試論基于大數據時代的企業檔案信息化建設方略

李篤

摘要：信息化建設已經成為企業檔案管理的重要趨勢和方向，通過有效開展檔案信息化建設工作，能夠實現檔案管理水平和運用水平的提升，促進檔案價值的全面發揮。尤其是近年來隨著大數據技術的產生，企業檔案管理面臨著更大的機遇，企業應當積極對大數據技術進行運用，更好地對檔案信息進行搜集，提升檔案管理的有效性。文章分析了大數據時代下企業檔案信息化建設的必要性，總結現有情況下企業檔案信息化建設過程中面臨的問題，并提出一系列完善措施。

關鍵詞：大數據;企業檔案;信息化建設;措施

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）21-0203-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

近年來，隨著互聯網的快速發展，一系列新技術不斷涌現出來，包括大數據技術、云計算技術等，推動了信息流通，也為企業更好地開展工作提供了便利。在這種背景下，企業檔案工作亟待進行轉型，要突破原有的限制，提升檔案收集、管理、保存的效果，這就需要將新技術引入進來，使大數據技術發揮更大的助推力。具體可以從如下幾個方面入手開展檔案信息化建設：創新檔案管理體制;優化檔案管理模式;充分運用大數據技術創新檔案工作;保障檔案信息安全。

1 大數據時代下企業檔案信息化建設的必要性

1.1 提升企業綜合競爭力的需要

在新時代下，我國市場經濟發展水平不斷提升，企業所面臨的市場競爭也更為激烈，要想在激烈的競爭中得以生存，企業就必須注重內部管理，根據市場情況制定科學的戰略規劃。檔案信息作為企業中的重要信息，不僅反映了企業的發展歷程，而且對企業各個時期的發展情況進行了詳細記錄，企業領導通過有效對檔案信息進行分析和觀察，能夠總結企業的發展變化，明確企業的發展前景，從而制定更為科學的決策規劃。在傳統模式下，企業檔案管理采用的是手工模式，難以實現信息化管理，管理者對紙質檔案信息進行整理和保管，這樣企業領導要想詳細分析每個時期的檔案資料往往需要花費較長的時間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發揮有利作用。而通過信息化檔案管理的開展，則能夠借助于計算機對檔案進行搜索，提升效率的同時，還可以提升信息的完整性，從而能夠促進企業領導做決策，推動企業綜合競爭力的提升。

1.2 是完善企業內部管理的重要途徑

企業檔案信息作為企業發展過程中不可或缺的資料信息，是對企業整體運行情況的反應和體現，在大數據時代下有效對企業檔案進行信息化建設，能夠使檔案管理者更好地運用互聯網技術開展檔案管理工作，實現檔案信息的細化保存與管理，如此能夠為企業領導更好地運用檔案信息提供便利。例如，檔案管理者可以將每個部門的檔案信息進行分類保存，或者對信息進行篩選、記錄等，詳細對部門的情況進行體現，這樣企業領導能夠通過不同時期的檔案信息對部門情況進行了解，并系統分析情況制定科學的部門發展規劃、部門管理制度等，從而能夠推動內部管理的健全與完善。詳細來看，企業檔案信息化建設需要做好六個方面的工作（如下圖1），只有做好這六項工作，才能夠對企業內部管理工作的有效開展發揮有利作用。

2 大數據時代下企業檔案信息化建設面臨的問題

2.1 檔案制度落后，難以適應新形勢

當前很多企業雖然開展了檔案信息化建設工作，也引入了對應的信息化系統，但是所運用的檔案制度依然是原有的，這些制度內容缺乏操作性，與現有情況下企業的運行情況不相符，所以難以發揮有利作用，亟待進行完善。在這種傳統制度下企業檔案工作的開展也受到了影響，如缺乏明確的參考依據，檔案工作存在混亂現象，檔案工作者的行為難以統一與規范，檔案信息較為混亂等。可以說制度是工作開展的依據，在企業檔案工作日益發揮重要作用的大背景下，企業必須對檔案管理制度進行完善和創新，如此才能夠為檔案管理效用的提升奠定基礎，切實使檔案工作發揮更好的作用。

2.3 大數據技術難以得到充分運用

企業檔案管理工作是一項重要的工作，大數據技術的運用雖然能夠提升檔案管理的效果，但是因為大數據技術是一種與互聯網有關的技術，涉及檔案管理者計算機能力、水平等的高低，而現有情況下企業檔案管理者普遍存在大數據技術不高的問題，所以大數據技術在檔案管理中的作用難以得到全面發揮。例如，很多企業僅僅是運用大數據技術開展檔案信息搜集工作，并沒有將其運用到檔案信息整理與管理整個過程中。加之企業領導對大數據技術的運用不夠注重，難以為企業檔案工作者系統培訓大數據技術，也影響了檔案工作者大數據技能的提升，亟待對這一問題進行解決。

