淺析人工智能背景下高校畢業生檔案信息資源利用與平臺建設

江靜 徐濤

一、對高校畢業生檔案信息資源進行統一管理的意義

目前，高校畢業生檔案管理工作存在以下問題：1.畢業生自身對檔案認識不足。由于高校畢業生就業工作方式的改變，使得畢業生對自身檔案不夠重視，有些畢業生不能夠按照相關要求妥善存放檔案。2.由于我國目前還沒有統一的高校畢業生檔案管理標準，因此許多學校檔案管理要求不一致。3.高校畢業生檔案信息資源管理手段相對落后。和其他類別檔案的管理方式一樣，高校畢業生檔案信息資源管理方式主要是手工操作為主，對于一些檔案信息化水平較高的高校，采用手工+信息化的半自動化方式，使得檔案信息資源管理工作更加精準和現代化，而這需要加強檔案管理工作人員專業能力與信息化水平。

隨著社會信息化進程加快，人工智能技術在各個平臺的應用落地，也為高校檔案管理工作提供了機遇與挑戰。作為高校檔案管理工作的一個重要組成部分，對高校畢業生檔案信息資源統一管理就具有更加深刻的意義。

（一）高校檔案信息資源管理為畢業生就業與就業單位招聘人才提供了信息交流平臺

高校畢業生進入社會首先面臨的就是就業問題，做好高校畢業生檔案信息資源管理工作與平臺建設工作，能夠幫助畢業生檔案在求職應聘時發揮重要作用，可助力畢業生在就業時展示自身學習成績、綜合素質以及各項綜合能力。用人單位可借助高校畢業生檔案信息資源平臺，全面、迅速地對畢業生在校期間學習、生活、社會實踐等有一個系統全面的認知。從而可以搭建一個畢業生與用人單位之間的良好的信息交流平臺，為畢業生求職就業與用人單位招聘人才提供一個信息交流的通道。

（二）加強高校畢業生檔案信息資源建設有利于增強畢業生對檔案管理的意識

檔案作為學生在學校表現的真實的書面反映，具有權威性。作為人事檔案管理的一個重要的原則“檔隨人走”，畢業生畢業離校后，檔案的存放一般有以下三種方式：1.就業單位，如工作單位可以接收檔案，畢業生可將檔案和戶口轉到接收單位。2.由畢業生戶籍所在地人才交流中心管理，畢業生本人持有學校和教育部門發放的報到證到所屬地人才交流中心報到并存放檔案。3.存放在畢業高校，學校替畢業生暫時保管。但是由學校保管的檔案一般是畢業后的兩年時間，是有時間限制的。而加強畢業生檔案信息資源管理，不僅能夠在檔案轉接過程中妥善保存畢業生檔案，而且還能夠保證畢業生在檔案轉存過程中的安全性與歷史追溯。

二、高校畢業生檔案信息資源利用與平臺建設現狀

（一）高校畢業生檔案信息資源利用意識薄弱

高校檔案信息資源管理是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，而開展針對高校畢業生檔案信息資源的挖掘與利用工作，則是多數高校檔案管理工作的一個需要加強的環節。多數高校檔案的應用現狀是閑置或者半閑置的狀態，檔案信息資源利用工作大多時候僅限于“需要時查詢”的被動狀態。多數檔案管理工作者仍然以保管好檔案為工作的唯一標準，而對檔案信息資源的開發與利用缺乏積極挖掘的態度。而隨著信息化技術的不斷發展，越來越多的高校工作中融入了信息化技術。檔案是寶藏，應當尋找合適的途徑對資源加以開發與利用。通過對檔案信息資源開發與利用，挖掘出來的有用信息，可以用來指導高校招生、教學、就業等各個運行環節的工作。如對高校畢業生檔案信息資源的有效開發與利用，為就業單位可以對畢業生有一個更加立體的認識，在就業單位選拔所需人才時，提供了一個可靠的參考材料;對高校畢業生檔案信息資源的有效開發與利用，通過挖掘學生生源地分布、所選專業分布、男女比例統計、畢業生就業單位數據等信息統計，可以反過來指導高校的招生工作、專業設置工作、就業指導工作以及課程改革等。而根據目前針對這方面工作的調研現狀，顯然這是高校檔案信息化建設的一個薄弱環節，而高校檔案工作者對于高校畢業生檔案信息資源利用意識也有待提高。

