企業單位檔案管理重要性研究

摘要：隨著社會的不斷發展，企業間競爭日漸激烈，其中檔案管理影響企業的發展，但目前大多企業還沒有認識到檔案管理的重要性。故本文簡單闡述了企業檔案管理的重要性，如可以幫助企業更加規范化、信息化以及有利于實現資源共享等等。

關鍵詞：企業單位;檔案管理;信息化;資源共享

現如今，檔案管理技術不斷提高，大多企業采用服務器進行管理，方便查找翻閱。此項工作屬于基礎性管理工作，參與工作人員較多，企業可以根據自身管理優勢，在競爭中脫穎而出，加速企業發展。

一、管理現狀

目前，大多企業領導人只注重企業的經濟發展，對檔案管理的制度沒有完善，還存在一些漏洞，使檔案管理不能有效開展，與其他部門不能進行及時溝通，導致一些記錄不完善。也有部分領導人認為這是一項多余的開銷，不能給企業增加收入，還加大資金投入，使得企業的檔案管理得不到認可，就會使企業發展緩慢，在競爭中，處于落后狀態。大多企業單位的檔案管理都沒有采用數字化技術，導致檔案查找困難，還不能多個人同時觀看，也會使一些檔案在翻閱時出現損壞，增加管理人員的工作難度。要運用數字化管理，就要采購大量的先進設備，部分企業為了減少資金的投入，就會放棄這一想法，從而導致在查找資料不能及時準確的獲取，不利于企業的正常發展。

二、企業單位檔案管理的重要性

企業單位的領導人要認識到檔案管理的重要性，檔案記錄了企業開展之初到正常運轉發展歷程，包括企業內部人員動態、各項榮譽的獲得等等，其在企業發展中起到非常重要的作用，如在企業進行一個新項目的研究時，要參考之前同類型的項目，不斷進行優化，這時就要進行檔案查找，從而保證項目正常開展，為員工獲取更大的利益，增加個人收入。

（一）有利于單位的規范化

檔案管理能體現出企業的整體管理水平，應該不斷更新管理措施，采用新技術新手段，對其進行系統管理。隨著企業單位不斷發展，創造出許多好成績，將其記錄下來，方便以后查找并進行宣傳，促進企業的快速發展。企業的收益不斷增加，通過將檔案管理和收入管理相結合，為企業創造更大經濟效益，加快其發展步伐，提高其平均管理水平，使企業在市場競爭中取得勝利，更加規范性管理企業單位[1]。

（二）使企業趨于信息化

企業單位的檔案存儲方式要及時創新，并且能夠準確記錄，方便各個部門翻閱，提高辦公效率。隨著社會步入信息化，在進行檔案的日常管理時，也要不斷采用數字化，相對于之前的管理方式，此管理技術能將檔案備份到服務器中，當人員進行查找時，只需要在電腦上操作就可以看到，避免檔案被破壞的現象，而且能夠多人在線共同翻閱。進行信息化管理，要對管理人員進行定期培訓，使其能夠掌握先進技術，熟練使用軟件，了解相關網絡知識，快速找到所需要的材料，促進企業走向信息化管理。

（三）促進企業的整體發展

在進行企業文化宣傳時，檔案具有重要地位，里面詳細記錄企業獲得各種榮譽以及舉辦參加的活動等等，其標志著企業在不斷壯大發展，當外部人員進行參觀時，主要就是觀察企業單位的內部環境、配套設施以及歷史發展，所以要做好檔案管理工作。其內部記錄企業各種業務交際，能夠在出現問題時，發揮參考和證據的作用，使企業在進行其他管理時，提供相關數據，促進企業快速運營，增加企業項目的收入。

檔案管理是企業發展不可缺少的一個步驟，應該要詳細記錄企業各項發展過程，做到分類整理，管理人員要有強烈的責任心，做事認真，還要有豐富的檔案管理經驗，能夠及時完成檔案的收集、整理以及保存等工作內容，不斷總結管理經驗，創造新的管理手段，吐故納新，還可以像其他企業借鑒管理經驗，取其精華去其糟粕，提高企業檔案管理水平，促進企業整體發展[2]。

（四）維護企業的權益

在企業發展中，有效的檔案管理，可以保證企業的合法權益，如經濟權益等，企業的經濟權益關系到群體員工的個人收入以及企業的未來發展，合理地進行檔案管理，對其各項合同和交易進行詳細記錄，并保存錄像，當出現問題時，就會減少企業的各項損失以及相關的法律責任。還要對出入檔案管理室的人員進行嚴格檢查，確保企業的合法權益不受侵害，當出現檔案被盜時，要用法律保證其自身利益不受損害。

檔案記錄了企業許多重要內容，其安全管理也是重中之重，要對企業檔案進行多重管理，如在電腦上設置多個密碼等等，避免檔案出現被泄露情況，做好保密工作，管理人員要嚴格遵守管理制度，保證企業在知識領域創造的成就不受侵害，檔案管理會記錄此項知識產權的各個內容，包括提出的目的等，是非常重要的證據，可以方便解決各種產權的糾紛，保證企業的正常運轉。

（五）提高企業的科學決定

現如今，企業之間的競爭逐漸激烈，若企業對一個項目沒有進行科學的決定，就有可能導致企業在市場競爭失敗，最后導致其破產。經驗豐富的企業的領導人，可以通過外部各種信息結合檔案記錄的相關內容，得出相應的結論，再做出科學的決定，就會使企業在競爭中取得勝利，加快企業發展步伐，提高其收益。所以要仔細做好企業單位的檔案管理，使其在變化莫測的市場中，占主導地位。

（六）有利于實現資源共享

站在企業發展角度上考慮，檔案管理涉及到企業的各項發展，記錄了企業的發展歷程，將檔案信息資源充分利用，促使企業工作順利進行，領導者也能參考檔案資料，了解市場的發展動態，及時對經營手段進行調整。將其轉變成為一種企業文化，利于提高企業人員的凝聚力。能夠及時記錄企業各項內容，將企業的各項資源共享，資源能夠整合并二次利用，增加企業部門之間的聯系，方便資源共享，使領導人能夠及時掌握當前企業發展現狀，提高企業的收益。

總結

總而言之，企業單位的檔案管理在企業發展中占有重要地位，能夠使企業向信息化方向發展，提高經濟收入，不斷優化企業管理方案，使企業能夠跟上時代腳步，在日益競爭激烈的市場中，站穩腳步，促進企業走向更加輝煌的未來。

參考文獻

[1]郝慧.如何提高國有企業領導對檔案管理工作的重要性認識[J].企業文化（中旬刊），2019，000（005）：200.

[2]樊云娜.淺談檔案管理對企業發展的重要性[J].商情，2019，000（018）：195.

作者簡介：

孔燕（1977-10）;性別：女，民族：彝，籍貫：云南石屏，學歷：專科;現有職稱：檔案管理助理館員;研究方向：企業檔案工作管理。