利用[2]，從而豐富了疫情檔案的內(nèi)容，滿足抗擊重大疫情工作對檔案服務的需求。

三、疫情防控檔案數(shù)字化管理措施

為合理部署新冠肺炎疫情防控期間的檔案數(shù)字化管理工作，檔案部門可從以下四個方面進行優(yōu)化和改進。

第一，制定和實施疫情防控檔案的數(shù)字管理標準，包括材料收集范圍和檔案鑒定標準等。標準化和規(guī)范化，是檔案數(shù)字化管理的前提和基石。因此只有建立健全各類規(guī)章制度，對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據(jù)統(tǒng)一的標準來進行整理與完善，使其能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一分類以及統(tǒng)一格式。同時要求相關工作人員學習和掌握相關標準要求，才可以推動疫情防控檔案數(shù)字化管理走向規(guī)范化。

第二，建設新冠肺炎疫情防控專題檔案共享平臺。將分散在不同地區(qū)、不同單位的檔案信息集中保管，以減少疫情發(fā)生時檔案的共享和不同地區(qū)之間的調(diào)用成本。通過設計關于疫情防控工作檔案標準的轉(zhuǎn)換格式、接口、分類方案、安全傳輸網(wǎng)絡等，按“縣級—市級—省級—國家級”逐級建設，使不同用戶根據(jù)獨有權(quán)限以只讀方式瀏覽疫情防控工作檔案。同時需要提供快速檢索功能以支持不定時的查詢工作，便于對疫情防控工作進行及時把控和參考。

第三，人才隊伍是決定疫情防控檔案數(shù)字化管理的關鍵因素之一。尤其是處于疫情防控的背景下，檔案管理隊伍不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，專業(yè)的信息化技術(shù)，同時需要快速的響應能力和完備的知識體系。一方面，在推進數(shù)字化管理過程中，要盡早具備人才意識，把優(yōu)秀人才引進來。另一方面，要持續(xù)加強對現(xiàn)有人員業(yè)務技能的進修與培訓，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，或者組織相關學術(shù)研討、業(yè)務交流會議等，積極推動工作人員的教育培訓，以此更好地適應疫情背景下的檔案數(shù)字化管理要求。

第四，加強檔案的安全管理。為了確保疫情防控數(shù)字檔案資源的網(wǎng)絡安全，必須加強網(wǎng)絡安全建設，啟動網(wǎng)絡安全應急預案，加強網(wǎng)站和檔案存儲的管控，嚴格應對各類網(wǎng)絡攻擊行為，以保證網(wǎng)絡和意識形態(tài)的安全。同時，疫情防控數(shù)字化管理過程中，必要時投入一定專項資金，加強硬件設施和相關軟件，及時更新數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡安全技術(shù)，提高數(shù)字檔案管理效率，增強網(wǎng)絡化服務，建設符合標準、更加安全的現(xiàn)代化數(shù)字綜合檔案館，更好地滿足社會公眾需求[3]。

參考文獻：

[1]李恒英.淺析信息時代下數(shù)字檔案館的建設[J].技術(shù)與市場，2019（7）：138-139.

[2]王倫. 信息時代綜合檔案室數(shù)字化管理問題及對策研究[J]. 辦公室業(yè)務， 2019， No.316（11）：40-40.

[3]王文元.淺談檔案館數(shù)字化的意義[J].工作指導，2016（12）：174-175.

作者單位：平山縣檔案館