2.3 檔案信息安全難以得到保障

大數據時代為企業檔案工作的開展帶來了便利，但是也加劇了檔案工作的風險，因為大數據時代下企業檔案信息化建設與互聯網緊密相關，而互聯網又具有開放性、共享性等特征，所以很容易導致檔案信息被泄露，信息安全面臨著威脅。通常來看，企業檔案信息是企業發展的重要信息，甚至一些信息涉及企業的機密，一旦被不法人員所盜取，會為企業帶來極大的損失，所以企業應當注重檔案信息的安全管理。但是顯然當前我國很多企業并沒有做好檔案信息安全管理工作，檔案工作者以及其他職工普遍存在安全意識淡薄的問題。

3 大數據時代下企業檔案信息化建設的措施

3.1 創新檔案管理體制，優化檔案管理模式

首先，要對企業檔案管理體制進行完善和健全，明確企業檔案部門為檔案信息化建設的主要部門，構建檔案部門與其他各個部門之間的溝通機制，做好職責的劃分，對各個部門的工作進行統籌規劃和分配。其次，對原有的檔案管理制度和體系進行規范，結合現實情況制定數據處理、電子文件處理辦法，使各項檔案信息得到標準化管理。同時還要對數據、電子文件等的歸檔范圍進行明確，確定保管條件，確保檔案信息有效、長期可讀。最后，加強大數據綜合數字檔案室建設，使檔案管理工作與企業生產、業務、行政管理等數據的全面對接，使各類數據信息都能夠在線運用，實現全程管理。具體來看，構建大數據綜合檔案室要對原有的檔案收集、管理模式等進行改變，要將企業各個環節的數據作為檔案管理對象，并將不同類型、不同載體等的檔案信息都納入管理范圍內，切實使檔案部門成為大數據綜合檔案信息部門。這就需要對原有的檔案信息搜集系統進行變革，打通檔案部門與其他部門的聯系，構建信息化管理七大平臺（如圖2）。同時，檔案工作者還要走出本部門，深入到企業的各個運行環節，對各個層面的信息進行調研，以掌握更為全面的信息。

3.2 充分運用大數據技術創新檔案工作

第一，在檔案編研中運用大數據技術。隨著企業的快速發展，原有的紙質檔案管理模式已經表現出較大的滯后性，難以滿足現實需求，而依托網絡平臺以及計算機技術開發的新型檔案編研出版物將會成為企業管理者的新寵，比如數字期刊、手機報紙、電子圖書等。因此企業檔案工作者應當積極學習互聯網技術，對檔案信息進行科學整理與保存，為企業領導提供更多有用的信息。第二，在檔案推送中運用大數據技術。檔案工作者要主動對大數據技術進行運用，提取企業運行中的有用信息，并將其分類保存下來，同時還可以運用大數據技術分析各位企業領導的需求，精準為他們推送檔案信息，比如可以采用郵件推送的方式、專題匯編推送的方式等，更好地發揮自身的職能。

3.3 保障檔案信息安全

第一，企業要加強安全管理有關的宣傳。要定期或不定期為企業各個部門的人員尤其是檔案工作者宣傳安全管理知識，使他們認識到安全管理的重要性，積極主動參與到檔案信息保密過程中，并做好網絡安全風險防范。第二，以動態密碼的形式設置文件收發密碼。如檔案工作者可以將電子文件上傳到企業公有文件存儲平臺中，而企業安排專人對平臺進行管理，保存文件動態密碼，如果有人要用這些檔案文件，那么要向管理者申請動態密碼，在得到動態密碼之后才能夠打開文件。如此一方面能夠降低文件傳輸風險，另一方面還能夠降低密碼外泄的概率，為檔案信息安全保駕護航。第三，規定企業檔案工作者要對電子檔案信息進行備份，所有信息都要至少雙份保存，避免因為信息丟失而對企業發展帶來不利影響，最大限度地降低安全風險。

3.4 構建共享系統，促進檔案信息的流通

企業檔案信息化建設的作用并非僅僅在于提升檔案管理的效率，還在于促進檔案信息資源的流通，提升檔案信息的使用效果。所以，企業應當構建共享系統，加強檔案部門與其他各個部門之間的溝通與聯系，為檔案信息流通提供更好的條件。具體來看，企業應當借助于互聯網構建相互之間的溝通平臺，可以單獨構建檔案平臺，也可以將當前各個部門所運用的系統進行聯系，并在主系統中設置檔案信息模塊，這樣一方面檔案管理者可以通過系統更好地對檔案信息進行搜集，另一方面企業職工可以通過入口獲取自身需要的檔案信息，更好地開展工作，檔案信息的使用效率得以全面提升。

4 結束語

大數據技術為企業檔案信息化建設提供了有利條件，能夠促進企業檔案管理水平的提升，并推動企業持續發展。但是當前我國企業普遍存在檔案管理信息化建設水平不高的問題，具體表現在檔案制度落后，難以適應新形勢、大數據技術無法得到充分運用以及檔案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望為相關人員提供一些參考，詳細隨著新技術普及度的不斷提升，企業檔案信息化建設的水平也將不斷提升。

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【通聯編輯：唐一東】