（二）高校畢業生檔案信息資源建設相對滯后

目前，多數高校檔案信息資源建設工作多數停留在手工、半手工檢索，或者直接提供檔案原件（復印件）階段（當然有時候這也是業務需要），檔案信息資源建設工作相對滯后，致使檔案服務效率較低，無法滿足高校教師與在校生、畢業生以及社會各界對檔案信息資源的需求。高校應當重視畢業生檔案信息資源建設工作，通過制定相應的管理章程，并在實際的工作流程中加以應用，攻破這個薄弱環節。嚴格執行畢業生檔案管理程序，將畢業生檔案信息資源建設工作規范化、制度化，將分散到各個學院的畢業生檔案進行統一、信息化管理;將紙質化檔案通過信息化手段，變成可以永久保存的信息化資源，可以有效減少因檔案管理工作人員工作調動、時間等客觀問題帶來的檔案丟失等意外問題的出現，同時可以為促進檔案信息資源的及時開發和利用提供一個便利的信息化平臺。而根據對高校館藏檔案結構的分析和研究，檔案工作的流程有待進一步規范化，相關制度有待進一步完善，否則很容易造成檔案資源的缺失、查檔困難以至于無法及時利用檔案資源。由于畢業生檔案信息資源多數分散在各個學院，或者本科生、研究生等不同種類學生的檔案資源管理分散在不同的部門，如有些高校本科生檔案由學生處主管，研究生檔案由研究生院主管，繼續教育、自考等又由其他相關部門主管。學生檔案資源信息的分散，增加了高校對各類畢業生檔案資源建設的難度。在實際工作中，多數檔案主要是紙質檔案，缺少視頻、電子照片、電子文件等資源的收集與歸檔。

（三）高校對畢業生檔案信息資源平臺建設環節重視不夠

盡管多數高校已經使用檔案信息管理軟件，并且將智慧檔案館（室）建設作為檔案信息化工作的未來工作目標，但是多數高校在實際工作中仍然欠缺檔案信息資源整體化建設，尤其是針對高校畢業生檔案信息資源平臺建設環節的工作則是重視不夠。這和高校主要是面向在校生提供全面、系統的學習、生活等服務有關，對于畢業生檔案信息資源平臺的建設與后期維護重視不夠，這也是高校檔案管理工作日后需要加強的地方。檔案信息化建設本身需要由檔案類專業工作人員和具備計算機類專業工作人員構成，要求工作人員具有檔案專業知識并且具備一定的計算機實踐技能，即需要工作人員具有檔案與計算機學科交叉背景，而在高校畢業生檔案信息資源管理工作人員隊伍中，這類人才是比較缺少的，需要高校對現有工作人員進行再培訓，從而滿足檔案信息資源平臺建設的需求。

三、人工智能為高校畢業檔案信息資源利用提供了機遇與挑戰

（一）人工智能有助于高校畢業生檔案信息資源的挖掘

利用人工智能技術，如信息檢索、知識圖譜、機器翻譯、圖像識別、專家系統、數據挖掘等技術，深度發掘高校畢業生檔案信息資源價值。如將知識圖譜與數據挖掘技術應用到高校畢業生檔案信息資源挖掘工作中，研究基于知識圖譜的高校畢業生檔案檢索及挖掘技術與方法，對高校畢業生檔案信息進行多層次、多角度的深度分析，挖掘出隱藏在檔案數據中的信息規律和知識模式，從而促進高校畢業生檔案信息化建設與檔案資源的利用，不斷提升檔案管理服務的多元化、規范化和智能化水平。

檔案的固有屬性是服務用戶，而畢業生檔案主要服務的群體為畢業生。通過人工智能技術，可以提高畢業生檔案資源的個性化服務水平，使得用戶能夠得到個性化的服務體驗。人工智能還可在高校畢業生檔案信息資源利用方面助力檔案工作人員開發、整合與利用檔案。

（二）人工智能助力高校畢業生就業，提升畢業生就業能力

隨著高校檔案信息化進程，人工智能為重復性極高的檔案管理工作帶來了契機，已經在檔案日常管理工作中得到了應用，如數字檔案館建設、檔案信息資源自動分類、紙質檔案信息化建設并自動歸檔、電子證書檢索與打印等。如某高校檔案館提供的成績自動打印、成績自動翻譯模塊，可以為高校畢業生在求職工作時遠程操作提供可能，從而避免了畢業季為了找工作在學校、就業工作地兩邊跑的麻煩。通過人工智能技術，可以深度挖掘畢業生畫像，為用人單位快速準確找到所需人才也提供了可能。通過數據挖掘技術反饋的用人單位職位需求信息，可以為在校生和畢業生提供求職信息，為就業做好充分準備，及早了解用人單位對人才的需求，從而有目的地進行選課與專業技能培養。高校可根據挖掘畢業生檔案信息與就業信息，如根據挖掘高校歷年畢業生的就業去向，可以統計高校畢業生專業設置的科學性，從而高校可根據反饋結構，優化專業設置;根據挖掘的用人單位招聘信息意向，可以科學設置培養方案與課程。

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基金項目：本論文受2021年度西北民族大學中央高校基本科研業務費項目（項目編號：31920210085）、西北民族大學2021年度實驗室開放項目（項目編號：SYSKF-2021182）、甘肅省檔案科技項目（項目號：GS-2020-X-07）資助。

作者單位：西北民族大學民族信息技術國家級實驗教學示范中心